• в течение нескольких дней;
• к следующей неделе;
• к началу месяца.
Оптимальная реакция на то или иное дело (в зависимости от его срочности и важности) представлена в табл. 1.1. Если же какой-то пункт переходит из списка в список в течение многих недель, напрашивается вопрос: есть ли вообще необходимость в его осуществлении?
Таблица 1.1
Небольшие усилия помогут превратить ваш ежедневник в источник ценной информации для анализа расходования времени:
• Справившись с делом и зачеркивая запись, укажите (хотя бы ориентировочно) затраченное на него время.
• Если дело выполнено полностью, зачеркните его, например, прямой сплошной чертой; если не полностью – волнистой; если это дело на поверку оказалось не вашим – пунктирной линией (подобные условные обозначения, несущие дополнительную информацию, каждый может подобрать для себя сам).
Просмотр записей выявит особенности вашего делового стиля и использования вами времени.
Планированием лучше заниматься с утра. Если вы составили план в конце предыдущего дня, то утром проверьте себя («утро вечера мудренее»): за ночь треволнения предшествующих суток улягутся, мелочи отфильтруются, и понимание степени важности тех или иных дел станет более объективным.
Правило 2: Беритесь прежде всего за важнейшие и срочные дела
Управление временем – это вопрос не только самого времени, но и решаемых задач. Обычно 80 % времени отнимают дела маловажные, приносящие в копилку результативности дня не более 20 %. И наоборот, из 10 дел всегда найдутся два-три, осуществив которые вы уже будете довольны этим днем.
Это одно из проявлений принципа Парето (правила «80/20»): 20 % дел дают 80 % результата (рис. 1.1).
Не количество выполненных дел, а их важность – вот что определяет результативность дня!
Рис. 1.1. Принцип Парето при управлении временем
Некоторые управленцы, загруженные делами, чтобы избавиться от их обилия, начинают с мелких в надежде сократить их количество и уже затем сосредоточиться на важных делах. Но практика показывает, что чаще всего до важных дел руки так и не доходят.
Как прозорливо заметил в свое время вождь мирового пролетариата В. И. Ленин:
«Кто берется за частные вопросы без предварительного решения общих, принципиальных, тот неминуемо будет на каждом шагу натыкаться на эти нерешенные вопросы».
Правда, необходимо проявить немалую волю и выдержку, чтобы не быть затянутым пресловутой текучкой мелких вопросов, большинство из которых к концу дня мы уже не можем и припомнить.
Применительно к плану дня это выглядит так: не давайте обстоятельствам сталкивать себя с намеченного пути. Переходите к менее важным и менее срочным задачам, только убедившись, что по делам более приоритетным сделано все необходимое.
Итак, следует начинать с важнейшего вопроса. Если же ожидаемые конечные результаты равнозначны по ценности, сперва займитесь самыми легкими задачами или такими, которые требуют наименьшего количества времени. Так вы зададите темп. После этого можно сконцентрироваться на более трудных проблемах, поскольку вы уже отделались от нескольких важных задач, довлевших над вами.
Когда работа срочная и неприятная – делайте ее в первую очередь! Освободитесь от нее как можно быстрее, и она не будет вам портить весь остальной день.
Если со сложной проблемой удается справиться в начале дня, то оставшимися делами вы будете заниматься в хорошем настроении. Установите систему вознаграждения за выполнение трудной работы – сделайте перерыв и угоститесь чаем или кофе.
Получите удовольствие, отметив в своем ежедневнике, что задача выполнена!
Когда следующим утром вы сядете за рабочий стол, то, прежде чем проверить автоответчик, электронную и обычную почту, возьмитесь за первое дело из числа намеченных вами. В этом случае текущие сообщения не собьют вас с собственного графика.
Итак, ключевой элемент эффективного управления временем – оценка не по самой деятельности, а по ее итогам. Управляйте своим временем, ориентируясь на получение самого лучшего результата! Занимаясь только теми делами, которые «хватают за горло», вы столкнетесь с их лавинообразным нарастанием. Если же вопросы решаются «в зародыше», то времени на них тратится меньше.
Правило 3: Спрячьтесь от текучки, уединитесь хотя бы на час
Количество обращений в сфере управления так велико, что средний интервал между ними составляет не более восьми минут. Однако если учесть, что значительная часть времени уходит на совещания, перемещения между кабинетами и т. д., то в оставшиеся рабочие часы эти интервалы значительно меньше. Поэтому надеяться на вдумчивое (без помех) рассмотрение важнейших дел, требующих, как правило, значительных временных затрат, не приходится.
Если у вас есть секретарь или помощник, то они могут оградить вас от многих мелких вопросов. (Хороший секретарь экономит до 30 % рабочего времени руководителя.)
Практика «закрытых дверей» является единственно приемлемой при написании серьезного документа, решении важного вопроса. Для этого необходимо запереться, включить автоответчик или попросту отключить телефон.
Если закрыться в кабинете нет возможности, попробуйте уединиться там, где вас без подсказки (в случае крайней необходимости) не найдут: в чьем-то временно свободном кабинете, библиотеке, конференц-зале или другом свободном помещении. (Один из руководителей приспособился работать с важными делами в собственном автомобиле, припаркованном неподалеку от офиса.)
