Кадровик. Самоучитель кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство для «кадровика» всего лишь одна из трудовых функций в управлении персоналом. В словарях можно встретить такое определение:

УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ

(personnel management) Управление сотрудниками организации в целях выполнения ими их работы и в рамках организации в целом, как в её интересах, так и в интересах сотрудников. В инфляционные 1960–70-е гг. высокая занятость и рост компьютеризации породили новые потребности работодателей. В сочетании с расширением законодательства о занятости это способствовало существенному повышению значимости управляющего персоналом (personnel officer’s). Хотя с проблемой управления персоналом в большей или меньшей мере сталкиваются все менеджеры, крупные организации в названный период стали обращаться к услугам специалистов в интересах централизованной разработки стратегии использования рабочей силы, найма и подбора кадров, их обучения и профессиональной подготовки, условий труда и его оплаты. Причём особое внимание уделялось проблемам трудовых отношений и безопасности труда, правовым аспектам взаимодействия предпринимателей и лиц наёмного труда. С ростом безработицы в 1980-е гг. наметился переход от управления персоналом к подбору персонала (personnel selection). Изменения в технологических процессах и необходимость повышения эффективности и гибкости производства в свете обострения конкуренции на мировых рынках определяют постоянное повышение значения стратегии использования рабочей силы и её профессионального обучения. Растёт и потребность в непрерывном изменении структуры организации с целью достижения роста продукции без увеличения численности персонала. Нынешняя тенденция характеризуется особым вниманием и к способам достижения существенного удовлетворения трудом за счёт его варьирования, особенно путём профессионального обучения одного и того же лица разным специальностям. [Словарь бизнес-терминов]

Самое главное во всём этом – уяснить, что же на самом деле представляет собой «документация по кадрам». Любой кадровый документ – это не просто «бумажка», это – «деньга» – некая форма денег. Работник продаёт работодателю не просто свои знания, умения, вообще компетенции, он продаёт самый главный и невосполнимый ресурс – время. И не важно, что в это проданное по сходной или спекулятивной цене в это время включает трудовой договор: вообще, это уже проблема нанимателя, за свои деньги получить максимум из единицы рабочего времени. Трудовой договор – это «расписка» в покупке рабочего времени с описанием условий сделки. Приказ о приёме на работу – «платёжное поручение» на начало денежных операций в отношении работника. Справка с места работы – «вексель». Табель учёта рабочего времени, командировочное предписание, объяснительная – всё это документально подтверждение денег. Любая «бумажка» – есть подтверждение утилизации времени работника, или списания этого времени в «брак».

Кадровые документы есть, как обязательные, так и не обязательные. Одни являются «первичкой», а другие полнейшая импровизация работодателя. Но чем больше документов, тем больше шансов избежать больших неприятностей, ведь картина мира работодателя практически всегда не совпадает с картиной мира вышестоящих контролирующих органов, и когда эти органы запросят подтверждение некоего факта, просто слов будет недостаточно, ведь закон юриспруденции гласит: чего нет на бумаге, того нет и в природе.

Что же такое делопроизводство? Это просто узнать. Достаточно заглянуть в ГОСТ Р 7.0.8-2013

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО:

1 делопроизводство: Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.

2 документационное обеспечение (управления), ДОУ: Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.

3 управление документами: Деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.

4 архивное дело: Деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов.

5 служба делопроизводства: Структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации.

6 архив (нрк архивохранилище): Организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учёт, хранение и использование архивных документов.

7 документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.

Там же даны определения большому количеству других явлений, всё для того, чтобы они трактовались одинаково всеми принимающими в них участие. Начинающему специалист по кадровому делопроизводству необходимо приучить себя в любой непонятной ситуации не бежать в «интернет» в соцсети, интернет-форумы, «паблики», спрашивать совета от таких же слабо компетентных анонимных участников тематических обсуждений. А в первую очередь обращаться к авторитетным источникам: ГОСТам, руководствам, положениям, постановлениям и так далее.

Чем же, обычно, занимается «кадровик–делопроизводитель»?

Обеспечивает кадровый учёт. Кадровый учёт – это «документированный учёт движения персонала организации (учреждения), связанный с оформлением трудовых отношений, приёма, перемещения, увольнения и организации труда» [«Государственное и муниципальное управление» терминологический словарь.]

Все шаги, любые действия трудовых отношений необходимо документировать. Объём бумажной работы по одному работнику значителен, а если ещё и знать, что работник, на совершенно законных основаниях, может запросить выдать ему под сорок документов имеющих непосредственное отношение к его трудовой деятельности в данной организации? А если таких работников не пять, и не десять? Даже в минимальном виде обеспечение документооборота – это нахождение типовых вариантов обязательных различных документов по кадровому учёту, коих почти три десятка, и их адаптация под специфику компании уже очень большой объём работы для одного человека. Это и трудовые договора, и правила внутреннего трудового распорядка, и инструкция по охране труда, и правила обработки персональных данных, и так далее. И всё это необходимо составить и утвердить без ошибок, так как исправления «задним числом» невозможны технически.

