Финансы и фриланс

Многие творческие фрилансеры не охотно занимаются финансовым управлением своих бизнесов, и это может привести к проблемам, таким как задолженности по счетам, дисбаланс на банковском счете, невыставление счетов и невыплата денег со стороны клиентов. Избегание бухгалтерии зачастую приводит к тому, что фрилансер не имеет ясного представления о финансовом состоянии своего бизнеса.

Чем объясняется такое множество фрилансеров, которые стараются избегать финансовых вопросов?

Одной из основных причин является негативный опыт и отсутствие интереса к математике, которая была преподаваема в школе. Традиционный подход к преподаванию математики часто не связывается с реальными жизненными ситуациями и работой, в которую фрилансеры вовлечены. Это может привести к отсутствию понимания важности математических концепций в фриланс-бизнесе. Однако, с опытом и практикой в финансовом управлении своим бизнесом, фрилансеры могут развить необходимые математические навыки.

Осторожнее с мозговиками

Будьте осторожны с людьми, которые считаются гениями в финансовой сфере, потому что их высокий уровень интеллекта может пугать и отталкивать обычных людей от интереса к изучению финансов. Их сложные рассуждения и использование графиков могут показаться непонятными и недоступными, что может вызвать чувство отчаяния и нежелание заниматься финансовыми вопросами. Однако не стоит слишком сильно обращать внимание на этих гениев, поскольку большинство финансовых новостей имеют мало отношения к повседневной жизни обычных людей.

Если вы считаете, что понимание финансов является прерогативой гениев и чувствуете себя неспособным разобраться в этой области, то не стоит беспокоиться о сложных финансовых новостях, которые могут быть запутанными и трудными для понимания. Эти новости имеют мало отношения к вашему фриланс-бизнесу. Лучше обратить внимание на прогноз погоды, чем тратить время на понимание всех этих сложных данных и графиков, которые могут показаться непонятными и запутанными.

Для целей этой книги, я буду использовать три термина, которые кажутся синонимичными, и объединю их под общим названием "финансовая деятельность для фрилансеров":

1. Бухгалтерия – это повседневная задача фрилансеров, которая включает в себя ввод транзакций, таких как выписка чеков или запись платежей. Для этого фрилансеры используют специальное программное обеспечение для учета, такое как QuickBooks, Sage 50 (ранее Peachtree) или MYOB, или онлайн-приложения, например, FreshBooks.

2. Учет – включает создание отчетов из программного обеспечения для учета или онлайн-приложений, анализ цифр в этих отчетах и принятие решений на основе полученных данных. Это помогает фрилансерам следить за финансовым состоянием своего бизнеса и принимать обоснованные решения.

3. Финансирование бизнеса – это способы, которыми фрилансеры могут получить необходимые деньги для запуска своего бизнеса или его поддержания. Это может включать использование собственных сбережений, займов от семьи, друзей, банков, кредитных карт, а также доходов от бизнес-операций.

4. Таким образом, финансовая деятельность для фрилансеров включает в себя бухгалтерию, учет и финансирование бизнеса, которые являются важными аспектами успешной работы фрилансера.

Бухгалтерия пережитого

Большинство фрилансеров считают бухгалтерию наиболее простой задачей, с которой можно справиться, и в этом есть несколько причин. Во-первых, многие бухгалтерские процессы, такие как написание чеков или ведение журнала учета, основаны на привычных действиях, которые мы уже выполняли множество раз. К тому же, использование компьютера и специального программного обеспечения значительно упрощает эти задачи и сокращает затрачиваемое на них время.

Однако не стоит недооценивать важность бухгалтерии. Несмотря на ее видимую простоту, она требует серьезного отношения, достаточного времени и внимания. Работа с профессиональным бухгалтером или приобретение соответствующего обучения и программного обеспечения может помочь сэкономить время и снизить риск ошибок. Точный учет доходов и расходов является важной составляющей успешного бизнеса и помогает принимать взвешенные решения о развитии компании.

Знакомство с бухгалтерией

Если говорить о бухгалтерии, то она требует изучения и, чтобы быть откровенным, мне понадобилось более десяти лет, чтобы наконец-то освоить этот навык.

Несмотря на это, бухгалтерия не переставала напоминать мне о необходимости ее ведения в моем фриланс-бизнесе. В конце концов, мне необходимо было знать, сколько прибыли или убытка я получал, чтобы иметь возможность предоставить точную налоговую декларацию.

Я нанял бухгалтера для создания квартальных финансовых отчетов. Затем, когда наступало время подачи налоговой декларации, мой бухгалтер создавал годовой отчет для меня и моего налогового консультанта.

