Очень сложно начать рассказ о Структуре подбора персонала, пропустив цель и важность данной функции для организации, и о типичных ошибках, которые встречаются во многих компаниях на пути подбора и найма новых сотрудников.
Итак, целью работы HR-менеджера является обеспечение компании/организации качественным персоналом, способным выполнять возложенные на него трудовые функции, а также управление этим ресурсом во времени.
Важность данной функции проявляется в скорости и эффективности стремления компании к ее стратегическим целям. Подбор и управление персоналом осуществляются именно для достижения кратко-, средне- и долгосрочных целей бизнеса. Именно в этом контексте мы будем рассматривать процесс поиска, подбора и входящей оценки кандидатов. Наша задача: найти сотрудников, которые смогут эффективно справляться с поставленными задачами, достигать результатов и стремится к достижению стратегических целей компании.
Ошибка, которая часто встречается в работе HR-менеджера: Приоритет на скорость подбора в ущерб качеству сотрудников. Она проявляется в ситуациях, когда менеджеру по персоналу необходимо закрыть много вакансий, когда требования к искомым специалистам завышены, когда HR не может адекватно проводить входящую оценку кандидата на собеседовании. Наша книга призвана снизить подобный риск и повысить качество подбора персонала в компании путем раскрытия инструментов, технологий и методов для работы HR-менеджера.
Этапы и структура процесса подбора персонала
Схема процесса подбора персонала очень проста. Она состоит из 4 шагов:
Получение заявки на подбор, составление профиля должности;
Поиск кандидатов, отбор резюме;
Проведение собеседований, оценка кандидатов;
Прием на работу, первый рабочий день.
Теперь о каждом шаге подробнее:
1 ШАГ. Получение заявки на подбор, составление профиля должности:
Беседа с руководителем подразделения;
Согласование сроков подбора;
Анализ Должностной инструкции и иных документов, регламентирующих работу компании;
Информационный лист (предложение для кандидата);
Обсуждение возможных сложностей и вариантов;
Определение этапов отбора кандидатов.
Беседа с руководителем подразделения, в которое необходим сотрудник. Это очень важный элемент, с точки зрения снятия информации. HR-менеджеру важно практически провести собеседование с руководителем, для того чтобы понять, какой сотрудник необходим. Оценить компетенции руководителя, под которые мы будем подбирать сотрудника. Понимать важные аспекты личности руководителя для построения будущих взаимоотношений («сработается» – «не сработается») с сотрудником, перспектив более эффективного сотрудничества. Задача HR-менеджера: понять, какой сотрудник наиболее успешно справится с теми задачами, которые ставит перед ним руководитель.
Согласование сроков подбора с будущим руководителем. Часто руководитель желает, чтобы сотрудник был «вчера», поскольку и задачи бизнеса и конкретного отдела требуют срочного выполнения. В нашу компетенцию входит предвидеть и адекватно оценивать степень сложности заявки и трудности, которые могут возникнуть на пути поиска и подбора специалиста. Необходимо аргументированно объяснить руководителю условия работы и согласовать сроки, которые будут реальными в конкретной ситуации.
Анализ должностных инструкций и иных документов, регламентирующих работу, направлен на выявление функций и точных задач, которые будет выполнять новый сотрудник. Естественно, это в том случае, если Должностная инструкция – работающая! Если должностная инструкция носит типовой характер или стандартную форму, тогда задача HR-менеджера меняется, и он должен детально побеседовать с руководителем или другими сотрудниками отдела для прояснения и точной формулировки всех функций, должностных обязанностей и основной задачи должности.
Информационный лист (предложение), здесь мы не рассматриваем текст как объявление. Короткое и четкое изложение Требований, Условий, Обязанностей в простой форме. Информационный лист передается кандидату во время собеседования, как дополнительный источник информации. Кандидат может взять с собой этот Информационный лист и дома еще раз ознакомится или более внимательно изучить его.
Обсуждение возможных сложностей и вариантов. Наши руководители хотят найти себе сотрудников идеальных. Например: с тремя высшими образованиями, 25 лет, с пятилетним стажем работы – такое невозможно! Задача HR-менеджера объяснить это руководителю аргументированно, понятно, с акцентом на качество и выполняемые будущим сотрудником функции. Объяснить в деталях, если необходимо, как будет проходить процесс поиска кандидатов и какие сложности могут возникнуть из-за завышенных требований. В беседе с руководителем важно смягчить требования и расширить варианты подбора.
Пример:
Руководитель хочет Бухгалтера, обязательно женщину, со стажем 10 лет, чтобы она могла вести всю бухгалтерию как единственный сотрудник. В беседе выяснилось, что может быть и мужчина, что стаж может быть и пять лет, главное чтобы он знал основные проводки, счета, которые ведет фирма, и имел опыт работы в торговле во внебюджетной организации. Таким образом, поле кандидатов расширяется и появляется больше возможностей найти подходящего человека.
Смягчение требований помогает работу HR-менеджера сделать легче, увеличить поток кандидатов и возможности компании.
Определение этапов отбора кандидатов – как будет проходить поиск и подбор кандидатов.
Например:
На составление – 1 день; Первоначальный поиск кандидатов – 1 неделя; Повторные собеседование с руководителем – через 8 дней после начала поиска.
До начала поиска и подбора сотрудников необходимо обсудить с руководителем, как именно он будет проводить собеседования (показывать ему сразу кандидата или подождать, когда появится 3-4 человека). Из каких этапов будет состоять процесс подбора и оценки.
Например:
Первый этап: Ознакомительный;
Второй этап: Задание (профессиональный или психологический тест);
Третий этап: Стажировка в течение 1 дня на рабочем месте.
Все этапы обсуждаются с руководителем подробно и заранее. Чтобы HR-менеджер был готов к вопросам кандидатов, и чтобы кандидаты знали о всех сроках и согласованиях в компании.
Часто мы теряем кандидатов именно на этапе прохождения всего многообразия заданий, когда кандидаты не предупреждены и плохо понимают сроки оценки и согласования.
2 ШАГ. Поиск кандидатов, отбор резюме.
Анализ возможных путей поиска и подбор оптимальных источников;
Составление объявления о вакансии и его размещение;
Первичный анализ анкет кандидатов;
Приглашение на собеседование. Звонки кандидатам.
Анализ возможных путей поиска и подбор оптимальных источников. Задача рекрутера продумать: где искать кандидатов, какие СМИ, сайты, компании использовать для размещения информации и «прямого» поиска.
Составление объявления о вакансии и его размещение, подготовка текста объявления и размещение его, анализ откликов кандидатов, корректировка.
Первичный анализ анкет кандидатов из базы данных, вновь пришедшие анкеты и резюме. Анализ осуществляется по формальным критериям, часто это: возраст, образование, опыт работы и т.п.
Приглашение на собеседование. Звонки кандидатам.
3 ШАГ. Проведение собеседований, оценка кандидатов.
Подготовка к собеседованию, выбор места и времени бесед;
Выбор оптимального вида и формы собеседования;
Составление вопросного листа;
Подготовка кейсов и заданий для кандидатов (тестов);
