Кадровик. Самоучитель кадрового делопроизводства
Все вышеперечисленные действия работодателя – это обработка информация различного содержания о работнике и продуцирование результат на основе этой информации. И информация эта нужна, как вышестоящим контролирующим организациям, так и самому работодателю.
Принять на работу соискателя вакансии – это не просто подписать трудовой договор. Это чётко формализованный алгоритм, включающий в себя несколько этапов и процедур. До подписания трудового договора вновь поступающего на работу необходимо ознакомить с целым набором информации. И за неознакомление существует наказание для организации. Но и после подписания трудового договора, новый работник должен быть ознакомлен с ещё одним набором информации, проинструктирован, обучен, проверен на усвоение в должном объёме и качестве полученных знаний. Работнику может потребоваться медицинский осмотр для допуска к некоторым видам работ. И это ещё до начала исполнения им своих должностных обязанностей.
Кадровый учёт в организации ведёт назначенный за это дело работник. В микробизнесе это делает главный бухгалтер или секретарь. Этим может заниматься целый отдел кадров, где фронт работ распределён между несколькими специалистами. Но, в любом случае, рабочее место ответственного за кадровый учёт должно соответствовать определённым правилам, чтобы проверяющему было сложнее найти нарушения.
При наличии достаточного бюджета, кадровый учёт можно перепоручить сторонней специализированной фирме, или специалисту. Не всегда такой выбор оправдан в плане потенциальных рисков.
В самом начале существования компании, ответственный за ведение кадрового учёта назначается приказом совместителя, в случае отсутствия штатной должности специалиста по кадрам. Формируется нормативная база, куда необходимо внести все источники имеющие отношение к трудовому праву, как прямое, так и косвенное. Составляется альбом шаблонов и бланков, образцов для различных документов. Разрабатывается и утверждается штатное расписание, график отпусков. Создаются локальные нормативные акты: различные положения на основе учредительных документов. Заводятся регистрационные журналы, как обязательные к ведению, так и локальные. Продумывается и реализуется программа мероприятий организации ведения трудовых книжек, как бумажных, так и электронных. Очень тщательно прорабатывается механизм ведения воинского учёта. Создаются условия хранения документов.
После выполнения всех подготовительных работ, можно приступать к ведению кадрового учёта. В него входит следующий обязательный набор документов:
Штатное расписание (Ст. 57 ТК РФ);
Правила внутреннего трудового распорядка (Ст. 189 ТК РФ);
Положение об оплате труда (Ст. 135 ТК РФ);
Положение о персональных данных (Ст. 88 ТК РФ);
График отпусков (Ст. 123 ТК РФ);
Табель фиксации рабочего времени (Постановление Госкомстата №1 от 05.01.2004);
Журнал инструктажей и инструкций по Охране Труда (Ст. 135 ТК РФ);
Журнал движения трудовых книжек (Постановление Минтруда №69 от 10.10.2003).
Ещё полезно разработать и положение о должностных инструкциях, и сами должностные инструкции.
Кадровый учёт – это прибытие работников, перемещение работников и выбытие работников. Каждый из этих процессов состоит из множества различных промежуточных фаз. Работник может быть вновь принятым на работу, а может быть временно переведённым, или прикомандированным. Он может убыть в служебную командировку, а может уйти в отпуск, на больничный, вообще прогулять рабочее время. Может уволиться по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя, уйти на пенсию, в декрет. Все эти моменты трудовой деятельности – формы юридического статуса работника, от которого зависит денежный вопрос. И фиксация, и оформление этих состояний необходимо производить в строго установленном порядке по установленным правилам. Нарушение правил и последовательностей влечёт за собой наказание не только от вышестоящих контролирующих организаций.
Постоянный, непрерывный контроль работодателем движения персонала – это лишь часть большого контроля, которым занимается Государство. И для того, чтобы на государственном уровне контроль над трудовыми резервами был более эффективным, работодатели обязаны делиться определённой информацией с государственными органами.
