Нормы естественной убыли

Публикуется с разрешения правообладателя – Литературного агентства «Научная книга»

Глава 1. Понятие и общий порядок расчета естественной убыли (производственной траты)

При приобретении, хранении и реализации определенной продукции чаще всего возникают потери и недостачи, причиной которых является естественная убыль.

Определение естественной убыли дано в Методических рекомендациях по разработке норм естественной убыли (утв. Приказом Минэкономразвития России от 31 марта 2003 г. № 95). Согласно этому документу, под естественной убылью товарно-материальных ценностей следует понимать уменьшение массы товара при сохранении его качества в пределах норм, устанавливаемых нормативными правовыми актами, являющееся следствием естественного изменения биологических и физико-химических свойств товаров.

Фирмы, занимающиеся торговлей или производством, достаточно часто сталкиваются с недостачей материальных ценностей, которая выявляется порой совершенно неожиданно. Независимо от того, какая причина произвела потери, компании придется либо списывать убытки за счет чистой прибыли, либо воспользоваться нормами естественной убыли. Последнее является более выгодным для фирмы, поскольку в этом случае она сможет уменьшить базу по налогу на прибыль, пусть хотя бы и на часть недостачи.

Естественная убыль товаров может образовываться вследствие:

1) усушки и выветривания;

2) раструски и распыла;

3) раскрошки, образующейся при продаже товаров;

4) утечки (таяния, просачивания);

5) разлива при перекачке и продаже жидких товаров;

6) расхода веществ на дыхание (мука, крупа).

Однако не всякие потери товаров можно отнести к естественной убыли. К ней не относятся:

1) технологические потери и потери от брака;

2) потери товарно-материальных ценностей при их хранении и транспортировке, вызванные нарушением требований стандартов, технических и технологических условий, правил технической эксплуатации, повреждением тары, несовершенством средств защиты товаров от потерь и состоянием применяемого технологического оборудования;

3) потери товарно-материальных ценностей при ремонте или профилактике применяемого для хранения и транспортировки технологического оборудования, при внутрискладских операциях;

4) все виды аварийных потерь.

По товарно-материальным ценностям, принятым в пункте назначения путем счета или по трафаретной массе, нормы естественной убыли применять не рекомендуется.

Нормы естественной убыли не следует распространять на товарно-материальные ценности, принимаемые и сдаваемые путем счета или по трафаретной массе, хранящиеся и (или) транспортируемые в герметичной таре (запаянные, с применением герметиков, уплотнений и др.), а также хранящиеся в резервуарах повышенного давления.

При транзитной поставке нормы естественной убыли товарно-материальных ценностей при хранении применять не следует.

Нормы естественной убыли товарно-материальных ценностей целесообразно устанавливать для двух периодов года: осенне-зимнего (с 1 октября по 31 марта) и весенне-летнего (с 1 апреля по 30 сентября), а также в зависимости от типа и вместимости технологического оборудования для хранения и транспортировки.

Нормы естественной убыли с учетом технологических условий хранения и транспортировки товарно-материальных ценностей подлежат пересмотру по мере необходимости, но не реже одного раза в пять лет. В процессе пересмотра в соответствии с целесообразностью допускается возможность как отмены ранее действовавших норм, так и введения новых. Пересмотр, разработка и утверждение норм естественной убыли, находящихся в совместном ведении нескольких федеральных органов исполнительной власти, следует осуществлять путем подготовки совместных нормативных правовых актов.

Нормы естественной убыли в части потерь от недостачи и (или) порчи при хранении и транспортировке товарно-материальных ценностей следует подвергать инвентаризации и периодически пересматривать в соответствии с принципом подведомственности федеральным органам исполнительной власти.

В целях учета климатического фактора, влияющего на естественную убыль товарно-материальных ценностей при их транспортировке и (или) хранении в пределах установленных норм, субъекты Российской Федерации целесообразно подразделить на три климатические группы, которые определены в приказе Минэкономразвития России от 31 марта 2003 г. № 95 (см. табл. 1).

Таблица 1

Распределение субъектов Российской Федерации по климатическим группам

Различают нормы естественной убыли, используемые при хранении товарно-материальных ценностей (ТМЦ) и при их транспортировке. Так, при транспортировке лимит потерь рассчитывается исходя из сопоставления массы товара, указанной отправителем (производителем) в сопроводительных документах, с его массой, фактически принятой получателем.

При хранении товаров норма естественной убыли определяется путем сравнения массы товара за время его пребывания на складе с массой, по которой он был фактически принят на хранение.