Оформление трудовых договоров, процесс сложный, если компания небольшая. К каждому нанимаемому специалисту в малом бизнесе подход зачастую индивидуален. Одно дело, принять на работу в цех двадцать работников одинаковой квалификации для выполнения одинаковой работы, другое – заполнить двадцать вакансий различных должностей, и к каждой «ставке» найти своего исполнителя. И если в первом случае потребуется двадцать одинаковых трудовых договоров, то во втором – двадцать разных, где необходимо указать все особенности труда и оплаты за него.

И при каждом изменении договорённостей с работником, составлять дополнительное соглашение и «подшивать его к делу». А также информировать, зачастую под роспись, с локальными различными нормативными актами.

Так же, в обязанности специалиста по кадровому обеспечению, входят и такие обязанности, как обработка документов для начисления пособий, пенсий, различных компенсаций, работа с больничными листками по временной нетрудоспособности, пособий по беременности, различных надбавок, и так далее.

Ему же вменяется в обязанности полное обеспечение ведения трудовых книжек. А это их приём, заполнение, ведение, хранение и выдача. И по трудовым книжкам существует отдельный регламент под названием «МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПРИКАЗ от 19 мая 2021 г. N 320н ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ФОРМЫ, ПОРЯДКА ВЕДЕНИЯ И ХРАНЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК». И, хотя, уже существует систему учёта электронных трудовых книжек», «бумажные» ещё долго будут усложнять жизнь современным «кадровикам».

Отвечает за ведение и хранение трудовых книжек. Именно кадровик принимает трудовые книжки на хранение и заполняет их в соответствии с актуальными инструкциями, проверяет бланки на подлинность, исправляет выявленные ошибки и вшивает вкладыши, если заканчивается место для записей.

Ещё, ответственный за кадровый документооборот, оформляет личные дела работников, ведёт информационную систему по персоналу, и всё это в очень строгих рамках закона о персональных данных.

Работа с архивом – это тоже обязанности «кадровика-делопроизводителя». Архивное дело тоже регламентировано очень строго. Необходимо разработать и утвердить в компании положение по ведению архива. Затем составить номенклатуру дел. Обеспечить оперативное хранение документов. И систематически отслеживать сроки хранения дел, чтобы то, что уже «устарело» списать в Госархив, а что-то уничтожить, составив соответствующий акт. В маленьких фирмах в арендуемых помещениях места под лишний шкаф с делами не всегда могут себе позволить.

Профессиональная подготовка и переподготовка, аттестация и прочие подобные мероприятия в малых компаниях обычно осуществляют линейные руководители, «менеджеры среднего звена». Но вот все документы по этим мероприятиям ведёт ответственный за документооборот в организации. Составить письмо в учебный центр, подать список направляемых на переподготовку, составить положение об аттестации работников и прочее, всё это сложный рабочий процесс, если к тому же присутствует значительная специфичность бизнес-процессов в компании и проще и быстрее разработать собственными силами соответствующий документ, чем пытаться подстроить типовой вариант.

А ещё существует множество журналов по учёту и регистрации. И в них постоянно вносятся новые записи. Делаются выписки из этих журналов. Эти журналы проверяются, списываются в архив, уничтожаются в соответствии со сроками хранения, и так далее. Всем этим занимается, опять же, специалист по кадровому обеспечению.

Работник, назначенный ответственным за кадровое делопроизводство в небольшой организации, не всегда имеет чёткое представление о том, чем он собственно должен заниматься. И как его должность называется, тоже не всегда понятно. Даже если такой работник получает возможность составить для самого себя должностную инструкцию, это не спасёт его от выполнения поручений начальства, не указанных в этой инструкции.

Именно для устранения неразберихи в должностях, их названиях, содержании рабочих процедур, в две тысячи шестнадцатом году вышло в свет «Постановление от 27 июня 2016 г. n 584 об особенностях применения профессиональных стандартов в части требований, обязательных для применения государственными внебюджетными фондами российской федерации, государственными или муниципальными учреждениями, государственными или муниципальными унитарными предприятиями, а также государственными корпорациями, государственными компаниями и хозяйственными обществами, более пятидесяти процентов акций (долей) в уставном капитале которых находится в государственной собственности или муниципальной собственности».

Таким образом, для значительной части работников, головная боль с формулировкой и записью в трудовую книжку наименования их должностей прошла. И если работники из разных организаций выполняли очень схожие должностные обязанности, то и их должности стали именоваться одинаково. Проблема с пенсионным фондом в вопросе кто есть кто, практически решилась.

