Лягушка под соусом Помодоро. Все секреты техник продуктивности, чтобы успевать всё и даже больше

Причина четвёртая. Коварный закон Паркинсона

Бедняги древние греки. Они так верили в то, что свой срок всему в мире устанавливают три прекрасные богини судьбы. А оказалось – это все тучный лысый британец.

Сирил Норткот Паркинсон – человек, который объяснил нам, что если выделять на мытье посуды полчаса, то мы будем намыливать её полчаса, а если пятнадцать минут – справимся за пятнадцать минут. Закон Паркинсона звучит так: «Работа занимает всё отведенное на неё время».

Хочется поспорить, но закон – эмпирический, то есть выведен на основе опыта и наблюдений, а это шах и мат. Прежде чем сформулировать свой закон, Паркинсон проводил наблюдения за работой британских госучреждений, в результате которых, как уверяют, не пострадал ни один чиновник. Просто сократили всем время на выполнение задач в несколько раз.

Как закон Паркинсона влияет на потери времени? А так: сколько времени на задачу отведешь – за столько её и сделаешь, быстрее – очень вряд ли. Самое ужасное здесь то, что предполагаемое нами время выполнения задачи слишком часто – нереалистичное: либо преуменьшенное, либо преувеличенное.

Доказанный факт: если через 15 минут придут гости, то уборка квартиры займет как раз 15 минут. А если гости не придут – растянется на весь день. Поэтому, чтобы укротить закон Паркинсона, достаточно установить для всех задач дедлайны и выполнять их в самый последний момент. Тогда ни на одну задачу не будет уходить много времени.

Например, у нас есть три задачи: сдать микроволновку в сервисный центр, приготовить обед, написать пост в соцсеть. Тогда дедлайн для первой задачи – это закрытие сервисного центра. Если сервисный центр закрывается в 18:00, а на дорогу до него уйдет полчаса плюс полчаса на разговор в сервисном центре, то выезжать из дома нужно в 17:00.

Если в планах сесть за обеденный стол в 14:00, а время приготовления обеда занимает час, то начать готовить нужно в 13:00. А если SMMщики советуют выкладывать посты в выходной день в 20:00, а мы пишем пост за час, то приступить к тексту нужно в 19:00.

Можно заметить, что помыть посуду, сдать микроволновку в сервисный центр, приготовить обед – ни разу не то же самое, что написать пост в соцсеть. Или картину. Или программный код. Вот здесь и прячется главное коварство: часа для качественного поста в соцсеть может быть недостаточно. Но его будет вполне достаточно для ПОСРЕДСТВЕННОГО поста.

Чаще всего, руководители хотят всё-таки качественный результат работ, но при этом помешаны на сроках их выполнения. Это основная причина, почему многие ненавидят закон Паркинсона. Выполнять задачу с мыслью «главное уложиться, а то уволят» – так себе перспектива.

Мораль этой грустной истории такова (и больше никакова): не стоит поддаваться желанию делать посредственно, чтобы уложиться в сроки – нужно сразу делать круто.

Причина пятая. «Мы из будущего», или Ошибка планирования

Каким бы разумными и прокачанными в планировании мы бы себя ни считали, любой мозг попадает в ловушки – когнитивные искажения. Одно из таких вредоносных искажений – ошибка планирования.

Вычислили и дали имя ей психологи-исследователи Даниэль Канеман и Амос Тверски ещё в 1979 году. Суть ошибки планирования в том, что люди склонны преуменьшать количество времени, которое необходимо для решения задачи (это сейчас к вопросу о коварстве закона Паркинсона).

Неточный прогноз по срокам запускает механизм откладывания. Зачем делать неделями то, с чем можно справиться за два дня? Мозг экономит силы и расставляет приоритеты, занимая нас в это время другими задачами, ведь до дедлайна ещё так далеко, а делать там вроде всего-ничего.

При этом прошлый опыт никак не помогает. Даже если месяц назад похожая задача отняла в три раза больше времени, теперь-то кажется, что всё будет по-другому.

Вспоминая, как мы выполняли дела в прошлом, мы упускаем из вида наиболее сложные участки этого пути, концентрируясь на итоге. К дедлайну тогда всё-таки успели, а значит, прошлый подход вполне себе работает. И теперь почему-то кажется, что в этот-то раз задача выполнится быстрее и никакие препятствия не помешают. Плохие новости – это так не работает.

Ошибка планирования всегда приводит к просроченным дедлайнам и нехватке времени – приходится наспех заканчивать работу в последнюю ночь или несколько раз переносить сроки.