Заключить трудовой договор – это полдела, ещё необходимо сразу же за этим заполнить отчёт СЗВ-ТД и отправить его в Пенсионный Фонд РФ. В общем, составление отчётности – процесс динамичный и непрерывный, в него входит оставление таких документов, как:
СЗВ-М – форма, содержащая сведения о застрахованных лицах, которую в ПФ РФ подают все работодатели не позднее 15-го сила каждого месяца;
СЗВ-ТД сведения о трудовой деятельности зарегистрированного (в ПФ РФ) лица пожат все работодатели, если были кадровые события (приём на работу или увольнение – не позднее следующего за этим рабочего дня, не позднее 15-го числа следующего месяца при переводе работника или выборе формата ведения трудовой книжки);
СЗВ-СТАЖ – сведения о страховом стаже застрахованных лиц в большинстве случаев подают все работодатели не позднее 1 марта года, следующего за отчётным годом. Но, в определённых случаях устанавливается следующий порядок подачи отчёта:
Оформление пенсии работнику – отчёт работодателем подаётся не позднее трёх календарных дней с момента получения им от работника заявления на предоставление тому индивидуальных сведений для выхода на пенсию. Данные предоставляются не позднее пяти дней с момента регистрации заявления. Отчёт следует формировать только в отношении работника–заявителя, так как включение в этот отчёт сведений о других работников есть нарушение их прав на законную охрану их персональных данных;
Ликвидация работодателя – случай, когда отчёт в ПФР подаётся не позднее одного месяца с даты утверждения промежуточного ликвидационного баланса;
Реорганизация работодателя – отчёт необходимо предоставить не позднее первого месяца с даты утверждения передаточного акта, в крайнем случае, – дня подачи в ИФНС документов на госрегистрацию реорганизации;
Лишение права на частную практику для адвокатов и нотариусов – требует подачи отчёта в паре с заявлением о снятии с регистрационного учёта в качестве страхователя.
Составление отчёта – это работа с персональными данными всех работников, за которых работодатель платит страховые взносы. Это не только те работники, с которыми заключены трудовые договоры, как бессрочные, так и срочные, по совместительству, или на удалённой работе, но и те, с которыми у работодателя договора гражданско-правового характера, авторского заказа, издательские лицензионные договоры, договоры-лицензии, отчуждения исключительного права на произведение.
Для Пенсионного Фонда РФ застрахованное лицо – это работник, то есть тот, с кем заключён трудовой договор. И на основании этого, ПФР ожидает, а в определённых случаях запрашивает, определённые необходимые для реестров данные и сведения. К иностранным гражданам или лицам без гражданства принятым в организацию на работу это не относится, так как на них не распространяется обязательное пенсионное страхование.
Данный вид отчёта не требуют у индивидуальных предпринимателей, арбитражных управляющих, колхозных и фермерских хозяйств, адвокатов, нотариусов, самозанятых: у всех тех, кто не осуществляет наём работников. Работающие единолично, осуществляют оплату установленных взносов и предоставление отчётов только за самих себя. Но, самозанятых не стоит путать с организациями без работников, так как это такие организации, где есть минимум один работник – генеральный директор, а на него по закону требуется платить взносы, следовательно – предоставлять отчёты в ПФР.
За нарушения подачи отчётности в Пенсионный Фонд РФ полагается наказание в виде штрафа. Штраф можно получить за нарушение сроков подачи отчёта, причём, за каждого работник, по которому не вовремя были или вообще не были поданы сведения. Могут одновременно оштрафовать и юридическое и должностное лицо.
Ещё больше данных работодатель обязан предоставлять в Федеральную Службу Государственной Статистики. Ситуация с отчётностью для этого органа достаточно сложная, требования разнятся от года к году, от региона к региону, меняются объёмы и сроки постоянно. Поэтому следует постоянно сверяться актуальными требованиями на официальном сайте Росстата.
