Не ищите виноватых!
Марина Майорова
Не ищите виноватых!
Вместо предисловия
В этой книге я предлагаю сделать шаг в сторону от привычных стратегий управления и рассмотреть организации немного иначе – как систему, обладающую свойствами живого организма, сознанием и своей уникальной душой.
Современная организация – это сложная система, успешное управление которой базируется на понимании психологии, законах групповой динамики и взаимодействия, учете кризисов развития системы, личностных и психологических особенностей людей, входящих в ее состав и многого другого. Проведя аналогию с живым организмом, к примеру, с человеческим телом, мы понимаем, что проблема или болезнь не может существовать в отдельном органе или между отдельными частями организма – если она существует, то она поражает весь организм, а исцеление – это здоровье организма, сознания и психики. Бессмысленно бороться с симптомом, нужно устранять причину заболевания, симптомы уйдут сами.
Посмотрев на здоровье и болезни, которым подвержены и системы и организации, увидим, что существуют разные парадигмы – к примеру, традиционная западная парадигма основана на том, что здоровье – это отсутствие симптомов, и при лечении применяются методы, диагностирующие конкретное заболевание и купирующие симптомы, свидетельствующие о его наличии. В восточной парадигме считается, что если есть болезнь, то лечить нужно не отдельные симптомы, а человека в целом. Такой подход говорит нам о том, что любые физические проявления – это лишь симптомы того, что происходит внутри системы.
В этой книге мы рассмотрим компанию как живую систему, которая не может быть здоровой и функционировать эффективно, если есть болезненные симптомы, которые выражаются в отсутствии эффективности, конфликтах, сниженной мотивации, постоянных противоречиях, сопротивлении, низкой вовлеченности. О пути и методах достижения организационного здоровья через управление организацией как живым организмом мы и поговорим здесь.
Предлагаемая парадигма управления подразумевает, что руководитель компании является и скульптором и глиной одновременно. Чтобы достичь гармонии и повысить эффективность, он не только управляет людьми и процессами, но и постоянно изменяется сам, поскольку именно так возможно достичь гармоничного состояния и внутри себя и в процессах управления организацией.
Гармония – это своего рода согласованность, и возможна она тогда, когда противоречий нет либо есть четкое понимание, для чего они нужны и как ими управлять. Об этом пойдет речь в этой книге.
Я понимаю, что этот взгляд для многих не является традиционным и в определенной мере способен противоречить парадигме управления, в которой речь идет о механистическом, бездушном отношении к процессам, персоналу, компании или организации.
Управление – это умение решать проблемы, и переоценить значимость этого понятия очень сложно. Великий инвестор нашего времени Уоррен Баффет при приобретении компаний основывался на четырех важных для принятия решения факторах, одним из которых было качество менеджмента, а именно способность топ-менеджмента своевременно решать возникающие проблемы и повышать эффективность бизнеса. Надо сказать, что в управлении навык разрешения организационных конфликтов повышает эффективность как ничто другое.
Управление – это всегда взаимодействие с людьми, и если посмотреть на это понятие глубже, то видно, что за идеями и технологическими процессами стоят люди. Чем более сплоченно и гармонично они взаимодействуют, тем проще и легче организация приходит к поставленным целям и развивается.
Как читать эту книгу
Организационные конфликты можно сравнить со вселенной, в которой существует множество элементов и связей, находящихся вне нашего контроля и даже понимания. Зная теорию социальных систем и их моделирования, можно понять, что изменение свойств одного элемента данной системы может повлиять на свойства других элементов, а также изменить или даже уничтожить некоторые внутрисистемные связи.
С одной стороны, это понимание снижает оптимизм в отношении возможности тотального управления всеми процессами и элементами организационной системы, с другой стороны, формирует новый подход, впуская который в свое сознание и управленческую практику, вы встаете на путь своего развития. Этот подход основан на наблюдении, анализе и управлении процессами коммуникации, протекающими в организации – поскольку именно коммуникации лежат в основе взаимодействия.
Сразу хочу предупредить, что я не сторонница жестких методов и махания шашкой над головой, которые зачастую выражаются в категоричных рекомендациях и стратегиях, стремящихся достичь поставленных целей любой ценой. В своей HR-практике, включающей и работу в найме и частную практику, я видела много руководителей и собственников бизнеса, которые, наблюдая, что их бизнес рушится и управление оказывается крайне неэффективным, продолжали искать быстрые решения и отказывались от анализа и понимания причин происходящего. Зачастую это происходило, потому что причина была в модели управления и построении коммуникаций, которую задавал сам руководитель.