Система с наймом бухгалтера для создания финансовых отчетов и годового отчета для налоговой декларации была отличной для избежания работы с бухгалтерией, однако была одна проблема: отчеты бухгалтера были часто неправильными, поэтому приходилось тщательно проверять каждый пункт доходов и расходов, которые были неправильно зарегистрированы или пропущены. Неожиданно для себя я понял, что мое обучение бухгалтерии уже началось.

После почти десяти лет тщательного изучения ошибочных отчетов, я попросил бухгалтера научить меня использовать программное обеспечение, которое она использовала, однако я так и не смог его освоить. Когда я сменил налогового консультанта на более жесткого, который требовал, чтобы я использовал его предпочитаемую бухгалтерию, я был вынужден пройти обучение по ее использованию, и это заняло семь месяцев.

Хорошая новость состоит в том, что я теперь могу получать актуальные отчеты о состоянии моего бизнеса, используя программное обеспечение. Допустим, только что закончился трехмесячный период (квартал). Я запрашиваю отчет о прибылях и убытках, который сравнивает результаты текущего года с результатами того же квартала прошлого года. Этот отчет показывает, что по сравнению с прошлым годом доходы и прибыль выросли, а расходы уменьшились. Я должен быть в восторге, правильно?

Однако это не так.

Я оказался в ситуации, когда на бумаге я зарабатываю, но мне необходима наличность! Денежные средства необходимы для оплаты счетов.

Таким образом, последовательность событий выглядит следующим образом:

1. Я составлял отчет о прибылях и убытках за квартал и изучали цифры, которые оказались хорошими по сравнению с прошлым годом.

2. Затем я быстро просмотрел отчет об оплате дебиторов и обнаружили, что в первом квартале было много доходов.

3. При взгляде на уменьшающийся остаток на банковском счете мне стало ясно, что у вас возникли проблемы с наличностью. Время что-то предпринять…

4. … пришло время превратить дебиторскую задолженность в платежи, собрав деньги, которые мне должны. Также я понял, что необходимо усилить свои усилия в продажах, чтобы получить еще больше дохода.

Поэтому, вам нужно быстро разрешить проблемы с наличностью и активно работать над привлечением новых клиентов или продажей большего объема товаров или услуг, чтобы обеспечить финансовую стабильность и рост вашего бизнеса.

Я не тот человек, который ждет, пока не произойдет какой-то кризис, чтобы начать работу по поиску новых клиентов. Я всегда на пути поиска продаж, даже если они не могут сразу материализоваться.

Так как этот раздел затрагивает тему «Я имел проблемы с бухгалтерией, но справился с ними и теперь являюсь сторонником бухгалтерии!», вернемся к начальному уровню. Как начать работу с бухгалтерским учетом? Вот три способа.

1. Найдите профессионального бухгалтера или бухгалтерскую компанию и поручите им настройку бухгалтерского учета вашего бизнеса. Обязательно убедитесь, что вы уверены в использовании рекомендуемого бухгалтерского программного обеспечения. Возможно, изначально вам не будет комфортно пользоваться им, но не отчаивайтесь, со временем вы научитесь.

2. Получите обучение использованию этого программного обеспечения, большая часть которого будет посвящена правильному вводу данных. Несмотря на то, что это не самый увлекательный процесс, продолжайте обучение, потому что…

3. … те данные, которые вы учитесь вводить, принадлежат именно вашему бизнесу. Это намного интереснее, чем гипотетические упражнения в классе, верно? Не проходит и много времени, и вы начнете генерировать отчеты, придумывать способы увеличения прибыли, контролировать расходы и улучшать внешний вид ваших бухгалтерских отчетов.

Идея заключается в том, что если вы хотите быть успешным в бизнесе, вам нужно постоянно улучшать свои навыки и знания. Это может включать в себя чтение книг, посещение семинаров и конференций, изучение новых технологий и методов работы. Кроме того, не забывайте учиться на своих ошибках и опыте, который вы уже получили. В конечном итоге, если вы будете продолжать учиться и расти, вы сможете достичь больших успехов в своей карьере.

Основы бизнес финансирования

Основы финансирования бизнеса заключаются в поиске денег для запуска вашего бизнеса и его поддержки. Эти деньги могут прийти от двух источников: от вас лично и от других людей. Я более подробно расскажу о финансировании бизнеса в главе 4. Перед этим давайте рассмотрим основы бухгалтерского учета.