Какие отчёты следует подавать:
1-ПР – форма содержащая сведения о приостановке (забастовке) и возобновлении работы трудовых коллективов организаций, подаётся ежемесячно, на второй день после окончания отчётного месяца;
П-4 (НЗ) – форма содержащая сведения о численности и заработной плате работников организации, подаётся всеми работодателями, кроме субъектов малого предпринимательства, ежемесячно, не позднее 15-го числа следующего месяца, если численность работников более 15-и человек, а оборот более 800 миллионов рублей;
1-Т – сведения о численности и работной плате работников, сдаётся всеми организациями, кроме субъектов малого предпринимательства, не предоставлявших форму П-4 Годовая, до 30 января после отчётного года;
1-Т Условия труда – заполняется сведениями о состоянии труда и компенсациях за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, подаётся всеми организациями (кроме субъектов малого предпринимательства) ежегодно до 21-го января года, следующего за отчётным;
1-Т (проф) – форма со сведениями о численности и потребности организации в работниках по профессиональным группа. Подаётся работодателями, попавшими в выборку Росстата, один раз в два года, до 30-го ноября отчётного года;
1-Кадры – это форма о подготовке (профессиональном образовании и профессиональном обучении) и дополнительном образовании работников организации, подаётся (субъектов малого предпринимательства) всеми одни раз в 3-4 года, до третьего февраля года, следующего за отчётным;
57-Т – данные о заработной плате работников по профессиям и должностям, подаётся одни раз в два года до 30-го ноября года следующего за текущим;
3-Ф – сведения о просроченной задолженности по заработной плате, подаётся, кроме субъектов малого предпринимательства, всеми компаниями имеющими задолженность оп заработной плате, до первого числа месяца, следующего за отчётным;
7-Травматичзм – сведения о травматизме на производстве и профессиональных заболеваниях, подают все, индивидуальные предприниматели в том числе, кроме микропредприятий, до 25-го января года, следующего за отчётным.
Что бы работодатели и ответственные за предоставление отчётности в Росстандарт понимали всю важность их действий, в Кодексе об Административных Правонарушениях РФ существует статья 13.19, в которой прописаны штрафы для юридических и должностных лиц за непредставление Росстату установленных статистических данных или подачу недостоверных сведений.
В Российской Федерации существует Федеральный Закон от 31.05.1996 №61-ФЗ «Об обороне», где в пункте 1 статьи 8 установлено, что все организации обязаны вести учёт военнообязанных работников и предоставлять сведения в военные комиссариаты. Узнать, если ли у вас на предприятии военнообязанные достаточно просто. Первый признак военнообязанного – наличие у него приписного свидетельства или военного билета. Второй признак – штамп в паспорте. И если такие работники на предприятии есть, а это могут быть не только лица мужского пола, то на предприятии должен быть и воинский учёт, а за его отсутствие полагается штраф. Воинский учёт в организации – это предоставление следующих отчётов:
Ф-6 – отчёт о численности работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе, подаётся до 31 декабря отчётного года по состоянию на первое января рода следующего за отчётным;
Ф-18 – карточка учёта организации подаётся до 31 декабря текущего года по на первое января рода следующего за отчётным;
Список работников мужского пола 15-ти и 16-ти летнего возраста (приложение №11 к Методическим рекомендациям п. 29 от 11.07.2017), подаётся с первого по тридцатое сентября отчётного года;
Список работников мужского пола, подлежащих постановке на воинский учёт в текущем году (приложение №9 к Методическим рекомендациям п.29 от 11.07.2017.
Если в организации, где работают военнообязанные не ведётся воинский учёт, либо по нему подаются неверные сведения, то ст. 21.1 КоАП РФ предусмотрен штраф до трёх тысяч рублей.
Помимо всего вышеперечисленного, в соответствии с законом «О занятости населения» от 19.04.1991 №1031-1 все работодатели обязаны сдавать в центры занятости населения определённые отчёты. Всё это в рамках оказания помощи государству в борьбе с безработицей. А с недавнего времени ещё и выставлять актуальные вакансии на государственном сайте «Работа всем». В список отчётов в центр занятости населения включены следующие документы:
О наличии свободных мест и вакантных должностей, сдавать следует ежемесячно;
О количестве работающих инвалидов, сдавать надо ежемесячно;
О введении неполного рабочего дня, подаётся в срок три рабочих дня;
О приостановке производства, подаётся в течение трёх рабочих дней;
О ликвидации организации или банкротстве, подаётся в течение трёх дней.
За неисполнение обязанностей по сдачи отчётности в центр занятости населения, в соответствии со статьёй 19.7 КоАП РФ, должностному лицу выписывается штраф до 500 рублей, а юридическому – до 5000 тысяч.
Отчётность – это ответственность не только самого работодателя, но и самого работника. Любой контролирующий орган может выписать штраф за непредставление сведений, за не вовремя предоставленные сведения, за неточность предоставленных сведений. А так как штраф на юридическое лицо значительно больше, чем на должностное, то работодатель всеми силами будет, в случае невозможности полностью оспорить таковой, переложить всю полноту вины на должностное лицо. И если для имиджа юридического лица факт административной ответственности не играет особой роли, тог для простого работника, такой факт в трудовой биографии – сильно вредящий карьере фактор. Утешением может послужить, разве, что необязательность субъектам малого предпринимательства подавать некоторые виды отчётности.