Логика и здравый смысл, из которых вычитаются иллюзии и заблуждение – вот формула подхода, который заложен в этой книге. И, конечно, я не гарантирую читателям, что, прочтя эту книгу, они станут гуру управления организационными конфликтами, поскольку для этого требуется интеграция в систему мышления и управления подходов, заложенных в данной книге. Однако прочитав ее, вы абсолютно точно поймете общую картину практически любого организационного конфликта и будете знать, что нужно предпринять для управления им, а действовать или не действовать – это уже результат вашего осознанного или неосознанного выбора.
Результат у каждого свой. Какой результат будет у вас, вы сможете понять, только прочитав книгу и применив то, что в ней рекомендуется на практике.
Эту книгу я писала для людей, которые занимаются управлением либо управлением персоналом и участвуют в управлении конфликтами в организациях, соответственно стиль изложения тоже рассчитан на профессионалов. Если вы встречаете незнакомые термины – это хороший знак, указывающий на зону расширения лексикона и вашего понятийного аппарата, так что предлагаю в таких случаях отвлечься, заглянуть в словарь и продолжить чтение только после того, как все станет ясно. Конечно, большинство терминов и понятий расшифровано – или же прописано, что я подразумеваю в данном случае, но все же, если значение термина непонятно, воспользуйтесь моим советом.
Мой путь к изучению организационных конфликтов
«Профессионал – это не тот, кто не совершает ошибок. Это тот, кто, совершив ошибку, умеет делать выводы».
Мой управленческий опыт стартовал в 26 лет в отделе кадрово-организационной работы Министерства спорта, туризма и молодежной политики Красноярского края. До этого я работала в управлении документационного обеспечения правительства края, и это была великолепная школа жизни, управления и навыков работы с документацией, которая сформировала и определенный стиль мышления, культуру и грамотность в работе с документами, этику делового общения.
Активная жизненная позиция, постоянное развитие и энтузиазм привели к тому, что, пройдя конкурс, я получила первую в своей жизни руководящую должность, а потом начались реалии, в которых все оказалось не так, как ожидалось. Работа была достаточно рутинной, многое было непонятно, не хватало времени разобраться во всем досконально, а еще мой самый молодой сотрудник был старше меня на 15 лет, а самый зрелый старше в два раза, все они проработали в министерстве более 10 лет и не признавали авторитета девушки, которая ранее к отрасли не имела никакого отношения. Сказалось и отсутствие управленческого опыта, и, разумеется, мне пришлось очень непросто. Могу сказать одно – мне жизненно не хватало знаний, которые я изложила в этой книге. Почти год я не испытывала никакого удовольствия от работы, и настал миг, когда я просто не связывала свое будущее с этой организацией и выход находила лишь в том, чтобы пойти в другом направлении.
Другим направлением для меня стали наука, преподавание в университете. Параллельно госслужбе я училась в аспирантуре, меня увлекали исследовательские проекты и познание как состояние сознания. Защитив кандидатскую диссертацию по социальной философии на тему «Моделирование социальных систем в условиях глобализации» меня пригласили преподавать на кафедру государственного и муниципального управления в два вуза это был насыщенный и интересный этап моей жизни.
Тогда я понимала, что энергия для управления кроется не в занимаемой должности, а в глубинном понимании процессов, их закономерностей и умении осознанно влиять на поведение и мышление людей, а чтобы это постичь – мне предстоял путь познания, развития и управления длиной еще в десяток лет. Далее были работа начальником отдела кадрово-правовой работы и документационного обеспечения Главного управления культуры администрации города Красноярска и руководство отделом (на стадии его создания в структуре) Дирекции XXIX Всемирной зимней Универсиады в Красноярске, а затем переход в частную практику и работа в собственной компании. За это время довелось провести множество кадрово-правовых и управленческих аудитов различных компаний и организаций, получить бесценный опыт анализа и корректировки систем управления и работы с организационными конфликтами.
