Нескучные финансы. Как управлять бизнесом на основе цифр и не сойти с ума

Жил-был Андрей. Выучился на программиста, женился, почти работу нашел. Но вдруг в голову пришла гениальная мысль: «Почему бы мне не открыть свой бизнес?» И понеслось.

Через полгода Андрей делал сайты, как горячие пирожки. Снял офис для команды, купил столы, стулья, диван. Теперь Андрей – не просто начинающий программист, а владелец диджитал-агентства «Айти-про».

Дела шли в гору. Клиенты приходили по сарафану, в команде работали лучшие дизайнеры и программисты. Андрей ставил большие цели и планировал переезд в Москву.

От студента до крутого предпринимателя – один шаг.

Однажды утром раздался звонок: «Андрей Дмитриевич, тут такое дело… Нам нужно зарплаты сегодня выдавать, а на счету всего 100 тысяч. В целом на з/п хватит, но тогда завтра мы не сможем заплатить за аренду. Надо что-то решать!»

Андрей примчался в офис:

– Тамара Васильевна! Как это вообще называется?

– Ну, Андрей Дмитриевич… Я же не пророк, чтобы такое предвидеть. Видимо, денег не хватило из-за того проекта, где мы сроки затянули. Думали, что деньги придут сегодня, а они не пришли.

– Ясно! Щас дизайнерам @#*&$ устрою.

Пошел устраивать @#*&$ дизайнерам.

– Мы тут в кассовом разрыве, вы чего?! Давайте быстро сдавайте проект, как хотите, а то без зарплаты останетесь.

– Андрей, ну ты даешь! Сам сказал не торопиться с этим клиентом, а сейчас орешь.

– И что? У вас свои мозги есть? Завтра сайт должен быть сдан, акт подписан, а деньги поступить на счет. Если нет, не знаю, что с вами сделаю…

Через два дня клиент заплатил. Андрей с небольшой задержкой выдал зарплаты, заплатил за офис и выдохнул со спокойной душой. Вроде все отлично, работаем дальше, но ощущение так себе.

В компании «Айти-про» проблемы с деньгами не редкость. И никто уже не придает этому большого значения, ведь это бизнес, а в бизнесе нормально, когда все горит и полыхает. Андрею эта азартная игра даже нравится – он чувствует себя суперменом, спасает мир.

Предприниматель похож на супермена, спасающего мир.

А могло ли все быть иначе? Что, если бы Андрей заранее обратил внимание на то, что проект затягивается, и забил тревогу?

Что, если бы он вспомнил, что каждый день просрочки ставит под угрозу выплату зарплат?

Андрей – хороший парень и проблем иметь не хочет. Но каждый такой ляп приводит к тушению пожаров и портит отношения в команде. Каждый раз, сталкиваясь с реальностью, Андрей теряет нервные клетки.

Хорошая новость: любых проблем с деньгами можно избежать. Можно делать прибыльный бизнес, занимаясь любимым делом. В этом помогают знания базовых финансовых правил. О них – читайте в нашей книге.

Нельзя просто так взять и разобраться в финансах

Финансы – это сложно, скучно, страшно и не про меня. Так думает большинство начинающих предпринимателей. И они абсолютно правы.

Ну реально! Какой начинающий бизнесмен первым делом пойдет в финансах разбираться, когда надо клиентов привлекать, сервис выстраивать, столы в офис закупать? На старте – это куча дел.

Старт бизнеса – прекрасное время, но оно проходит. Компания становится крупнее, команда расширяется, клиентов становится больше. Если в голове собственника и в бизнесе не появится система, скоро все это закончится.

Ernst & Young[1] посчитали, что 97 % компаний закрываются через три года после запуска. Это значит, что три года предприниматели как-то работают, но потом что-то идет не так, и они закрываются или начинают заниматься другим бизнесом. Чего-то не хватает.

9 из 10 новых компаний закрываются на третий год.

Поработав с тысячами компаний, мы поняли, что проблемы предпринимателей одни и те же:

• Не умеют считать деньги.

• Стремятся побольше продать, хотя это не всегда приводит компанию к прибыли.

• Не отличают деньги от прибыли.