Так как изменения в Росстате происходят перманентно, то необходимо постоянно сверяться с актуальным списком обязательной к подаче отчётности в текущем месяце на сайте Росстата по номеру ИНН, ОГРН (ОГРНИП), ОКПО.
ОСНОВЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
Документооборот – это организованное перемещение документов и смена их статусов. Что бы кадровик мог при получении запроса выдать соответствующий документ, он должен уметь различать документы. Поэтому самое меньше, что необходимо знать и уметь в плане документооборота, что такое документ, как он создаётся, как оформляется и как распределяется в иерархии документов.
Без начальных знаний и без помощи опытного наставника, приступать к работе с документами стоит только при наличии готовой инструкции по делопроизводству в организации. В достаточно крупных организациях таких инструкций, имеющих статус локального нормативного акта, может быть несколько, причём у каждого департамента или отдела может быть собственная инструкция, являющаяся частью общего руководства.
К основам документа относятся знания о том, какими документы бывают: локальные (внутренние), входящие, исходящие. Каждому виду документов разрабатывается свой алгоритм обработки. Поэтому, на каждый вид составляется соответствующая инструкция, в которой прописывается последовательность работы с документом, Для входящих: приёмка документа, его регистрация, сроки и место хранения. Для исходящих: последовательность регистрации, правила отправления, утверждения, подписания.
Для получения юридической силы, документ необходимо составлять по определённой форме, поэтому делопроизводителю необходимо знать и уметь, какие документы и по какой форме, – утверждённой типовой или по ГОСТ, необходимо составлять.
Особого внимания требуют документы, содержащие тайну определённого грифа, или персональные данные. Поэтому, работнику, без знаний, как работать с такими документами, не дают соответствующего разрешения.
Работник отдела кадров, должен различать документы входящие, исходящие, локальные, с типовыми формами, с формами по ГОСТ. Это необходимо для того, что бы определённый документ был зарегистрирован в соответствии с установленной в организации процедурой.
Соответственно, работник должен знать и саму процедуру регистрации, которая состоит и из знаний о ведение журнала регистрации определённого вида документов, как в бумажном, так и электронном виде. Присвоение документу порядкового номера, который тоже присваивается по определённому правилу. Проставление в нужном месте даты составления или поступления документа.
В зависимости от объёма возложенных должностных обязанностей, на кадрового делопроизводителя, может потребоваться подача зарегистрированного документа руководителю. Затем получить документ обратно и поставить исполнение документа на контроль делопроизводителя. По завершении исполнения документ помещается в номенклатуру дел .которая нужна для упорядочивания делопроизводства и документооборота организации. В установленный срок работник должен будет отобрать из неё документы для отправки в архив или на уничтожение.
Всё это неотъемлемые процедуры алгоритма документооборота. Убрать какую-либо из них из документооборота попросту невозможно. Объём выполняемых действий одним работником может определяться масштабами бизнеса, и даже если фирма занимается каким-то одним очень узким видом деятельности. Документооборот в ней может быть очень большим, и требующим только для одной фазы – регистрации – входящих документов десятки работников. А для выдачи исходящих – ещё несколько десятков.
Масштабы бизнеса определяют и форму документооборота, который может быть централизованным, децентрализованным, смешанным. Централизованный документооборот выбирают тогда, когда все операции приёма, обработки, регистрации, хранения документов осуществляются в одном департаменте компании. Это же справедливо и для небольших организаций.
В крупных организациях, в каждом структурном подразделении формируется своя служба обеспечения работы с документами. Проще, когда в филиале находящемся в другом городе документооборот организован на месте, чем когда по каждому документу требуется «писать в главк».
Смешанная форма делопроизводства, как переходная форма, может быть временной, но и часто становится постоянной, когда в головном офисе производятся действия с основными документами, как приём, регистрация, контроль и хранение. А в филиалах обеспечивают регистрацию входящих, отправку исходящих, и обработку локальных документов.
Специалист по кадровому делопроизводству, должен раз и навсегда уяснить, что любой документ, имеющий отношение к работнику содержит персональные данные. На данный момент – персональные данные – понятие больше философское, чем юридическое. И в максиме звучит так: любые данные, которые позволяют определить индивидуума – есть персональные данные.