Креативные фрилансеры, уже привыкшие работать с компьютерами, не испытывают страха перед добавлением еще одной программы или онлайн-сервиса в свой арсенал инструментов. Однако многие программы бухгалтерского учета на компьютере содержат излишнее количество функций, таких как управление выплатами сотрудникам, контроль за продажами и отслеживание запасов на складе, которые не применимы для малых бизнесов. Пользователи программ, таких как AccountEdge, Bookkeeper, MYOB, Sage 50 и QuickBooks, часто сталкиваются с этой проблемой. Если вам дарят такую программу на открытие вашего бизнеса, не используйте все функции, а только те, которые применимы к вашей конкретной ситуации.

Какие же функции являются основными? Вот лучшие хиты финансов для фрилансеров:

Выставление счетов. Эта функция занимает первое место, потому что каждый фрилансер любит получать оплату.

Запись полученных платежей за выполненную работу и внесение средств на ваш банковский счет.

Выписка чеков или регистрация электронных платежей через онлайн-сервисы, такие как PayPal. Потому что люди, с которыми мы работаем, также любят получать оплату.

Отслеживание времени, затраченного на проекты. Если вы выставляете счета клиентам за часы работы, вам необходимо предоставить запись того, что вы для них делали. Учет времени позволит вам разбить свои часы и проекты до минуты. Вы также можете использовать отслеживание времени, чтобы определить, сколько времени вам требуется на выполнение работы. Это полезно знать, если вы выставляете счета за проект и базируете свою плату на количестве часов, умноженных на ваш почасовой тариф. (Более подробно об этом в главе 5.)

Генерирование отчетов, особенно избранных отчетов о прибыли и убытках.

Как уже упоминалось выше, существует множество программных продуктов, которые включают в себя эти пять функций, а также множество других. Если вы предпочитаете более простой подход к своей жизни бухгалтера, онлайн-приложения, такие как Blinksale, Cashboard, Freshbooks, LessAccounting и Simply Invoices, упрощают процесс и фокусируются на избранных функциях фрилансера, таких как создание оценок, выставление счетов и получение оплаты.

Задачи бухгалтерии

Один из пунктов нашего списка – просмотреть функции. Но что-то совсем иное – научиться использовать их на практике. Давайте вернемся к этому списку лучших функций и рассмотрим, как к ним подходить с точки зрения бухгалтера.

1. Отправка счетов с помощью бухгалтерского программного обеспечения включает выбор соответствующего клиента из списка ваших клиентов и выбор услуги, за которую вы выставляете счет. Если вы знаете термин «центры прибыли», то это и есть те услуги вашего фриланс-бизнеса, за которые вы получаете плату. Они будут включены в ваш план счетов, который я объясню вам в следующий момент.

2. Запись платежей – это очень интересно, потому что кто не любит получать деньги? Для этой задачи вам нужно найти, для какого счета вы получили платеж, применить платеж к этому счету, а затем подготовить свой банковский депозит. Некоторые программы и приложения даже могут уйти еще дальше и позволят вам совершить фактический депозит.

3. Заполнение чеков вручную может стать проблемой, так как для этого нужно иметь читаемый почерк и записать всю необходимую информацию в чековый регистр, что может вызвать стресс, если кто-то из супругов или деловых партнеров забудет это сделать. Однако, если использовать компьютер, то этот процесс будет проще и менее стрессовым. Вы можете выбрать компанию из списка поставщиков, ввести сумму и категорию расходов, после чего система автоматически заполнит чек, который вы можете напечатать и отправить.

4. При логировании электронных платежей процесс аналогичен, за исключением того, что печатать что-либо не нужно.

Ведение учета времени с помощью программного обеспечения – это как использование табелей времени, только более продвинуто. Вместо того чтобы искать кусок бумаги, который показывает, что вы делали и когда, компьютер делает это за вас. Все, что вам нужно сделать, это включить отслеживание времени, когда вы начинаете работу. Когда проект закончен, вы можете создать счет на оплату на основе ваших электронных карточек учета времени.

5. Создание отчетов, таких как ежемесячный отчет о прибыли и убытках, – это простое нажатие клавиши. Почему? Потому что вы уже сделали тяжелую работу по вводу данных – счета на оплату, платежи по ним и чеки.

Можно сделать вывод о том, что использование бухгалтерского программного обеспечения является необходимым для эффективного ведения фриланс-бизнеса. Оно упрощает и автоматизирует многие процессы, такие как отправка счетов, запись платежей, заполнение чеков и ведение учета времени. Это позволяет сосредоточиться на более важных задачах и снизить стресс, связанный с выполнением рутинных операций. Кроме того, использование программного обеспечения позволяет генерировать отчеты и анализировать данные, что может помочь в принятии важных бизнес-решений. В целом, бухгалтерское программное обеспечение является незаменимым инструментом для успешного управления фриланс-бизнесом.

