В примечании необходимо указать порядок оплаты, который вы согласовали с Заказчиком. Если есть какие-то важные детали, согласованные с Заказчиком, например сжатые сроки или вы договорились с клиентом, что отправите документы через электронный документооборот (какой у клиента оператор, СБИС/ДИАДОК), это тоже нужно указать в примечании. После того как вы перенесли карточку в колонку выставляем счета/договора, нужно сообщить об этом бухгалтеру, после того как она составит Договор, отправляете его клиенту. После подписания Договора, переносите карточку клиента в колонку «ожидаем оплаты». Когда клиент оплатит, создаем на основании карточки сделку.
Ниже приведен пример, какие Договора у нас есть для ООО «Подряд»
Высота потолков говорит на о том, сколько будут стоить монтажные работы, если на объекте большая высота потолков и с обычной лесенки до него не достать, нам потребуются леса, вышка-тура или ножничные подъемники, аренда данных механизмов дорогостоящая услуга, которая должна отображаться отдельной строчкой в коммерческом предложении.
Материал из которого сделан потолок, говорит нам так же о том, какое оборудование будет применено, например если на объекте установлен потолок армстронг, мы можем его разобрать и проложить кабельные линии по бетонному потолку используя следующий крепеж: металлический дюбель и саморез с прессшайбой, если потолок сделан из металлического профильного листа используются кровельные саморезы без дюбеля, если потолок зашит гипсокартоном используется специальные ввертыши в гипсокартон «дрива» в которые вкручиваются саморезы, либо используется беспроводная система (радиоканальная), что бы не портить внешний вид потолка.
С типом стен аналогичная ситуация, эта графа нужна для принятия решения о типе кабеля-несущей системы и типа крепления. В зависимости от назначения помещения и характера ремонта (который можно посмотреть в папке «фото видео с объекта») делается выбор между типом системы (проводная/беспроводная) и типом кабеля-несущей системы. Например:
– Если потолок зашит гипсокартоном и сделан очень хороший ремонт, значит будет беспроводная система, чтобы не портить ремонт.
– Если здание офисное, можно использовать кабель-канал для монтажа кабельных линий на видных местах, если тип потолка «армстронг» можно использовать гофрированную ПВХ трубу для прокладки кабельных линий за потолком (в офисных зданиях обычно подвесной потолок типа «армстронг»).
–Если назначение объекта завод/склад/производственное помещение, значит можно смело прокладывать кабель в гофрированной ПВХ трубе. Если есть помещения с хорошим ремонтом (например, офисные помещения), там можно использовать кабель-канал. При выборе ПВХ трубы нужно учитывать в какой среде она будет прокладываться, если внутри помещений, тогда для этих целей подойдет гофрированная ПВХ труба серого цвета, если на улице (по фасаду здания, например), тогда для этих целей подойдет гофрированная ПНД труба черного цвета. Самые популярные размеры гофрированных труб 16 и 20 мм. В гофрированную трубу диаметром 20 мм можно протянуть 3 кабельных линии 1х2х0,5 мм. Размер кабельного канала так же выбирается исходя из того сколько в нем будет проложено кабельных линий.
Количество этажей в здании, нужно для определения типа системы речевого оповещения. Есть свод правил СП 3.13130.2009 «Система оповещения и управления эвакуацией людей при пожаре» в котором указаны типы систем оповещения и порядок определения типа системы. Находим в этом своде правил таблицу № 2 в которой указаны критерии выбора типа системы оповещения для различных зданий. И смотрим, в карточке клиента указано, что наш объект относится к «базе отдыха», это можно соотнести с 4 пунктом таблицы «Гостиницы, общежития, спальные корпуса санаториев и домов отдыха общего типа…», в карточке клиента указано что у здания 10 этажей, соответственно будет применён 4 СОУЭ (системы оповещения и управления эвакуацией).
Далее смотрим что относится к данному типу эвакуации в таблице №1 этого же свода правил: Мы видим, что на данном объекте мы должны установить все со знаком +, а именно:
– речевую систему оповещения (Динамики, которые в случае пожара будут транслировать специальный текст «внимание, пожарная тревога»).
– эвакуационные оповещатели «выход».
– эвакуационные знаки, показывающие направление движения
– разделить систему на зоны оповещения
– оборудовать объект обратной связью с помещением пожарного поста
Хороший инженер может не знать всего, но он обязан знать где можно найти ответ. Сейчас вам надо просто запомнить, куда вам нужно смотреть, что бы понять какую систему оповещения вам ставить: речевую (динамики со стойкой оповещения) или звуковую (звуковые оповещатели издающие тональный звук, «пищалки»).
Если на объекте имеется вентиляция, это означает, что при разработке коммерческого предложения или проекта, нужно предусмотреть устройство, отключающее вентиляцию. Это нужно для того, чтобы пожар не разносился в соседние помещения по вентиляции, согласно нормативных документов.