Поэтому основой кадрового документооборота и документационного обеспечения для кадровика является закон о Персональных Данных, и только уже потом – постановления и ГОСТы. Поэтому изначально следует определить: документ содержит (будет содержать) персональные данные? А уже потом решать – входящий, исходящий, локальный он? Какой бланк, какие правила применять к такому документу? Какой инструкцией руководствоваться? Как регистрировать. Обрабатывать, рассматривать, исполнять документ, содержащий персональные данные? И не забывать, что в бизнесе ответственность (читай вина) всегда перекладывается со старшего на младшего, с начальника на подчинённого.
ТЕХНОЛОГИИ, МЕТОДЫ И МЕТОДИКИ ПРОВЕДЕНИЯ АНАЛИЗА И СИСТЕМАТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТОВ И ИНФОРМАЦИИ
Исходя из целей и задач классификации систем, определяется и систематизация документов. Основой для этого служит приоритет содержания документа над всеми остальными его признаками, такими как конструктивная форма, естественный язык, читательское назначение, и тому подобное. В глобальных системах, того же отраслевого уровня, документ получает индекс отдела основных таблиц (по отросли в которой определён), дополнительные же признаки у него отражают с помощью вспомогательных типовых делений. Отдельно стоят в этом плане художественная литература, универсальные энциклопедии, словари, библиографические пособия и так далее.
Чем глобальнее система, чем больше в ней уровней, тем больше требуется объективности в выявлении основной сути документа, как можно большей точности в отражении его содержания и других признаков, направленных на максимально чёткий конечный результат классификационного решения специалиста.
Окончательное решение по классификации документа в процессе присвоения индексов, специалист выносит, опираясь на принцип последовательности. Применению данного принципа помогают указание общей и частичной методики систематизации. Таким образом устраняется излишняя работа: систематизация одного и того же документа разными способами.
Это то, что касается вообще работы в плане систематизации и классификации, чем занимаются архивариусы и библиотекари. Секретарю, специалисту по кадрам, кадровому делопроизводителю достаточно знать несколько правил, помогающих идентифицировать документ и поместить его в соответствующее место в номенклатуре дел.
В работе кадровика с документами требующих классификации и систематизации, следует руководствоваться следующими подсказками:
Предпочтение частного вопроса общему. Все отделы основных таблиц в классификаторе строятся «от общего к частному». Чем ниже уровень, на котором расположено классификационное деление, тем более конкретен, узок его объект. На верхних уровнях расположены общие для всего отдела объекты (темы, предметы), на низших – более частные.
Систематизация по аспекту рассмотрения предмета. Данное правило вступает в силу в том случае, когда документ посвящён предмету, который относится к какой-либо области знания или практической деятельности, но рассматривается в аспекте другой области знания или практической деятельности.
Систематизация по области применения объекта. Данное правило вступает в силу, когда в документе рассматриваются вопросы использования положений, законов, методов какой-либо одной науки или практической деятельности в других науках или отраслях практики.
Систематизация по объекту, испытывающему влияние. Документы, при систематизации которых следует использовать это правило, также содержат два объекта. Первый объект – это принципы и правила какой-либо науки или отрасли практики. Второй объект – это другие науки или отрасли практики, на которые оказывает влияние первый объект, при систематизации с помощью индекса отражают только второй объект, испытывающий влияние первого.
Систематизация документов широкого содержания. Правило распространяется на документы, в которых рассматривается три и более предмета или предмет освещается в трёх или более аспектах. Такие документы отражаются в классификационном делении, содержание которого объединяет информацию обо всех предметах или аспектах.
Результатом систематизации является классификационный индекс, позволяющий определить место документа в системе отраслей знания, отражённой в фонде. В зависимости от назначения индекс может быть полным, полочным, каталожным.
Полный индекс указывает все индексы, с помощью которых документ, в соответствии с содержанием, отразится на информационно-поисковой системе, организованной по отраслевому принципу. Если полный индекс содержит два и более индексов, они объединяются знаком плюс (+).
Полочный индекс – это классификационный индекс, указывающий место хранение документа при систематической расстановке фонда. Полочный индекс выполняет структурообразующую и поисковую функции.
Каталожный индекс – это индекс, позволяющий разместить библиографическую запись на документ в соответствующем делении, организованном по отраслевому принципу. Он выполняет структурообразующую и поисковую функции.