Следует отметить, что если раньше позволялось применять понятие естественной убыли только к складским и подсобным помещениям, то в 2007 г. Минфин России смилостивился над фирмами. В своем письме от 21 сентября 2007 г. № 03-03-06/1/687 он несколько расширил определение естественной убыли, разрешив списывать потери при хранении товаров в торговом зале самообслуживания. Ведь в данном случае недостача возникает в том числе и из-за мелких хищений, что, естественно, не связано «с изменениями физико-химических и биологических свойств товара». Но, несмотря на это, судя по разъяснениям Минфина, даже на потери в торговом зале распространяются нормы, установленные приказом Минторга РСФСР от 8 августа 1984 г. № 194 «Об утверждении дифференцированных размеров списания потерь непродовольственных и продовольственных товаров в магазинах (отделах, секциях) самообслуживания».

Порядок утверждения норм установлен Правительством в ноябре 2002 г. (постановление от 12 ноября 2002 г. № 814 «О порядке утверждения норм естественной убыли при хранении и транспортировке материально-производственных запасов»). Согласно положениям этого документа, разработать и утвердить нормы должны пять министерств:

1) Министерство здравоохранения и социального развития России (на лекарственные и дезинфекционные средства);

2) Министерство энергетики России (на нефть, уголь, торф, древесину, металлы);

3) Министерство регионального развития России (на цемент, кварцевый песок и другие строительные материалы);

4) Министерство сельского хозяйства России (на продукцию растениеводства, животноводства, микробиологическую, мясную, молочную и другую пищевую продукцию, комбикорма);

5) Министерство экономического развития России (на продовольственные товары в сфере торговли и общественного питания).

Нормы естественной убыли, применяемые при перевозках всеми видами транспорта (кроме трубопроводного), утверждаются совместно с Министерством транспорта РФ. Министерству экономического развития РФ необходимо разработать и направить федеральным органам исполнительной власти методические рекомендации по разработке норм естественной убыли.

В настоящее время нормы разработали только два ведомства – Министерство сельского хозяйства России и Министерство экономического развития России, но не по всем товарам.

В таблице 2 представлены виды материально-производственных запасов, по которым нормы уже утверждены.

Таблица 2

Виды материально-производственных запасов, по которым нормы уже утверждены

В соответствии со ст. 7 Федерального закона от 6 июня 2005 г. № 58-ФЗ «О внесении изменений в часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации и некоторые другие законодательные акты Российской Федерации о налогах и сборах» до того момента, пока другие министерства не разработают нормы, списывать убыль по таким категориям товаров нужно по старым нормам. Сейчас действует множество документов по естественной убыли, которые одобрены различными ведомствами, в том числе Госснабом СССР, Минторгом СССР, Минтопэнерго России, Минрыбхоза СССР и т. д.

Тем не менее есть еще товары, для которых нормы вовсе не установлены Министерством экономического развития России, да и другими ведомствами они раньше не утверждались. Эксперты журнала «Нормативные акты для бухгалтера» отмечают, что списывать потери по таким ценностям нельзя. Именно по этой причине Минфин в письме от 21 июня 2006 г. № 03-03-04/1/538 не разрешил, например, магазинам, которые торгуют цветами, отнести к материальным затратам недостачу, возникшую при хранении и транспортировке данных товаров.

Нормы убыли могут применяться только лишь при выявлении фактических недостач.

На основании Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» фактические недостачи выявляются либо при приеме материально-производственных запасов, либо при их инвентаризации. Проведение инвентаризации является обязанностью организации. Основными целями инвентаризации являются:

1) выявление фактического наличия имущества;

2) сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;

3) проверка полноты отражения в учете обязательств.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Проведение инвентаризации обязательно в следующих случаях (п. 2 ст. 12 Федерального закона «О бухгалтерском учете»):

1) при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

2) перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

3) при смене материально ответственных лиц;

4) при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

5) в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

6) при реорганизации или ликвидации организации;

7) в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера. Сведения о фактическом наличии имущества записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах (приказ Минфина РФ от 13 июня 1995 г. № 49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств»).

Согласно Методическим указаниям по учету материально-производственных запасов (утв. приказом Минфина РФ от 28 декабря 2001 г. № 119н), в пределах установленных норм естественной убыли недостача запасов определяется после зачета недостач запасов излишками по пересортице.

В том случае, если после зачета по пересортице, произведенного в установленном порядке, все же оказалась недостача запасов, то нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию запасов, по которому установлена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм.

Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может производиться по решению руководства организации только за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении запасов одного и того же наименования и в тождественных количествах. О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии.

В том случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих запасов выше стоимости запасов, оказавшихся в излишке, указанная разница относится на виновных лиц.