Я не сторонница абсолютизма, напротив, понимая закономерности социальной динамики, уровень неопределенности и скорость перемен, пронизывающие бизнес и управление как деятельность, нахожу разумным подход исследователя, допускающего постоянную изменчивость и пересмотр процессов коммуникации и управления, сочетающихся с постоянной готовностью смотреть без иллюзий на происходящее и действовать соответственно.
В этой книге хочу поделиться информацией и подходами, которые изменили мое мировоззрение и помогли многое понять – как возникают конфликты, на что мы можем влиять, а что находится за пределами влияния и не зависит от действий руководителя или того, кто предпринимает попытки управлять организационным конфликтом. Изложение информации общего к частному – от понимания системных закономерностей, по которым строится и развивается организация, до методов управления и построения коммуникаций в коллективе, изложенных разными авторами. Данный подход помог мне разобраться и понять закономерности, которые далее показали свою эффективность на примере других компаний и действий руководителей и собственников бизнеса.
Благодарности
Хочу поблагодарить всех работодателей, с которыми мне довелось сотрудничать, собственников бизнеса, работа с которыми обогатила мой багаж ценными кейсами, магистрантов кафедры управления человеческими ресурсами, учившихся у меня, применивших мои методики и написавших научные статьи с применением примеров из своей практики.
Поблагодарить Ярославу Дыбунову – опытного HR-директора с 20-летним опытом обучения руководителей – за помощь в написании главы, посвященной влиянию управленческих компетенций на способность управлять конфликтами и формировать конфликтную компетентность команд.
Руководство МФЦ «Полюс»: генерального директора – Джафарову Светлану и HR-бизнес-партнера – Желнину Яну за сотрудничество и работу с персоналом МФЦ «Полюс» в части развития навыков по управлению конфликтами.
Марину Серову – Директора центра развития талантов Сибирский банк ПАО Сбербанк за интервью и бесценный опыт общения.
Михайлову Екатерину – заместителю главного врача по кадрам КГБУЗ Краевая клиническая больница Красноярского края за многолетний опыт взаимодействия и сотрудничества в части развития персонала краевой больницы.
Ольгу Ивахину – директора департамента подбора персонала Объединенной компании Русал за многолетний опыт общения, интересные кейсы и интервью.
Организация как система
Управление организационными конфликтами – это сложный многофакторный процесс, в котором ведущее место занимает слово «система». Восприятие организации как системы, понимание системных закономерностей и их развития формируют подход, в котором конфликт из запутанной головоломки превращается в четкий управляемый процесс.
Я могу утверждать, что практически любой конфликт, возникающий в организации, порожден системой, за редким исключением единичных не повторяющихся факторов. Но при более глубоком рассмотрении даже в единичных фактах можно увидеть системные закономерности.
Задача менеджмента – решать проблемы, управление организационными конфликтами – это навык, который способен существенно повысить эффективность управления.
Организация как система состоит из элементов и связей между ними, которые формируют целостность. Характеристики элементов и связей влияют на результат функционирования системы и объясняют процессы, протекающие в организации. Анализируя систему, можно увидеть, почему в организации возникают конфликты и как протекают и разрешаются конфликтные ситуации.
Рассмотрим четыре составляющие компании как системы, предложенные Э.Демингом:
Люди – это персонал организации, который можно разделить на две основные группы:
– руководители или менеджмент – это те, кто принимает управленческие решения и управляет;
– основной персонал – это исполнители, к которым относятся малое руководство, специалисты, обеспечивающий персонал и другие сотрудники.
Процессы – это движение организации к своим целям и решение поставленных задач.
Политики и процедуры.
Политика – описание общих принципов деятельности в определенной области.
Процедура – детальное описание последовательности действий в определенном процессе. Это регламентирующие документы, лежащие в основе управления, в которых закреплены основные нормативы.
Коммуникации и корпоративная культура – это система трансляции и передачи информации внутри компании/организации, в том числе управленческих действий.
Управление организационными конфликтами – это парадигма, в рамках которой управляют людьми, процессами, регламентацией процессов и коммуникациями в компании. Этот подход становится ключом к решению многих проблем, возникающих в управлении организацией, которые мы разберем подробнее.