Если на объекте имеется система контроля и управления доступом (электромагнитные замки на дверях), это означает, что при разработке коммерческого предложения, нужно предусмотреть устройство, отключающее систему контроля и управления доступом. Это нужно для того, чтобы люди в случае пожара смогли беспрепятственно эвакуироваться из здания, согласно нормативных документов.
В обязательном порядке, менеджер при выезде на объект в качестве исходных данных берет поэтажные планы объекта, на которых отображает (при наличии) расположение системы контроля и управления доступом, места установки электрических шкафов, места установки огнезадерживающих клапанов и клапанов дымоудаления. Эта информация нужна, чтобы понять куда и какое оборудование ставить, куда тянуть кабельные линии и от куда запитывать оборудование противопожарной защиты.
Графа «Есть СТУ», говорит нам о том, что на данный объект разработаны специальные технические условия. Бывают объекты, которые не подходят под действующие нормы (своды правил 484, 485, 486, 3, 6). Для таких объектов разрабатываются специальные технические условия, в которых указывают характеристики объекта и порядок его оборудования пожарной сигнализацией. Перед разработкой проекта или коммерческого предложения, нужно ознакомиться с СТУ, там могут быть указания по монтажу системы о которых вы даже не догадывались, например, если на объекте есть атриум, и перегородки выполнены из стекла, в СТУ может быть указано, что стекло в случае пожара должно охлаждаться водой из спринклерных оросителей, для того что бы оно не лопнуло и дым не окутал другие этажи. Или в СТУ может быть указано, что система оповещения и управления эвакуацией запускается от спринклерной системы пожаротушения, а не от дымовых извещателей или количество дымовых извещателей будет увеличено в 2 раза из-за пожароопасности объекта или тип применяемых пожарных извещателей будет строго определен, например, тепловой или пламени. В общем в СТУ может быть очень важная информация которую надо учитывать. В разработанном проекте обязательно должна быть ссылка на СТУ с указанием номера и даты регистрации в МЧС (обычно указывается на последнем листе или на титульном).
Информация необходимая при проектировании.
В карточке клиента, в комментариях указывается что необходимо сделать. В нашу компанию, как правило обращаются со следующим задачами:
– Разработать проектную документацию на систему АПС, СОУЭ, АУПТ (уже смонтированную или только планируют монтаж);
– Произвести модернизацию участка системы АПС, СОУЭ, АУПТ, СКС, СОТ, СКУД и любой другой слаботочной сети;
– Произвести монтаж с поставкой оборудования для слаботочных систем;
– Произвести монтаж без поставки оборудования. Бывает к нам обращаются крупные компании, которые ищут подрядчика для производство только монтажных работ.
– Поставить объект на обслуживание (системы АПС, АУПТ).
После того, как вы ознакомились с информацией указанной в карточке клиента, вам нужно зайти на Яндекс диск и найти номер папки (он соответствует номеру, указанному в карточке клиента).
Так происходит поиск нужной папки. Если открыть папку № 79 мы сможем в ней увидеть следующие папки (количество папок и наименование добавляются в зависимости от необходимости, ниже указаны основные виды):
– Бухгалтерия. В данную папку бухгалтер загружает договора, счета на оплату по данному объекту, так же там находятся реквизиты организации заказчика.
– Переписка. В данной папке отображаются письма, направленные заказчику, каждое письмо имеет свой номер, который указан в названии письма, если открыть письмо в левом верхнем углу будет отображен номер с датой отправки. Иногда вам нужно будет отправлять письма, в этом нет ничего сложного, меняется текст, дата и номер письма, письмо сохраняется в pdf формате и отправляется на указанный адрес.
– Фото видео с объекта. В данной папке находится фото и видео материал, который отснял менеджер при обследовании объекта, иногда эта информация помогает при проектировании, например, для определения качества ремонта или разработке инженерного решения.
– Коммерческое предложение. Это ваша папка, именно с ней вы будите работать. В папку коммерческое предложение загружаются все исходные файлы, которые необходимы для редактирования
КП и конечный вариант коммерческого предложения, который направлен заказчику. От того как вы выполните свою работу будет зависеть работа других сотрудников и прибыль, полученная компанией.
– Закрывающие документы. В данную папку загружаются все документы, которые вы разрабатываете для закрытия выполненных работ.
Часто бывает такое, что приходиться вносить правки в коммерческие предложения или в проектную документацию, в таком случае, вы вносите правки и сохраняете документ на Яндекс диске, в ваших папках в любое время дня и ночи должна находиться актуальная информация о направленных клиенту коммерческих предложениях, разработанных проектах и закрывающих документах.
В папку черновики, вы загружаете всю НЕ АКТУЛЬНУЮ информацию, что бы она не мешала другим сотрудникам и не вводила их в заблуждение.