Пример[1]

В ходе проведения инвентаризации в торговой организации установлено:

1) излишек муки по цене 20 руб. за 1 кг (20 кг);

2) недостача муки по цене 22 руб. за 1 кг (18 кг).

Решено произвести взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы. К зачету принимаются 18 кг муки по цене 20 руб. за 1 кг. Разница в ценах, составляющая 36 руб. (18 кг x 22 руб. – 18 кг x 20 руб.), отнесена на счет виновного лица. Недостача внесена виновным лицом в кассу организации. Незачтенные 2 кг муки по цене 20 руб. приходуются.

Анализируя вопросы возмещения причиненного ущерба в связи с недостачей или порчей, необходимо принимать во внимание нормы трудового и гражданского законодательства.

Задачей правового регулирования отношений, непосредственно связанных с трудовыми отношениями, служит трудовое законодательство, прежде всего Трудовой кодекс РФ (далее – ТК РФ).

На сегодняшний день законодателями были внесены многочисленные поправки в ТК РФ, на которые необходимо обратить особое внимание. Поправки касаются, в частности:

1) требований к правилам оформления трудовых отношений и к содержанию трудового договора;

2) материальной ответственности работников и руководителей организаций.

Говоря о торговле, нельзя не затронуть вопросы, связанные с товарными потерями. В этой отрасли народного хозяйства размер таких потерь является высоким.

Товарные потери образуются на всех стадиях движения товаров:

1) при транспортировке;

2) при хранении;

3) при реализации.

Вопросы, образовавшиеся в связи с товарными потерями, для торговых организаций считаются наиболее важными.

При выявлении недостачи и отражении данной суммы первоначально на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» организации необходимо ее классифицировать, т. е. установить, является ли данная сумма именно недостачей. При получении положительного ответа администрация организации должна взыскать данную сумму с виновного лица. Если эта сумма будет определена как потеря от порчи ценностей, то тогда организации следует отнести данную сумму на убытки. Из этого следует, что данная функция счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» является очень важной, так как «статус» данных сумм определяет правила их списания.

Важно отметить, что на практике при выявлении несоответствий между фактами бухгалтерского учета и фактическим наличием ценностей администрация организации пытается эту разность с виновных лиц взыскать, классифицируя ее как недостачу. Но те, кого администрация считает виновными, в большинстве случаев не согласны с этим и в основном прилагают много усилий, чтобы доказать свою непричастность.

Только в случае признания ответчиком своей вины администрация вправе отнести эту разность на недостачу и вместе с тем создать дебиторскую задолженность работника.

Взыскание сумм недостач по вине работника в возмещение ТМЦ, обнаруженных при инвентаризации, должно осуществляться в соответствии с ТК РФ. Материальная ответственность за ущерб, причиненный организации в связи с исполнением трудовых обязанностей, возлагается на работника при условии, что его вина доказана. Однако при этом необходимо помнить, что в соответствии со ст. 241 ТК РФ за причиненный ущерб работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка, если иное не предусмотрено ТК РФ или иными федеральными законами.

При определении размера причиненного ущерба учитывается только прямой действительный ущерб. Данное правило вытекает из ст. 238 ТК РФ, в соответствии с которой работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб. Неполученные доходы (упущенная выгода) взысканию с работника не подлежат.

Под прямым действительным ущербом понимаются реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния указанного имущества (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества), а также необходимость для работодателя произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение, восстановление имущества, либо возмещение ущерба, причиненного работником третьим лицам.

Перед рассмотрением порядка списания недостач за счет виновных лиц в торговой организации необходимо уделить внимание вопросу материальной ответственности работников организации с гражданско-правовой позиции.

Принимая на работу физическое лицо, работодатель заключает с ним трудовой договор, и отношения, которые устанавливаются между работником и работодателем, регламентируются ТК РФ.

Статьей 232 ТК РФ установлено, что одна из сторон трудового договора обязана возместить другой стороне причиненный ущерб в порядке, определяемом ТК РФ и иными федеральными законами. Материальная ответственность стороны трудового договора наступает за ущерб, причиненный ею другой стороне этого договора в результате ее виновного противоправного поведения (действия или бездействия).

За причиненный ущерб работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка, если иное не предусмотрено настоящим Кодексом или иными федеральными законами (ст. 241 ТК РФ).

Различают следующие виды материальной ответственности:

1) ограниченная материальная ответственность;

2) полная материальная ответственность;

3) коллективная (бригадная) материальная ответственность.

