Чек-листы от юриста для предпринимателей

Проверяем контрагента

1. Перед обсуждением сделки проверьте учредительные документы, справку об отсутствии задолженности по налоговым платежам, информацию о штатной численности сотрудников, годовую бухгалтерскую отчетность, лицензии и разрешения.

2. На сайте Федеральной налоговой службы:

– получите Выписку из ЕГРЮЛ/ЕГРИП;

– проверьте адрес, не является ли он адресом массовой регистрации;

– проверьте сведения об имеющихся налоговых задолженностях;

– проверьте не находится ли он в стадии ликвидации.

3. На сайте Картотеки арбитражных дел:

– изучите судебные процессы, в которых он принимает участие;

– проверьте не находится ли он в стадии банкротства.

4. На сайте Федеральной службы судебных приставов выясните информацию о долгах и открытых исполнительных производствах.

5. На сайте Единой информационной системы в сфере закупок проверьте его по реестру недобросовестных исполнителей (если участвует в закупках).

6. Проверьте информацию о руководителе или лице, собирающемся подписывать документы:

– не числится ли он среди дисквалифицированных лиц (ст.32.11 КоАП РФ, ст.14.23 КоАП РФ);

– в каких компаниях он является руководителем и учредителем;

– информацию о долгах и исполнительных производствах;

– обратите внимание на срок полномочий, указанный в Уставе;

– проверьте наличие полномочий совершать такие сделки;

– паспорт по списку недействительных российских паспортов;

– если лицо, действует по доверенности, то проверьте ее надлежащее оформление и полномочия лица ее выдавшего.

7. Подозрительные моменты:

– слишком часто меняется офис, офис не расположен по адресу, указанному в Выписке из ЕГРЮЛ;

– руководитель – массовый руководитель или учредитель;

– отсутствуют оригиналы учредительных и иных документов;

– сдаются «пустые балансы» в налоговую инспекцию;

– отсутствуют сотрудники;

– отказываются заключать письменный договор.

Проверяем договор

1. Проверьте вторую сторону договора по чек-листу «Проверяем контрагента».

2. Проверьте название договора и его предмет – они должны совпадать.

3. Стороны по всему тексту договора должны называться одинаково.

4. Обратите внимание, кто выступает от имени второй стороны и будет подписывать договор.

Если представитель по доверенности, то запросите доверенность и проверьте ее по чек-листу «Проверяем доверенность представителя».

5. Договор должен содержать все существенные условия (Гражданский кодекс РФ (часть вторая) вам в помощь).

6. Проверьте права и обязанности сторон договора.

7. Проверьте условия и порядок оплаты.

8. Внимательно изучите раздел «Ответственность сторон».

9. Проверьте сроки на реальность их исполнения.

10. Проверьте полноту и правильность реквизитов сторон договора.

11. Все, что вас не устраивает в договоре, можете оформить протоколом разногласий или листом замечаний.

12. Всегда обменивайтесь оригиналами договора и прилагаемыми к нему документами.

Протокол разногласий (образец)

Лист замечаний (образец)

Протокол согласования разногласий (образец)

Составляем свой шаблон договора

1. Определите кто ваши клиенты:

– физические лица;

– юридические лица.

2. Определите ваш основной вид деятельности:

– оказываете услуги;

– выполняете подрядные работы;

– сдаете имущество в аренду;

– занимаетесь куплей-продажей и пр.

3. Найдите в Гражданском кодексе РФ (часть вторая) раздел, который посвящен договору, подходящему под вашу деятельность.

4. Внимательно изучите законодательство и судебную практику по выбранному вами договору.

5. Начните оформлять шаблон договора.

Как правило, он включает в себя:

– название;

– дату и место составления;

– стороны договора;

– предмет договора – то, что вы будете делать;

– права и обязанности сторон;

– условия и порядок оплаты;

– сроки (если они обязательно должны быть указаны в данном виде договора);

– ответственность сторон;

– срок действия договора;

– реквизиты сторон;

– и иные условия, не противоречащие законодательству.

Совет! Если решите взять договор из интернета, то проверьте его на соответствие Гражданскому кодексу РФ, судебной практике и логике.

Ведем договорную работу в компании

Очень важно следить за правильным ведением договорной работы в вашей компании.

Если у вас маленькая компания и нет штатного юриста, то:

1. Определите место хранения всех оригиналов заключенных договоров.

2. Создайте архив всех закончившихся договоров.

3. Назначьте ответственного сотрудника за ведение договорной работы в компании.

4. Обязательно обменивайтесь со всеми контрагентами оригиналами заключаемых договоров и документов к ним.

5. По каждому договору все документы храните в отдельном файле, а если их много, то в папке.

6. Обязательно оформляйте все закрывающие договор документы (акты, отчеты и пр.). Оригиналы данных документов хранятся вместе с договором.

7. Соблюдайте условия заключенных договоров. Особенное внимание уделяйте срокам и ответственности.

8. Вовремя продлевайте срок действия договоров. Оформляйте дополнительные соглашения или заключайте новый договор.

9. Сроки хранения договоров: для большинства договоров – 5 лет после истечения срока действия, указанного в договоре или после прекращения обязательств по договору.

Советую так же ознакомиться со сроками, указанными в Приказе Росархива от 20.12.2019 N236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».

Обратите внимание! Правильно организованная договорная работа и хранение оригиналов, сбережет ваши нервы и деньги при возникновении спорных ситуаций.

Продлеваем договор

1. Изучите внимательно условия договора, который хотите продлить.

Отдельно оформлять продление требуется в случае, если договор не содержит условия об автоматической пролонгации.

2. Продление срока действия договора оформляется Дополнительным соглашением.

Обратите внимание! Условия заключенного договора будут действовать в той же редакции, что и изначально.

3. Если вы хотите изменить какие-то условия договора, то после обсуждения с контрагентом, укажите в Дополнительном соглашении новые редакции пунктов договора.

4. Обязательно подпишите Дополнительное соглашение с контрагентом.

Не рекомендую осуществлять какие-либо действия по договору, у которого закончился срок действия, а продление не было согласовано и письменно оформлено.

5. Храните оригинал подписанного Дополнительного соглашения вместе с оригиналом договора.

Дополнительное соглашение о продлении договора (образец)

Дополнительное соглашение о продлении договора и об изменении условий (образец)

Меняем условия договора

1. Изучите внимательно условия заключенного договора.

2. Определите моменты, которые хотите изменить или добавить.

3. Обсудите новые условия договора с контрагентом.

4. Оформите изменения или новые условия договора Дополнительным соглашением.

Обратите внимание! Другие условия заключенного договора будут действовать в той же редакции, что и изначально.

5. Обязательно подпишите Дополнительное соглашение с контрагентом.

Не рекомендую осуществлять какие-либо действия по договору без согласования новых условий и без их письменного оформления.

6. Храните оригинал подписанного Дополнительного соглашения вместе с оригиналом договора.

7. Если у вас набирается много изменений или дополнений к договору, правильнее и удобнее их оформить новой редакцией договора.

Дополнительное соглашение об изменении условий договора (образец)

Проверяем доверенность представителя

1. Внимательно ознакомьтесь с текстом доверенности.

2. Проверьте внимательно полномочия, которыми наделен представитель.

3. Убедитесь, что среди этого перечня есть полномочия, необходимые для взаимодействия с вами.

4. Проверьте паспорт представителя по списку недействительных российских паспортов.

5. Если доверенность нотариальная, то проверьте ее на сайте Федеральной нотариальной палаты