Постарайтесь приходить на работу утром на час раньше, скажем, в течение недели и выполнять какую-то часть дневной работы. Вы удивитесь тому, сколько вам удастся сделать до девяти утра – начала рабочего дня. Обсудите с коллегами возможность соблюдения «тихого часа». Иногда целые отделы договариваются о таком времени (обычно с утра), когда все работают, не мешая другим.
При этом, как показывает опыт, за время уединения удается сделать то, что является наиболее важным и необходимым на данный момент. Именно за этот час вы получите наибольшие результаты, благодаря которым почувствуете удовлетворенность рабочим днем.
Иных столь же эффективных способов уйти от текучки мировая практика не выработала.
Правило 4: Занимайтесь в каждый момент только одним делом
Уподобьтесь песочным часам: они в каждый момент пропускают через свое горлышко только одну песчинку и потому могут служить долго, не теряя точности. Пропускайте через свое сознание единовременно только один вопрос – важнейший на данный момент – и не переходите к другому, не закончив работу с предыдущим.
Перескакивание с одного дела на другое – это расточительство времени, поскольку дополнительные минуты и часы тратятся только на то, чтобы вновь вникнуть в вопрос, который уже рассматривался.
К тому же такое перепрыгивание, как показывают исследования, отрицательно сказывается на нервной системе: быстро нарастает утомление, ухудшается качество работы, увеличивается количество ошибочных действий и решений.
К сожалению, нередко приходится наблюдать, как во время разговора руководителя с подчиненным входит другой сотрудник и после приветствия обращается к хозяину кабинета со своим делом, не обращая внимания на то, что до него уже шел деловой разговор. А потом заходит следующий… и т. д. Кроме невоспитанности посетителей, руководитель тем самым поощряет и разбазаривание собственного времени, как, впрочем, и времени своих подчиненных. Ибо ему в этой группе посетителей приходится вновь возвращаться к одним и тем же вопросам. Кроме того, вопросы в присутствии других всегда решаются дольше, чем с глазу на глаз.
Так иногда происходит и во время пребывания в кабинете стороннего посетителя. Поэтому руководитель не должен позволять вошедшему сотруднику прерывать начатый разговор. Если же он не пресекает подобное вклинивание, то это может сделать его собеседник. Мой опыт показывает, что если попросить хозяина кабинета продолжить начатый разговор, то это обычно им поддерживается.
Перескакивание с вопроса на вопрос имеет место и всякий раз, когда мы отвлекаемся от беседы с посетителем, чтобы ответить на телефонный звонок. «Телефон для меня как икона», – звучат слова одной из песен В. Высоцкого. Мы действительно поклоняемся телефону, когда прерываем серьезный разговор, снимая трубку по звонку. Это – неуважение к собеседнику и к тому же неразумное расходование своего времени. Ведь после каждого телефонного разговора необходимо вновь вникать в суть беседы с присутствующим: «Так на чем мы остановились?» А это значит, что содержание диалога вылетело из головы.
Более рационально действовать так: если разговор с посетителем заканчивается, то, подняв трубку, скажите:
«Одну минуту», положите трубку на стол и, завершив предыдущую беседу, приступайте к общению с абонентом.
Если же до конца разговора далеко, спросите у посетителя, сколько еще ему нужно времени, и предложите звонящему связаться с вами через некоторое количество минут, назвав его с большим запасом (во избежание ситуации, когда времени на завершение разговора окажется недостаточно, вас опять отвлечет тот же абонент и вы попадете в неловкое положение).
Следует также учитывать, что, отводя слишком мало времени на разговор, вы можете создать у собеседника впечатление его малозначимости для вас и тем самым обидеть его.
Кстати, отсрочка телефонного разговора часто приводит к тому, что вопрос будет решен без вашей помощи, – ведь сколько звонков делается только из-за того, что набрать номер оказывается проще, нежели подумать! Как видите, вы и на этом можете сэкономить время.
При выполнении данного правила необходимо учитывать одно важное обстоятельство: поднимая трубку, не следует выяснять, кто и зачем звонит, поскольку при этом весьма реально втягивание в разговор. Кроме того, у абонента может возникнуть впечатление, что если бы это был кто-то другой, то вы, возможно, поговорили бы с ним сразу (а иначе, если вы так заняты, зачем получать информацию о том, кто звонит). Подняв трубку, просто произнесите свои слова, подчеркивая тем самым, что, кто бы это ни был, вы не в состоянии включиться в разговор с ним сию секунду.
В этом отношении очень удобен автоответчик. У вас есть возможность прослушать сообщение, когда вы освободитесь, и перезвонить, когда вам будет удобно. При этом если вам звонит важная персона, то, услышав это, вы можете извиниться перед посетителями и переговорить с абонентом.
Правило 5: По возможности замените посещение телефонным звонком или общением онлайн
В большинстве случаев личное посещение не дает никакого преимущества по сравнению с разговором по телефону. Уважающий себя занятой человек не станет тратить время на дорогу и ожидание под дверью кабинета с целью что-либо узнать (о необходимых для решения вопроса документах, о наличии нужного товара в магазине, лекарства в аптеке и т. д.). По телефону или интернету (например, в соответствующих мессенджерах) вам могут сообщить все, что вас интересует.