Человек думает, что с каждым законченным проектом приобретает какой-то опыт, который позволит ему действовать быстрее в следующий раз. Частично это действительно так: опыт прирастает, рука набивается, но скорость не растёт от этого в геометрической прогрессии (как могло казаться в воображении).

Хорошо это или плохо, но мы всегда оцениваем будущего себя чуть лучше, чем прошлого или настоящего. «Я из будущего» – это настоящий «сын маминой подруги», которому не нужны сроки с запасом и прочие подстраховки, ведь он щёлкает задачи одной левой и не глядя.

Реалистичная оценка скорости своей работы – настоящая супер-способность, которая доступна немногим. А вот в ловушку планирования попадают почти все. Может показаться, что это особенность только неорганизованных людей с «творческим беспорядком» в голове и жизни, но на деле ей подвержены даже очень ответственные специалисты.

Можно винить в этом прокрастинацию или собственную лень, а можно попробовать обойти ловушку планирования:

1. Делить проект на маленькие отрезки и оценивать именно их, а не всю картину целиком. Этот прием помогает понять, что задача не может уместиться в нереалистично короткий срок из-за своей многосоставности.

2. Найти способ измерить результат. После разбивки задачи на этапы всё ещё может быть искушение нереалистично оценить сроки на каждый этап. Например, представляя, что его можно уложить в час. В таком случае стоит измерить готовый результат и поделить его на время прогноза. Например, если кажется, что статью можно написать за день, то стоит оценить, сколько страниц в ней должно быть и сколько можно выдать текста за час и сутки.

3. Вести учет затрат времени. При выполнении текущих типичных задач стоит использовать таймер. Так можно узнать, сколько обычно отрезков времени по 20–30 минут уходит на каждую конкретную задачу – прогнозировать сроки выполнения подобных дел в будущем станет проще.

4. Добавлять искусственно по 20–30 % времени к сроку. Это может вызывать почти физическое сопротивление – «зачем мне увеличивать срок, если я точно уверен, что сделаю всё именно за столько»? Но с таким подходом проигравших нет: не уложитесь в заранее спланированные рамки – получите запас времени. Уложитесь – приятно удивите руководство или сможете отдохнуть в оставшийся до дедлайна отрезок.

5. Попросить других оценить задачу. Если нет доверия к своим оценкам из-за частых ошибок планирования времени в прошлом, стоит попросить об оценке коллег. Со стороны в данном случае действительно виднее. Руководителя или клиента тут лучше не спрашивать – те наверняка захотят получить результат как можно быстрее.

6. Посмотреть на задачу с трех позиций. Со стороны реалиста, оптимиста и пессимиста. Именно оптимист обычно отвечает за ошибку планирования. Он радостно скажет, что справится с задачей за 2 дня. Пессимист недовольно буркнет, что уйдёт не меньше 10 дней – а вдруг всё пойдёт не так и затянется?! Реалист вернет на землю оптимиста и успокоит пессимиста: справимся и за 5, чего там. Истинная оценка – посередине: нужно сложить все три показателя и взять за основу среднее: 6 дней с учетом округления. Можно работать!

Причина шестая. Закон Мёрфи: когда всё идет не так

Пессимист из предыдущей главы в своих преувеличенных оценках опирается не просто на «плохую подготовку», «слабое планирование» или «отсутствие дисциплины». Есть в его рукаве туз более фатальный. Закон Мёрфи.

1949 год. Военная база «Эдвардс» в США. Во время испытания авиационных систем у самолета заводят двигатель, и он вращается (да как так?) не в ту сторону. Капитан Эдвард Мёрфи проводит проверку и понимает, что техники при сборке допустили единственную оплошность, которую вообще можно было допустить. Тогда он и произнес эти слова: «Если какая-то неприятность может случиться, она случится».

Фраза, что называется, пошла в народ. Обросла тысячами перлов, которые развили её и углубили. Сейчас издаются сборники законов Мёрфи. У закона есть свой сайт. Вот только несколько его следствий:

– всё не так легко, как кажется;

– из всех неприятностей произойдет именно та, ущерб от которой больше;

– предоставленные самим себе события развиваются от плохого к худшему;

– лишь в конце работы мы обычно узнаем, с чего её нужно было начинать;

Конец ознакомительного фрагмента.

Текст предоставлен ООО «ЛитРес».

Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию на ЛитРес.

Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.

1

Дольче фар ниенте – итальянская философия, дословно: счастье от ничегонеделания.