• Продают с огромными скидками, в рассрочку, с постоплатой – лишь бы продать, а потом сосут лапу.

• Вынимают из бизнеса больше денег, чем можно, а потом закидывают обратно из своего кармана.

• Не планируют. Ведут дела по принципу «Поднапряжемся, и нам откроются все богатства мира!».

• Не умеют правильно считать и планировать расходы и выручку.

• Думают, что бухгалтер все посчитает. А он на самом-то деле не должен этого делать. Бухгалтер сдает отчеты и защищает компанию от проблем с налоговой.

• Не понимают разницу между простейшими финансовыми понятиями: «поступления», «выбытия», «выручка», «расходы».

Для них все это – мудреные слова для финансистов.

• А еще: берут в долг, нанимают неэффективных сотрудников, не учитывают старение оборудования, не откладывают на налоги…

Вы только не подумайте, что это мы про вас, дорогой читатель! Нет! Это мы про других, плохих, предпринимателей, которым на бизнес наплевать. Раз вы читаете эту книгу, значит, вам не наплевать точно. Мы в это очень верим.

Возвращаем мысль: что же мешает просто сесть и разобраться в финансах раз и навсегда? Ответ прост: мнение окружающих.

Финансов боятся, потому что кто-то сказал, что это сложно. Кто-то придумал мир, где живут финансовые директора, которым финансовое знание было дано свыше еще при рождении. Они ходили в финансовые школы, оканчивали экономические вузы, а потом их взяли на работу в «Бигбанк», чтобы управлять деньгами человечества. И по сей день сие знание сокрыто от простых смертных…

Чушь полная! Финансы – это просто. Мы же научились читать и писать? Складывать, вычитать и умножать научились? При этом мало кому пришлось стать профессиональным писателем или математиком. Вот и с финансами то же самое. Чтобы получать пользу от базовых знаний, необязательно становиться финансистом.

Знать базово финансы – все равно что уметь читать и писать.

Финансы – это не так сложно, как кажется. Надо всего-то понять, как считать и планировать деньги, как не путать их с прибылью, как просчитывать идеи, сколько вынимать денег из бизнеса, как планировать расходы и как на основе простых отчетов принимать прибыльные решения. Все! Вот вам и содержание книги.

Углубляться можно во все. Можно писать литературным языком, играючи управляясь с эпитетами, сложноподчиненными предложениями и деепричастными оборотами. Но если вы не собираетесь становиться писателем, вам достаточно уметь писать простым человеческим языком.

Предпринимателю необходимо освоить основные законы финансов, получить оптимальный уровень знаний, чтобы профессионально управлять бизнесом. Необязательно для этого самому становиться финансовым экспертом, собирать финансовые модели и финансовую отчетность. Просто не знать базу – это все равно что не уметь читать.

Расслабьтесь! Эта книга не о финансах. Просто поговорим о вашем бизнесе.

Что дают базовые знания финансов

Финансы – это позвоночник бизнеса, который объединяет разные частички компании.

• Чтобы спланировать продажи, надо знать, сколько продукта сможет сделать производство.

• Раз будут продажи, значит, нужно учесть расходы на производство.

• А раз будут расходы, значит, у нас должно быть достаточно денег, чтобы не попасть в кассовый разрыв.

• Клиенты просят разбить оплату на два платежа. Это может сказаться на количестве денег, будем следить.

• Продажи сами собой не пойдут, нужны заявки в отдел продаж.

Надо выделить маркетинговый бюджет.

• И так по цепочке, пока не пройдетесь по всему организму бизнеса.

Раскладывая бизнес на цифры, вы берете ситуацию под контроль. Как в самолете есть приборная панель с показателями, так и в бизнесе есть финансы и управленческий учет. Еще его называют управленкой.

Знание управленки помогает влиять на результаты действий компании и ее безопасность. Вот смотрите.

• Деньги. Мы знаем, сколько денег нужно в следующем месяце на аренду офиса и прочие текущие траты, значит, не вытащим из кассы больше, чем можно, и не останемся без денег.

• Прибыль. Мы посчитали прибыль за месяц, значит, можем оценить, как компания поработала: привели ли действия к росту или ничего не изменилось и нужно думать над новой стратегией.

