Приём на работу. Самоучитель кадрового делопроизводства

Приём на работу

Документы при приёме на работу

1 Кандидат предъявляет работодателю документы, которые работодатель имеет право у него запросить в соответствии с:

ТК РФ Статья 65. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора

Если иное не установлено настоящим Кодексом, другими федеральными законами, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 настоящего Кодекса), за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые;

документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в форме электронного документа;

документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, – при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию;

справку о том, является или не является лицо подвергнутым административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ, которая выдана в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, – при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с федеральными законами не допускаются лица, подвергнутые административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ, до окончания срока, в течение которого лицо считается подвергнутым административному наказанию.

В отдельных случаях с учетом специфики работы настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.

Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.

При заключении трудового договора впервые работодателем оформляется трудовая книжка (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не оформляется). В случае, если на лицо, поступающее на работу впервые, не был открыт индивидуальный лицевой счет, работодателем представляются в соответствующий территориальный орган Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации сведения, необходимые для регистрации указанного лица в системе индивидуального (персонифицированного) учета.

В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется).

2 Работодатель должен ознакомить кандидата с Локальными Нормативными Актами организации и получить от него подпись подтверждающую факт ознакомления.

с регулированием заработной платы;

Правила Внутреннего Трудового Распорядка;

коллективным договором;

положением о поощрениях и надбавках;

положением о командировках;

положением о расчетах с ответственными лицами;

другими документами.

3 Работодатель должен получить от кандидата соответствующее письменное:

Согласие на обработку персональных данных;

Согласие на предоставление персональных данных;

Согласие на распространение персональных данных;

Согласие на обработку биометрии (фото);

Согласие на видеонаблюдение.

4 Работодатель обязан заключить Трудовой договор с нанимаемым работником.

5 Работодатель может Издать Приказ о Приеме на Работу по форме Т-1 если применяет такую форму в кадровом документообороте.

6 Работодатель должен внести запись в Трудовую Книжку работника

6.1 Если работник поступает на работ впервые, то работодатель оформляет «электронную трудовую» – формирует о принятом на работу работнике отчет по форме ЕФС-1 на нового работника.

Сведения о трудовой деятельности входят с 2023 года в состав Единого отчета ЕФС-1. Бланк и электронный формат утверждены постановлениями Правления ПФ РФ от 31.10.2022 № 245п и № 246п соответственно.

Отчет подаётся в Фонд пенсионного и социального страхования (Социальный фонд, СФР) по месту регистрации. Если в организации есть обособленные подразделения, которые имеют собственный счёт в банке и с него они выплачивают начисления работникам, то ЕФС-1 по подразделению подавайте отдельно по месту его регистрации.

Сроки сдачи подразделов 1 и 1.1 формы ЕФС-1 определяются кадровыми событиями, которые отражают в отчете (п. 5, 6 ст. 11 Закона № 27-ФЗ от 01.04.1996). Срок сдачи при Приёме и Увольнении работника – Следующий рабочий день за датой приказа или датой трудового договора, если не применяются приказы о приеме.

Если срок выпадает на выходной или нерабочий праздничный день, работодатель может сдать отчёт в ближайший следующий за ним рабочий день (ст. 193 ГК РФ).

6.2 Если на работу принимается работник с трудовой биографией имеющий на руках бумажную трудовую книжку с записью о выборе Электронной Трудовой Книжки, то работодатель должен получить от работника:

бланк СЗВ-Р, выданный предыдущим работодателем;

форму СЗВ-ПФР, полученную работником в территориальном отделении пенсионного ведомства;

бумажную трудовую книжку, с отметкой о том, что работник выбрал ЭТК (подал соответствующее заявление на предыдущем рабочем месте).

При этом наличие записи о выборе работником Электронной Трудовой Книжки, бумажная Трудовая книжка нужда только для подтверждения информации о трудовой деятельности. Работодатель не забирает её себе и не хранит у себя, и не вносит в неё никаких записей.

Если работодателем ведутся формы Т-2 (личные карточки), то он может переписать информацию из бумажной Трудовой Книжки работника.

6.3 Если на работу принимается работник с бумажной Трудовой Книжкой и без записи о выбору ЭТД

В этом случае работодатель выполняет все положенные манипуляции обязательные по отношению к бумажным Трудовым Книжкам, отказать работнику в приёме на работу на основе того, что у работодателя «все на электронных книжках» нельзя.

Документы, используемые в процессе приёма на работу:

Трудовой договор между работником и работодателем – микропредприятием;

Справка о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах;

Согласие на обработку персональных данных

Положение о хранении и использовании персональных данных работников;

Трудовой договор с руководителем государственного муниципального учреждения;

Отказ от прохождения незаконного медицинского осмотра при приеме на работу;

Согласие родителя на трудоустройство несовершеннолетнего работника;

Требование о предоставлении письменного отказа в приеме на работу;

Соглашение к трудовому договору;

Заявление о приеме на подземные работы;

Справка о характере работы по основному месту работы;

Трудовой договор;

Расписка в получении разъяснения субъектом персональных данных последствий отказа в их предоставлении;

Письменное требование о сообщении причины отказа в приеме на работу;

Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности;

Заявление о приеме на работу;

Трудовой договор с работником бюджетного учреждения;

Заявление об отсутствии ограничений на выполнение работы по совместительству

Допсоглашение к трудовому договору с работником ФБУ;

Заявление о заключении трудового договора

Требование об ознакомлении с правилами внутреннего трудового распорядка;

Приказ распоряжение о приеме работника на работу;

Трудовой договор с работником ФБУ;

Заявление о неприменении условия об испытании в связи с его незаконностью.