И хоть профессиональные стандарты не обязательны к применению в коммерческих негосударственных компаниях, для малого и среднего бизнеса они вполне полезны. В крупных компаниях департамент управления персоналом обладает достаточной экспертизой для разработки собственных должностных инструкций и в полном объёме. Для ООО с парой десятков работников нанимать для полномасштабной операции по формирования штатов высококвалифицированной команды специалистов – непозволительная роскошь, и выходом, как раз, и является использование профстандартов для упрощения жизни специалиста по кадровому делопроизводству и генерального директора: берётся стандарт по профессии, сравнивается с тем, что делает работник и должностная инструкция корректируется в нужных местах, дабы подпасть под нужное наименование должности. Зачем так делать?

Если на работу принимается работник, который будет что-то делать для того, чтобы через сеть Интернет привлекать покупателей, то можно назвать его должность «интернет-зазывала», но согласится ли он на такую запись в трудовой книжке? Ну а если то, чем он должен будет заниматься, укладывается в перечень трудовых функций профессионального стандарта интернет-маркетолога, то и проблемы никакой нет.

Вот так в первом приближение, выглядит работа специалиста по кадровому делопроизводству. Да, это совсем не то, что HR-менеджер или специалист по управлению персоналом. В реальности, практически все вакансии на сайтах по поиску работы, в последние пару лет, имеющие отношение к «кадровикам», именно что и приглашают специалистов по кадровому делопроизводству, или по первичному поиску работников. Всё управление персоналом в малых организациях свелось к поиску кандидатов и работу с кадровыми документами. Из тезауруса незаметно пропало слово «руководитель» – тот, кто работает с людьми и направляет их. Осталось лишь сплошное управление.

Но, помимо составления трудовых договоров, ведения трудовых книжек, обеспечения требований по обработке персональных данных, ещё существует воинский учёт военнообязанных, а это тоже довольно-таки большой объём работы.

Профстандарт «Специалист по управлению персоналом» содержит хорошо структурированную и самую актуальную на сегодняшний день информацию о функциях кадровика и предъявляемых к нему квалификационных требованиях. Составляя инструкцию, не копируйте профстандарт «от корки до корки», а учитывайте специфику работы, которую будет выполнять конкретный сотрудник. Чем грамотнее и чётче составлена должностная инструкция, тем лучше он будет понимать суть своих обязанностей. Строгих требований к содержанию и структуре этого документа нет, но существует типовой образец, который можно переработать и дополнить.

Что же можно узнать из профстандарта по отношению к «кадровику»?

Описание трудовых функций, входящих в профессиональный стандарт (функциональная карта вида профессиональной деятельности)

Обобщённая трудовая функция «Документационное обеспечение работы с персоналом»

Документационное обеспечение работы с персоналом: Код A, Уровень квалификации 5.

Возможные наименования должностей, профессий:

Специалист по кадровому делопроизводству;

Специалист по документационному обеспечению работы с персоналом;

Специалист по документационному обеспечению персонала;

Специалист по персоналу.

Требования к образованию и обучению:

Среднее профессиональное образование – программа подготовки специалистов среднего звена;

Дополнительное профессиональное образование – программы профессиональной переподготовки, программы повышения квалификации.

Ведение организационной и распорядительной документации по персоналу, трудовые действия:

Обработка и анализ поступающей документации по персоналу;

Разработка и оформление документации по персоналу (первичной, учётной, плановой, по социальному обеспечению, организационной, распорядительной);

Регистрация, учёт и текущее хранение организационной и распорядительной документации по персоналу;

Подготовка проектов документов по процедурам управления персоналом, учёту и движению персонала;

Организация системы движения документов по персоналу;

Сбор и проверка личных документов работников;

Подготовка и оформление по запросу работников и должностных лиц копий, выписок из кадровых документов, справок, информации о стаже, льготах, гарантиях, компенсациях и иных сведений о работниках;

Выдача работнику кадровых документов о его трудовой деятельности;

Доведение до сведения персонала организационных, распорядительных и кадровых документов организации;

Ведение учёта рабочего времени работников;

Регистрация, учёт, оперативное хранение документов по персоналу, подготовка к сдаче их в архив;

Организация документооборота по учёту и движению кадров;

Организация документооборота по представлению документов по персоналу в государственные органы;

Постановка на учёт организации в государственных органах;

Подготовка по запросу государственных органов, профессиональных союзов и других представительных органов работников оригиналов, выписок, копий документов;

Подготовка уведомлений, отчётной и статистической информации по персоналу;

Подготовка информации о заключении трудового или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Уже в названиях, предлагаемых в стандарте, встречается слова персонал. Но, в данном случае «специалист по персоналу» – именно узкая специализация лишь на одной из функций HR-менеджера. Потому и образование требуется уровня колледжа или курсов профессиональной переподготовки (которые с недавних пор заменили «второе высшее», или «второе среднее»).