• План. Мы спланировали продажи и выручку, а значит, есть конкретные цифры, на которых будут фокусироваться отдел продаж и производство, чтобы сделать план месяца.

• Отчеты. Мы каждый месяц собираем три базовых отчета и на их основе решаем, что и как делать. Решения принимаются на основе цифр, а не пальцем в небо.

• Кайф. Нам понятно, как чувствует себя компания, ведь мы контролируем ситуацию, и от этого становится спокойно. Знаем, что нас ждет завтра, поэтому чувствуем себя в безопасности.

И это только начало. Когда вы начнете получать удовольствие от управления на основе цифр, ваш мир не будет прежним. Шаг за шагом мы разберемся в базовых финансовых правилах и проясним каждое непонятное слово. Постараемся сделать вам приятно.

Эта книга – не просто книга. К ней прилагаются дополнительные материалы: шаблоны таблиц для руководителя и видеоуроки. А если во время чтения появятся вопросы, задайте их в нашем телеграм-чате – noboring-finance.ru/chat.

На этом предлагаем перейти к основной части. Примите удобную позу, налейте чего-нибудь горячего, мы начинаем.

Первая глава вылетела с двух присестов в десятых числах декабря. Спустя три года, как мы написали «Управленку» и выпустили 200 статей в «Газете», это очень легко и приятно. Саше еще не показывал, хочу сделать сюрприз. В Питере снега, по ходу, не будет.

Мы уже приводили пример с приборной панелью самолета. С помощью этой панели летчик определяет, на какой высоте и с какой скоростью он летит, какой курс держит, когда достигнет пункта назначения. Без панели самолет даже не поднять в воздух и тем более никуда не долететь.

Управленческий учет – это панель управления в бизнесе. С помощью него предприниматель и его команда понимают, как идут дела, и планируют следующие действия. Цель по прибыли достигается на основе твердых цифр и достоверной информации, а не как повезет.

Главное в управленке – информация, а не инструменты. Посади вас за приборную панель самолета, полететь вы не сможете. Все эти графики, стрелки и цифры для вас – пустой звук.

Так и в управленческом учете. Сами по себе таблички, цифры и отчеты ни о чем не говорят – нужно уметь достать из них информацию, которая поможет сделать выводы, проанализировать ситуацию и полететь в нужном направлении. Поэтому мы делаем упор на качество информации, а не на инструменты.

Вообще, расчеты можно вести хоть в тетрадке. Оттого что компания внедряет 1С или другой сервис, жизнь автоматически не становится лучше. Да, программки облегчают жизнь, но если начать их внедрять до того, как выстроена технология, будет больно.

С управленкой у вас будет информация для принятия грамотных решений.

Чтобы вы не путались в словах, вот разные названия управ-ленки: управленческий учет, финансовый учет, финансово-управленческий учет, учет и планирование финансов или просто – финансы. Все об одном, поэтому нет разницы, как вы будете это называть.

Разберем несколько примеров, зачем предприниматели ведут управленку.

Застраховаться от нехватки денег и испорченных отношений

Помните Андрея, владельца агентства «Айти-про»? Часто его проекты затягиваются, и из-за этого не хватает денег, чтобы выдать сотрудникам зарплаты. Проекты затягиваются по разным причинам, винить за это сотрудников – последнее дело. Задержки задержками, а з/п – по расписанию.

Проблем нет, когда планируешь будущие движения денег: сколько придет и от кого, сколько заплатить и кому. Если спланировать деньги на месяц вперед, сразу видно: в какой-то день физически не будет денег на зарплаты.

Сидеть и ждать, когда наступит кассовый разрыв, не вариант, нужно что-то придумать. Дальше происходит магия управленческих решений:

• Может, договориться с клиентом, чтобы он заплатил раньше?

• Или пусть он вообще заплатит за весь проект сразу?

• А может, нам купить новые компьютеры не 10-го числа, а 15-го?

Приняли решение → избежали проблемы → все довольны.

Простой расчет спас от будущих пожаров и испорченных отношений. Решили проблему до ее наступления. Кстати, табличка, в которой планируют движение денег, называется платежным календарем. О нем расскажем подробнее в главе про деньги.