Вопросы Инспектора ГИТ

1 Трудовой договор заключен между работником и работодателем в письменной форме или в электронной форме (в случае взаимодействия посредством электронного документооборота)?

2 Получение работником экземпляра трудового договора, заключенного в письменной форме, подтверждено подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя?

3 При фактическом допущении работника к работе работодатель оформил с ним трудовой договор в письменной форме или в электронной форме (в случае взаимодействия посредством электронного документооборота) не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе, а если отношения, связанные с использованием личного труда, возникли на основании гражданско-правового договора, но впоследствии были признаны трудовыми отношениями, – не позднее трех рабочих дней со дня признания этих отношений трудовыми отношениями, если иное не установлено судом?

4 Работодатель, являющийся федеральным государственным унитарным предприятием, согласовал с федеральным органом исполнительной власти, в ведении которого он находится, прием на работу главного бухгалтера?

5 Отсутствуют факты заключения гражданско-правовых договоров, фактически регулирующих трудовые отношения между работником и работодателем?

6 Прием работника на работу оформляется трудовым договором?

7 В случае оформления работодателем приказа (распоряжения) о приеме на работу его содержание соответствует условиям заключенного трудового договора?

8 При приёме на работу (до подписания трудового договора) работодатель ознакомил работников под роспись или в электронном виде (в случае взаимодействия посредством электронного документооборота) с правилами внутреннего трудового распорядка, локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором (при наличии)?

9 Работодатель, в интересах которого была выполнена работа, оплатил физическому лицу фактически отработанное им время (выполненную работу), если данное физическое лицо было фактически допущено к работе работником, не уполномоченным на это работодателем, и работодатель или его уполномоченный на это представитель отказался признать отношения, возникшие между лицом, фактически допущенным к работе, и данным работодателем, трудовыми отношениями?

10 Работодатель соблюдает положения трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, коллективного договора, соглашений, локальных нормативных актов в отношении работника для которого установлено условие об испытании?

11 Работодателем соблюдается требование о выдаче документов, связанных с работой, не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления работником?

12 Работодателем соблюдаются требования по ведению электронного документооборота в сфере трудовых отношений?

КОАП РФ СТАТЬЯ 5.27 ШТРАФЫ

Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права

1. Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, если иное не предусмотрено частями 3, 4 и 6 настоящей статьи и статьей 5.27.1 настоящего Кодекса, -

влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на юридических лиц – от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.

2. Совершение административного правонарушения, предусмотренного частью 1 настоящей статьи, лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, -

влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей; на юридических лиц – от пятидесяти тысяч до семидесяти тысяч рублей.

3. Фактическое допущение к работе лицом, не уполномоченным на это работодателем, в случае, если работодатель или его уполномоченный на это представитель отказывается признать отношения, возникшие между лицом, фактически допущенным к работе, и данным работодателем, трудовыми отношениями (не заключает с лицом, фактически допущенным к работе, трудовой договор), -

влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от трех тысяч до пяти тысяч рублей; на должностных лиц – от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей.

4. Уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора либо заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения между работником и работодателем, -

влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от пяти тысяч до десяти тысяч рублей; на юридических лиц – от пятидесяти тысяч до ста тысяч рублей.

5. Совершение административных правонарушений, предусмотренных частью 3 или 4 настоящей статьи, лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, -

влечет наложение административного штрафа на граждан в размере пяти тысяч рублей; на должностных лиц – дисквалификацию на срок от одного года до трех лет; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от тридцати тысяч до сорока тысяч рублей; на юридических лиц – от ста тысяч до двухсот тысяч рублей.

6. Невыплата или неполная выплата в установленный срок заработной платы, других выплат, осуществляемых в рамках трудовых отношений, если эти действия не содержат уголовно наказуемого деяния, либо воспрепятствование работодателем осуществлению работником права на замену кредитной организации, в которую должна быть переведена заработная плата, либо установление заработной платы в размере менее размера, предусмотренного трудовым законодательством, -

влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на юридических лиц – от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.

7. Совершение административного правонарушения, предусмотренного частью 6 настоящей статьи, лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное правонарушение, если эти действия не содержат уголовно наказуемого деяния, -

влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двадцати тысяч до тридцати тысяч рублей или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от десяти тысяч до тридцати тысяч рублей; на юридических лиц – от пятидесяти тысяч до ста тысяч рублей.

1 Заключение Трудового Договора