Устав проекта SAP

Вводная часть

Устав регламентирует порядок реализации проекта «Разработка и внедрение корпоративной системы автоматизации финансово-хозяйственной деятельности (КИС ФХД)» (далее – Проект).

Реализация Проекта осуществляется специализированной организацией ООО «Центр разработки и внедрения информационных систем» (далее – Генеральный подрядчик) с привлечением внешних консультантов (далее – Подрядчик).

Устав разработан на основании следующих документов:

Договор №123456 от 22 июля 2021 г. между ОАО «Колобок» и ООО «ЛЮТИК» на выполнение работ по разработке и внедрению корпоративной информационной системы автоматизации финансово-хозяйственной деятельности ОАО «Колобок» и ОАО «Ромашка»;

ГОСТ 34.601-90 «Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы стадии создания» (утв. Постановлением Государственного комитета СССР по управлению качеством продукции и стандартам от 29.12.90 №3469);

Технические требования «Разработка и внедрение корпоративной информационной системы автоматизации финансово-хозяйственной деятельности (КИС ФХД)», утвержденными первым вице-президентом ОАО «Колобок» 11 апреля 2021 года

Устав Проекта является документом Проекта и предназначен для использования всеми участниками Проекта при выполнении ими проектных работ и в процессе управления Проектом.

Требования и положения Устава Проекта распространяются на всех участников Проекта и являются обязательными для выполнения.

В случае расхождений между текстом данного Устава и Договором текст Договора является превалирующим.

Устав проекта утверждается в двух экземплярах – для Заказчика и Генерального подрядчика работ по Проекту. Оригинал Устава и изменения к нему хранятся в номенклатуре дел департамента информационных технологий ОАО «Колобок».

Копия утвержденного Устава проекта направляется руководителям структурных подразделений, входящих в организационный объем проекта департаментом информационных технологий ОАО «Колобок».

Цели документа

Целями Устава являются:

определение структуры управления Проектом, функций участников Проекта;

установление основных процедур управления Проектом, включая процедуру управления изменениями Проекта.

Устав Проекта принимается Координационным советом Программы реализации ИТ-стратегии ОАО «Колобок», утверждается председателем Координационного совета.

Все изменения Устава осуществляются в соответствии с процедурой управления изменениями Проекта.

Срок действия документа

Настоящий Устав вводится в действие с момента его утверждения Координационным советом и действует до окончания срока реализации Проекта или до утверждения новой редакции Устава. Окончание срока реализации Проекта наступает при достижении всех результатов по Проекту в соответствии с Договором, либо при принятии решения КС о прекращении Проекта.

Цель Проекта

Целью проекта разработки и внедрения корпоративной системы автоматизации финансово-хозяйственной деятельности (КИС ФХД) ОАО «Ромашка» является автоматизация процессов бухгалтерского, налогового, управленческого учетов, а также формирования отчетности в соответствии с требованиями МСФО, в соответствии с Техническими требованиями.

Задачи Проекта

Для достижения целей Проекта, в соответствии с утвержденным Календарным планом, должны быть решены следующие типовые задачи:

обследование рабочих процессов;

разработка, согласование и утверждение методологических документов;

разработка, согласование и утверждение технических и проектных документы (техническое задание, технический проект, рабочую документацию, и др.) на основании методологических документов;

разработка и настройка программного обеспечения Системы в соответствии с техническими документами;

обучение персонала для эксплуатации Системы;

подготовка Системы к эксплуатации;

проведение предварительных испытаний Системы;

проведение опытной эксплуатации Системы;

проведение приемочных испытаний Системы и ввод Системы в постоянную эксплуатацию.

Организационная структура Проекта

Организационная структура Проекта – это временная структура, определяющая взаимодействие участников Проекта. Организационная структура Проекта создаётся с целью эффективного управления, распределения функций и ответственности, координации действий и приемки результатов Проекта.

Функции и ответственность органов управления Проектом

В настоящем разделе приведены основные функции и ответственность органов управления Проектом в соответствии с организационной структурой.

Проект является частью Программы реализации ИТ-стратегии ОАО «Колобок». Решения Координационного совета Программы (далее – КС) являются обязательными для исполнения в рамках Проекта.

Структура и состав КС Программы, Комитетов по управлению проектами и архитектурой, директор программы и заместитель директора программы, утверждены протоколом № 36 заседания Правления ОАО «Колобок» от 27.11.2020 г.

В рамках организационной структуры Проекта основным органом управления является Оперативный совет.

В рамках Проекта Оперативный совет осуществляет:

оперативный контроль над исполнением решений Координационного совета;

мониторинг хода работ по Проекту, рассмотрение и согласование отчетов о статусе работ;

принятие решений по открытым вопросам, которые не могут быть решены на уровне проектных групп;

непосредственный контроль работы руководителей проектов;

оказание содействия руководителям проектов в обеспечении проектов ресурсами со стороны ОАО «Колобок»;

координацию взаимодействия подразделений ОАО «Колобок», а также внешних организаций, взаимодействие между которыми необходимо для реализации Программы;

утверждение детальных планов-графиков по этапам Проекта;

рассмотрение запросов на изменения в сроках, бюджете или объемах работ по Проекту, подготовка предложений Координационному совету по реализации запросов на изменение;

подготовка предложений Координационному совету по проведению организационных изменений;

подготовка решений по переходу Проекта на следующий этап для их утверждения Координационным советом.

Оперативный совет собирается не реже одного раза в две недели. При необходимости Оперативный совет может собираться еженедельно, при этом Руководитель проекта со стороны Генерального подрядчика информирует всех членов Оперативного совета о внеплановом совещании. В отсутствии Руководителя проекта со стороны Генерального подрядчика его функции выполняет Архитектор проекта со стороны Генерального подрядчика.

Для принятия решения Оперативному совету достаточен кворум из 5-ти его постоянных членов, среди которых должен быть Председатель Оперативного совета или лицо его замещающее.

После совещания Оперативного совета администратор Проекта формирует протокол заседания и направляет его на всех участников с указанием времени внесения замечаний/дополнений от 1-го до 2-х рабочих дней.

Поступившие замечания фиксируются в протоколе, после этого направляется откорректированный протокол с указанием замечаний и ФИО сотрудника, инициировавшего замечание с указанием времени согласования от 1-го до 2-х рабочих дней, при отсутствии замечаний со стороны членов ОС в течение 2-х дней с момента рассылки документа, последний считается согласованным «по умолчанию» и направляется на подпись председателю ОС.

Функции и ответственность Проектной команды

Проектная команда – осуществляет выполнение работ по Проекту. Проектная команда состоит из Группы управления проектом и Проектных групп.

Группа управления Проектом (далее – ГУП) является основным оперативным управляющим и координирующим организационным органом. ГУП непосредственно организует выполнение работ по Проекту на уровне руководителей проектных групп.

Цель ГУП – организовать и контролировать выполнение работ по Проекту и решений Оперативного совета, координировать взаимодействие проектных групп Проекта, обеспечить Оперативный совет необходимой информацией для принятия решений по реализации Проекта.