Еще пример, немного сложнее.

Случайно не залезть в чужие деньги и адекватно оценить результат

Сергей взял крутой заказ на производство рекламных буклетов, за который клиент заплатил ему вперед 2 млн рублей. Поздравляем!

Серега как нормальный человек обрадовался и решил за это выписать премию менеджеру по продажам, а заодно и себе. Нельзя же себя обделять.

Конечно, он не дурак, и, перед тем как раскладывать деньги по конвертам, все посчитал – отложил на расходы по проекту, ну и все остальное учел:

Доходы за месяц: 2 000 000 ₽

Расходы на производство: –1 300 000 ₽

Зарплаты сотрудников: –150 000 ₽

Налоги (7 %): –140 000 ₽

Прибыль за месяц: 410 000 ₽

Раз прибыль есть, значит, можно распределять: половину себе, часть на развитие компании, часть на премию лучшему продавцу. Все довольны. Все, кроме нас – авторов книги.

Деньги ≠ прибыль.

А прибыль ≠ деньги.

Нельзя просто так взять и посчитать прибыль по количеству денег, которые пришли и ушли.

Деньги в компании – это просто деньги. Поступают на счет, когда мы что-то продаем, и убывают, когда мы их тратим. Их должно быть достаточно, чтобы на все хватало: на зарплаты, закупку товара, оплату подрядчиков. На этом роль денег заканчивается.

Деньги ≠ прибыль. И пока кто-то думает, что прибыль компании можно посчитать по деньгам, мы с вами (варианты предложили наши подписчики):

Олег Петров: «…не будем ничего покупать у них по предоплате».

Дарья Шейнкман: «…пробиваем финансовый потолок».

Пусть они и дальше думают, что прибыль – это сколько осталось на счету в конце месяца. А мы навсегда запомним, что деньги и прибыль – это две разные вселенные: как инь и ян, женщины и мужчины, огонь и вода.

Главное отличие денег от прибыли в том, что деньги видно, а прибыль – нет. Когда деньги поступают на счет, нам приходит смс-ка, а когда мы подписываем акт выполненных работ, ничего такого не происходит. Вот и получается, что мы должны оценивать эффективность в мире, где главный показатель – невидимка. А учет для того и нужен, чтобы скрытое делать явным.

Про прибыль будет отдельный урок, там прямо подробно разберем. А пока коротко:

• прибыль – это то, как в результате поработала компания;

• поработала – значит поставила товары, оказала услуги, покрасила обои и накормила голодных посетителей;

• сумма, на которую компания сделала довольными своих клиентов, минус расходы – это прибыль;

• и неважно, как там поступали и убывали деньги со счета; прибыль – это про исполненные обязательства перед нашими клиентами, сотрудниками и подрядчиками.

Пример. Наш Сергей получил заказ на производство буклетов, получил 2 млн рублей предоплаты. Но можно ли учитывать эти деньги при подсчете прибыли? Можно ли считать их своими?

Ответ: пока не покажете произведенные буклеты и довольного заказчика – нет, нельзя.

Кстати, про расходы. Их тоже признают, только когда обязательства исполнены. Принцип такой же, как и с доходами: пока акты выполненных работ не подписаны, деньги просто бегают туда-сюда по счетам и никакого отношения к прибыли не имеют.

Проверим, сколько реально заработал Сергей в этом месяце:

Доходы: 0 ₽

Расходы (зарплаты): –150 000 ₽

Налоги (7 %): –20 000 ₽

Чистая прибыль: –170 000 ₽

Вот и превратился «бентли» в «жигули». Вот и разбились о скалы золотые предпринимательские горы.

Ожидания 410 000 ₽

Реальность –170 000 ₽

«Ну и что? Никто же не умер», – прозвучал голос за кадром. Так это пока. Вот представьте, что этот Сережа во всякий «прибыльный» месяц вытаскивал себе денег в карман и раздавал бонусы, а потом – бац, и новый жирный клиент к нему не пришел. Что тогда? Все убытки, которые он накопил, прикроют его бизнес на раз-два.