На первый взгляд, кажется, что перечень обязанностей не так уж и велик, но, это только видимость. Каждый пункт – это только название, за которым скрывается огромный фронт дел, и всё, как обычно, надо было сделать ещё вчера. И чтобы это всё делать качественно, работнику, на которого возложены все вышеперечисленные обязанности, должен знать:

Порядок оформления, ведения и хранения документов по персоналу;

Порядок учёта движения кадров и составления установленной отчётности;

Основы документооборота и документационного обеспечения;

Технологии, методы и методики проведения анализа и систематизации документов и информации;

Порядок расчёта стажа, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам;

Структуру организации;

Трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права;

Основы архивного законодательства и нормативные правовые акты Российской Федерации, в части ведения документации по персоналу;

Законодательство Российской Федерации о персональных данных;

Локальные нормативные акты организации, регулирующие порядок оформления распорядительных и организационных документов по персоналу;

Нормы этики и делового общения;

Базовые основы информатики, структурное построение информационных систем и особенности работы с ними;

Технологии, методы и методики проведения анализа и систематизации документов и информации;

Нормативные правовые акты Российской Федерации, регулирующие права и обязанности государственных органов, профессиональных союзов и других представительных органов работников по предоставлению учётной документации.

И, соответственно, он же должен и уметь следующее:

Анализировать кадровые документы и переносить информацию в базы данных и отчёты;

Анализировать правила, процедуры и порядок, регулирующие права и обязанности государственных органов и организации по вопросам обмена документацией по персоналу;

Вести учёт и регистрацию кадровых документов в информационных системах и на материальных носителях;

Выявлять ошибки, неточности, исправления и недостоверную информацию в документах, определять легитимность документов;

Контролировать присутствие работников на рабочем месте;

Организовывать хранение кадровых документов в соответствии с требованиями трудового, архивного законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации и локальными нормативными актами организации;

Оформлять кадровые документы в соответствии с требованиями гражданского, трудового законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации;

Оформлять учётные документы, предоставляемые в государственные органы, профессиональные союзы и другие представительные органы работников;

Работать с информационными системами и базами данных по ведению статистической и отчётной информации по персоналу;

Работать с информационными системами и базами данных по ведению учёта, движению персонала;

Работать со специализированными информационными системами и базами данных по ведению учёта и движению персонала;

Разрабатывать план корректировок установленного порядка оформления документов по персоналу и реализовывать принятые изменения;

Разрабатывать проекты кадровых документов, организационных, распорядительных документов по персоналу;

Соблюдать нормы этики делового общения;

Вести деловую переписку.

Этот перечень тоже не выглядит уж слишком большим, но, опять же, это очень концентрированные фразы. Практически каждое слово в нём – это труд, и труд не из лёгких. В целом, работа специалиста по кадровому делопроизводству не проще и не легче работы и главного бухгалтера, и начальника склада. Как и бухгалтера, у кадровика-делопроизводителя очень много работы с «первичкой», которая ничем не уступает «бланкам строгой отчётности, где ошибки абсолютно недопустимы. И от работы кладовщика отличий практически нет, если у первого работа с товарно-материальными ценностями заключается в перемещении по складу, инвентаризациях, получением и выдачей, то у второго, по сути, всё то же самое, просто предметом работы выступают субъекты трудовых отношений – работники, которых необходимо найти, принять на работу, проинструктировать, обучить, проверить уровень знаний, переместить в другое обособленное подразделение, перевести на другую работу, уволить.

Так что, за небрежность и халатность в работе, специалист по персоналу несёт ответственность не только перед своим работодателем, но и перед вышестоящими контролирующими организациями. Трудовые книжки, как бланки строгой отчётности, требуют к себе очень пристального внимания. Не вовремя поданные сведения в государственные органы влекут за собой санкции, не только для компании, но и для должностного лица. Ответственного за кадровое делопроизводство могут наказать не только выговором, но и денежным штрафом, например, за:

Отсутствие ведения трудовых книжек или их ведение с ошибками;

Неведение табеля учёта отработанного времени, или неправленое его ведение;

Неознакомление работника с обязательными к ознакомлению документами;

Не знакомит новичков с содержанием коллективного договора и других локальных актов, обязательных для ознакомления.

Чтобы «кадровик» трудился ответственно и эффективно, работодатель может его премировать, а Государственная инспекция труда – привлекать к административной ответственности через суд. Одним из преимуществ у специалиста по персоналу служит отсутствие у него полной материальной ответственности, в отличии о тех же бухгалтера и кладовщика.

В целом, работа кадровика в небольшой компании заключается в работе с документацией, взаимодействием с её личным составом, в рамках трудового договора, должностной инструкции, локальных нормативных актов и прочих регламентов.