Для применения ограниченной материальной ответственности наличие договора о материальной ответственности необязательно. Ограниченная материальная ответственность – это обязанность работника возместить причиненный работодателю прямой действительный ущерб, но не свыше установленного ТК РФ максимального предела, определяемого в соответствии с размером получаемой им заработной платы (письмо Федеральной службы по труду и занятости от 19 октября 2006 г. № 1746-6-1). Таким пределом является среднемесячный заработок (ст. 241 ТК РФ).

Для всех случаев определения размера средней заработной платы (среднего заработка), предусмотренных ТК РФ, устанавливается единый порядок ее исчисления. Так установлено в абз. 1 ст. 139 ТК РФ, определяющей названный порядок.

Согласно положениям ст. 139 ТК РФ, расчет среднего заработка работника производится одинаково независимо от режима работы.

Размер средней заработной платы (среднего заработка) устанавливается на день причинения вреда и подсчитывается на общих основаниях исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата. При этом календарным месяцем считается период с 1 по 30 (31) число соответствующего месяца включительно (в феврале – по 28 (29) число включительно).

В коллективном договоре, локальном нормативном акте могут быть предусмотрены и иные периоды для расчета средней заработной платы, если это не ухудшает положение работников.

Согласно ст. 243 ТК РФ, материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника в следующих случаях:

1) когда в соответствии с ТК или иными федеральными законами на работника возложена материальная ответственность в полном размере за ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей;

2) недостачи ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу;

3) умышленного причинения ущерба;

4) причинения ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения;

5) причинения ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда;

6) причинения ущерба в результате административного проступка, если таковой установлен соответствующим государственным органом;

7) разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну (государственную, служебную, коммерческую или иную), в случаях, предусмотренных федеральными законами;

8) причинения ущерба не при исполнении работником трудовых обязанностей.

Материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба может быть установлена трудовым договором, заключаемым с заместителями руководителя организации, главным бухгалтером.

В случае, если в трудовом договоре с руководителем организации отсутствуют условия о материальной ответственности, а равно не заключался специальный договор о его материальной ответственности, следует руководствоваться нормами ст. 277 ТК РФ.

Полная материальная ответственность предусматривает обязанность работника возместить причиненный работодателю прямой действительный ущерб в полном размере. В соответствии со ст. 242 ТК РФ он может возлагаться на работника только в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами. Работники в возрасте до 18 лет могут привлекаться к полной материальной ответственности только в случаях умышленного причинения ущерба, причинения ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения, а также за ущерб, причиненный в результате совершения преступления или административного проступка.

В отдельных случаях федеральным законодательством устанавливаются повышенные нормы возмещения ущерба. Например, ст. 59 Федерального закона от 8 января 1998 г. № 3-ФЗ «О наркотических средствах и психотропных веществах» установлено: если неисполнение или ненадлежащее исполнение работником трудовых обязанностей повлекло хищение либо недостачу наркотических средств или психотропных веществ, то материальная ответственность за ущерб, причиненный юридическому лицу, возлагается на работника в размере 100-кратного размера прямого действительного ущерба, причиненного юридическому лицу в результате хищения либо недостачи наркотических средств или психотропных веществ.

В ТК РФ уточнен случай применения ст. 244 ТК РФ, а именно п. 2 ст. 243 ТК РФ – возложение на работника материальной ответственности в случае недостачи ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу.

Согласно ст. 244 ТК РФ, письменные договоры о полной материальной ответственности заключаются с работниками, достигшими возраста 18 лет и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество.

Постановлением Минтруда РФ от 31 декабря 2002 г. № 85 «Об утверждении Перечня должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности» утвержден Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества (далее – Перечень). Первая часть содержит перечень должностей, вторая часть – перечень работ, которые при этом предполагается выполнять.

Статья 248 ТК РФ определяет, что работник, по вине которого был причинен ущерб предприятию, может признать свою вину и возместить организации сумму причиненного ущерба полностью или частично. Если сумма причиненного ущерба не превышает среднего месячного заработка работника, взыскание производится на основании распоряжения руководителя организации.

Распоряжение руководителя о взыскании должно быть сделано не позднее 1 месяца со дня окончательного установления организацией размера причиненного ущерба.

Если месячный срок истек или работник не согласился добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то организация должна обратиться в судебные органы.

Если работодатель нарушит установленный порядок взыскания причиненного ущерба, работник может обжаловать действия администрации предприятия, обратившись в суд.

При возмещении причиненного ущерба допускается возмещение последнего с рассрочкой платежа (такой пункт должен быть указан в трудовом договоре). В этом случае работник должен предоставить письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей.