Лучшие практики управления компаниями

3.4.26. Инструменты визуального контроля

Цели применения визуализации системы управления:

1. Определение и наглядная демонстрация приоритетов для действий/задач.

2. Визуализация результатов: выполнено ли то, что было запланировано за период.

3. Отображение управленческих целей.

4. Предоставление обратной связи членам команды.

Примеры визуализации контрольных процедур хорошо всем нам известны и распространены в повседневной жизни (см. Рисунок 59).

Рисунок 59 – Примеры визуализации управления

На практике, на своих проектах мы часто прибегали к данным инструментам. Приведу несколько примеров:

Пример 1. Расчет оптимального уровня хранения запасов в ремонтном цехе. Оптимальный целевой размер запаса каждой запчасти учитывал статистику потребления и время на доставку до цеха. Формула расчета запаса приведена в главе 6.5.12 УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ В КЛАДОВЫХ/ МАГАЗИНЕ/ ПОДСОБНЫХ ПОМЕЩЕНИЯХ. Супервайзер еженедельно проводил осмотр в цехах и делал заказ запчастей для пополнения до оптимального уровня. Таким образом мы стандартизировали процесс заказов запчастей от наших заказчиков (цехов).

Рисунок 60. Пример разметки оптимального уровня запасов МТР в цеху

Пример 2. На производственной компании, прямо на входе мы установили монитор с дэшбордами по показателям производственной безопасности. Это должно было мотивировать сотрудников соблюдать меры предосторожности на производстве, и напоминать руководству – следить за соблюдением нормативов и немедленно принимать меры.

Пример 3. На складе для поддержания порядка мы повесили белую доску, на которой были отображены 3 метрики эффективности управления складом: плотность хранения, чистота и пересортица. Ежемесячно в случайный день на склад приходил супервайзер, чтобы выполнить обход склада, сделать выборочную проверку наличия материалов на соответствие данным в учетной системе компании. Проверка одного склада занимала 1 час, по завершению которой он отмечал на белой доске фактические показатели кладовщика.

Рисунок 61. Пример разметки ключевых метрик для склада

3.4.27. Стандарт работы руководителя

Чтобы улучшить производственную культуру и повысить эффективность производства, такие предприятия, как Сибур и НЛМК, применяют стандарт работы руководителя (СРР), который становится «новым образом действий» и обеспечит устойчивую трансформацию.

СРР – это комплекс регулярно выполняемых управленческих действий, правильных управленческих практик. Фактически это управленческие практики, направленные на повышение эффективности управления производственным процессом и развитие потенциала каждого работника, в особенности цехового персонала (см. Рисунок 62).

Рисунок 62 – Области компетенций в стандарте работы руководителя

3.4.28. FMEA

FMEA (failure modes and effects analysis) – системный подход по выявлению рисков в новом процессе и их приоритизации с учетом их критичности, вероятности возникновения и простоты своевременного обнаружения. Подход дорабатывался многими руководителями и консультантами и применяется либо до запуска нового процесса, либо уже после для контроля стабильности внедренных изменений [53, 57, 63].

Основные шаги в подходе управления рисками:

1.Подготовка команды людей, которые прямо или косвенно участвую в процессе. Обычно вне зависимости от исследуемого процесса, команда включает экспертов из разных направлений: управление финансами, продажами, производством, закупками, бухгалтерии.

2.Четко определите границы исследуемого процесса, используя схему бизнес-процесса. Без этого шага возникает риск, что объем операций, которые нужно продумать и контролировать будет разрастаться.

3.Заполните матрицу FMEA полным перечнем задач процесса, входящими и выходящими документами по каждой задаче. Далее, для каждой задачи нужно определить все возможные сценарии, при которых задачи не могут быть успешно выполнены. Также нужно указать влияние этих негативных сценариев на клиентов исследуемого процесса, определив, что будет если риск реализуется.

4.Оцените каждый риск по критичности, вероятности возникновения и легкости обнаружения по 5-бальной оценке (от 1 до 5). Рассчитайте «ранг» каждого риска, перемножив значения между собой. Ранг поможет отсортировать весь перечень рисков от наиболее значимых к наименее значимыми. Чтобы сделать оценку критичности риска объективным, компании создают собственные матрицы рисков

Таблица 21 – Матрица критичности рисков компании

5.Совместно с командой определите контролирующие мероприятия для предотвращения рисков, либо для смягчения их эффектов. Контрольные мероприятия должны быть соразмерны с эффектами.

На наших проектах по автоматизации мы всегда использовали подход применения FMEA.

