SMART-фасилитаторы знают о том, насколько важно открытие любой сессии. В это время вы задаете рамки для всего, что последует затем. Если вы стартуете хорошо – группа будет готова работать с вами. Плохое же начало сессии поставит вас в крайне неудобное положение. В этой главе даны ответы на следующие вопросы.
• Какие четыре самые важные вещи нужно сделать, открывая сессию?
• Как помочь участникам заинтересоваться работой?
• Как добиться принятия повестки дня участниками?
• В чем цель основных правил?
• Какие парковочные доски стоит использовать?
• Как обеспечить своевременное начало фасилитационной сессии?
• Каков правильный порядок шагов при открытии сессии?
Глава 5. Секреты концентрации
Задайте курс и избегайте отклонений
Главы 5, 6 и 7 описывают то, что я называю циклом фасилитации. После того как вы откроете сессию (см. главу 4), вы можете переходить к первому пункту повестки дня. Прежде всего вы добиваетесь от группы сосредоточенности (глава 5), ведете запись происходящего (глава 6) и собираете информацию (глава 7). Закончив с первым пунктом, вы обращаете внимание группы на второй вопрос, проходите с ним те же этапы – и повторяете цикл, пока не разберете весь намеченный план.
Из главы 5 вы узнаете ответы на следующие вопросы.
• Что делать перед началом обсуждения каждого вопроса повестки, чтобы группа не теряла концентрации?
• Как добиться от участников сосредоточенной работы, если с предыдущей фасилитационной сессии прошло значительное время?
• Как избежать ситуаций, когда вместо ответа на первый вопрос вы слышите молчание?
• Как давать точные, ясные и осмысленные указания?
• Какие техники используются для того, чтобы поддерживать движение в нужном направлении?
• Как разбивать присутствующих на группы наиболее эффективным образом?
• Как поддерживать сосредоточенность во время выступлений групп с отчетами о проделанной работе?
Глава 6. Секреты ведения записи
Власть маркера: используйте его, не злоупотребляйте им, отдайте его участникам
Большинство фасилитаторов даже не подозревают, что могут свести взаимодействие группы на нет, просто злоупотребляя маркером. Часто они без злого умысла не записывают высказывания участников совещания – либо потому, что не согласны с ними сами, либо потому, что ждут одобрения со стороны остальных членов группы. В других случаях фасилитаторы искажают слова участника, записывая их в собственных формулировках (подразумевается, что услышанное недостаточно хорошо). Члены группы начинают чувствовать, что записанные слова и идеи принадлежат в большей степени не им, а фасилитатору.
Прочитав главу 6, вы узнаете ответы на следующие вопросы.
• Какую информацию следует документировать во время фасилитационной сессии?
• Как избегать злоупотребления маркером?
• Как делать записи, не забывая при этом заниматься фасилитацией группы?
• Как быть, если кто-то начинает длинный монолог?
• Как избегать пауз в процессе записи?
• Как пользоваться помощью секретаря во время сессии?
• Какой формат документирования удобнее всего?
• Каковы семь смертных грехов фасилитатора?
Глава 7. Секреты сбора информации
Знайте свои инструменты и умейте ими пользоваться
Фасилитатору нужно много инструментов для поиска и обработки информации, имеющей отношение к очень разным задачам. Некоторые инструменты предназначены для сбора фактов, другие – для генерирования идей, третьи – для их категоризации, определения приоритетов, оценки и создания отчетов. В этой главе рассмотрены следующие вопросы.
• Каковы основные функции по сбору и обработке информации?
• Как максимизировать эффективность сессии в формате вопросов и ответов и убедиться в том, что самые важные вопросы были заданы?
• Что самое важное в ходе мозгового штурма?
• Какие три вида деятельности критически важны при определении приоритетов?
• Как убедиться, что обратная связь во время отчета участников была достаточно качественной?
• Как проводить оценку сессии, не позволяя комментариям одного-двух людей исказить обратную связь?
Глава 8. Секреты завершения сессии
Обзор, установление границ, оценка, завершение работы, разбор
Зачастую собрания проводятся без четкого понимания достигнутых результатов или дальнейших действий. SMART-фасилитаторы знают, что при закрытии сессии важно, чтобы все участники понимали, что именно было достигнуто, в чем польза, что произойдет потом и как убедиться, что сделано все необходимое. В главе 8 вы найдете ответы на следующие вопросы.
• Какие самые важные шаги нужно предпринять до завершения сессии?
• Как быть с личными целями участников, определенными в начале мероприятия?
• Как добиться согласия и обязательства исполнить решения, принятые на собрании?
• Что делать с вопросами, оставшимися без ответов?
• Как правильно распределить ответственность за действия из списка?
• Какая обратная связь нужна фасилитатору от участников и от организатора встречи?
• Что делать, если вы не укладываетесь в заранее намеченные временные рамки?