Поэтажные планы/схемы/планы эвакуации/чертежи находятся в папке коммерческое предложение. Их загружает менеджер после обследования объекта. На них отображена вся необходимая информация (места размещения и количество СКУД, клапанов ОЗК/ДУ, размещение электрощита, щит вентиляции – при наличии).
При разработке проектной (исполнительной) документации, все исходные файлы (dwg, word, excel, pdf итд) загружаются на Яндекс диск. В папке «4 Проектный отдел» вы должны создать новую папку и назвать точно так же как она называется в карточке клиента в системе bitrix. В эту папку вы загружаете готовый проект в формате pdf со всеми исходными файлами. Что бы любой сотрудник компании в любое время мог найти ваш проект.
Папка проектный отдел.
В корне диска, так же есть файлы с поставщиками и подрядчиками. Если вам нужно что-то купить, вам нужны поставщики, там все интуитивно понятно. Если вам нужно что-то сделать, значит вам нужны исполнители, там тоже все интуитивно понятно.
3. Коммерческое предложение (КП)
Как я говорил ранее, в нашу компанию обращаются с различными задачами, для каждой задачи разрабатывается коммерческое предложение. Можно сказать, что КП состоит из блоков и для каждой задачи состав блоков разный. В этой главе мы подробно разберем состав коммерческого предложения для каждого вида клиента. Начнем с самого простого:
1. Клиент обратился в нашу компанию с просьбой разработать проектную документацию на автоматическую пожарную сигнализацию или разработать исполнительную документацию на уже смонтированную систему. К этому же типу, можно отнести клиента, который хочет обслуживать систему АПС или АУПТ. Для таких клиентов, коммерческое предложение разрабатывается в одну строчку.
Коммерческое предложение для такого клиента будет состоять из титульного листа, в левом верхнем углу которого указывается номер исходящего (он же номер клиента, берется из CRM, он же номер папки) и дата разработки КП. Ниже указывается название коммерческого предложения (на обслуживание автоматической пожарной сигнализации) – эта информация берется из комментариев в карточки клиента, там указывается с какой задачей к нам обратился клиент. Далее указывается назначение объекта (данная информация берется из карточки клиента, графа «назначение объекта»), ниже указывается адрес объекта. Обратите внимание, что вся информация указываемая в коммерческом предложении выполнена шрифтом GOST Common (курсив), все выполнено аккуратно, ровно, параллельно и перпендикулярно. Ниже указывается стандартная информация, которая не меняется: это адрес нашего офиса, ИНН нашей компании, лицензия МЧС, e-mail, телефон, сайт. Информация о руководителе проекта берется из карточки клиента, графа «ответственный», на данный момент – это Чапего Дмитрий Александрович, но в дальнейшем при росте компании будут появляться новые сотрудники. После составления коммерческого предложения, нужно проверить общее количество листов и указать их количество на титульном листе в колонке «листов». В строке «Разработал» указываете себя, в строке ГИП указываете Просвирова Н.О. На следующей странице представлен образец титульного листа коммерческого предложения. Титульный лист обязателен для всех коммерческих предложений, для любого типа клиента. У каждого коммерческого предложения есть титульный лист.
Вторым блоком идет само предложение, в котором отображается наименование услуги, цена за единицу, количество, ед. измерения и общая стоимость. Например Обслуживание АПС, 6500р в месяц, количество месяцев – 12, общая стоимость за год 70тр. Ниже идет гиперссылка на примеры наших работ и подпись ген. директора с печатью.
Вот ссылка, которую. мы чаще всего вставляем в качестве примера выполненных работ по монтажу систем АПС: https://www.youtube.com/watch?v=UvSvfgD-UaY&t=75s (https://www.youtube.com/watch?v%3dUvSvfgD-UaY%26t%3d75s)
Что бы вставить ссылку, нужно: выделить часть текста (на который будут нажимать и переходить по ссылке), нажать на него правой кнопкой мыши, на выпавшем списке нажать «гиперссылка», в графе «адрес» вставить ссылку и нажать «ок».
Если клиент обратился с задачей «разработка проектной (исполнительной) документации», в наименовании нужно указать данную услугу, количество – 1 ед, стоимость берется из карточки клиента.
Следующим блоком идут лицензии нашей компании, они прикрепляются ко всем коммерческим предложениям, выставленным от компании «Подряд» касающихся систем пожарной безопасности, по очередности идут последним блоком. Лицензия не прикладывается, если речь идет о поставке оборудования или производстве работ по другим направлениям слаботочных систем, например: системы контроля и управления доступом, системы видеонаблюдения, системы диспетчеризации, системы охранной сигнализации, структурированные кабельные сети (интернет) – данные работы не требуют обязательного лицензирования по законодательству нашей страны.