Таблица 22 – Применение FMEA на проекте по автоматизации функции снабжения

Выше приведен пример одной функции процесса исполнение обязательств по договору: «контроль исполнения обязательств по договору». В параграфе 6.6.1 ОРГАНИЗАЦИЯ СКВОЗНОГО ПРОЦЕССА ОБЕСПЕЧЕНИЯ ПРОИЗВОДСТВА мы приводили описание сквозного процесса снабжения и фотографию одного из процессов снабжения: «выполнение закупки и заключение договора» (см. Рисунок 103). В сквозном процессе снабжения содержится 12 бизнес-процессов, в каждом из которых 100–150 задач. При таком объеме изменений создается реестр рисков и контролей, чтобы полностью отработать подход FMEA. Для управления изменениями на таком объеме в матрицу добавляются дополнительные аналитики: название бизнес-процесса, уникальные номера задач процессов, виды контрольных процедур (автоматизированные, ручные, либо комбинированные), частота проведения контрольных процедур, ИТ-система в которой она реализуется, тип контрольных процедур. Поскольку каждый бизнес-процесс имеет свои цели и задачи, то строить матрицу FMEA нужно не только «снизу-вверх» (от функций бизнес-процессов), но и «сверху-вниз» (то есть от рисков невыполнения задач самого бизнес-процесса).

Инструмент позволяет на этапе проектирования определить дополнительные требования к автоматическим контролям и разрабатываемому функционалу. В жизни получалось так, что если риск не реализован, то эффект от продуманности системы никто не мог оценить по достоинству. Однако, если вы отвечаете за эффективность операций, либо за управление рисками (в крупных производственных компаниях выделяют такие отделы), то сделайте обязательным применение FMEA на всех проектах компании.

3.5. Система постоянного совершенствования

Постоянное совершенствование – это философия организации работ, которая состоит в постоянном улучшении процесса с точки зрения повышения качества, увеличения скорости и сокращения стоимости получения продукта. С точки зрения практической реализации для компании эта философия трансформируется в систему постоянного совершенствования, которую эффективные компании внедряют для получения конкурентного преимущества. Эта система способствует достижению стратегических целей компании за счет повышения эффективности ее бизнес-процессов и их непрерывной адаптации к изменяющимся внешним условиям. Рассмотрим несколько лучших практик, которыми мы пользовались в консалтинге для внедрения системы «постоянного совершенствования» в компании.

Этапность внедрения. Сначала организуются пилотные проекты в отдельных структурных подразделениях, бизнес-единицах, категорий товаров, затем происходит более широкое внедрение системы при положительных результатах предыдущего этапа, что дает возможность безболезненной остановки начатых изменений и продолжения их в будущем без потери предыдущего эффекта (см. Рисунок 63).

Рисунок 63 – Построение системы постоянного совершенствования

Обучение и передача знаний: тренинги для сотрудников по методологии LSS с практическими примерами и командными игровыми элементами позволяют внедрить систему постоянного совершенствования в масштабах всей компании за короткий срок силами самих сотрудников. По мере роста числа сотрудников, прошедших обучение или сертификацию, компания становится самосовершенствующейся, и задача консультантов состоит в информационной поддержке лидеров внутренних проектов («зеленых» поясов) и контроле соблюдения принципов LSS, а также соответствия проектов стратегическим целям компании.

Совместная работа консультантов и команды сотрудников компании не вызывает эффекта отторжения навязанного решения. Каждый чувствует свою ответственность перед командой за выполнение коллективно принятого решения и свою причастность к положительным результатам командной работы.

Внедрение системы постоянного совершенствования в компании происходит на всех уровнях управления: высший менеджмент, средний менеджмент, рабочие группы в функциональных отделах. Сначала организуются пилотные проекты в отдельных структурных подразделениях, затем происходит более широкое внедрение системы при положительных результатах предыдущего этапа, что дает возможность безболезненной остановки начатых изменений и продолжения их в будущем без потери предыдущего эффекта. Основные этапы внедрения системы постоянного совершенствования:

1. Предварительное обследование.

2. Работа с руководителями высшего звена.

3. Проведение пилотного проекта на уровне департамента:

3.1. Работа с руководителями среднего звена.

3.2. Работа с руководителями рабочих групп отделов департамента.

3.3. Работа с рабочими группами двух отделов департамента.

3.4. Внедрение системы в другие отделы департамента.

4. Полномасштабное внедрение в другие департаменты компании.

Предварительное обследование. На данном этапе происходит знакомство с бизнесом предприятия, динамикой развития и перспективами, оценка системы управления предприятием, уровня технической оснащенности производства, квалификации персонала, взаимоотношений внутри коллектива. Компания сравнивается с компаниями мирового класса и российскими конкурентами. Происходит уточнение целей и плана реализации проекта.

Работа с руководителями высшего звена. На данном этапе проводятся семинары для высшего руководства по управлению изменениями и постоянному совершенствованию. На семинарах достигается понимание необходимости внедрения системы постоянного совершенствования, согласуются общая философия, система ценностей, миссия, стратегические цели компании и определяются бизнес-процессы, в приоритетном порядке подлежащие совершенствованию. Совместно разрабатываются основные принципы и правила качества работы, взаимоотношений внутри и вне компании. Определяются принципы управления изменениями при внедрении системы постоянного совершенствования, элементы системы поощрения и дополнительной мотивации персонала, коммуникации. И стоит отдельно подчеркнуть, что руководители высшего звена по итогам этих обсуждений должны поддержать внедрение системы не только на бумаге, но и реальным вовлечением. Без их личной поддержки и инициативы система не сможет работать в полную силу.

Конец ознакомительного фрагмента.

Текст предоставлен ООО «ЛитРес».

Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию на ЛитРес.

Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.