Согласно классику менеджмента Эдвардсу Демингу, еще в середине прошлого столетия разработавшему свою теорию системного управления, которая была подхвачена японскими предприятиями и легла в основу актуальных и поныне принципов «Дао Тойота», при построении систем необходимо учитывать четыре основных компонента:
Теория познания
Чтобы успешно управлять организацией, необходимо анализировать свое прошлое, адекватно воспринимать настоящее и уметь прогнозировать будущее. Рациональный прогноз требует теории и постоянного ее пересмотра на основе опыта и наблюдений. Без теории – нечего пересматривать, теория без пересмотра – быстро устаревает. Именно поэтому копирование успешных практик и кейсов других компаний часто не дает желаемого результата.
Понимание системы
Каждый сотрудник компании должен понимать взаимозависимость компонентов, так как чем сильнее эта зависимость, тем выше потребность в качественных коммуникациях, сотрудничестве и умении договариваться. Как только договоренность нарушается какой-то из сторон, стабильность и эффективность системы падает.
Знание о вариациях
Каждый результат должен рассматриваться в комплексе со всей системой. Это говорит о том, что нужно понимать: невыполнение плана, опоздание, недостижение поставленной цели, высокая текучесть персонала – это результаты работы системы или единичный сбой? Частная ошибка или системная?
Отсутствие анализа исходной ситуации приводит к двум распространенным ошибкам менеджмента на пути улучшения результатов:
Реакция на результат как на что-то необычное, тогда как это просто следствие имеющейся в системе вариации. То есть результат воспринимается как частная ошибка, выброс, хотя на самом деле это – итог работы системы.
Реакция на результат как на случай вариации (системную ошибку), тогда как результат вызван особым событием, выходящим за пределы вариаций системы.
Психология
Этот компонент напрямую связан с персоналом компании и с существующей системой коммуникаций и мотивации. Зачастую компании перекашивают в сторону материальной мотивации, тогда как деньги – всего лишь внешний стимул для действий. Для успешной работы системы руководитель каждого уровня должен понимать баланс внешней и внутренней мотивации своих сотрудников.
Не всегда возможно выделить вклад каждого сотрудника в достижение целей компании из-за синергетического эффекта. Несмотря на это, нужно стремиться к построению такой системы коммуникаций и поощрений, которая будет работать не только на внешних стимулах, но и подстегивать внутренние мотивы достижения общей цели.
Системное видение процессов, протекающих в компании, формирует целостное представление об управлении эффективностью.
Рассмотрим пример:
Данные отчетов об эффективности подразделений за единицу времени – это информация. Для интерпретации этих данных необходимо опираться на знание рынка – теоретические данные.
Два подразделения не выполнили план. Это хорошо или плохо?
– Если в основе нашей теории идея о том, что рынок растет, то это плохо и надо что-то с ними делать.
– Если же сейчас рынок идет на спад, то с учетом того, что не справились всего два подразделения, ситуация не так плоха.
Действия будут сильно отличаться в зависимости от исходной теории. И теория должна пересматриваться регулярно, так как организация существует не в вакууме.
Управление, основанное на системном подходе к анализу организации, показывает, что управление конфликтами, выражающееся в свойстве команд, которое мы будем называть «конфликтная компетентность» – это свойство всей команды, а не только отдельно взятых сотрудников. Зачастую «разруливание конфликтов» возлагается на руководителя подразделения или HR-специалиста, которые из-за недостаточности рычагов влияния на сотрудников не всегда могут справляться эффективно. Если сотрудники не осознают себя как часть целого, влияющую на общий результат и достижение целей компании, а нацелены на реализацию только субъективных интересов, то конфликты будут возникать постоянно и эффективность таких компаний значительно снижается.
«Конфликтная компетентность команд» это свойство команды осознанно воздействовать на ситуации, вызывающие противоречия, и находить эффективные решения, сохраняя цепочку коммуникаций в организации.
Такой подход позволяет:
– снизить количество конфликтов между подразделениями и сотрудниками (сотрудники осознают, как работать на общий результат);
– повысить скорость внедрения изменения и скорость принятия решений;
– повысить эффективность работы и производительность.
«Конфликтная компетентность команд» – это комплекс мер, включающий в себя проработку таких проявлений как:
– недоверие;
– боязнь конфликта;
– безответственность;
– нетребовательность друг к другу;
– безразличие к общему результату и «командному мышлению».