Обучение или Training time

"Training Time" – это раздел, в котором описывается, как добиться ежедневной бухгалтерской гармонии. Для этого необходимо получить обучение. Я настоятельно рекомендую нанять бухгалтера или бухгалтерского книговода, который обучит вас правильным процедурам управления финансами вашего фриланс-бизнеса, включая задачи, связанные с ведением учета.

Если вы похожи на многих креативных фрилансеров, то вы, скорее всего, будете испытывать страх (а что, если я неправильно отнесу эту затрату к определенной категории?), скуку (все эти вводы данных такие скучные!) и времязатратность в первые дни и недели работы с бухгалтерским программным обеспечением. Будьте терпеливы с собой, вы учитесь новому навыку.

Верите или нет, одним из самых страшных моментов, который я видел у своего бухгалтера, было согласование моего банковского счета компании. Это бухгалтерская терминология для "сверки чековой книжки". Почему это задание казалось таким напряженным? Потому что она делала это так быстро! Я думал, что она что-то делает неправильно. (Она не ошибалась.)

Сегодня я могу выполнять задачу согласования банковского счета компании за пару минут, как это делал мой бухгалтер во время моего обучения. Однако, в то время, когда я учился использовать бухгалтерское программное обеспечение, было очень скучно создавать счета-фактуры для каждой продажи моих электронных книг. Я не мог понять, почему мой бухгалтер настаивал на том, чтобы я полностью учитывал каждый платеж. Третий день работы с программным обеспечением стал поворотным моментом, когда я начал анализировать данные и тянуть отчеты о том, как хорошо дела идут в моем бизнесе. Я позвонил своему бухгалтеру и был в восторге от своих новых знаний. Хотя это было семь лет назад, я все еще учусь новому и совершенствую свои навыки в использовании бухгалтерского программного обеспечения.

В заключение можно сказать, что управление финансами является одним из наиболее важных аспектов любого бизнеса, включая фриланс-бизнес. Без правильного учета и управления финансами, ваш бизнес может столкнуться с серьезными проблемами, такими как недостаток денег, неоплаченные налоги и штрафы. Обучение бухгалтерскому учету и использование специализированного программного обеспечения может помочь вам справиться с этими проблемами и превратить ваш фриланс-бизнес в успешную и процветающую компанию. Будьте терпеливы и настойчивы в своих усилиях и не стесняйтесь обращаться за помощью к профессионалам в этой области.

Что на счет дебиторки и кредиторки?

Если вы когда-либо изучали бухгалтерию, то наверняка помните, как много времени уделялось изучению дебета и кредита. Определение, когда следует использовать дебет, а когда кредит, было довольно сложным, верно? Однако в этой главе о бухгалтерии я даже не упомянул об этом. Почему? Потому что если вы правильно вводите данные в бухгалтерское программное обеспечение, то оно само выполнит все необходимые расчеты и автоматически разнесет дебет и кредит по нужным счетам.

Ограничение бухгалтерского ПО

Хотя бухгалтерское программное обеспечение имеет много преимуществ, оно также имеет свои ограничения. Оно хорошо справляется с созданием отчетов о том, что уже произошло. Если вы тщательно следите за своими данными и регулярно проверяете свои цифры, то сможете быстро реагировать на выводы, которые они показывают.

Например, если ваши цифры указывают на то, что у вас замедляется поток наличных средств и что многие люди задолжали вам деньги, то это время начинать взыскивать платежи. Или если вы заметили, что ваш бизнес стал более прибыльным, чем год назад, то пора обратиться к своему бухгалтеру для планирования налогов.

Бухгалтерское программное обеспечение не способно предсказывать будущее вашего бизнеса. Для этой задачи вам нужно использовать программное обеспечение для работы с таблицами, такое как Excel, OpenOffice Calc или Google Docs. Поскольку мы говорим о вещах, которые происходят ежемесячно, вот два прогноза, которые вы можете сделать с помощью таблицы:

1. Ожидаемый доход и источники следующего месяца. Вы можете назвать это прогнозом продаж. Во время его составления задайте себе вопрос о вероятности каждой продажи. Весело говорить, что вы ожидаете прибытия пяти новых клиентов, каждый на пять цифр, но это действительно произойдет? Если да, отлично! Если нет, то ваш прогноз продаж должен встретиться с реальностью.