Упражнение для самостоятельной работы
Чтобы определить, насколько системно сотрудники, стоящие во главе управления (принимающие управленческие решения на разных уровнях), видят организацию и понимают закономерности процессов, лежащих в основе достижения общих целей, предлагаю выполнить следующее задание.
Сделайте сами и попросите руководителей нарисовать блок-схему организации (здесь речь идет не о формальной организационной структуре, а о системе взаимозависимости процессов и коммуникаций, протекающих в компании).
Выпишите общую цель деятельности и посмотрите на нее с точки зрения глубинных знаний, ответив на следующие вопросы:
1. Работают ли отделы на общую цель, понимая свою взаимозависимость?
2. Понимает ли каждый отдел, что именно является вариацией системы, а что – частным случаем?
3. Достаточно ли обосновано теоретически каждое нововведение?
4. Как возникают конфликты и как их воспринимают сотрудники и руководство?
5. Соблюдается ли баланс внутренней и внешней мотивации в компании?
Выполняя это задание, вы можете реализовать два взаимодополняющих подхода:
– оценить свою полноту системного видения;
– вовлечь в эту работу сотрудников и проследить уровень понимания системных закономерностей сотрудниками организации/компании.
Выполнив это задание, вы уже получите почву для размышлений и понимание пробелов, с которыми нужно работать.
Что такое организационный конфликт
Само понятие «конфликт» имеет несколько определений. Давайте разберемся в понятиях.
Конфликт (от лат. «столкновение») – это столкновение целей, позиций, интересов, мнений или взглядов, которые являются противоположно направленными; также острый спор или серьезное разногласие.
Организационный конфликт – это столкновение интересов, мнений, взглядов по поводу всего, что происходит в организации, разных интересов.
Он захватывает мышление, чувства, волю и действия человека или группы людей, влияя не только на эффективность и результативность отдельных сотрудников, но и на достижение целей всей компании.
Конфликт в организации/компании возникает, когда стороны не согласны с распределением материальных или символических ресурсов и действуют, руководствуясь этими несовместимыми представлениями. Всегда можно заметить несогласие, ресурсы, активные социальные действия и разные представления, которые потенциально могут стать основой противоречия, а затем конфликта.
Следует отметить, что организационный конфликт не всегда очевиден, он может пребывать в скрытой стадии или же быть открытым и очевидным для сотрудников и руководства.
Стадии протекания организационного конфликта
Организационный конфликт переходит из скрытой фазы в видимую и становится очевидным при возникновении конфликтной ситуации. Конфликт невозможен вне конфликтной ситуации, в то время как конфликтная ситуация без разрешения конфликта может затянуться надолго.
Организационный конфликт можно представить в виде формулы, показывающей взаимозависимость элементов.
Мы видим, что для управления конфликтом нам нужно проанализировать ситуацию и определить ключевое противоречие, которое присутствует в мотивах сторон конфликтной ситуации и инциденте или конфликтогене, который является второй составляющей.
Эскалация конфликта в организации чаще происходит в ситуациях, которые включают в себя:
– противоречивые позиции сторон по любому поводу;
– противоположные цели и средства их достижения в определенных условиях;
– несовпадение взглядов, интересов, устремлений и так далее.
Каждый конфликт развивается по своему сценарию, однако есть ряд условий, которые наиболее часто способствуют порождению конфликтов. К ним относятся:
Технические условия конфликта, существующие в организации: наличие лидеров в конфликтующих группах, степень организованности и сплоченности группы в конфликте, наличие или отсутствие устойчивых коммуникаций, наличие определенных целей у участников конфликта.
Политические условия: условия применения власти руководителем, осознание зависимости и степени неравенства подчиненными, условия подчинения исполнителей.
Социальные условия: жесткость или гибкость нормативной системы организации, соотношение между статусами и ролевыми требованиями, наличие неформальных групп, идентификация работников с группой, мобильность членов организации, степень институционализации участников конфликта и т.д.
Психологические условия: эмоциональный настрой соперников, наличие устойчивой ориентации на противоборство.
Организационные конфликты могут быть и не проявлены. Необходимо знать признаки, свидетельствующие о наличии конфликта, который в силу обстоятельств еще не проявлен. У организационных конфликтов есть свои симптомы. Если вы встречаете их, ищите и устраняйте конфликт.
К ним относятся:
– сопротивление со стороны сотрудников управленческим решениям;