2. Ожидаемые расходы следующего месяца. Я нашел, что они гораздо легче прогнозировать, потому что у меня уже есть история счетов и реестров банковских счетов, которые могут помочь мне делать точные предсказания.

Если вы не хотите выяснять все это из таблицы, не проблема! Нет ничего плохого в использовании текстового процессора или просто записывании своих прогнозов на бумаге. Цель – сделать вас лучше в предвидении того, что произойдет, чтобы бизнес-реальность не подстерегла вас внезапно.

Важно найти и работать с хорошим бухгалтером, и эта глава покажет вам, как это сделать. Вот что творческий фрилансер должен искать в бухгалтере:

1. Опыт работы с малым бизнесом. Это важно, потому что многие фрилансеры начинают маленькими и остаются таковыми. Бухгалтер, ориентированный на Fortune 500 (топ 500 крупных компаний), не будет нам особо полезен.

2. Кто будет доступен в течение всего года, а не только в налоговый период. Я настаиваю на том, чтобы бухгалтер подавал налоговые декларации. Причина: бухгалтер тратит много времени на изучение последних нововведений в налогообложении.

3. Предыдущий опыт работы с другими творческими фрилансерами. Это экономит ценное время, которое в противном случае было бы потрачено на "обучение" бухгалтера в вопросах фриланса.

Бухгалтеры могут оказать нам помощь во многих отношениях, но у них также есть свои ограничения:

1. Они склонны сосредотачиваться на соблюдении налоговых норм и правильном соблюдении бухгалтерских принципов.

2. Хотя многие из них предлагают услуги консалтинга для бизнеса, их числовая ориентированность склонна ограничивать их творческие способности.

Если вы, как многие из нас, нуждаетесь в дополнительной поддержке при выборе книг по бухгалтерии, вы можете найти полезного бухгалтера, чтобы помочь вам в этом процессе. (Я нашел такого!) Или вы можете нанять бухгалтера, который специализируется на обучении людей использованию определенных программных пакетов.

Когда вы наберете больше опыта в управлении финансовой стороной вашего бизнеса, вам не понадобится так много поддержки. Постепенно вы сами разберетесь во всем. Вы также будете обращаться к бухгалтеру с вопросами: "Вот как я думаю, что мне следует решить эту ситуацию, что вы думаете?" Вкратце, ваш бухгалтер станет больше деловым партнером, чем учителем бизнеса.

Основные финансовые отчеты

Так как бухгалтеры обычно ориентированы на цифры, им будет интересно видеть финансовые отчеты, которые вы генерируете с помощью своего программного обеспечения или онлайн-приложения. Однако не стоит создавать эти отчеты за пять минут до встречи с бухгалтером. Вам необходимо следить за своим бизнесом более внимательно, чем просто на этом этапе.

В оставшейся части этой главы я буду описывать типы финансовых отчетов, которые следует генерировать еженедельно, ежемесячно, ежеквартально и ежегодно. Вы также узнаете, как расшифровывать цифры вашего бизнеса и как действовать на основе этой информации.

Еженедельные отчеты

Каждую неделю я создаю отчет, в котором задаю себе несколько простых вопросов. Например: Кто мне должен деньги? Я только что выставил счет на прошлой неделе, или это было две-три недели назад? Быстрый взгляд на отчет о дебиторской задолженности в моем программном обеспечении дает мне ответы на эти вопросы. Если прошло две-три недели с момента выставления счета, то, возможно, стоит позвонить и узнать, как проходит обработка моего платежа в их отделе кредиторов.

Кто должен мне деньги? Важно следить за тем, кто не оплатил свои счета вовремя, чтобы не потерять контроль над своими финансами. Если прошло больше двух-трех недель с момента выставления счета, то стоит позвонить и уточнить, как проходит оплата. Для этого можно использовать отчет по задолженностям.

Кому я должен деньги? Если вы оплачиваете счета онлайн, стоит записывать в календарь даты оплаты и суммы. Если вы предпочитаете оплачивать счета чеками, то можно использовать специальную книгу с отделениями на каждый день месяца. Старайтесь оплачивать счета в одно и то же время, чтобы не забыть ни об одном из них.

На что я потратил деньги на прошлой неделе? Важно следить за своими расходами, чтобы не тратиться зря. Все расходы нужно внимательно анализировать, чтобы понимать, на что уходят деньги. Сомневайтесь в каждом своем трате и задавайте себе вопрос, нужны ли вам эти расходы. Не забывайте, что даже прибыльный бизнес может столкнуться с отрицательным денежным потоком, поэтому важно следить за своим банковским счетом.