персонал;
оборудование;
товаро-материальные ценности.
Не стоит забывать, что существуют и другие элементы, участвующие в работе системы:
процессы;
документооборот и система учета;
организация работ.
Разберемся с каждым из них по очереди.
Когда, войдя на склад, мы наблюдаем оживленную работу – одни работники сгружают грузы, другие загружают, третьи перемещают их по складу, четвертые оформляют документацию, кто-то руководит, кто-то выполняет – у нас невольно создается иллюзия, что все идет как надо, кипит работа, и каждый при деле. Но суета – не показатель эффективности. Скорее наоборот – она является свидетельством того, что этот складской «организм» болен и нуждается в срочном лечении.
В нормально организованной и управляемой складской системе по определению не может быть концентрации персонала и осуществляемых процессов в одном месте и в одно время. На качественно организованных складах царит тишина и спокойствие, работа выполняется размеренно, здесь не толпятся сотрудники – лишь одинокие работники, не спеша и не отвлекаясь, делают свое дело.
Давайте попробуем пристально рассмотреть, что же на самом деле скрывается за «активной» жизнью склада, описанной выше, и определим возможные причины возникающих авралов и суматохи, которые зачастую воспринимаются нами как естественное положение дел:
Наличие материальных крестов, пересекающихся материальных потоков, указывает на неправильное планирование пространства и нерациональное распределение работ, что повышает возможность ошибок и риск того, что грузы будут отправлены не по назначению.
Наличие технологических крестов, пересекающихся маршрутов движения техники и людей, ведет к торможению работ и повышает риск нанесения повреждений (как технике, так и сотрудникам).
Отсутствие правильного планирования работы склада (выполнение работы по факту возникновения необходимости) приводит к тому, что запланированные операции пересекаются во времени и пространстве, создавая нагрузку на одни и те же элементы складской системы.
Неэффективность сменной организации труда возникает, когда нагрузка на склад оценивается по усредненным показателям (за неделю, день) и сменная организация труда не учитывает реальные пики нагрузки по процессам и операциям.
Неэффективная организация работ – когда линейный руководитель не знает, что, кто и когда должен делать, работники принимают эти решения самостоятельно, что, при отсутствии организации и «командного центра», в конечном итоге оказывается губительным для любой системы.
Таковы самые простые, но в то же время самые глобальные проблемы склада, которые сразу бросаются в глаза при внимательном наблюдении за тем, как осуществляются работы.
Остановимся на некоторых элементах рабочей атмосферы склада и рассмотрим их подробнее.
Товаро-материальные ценности
Самым простым шагом при проведении «аудита своими глазами» является наблюдение за состоянием, обращением, хранением и перемещением товаро-материальных ценностей.
В отношении ТМЦ можно выделить группу простых признаков существования проблем складской системы:
ТМЦ находятся в складе вне системы логистических юнитов (коробка, поддон, контейнер и др.);
ТМЦ хранятся прямо на полу вне привязки к какой-либо зоне (идентифицированной согласно системе учета);
упаковка продажи или юнит хранения (перемещения) ТМЦ повреждены;
ТМЦ находятся на складе без какой-либо упаковки;
ТМЦ находятся на складе без системы идентификации (идентификация проводится по внешнему виду или затруднена);
ТМЦ находятся в упаковке, в логистическом юните, но в форме, делающей невозможной их обработку без дополнительных затрат и операций.
Наличие подобных проблем на складе позволяет сделать неутешительные выводы:
на складе не реализована система хранения;
правила работы с ТМЦ не разработаны или не доведены до сведения работников;
работники склада не соблюдают правила работы с ТМЦ;
на складе не внедрена система учета или ее реализация невозможна;
низок уровень исполнительской дисциплины и организации работ на складе;
уровень остатков в системе учета никогда не соответствует фактическому;
постоянно требуются дополнительные затраты на отбраковку, переупаковку, закупку упаковочных материалов и т. д.
часты случаи, когда на момент подачи запроса ТМЦ не готовы к отгрузке, что приводит к увеличению времени выполнения заказа или его срыву. Поскольку если, к примеру, из 10000 коробов 50 повреждены, утеряны или не упакованы, заказ нельзя считать выполненным в полной мере. Результатом в любом случае станут дополнительные затраты и срыв заказа.
проблема нехватки людей, техники и места будет возникать регулярно, поскольку часть ресурсов постоянно направляется на дополнительные операции.
Самым страшным для предприятия в подобной ситуации является даже не потеря прибыли от сорванного заказа и не впустую потраченное время. Намного хуже, если работники склада (грузчики, кладовщики, заведующий склада, логисты), ежедневно сталкиваясь с этими сбоями и их последствиями, не замечают их, считая все происходящее НОРМАЛЬНЫМ. В таком случае проблема не в какой-то детали, валяющейся на полу; проблема куда глубже и ее решение потребует смены всей системы и, возможно, замены многих сотрудников.
Складские системы хранения
Следующим элементом, на который следует обратить внимание при проведении «аудита своими глазами», являются складские системы хранения и комплектации, проще говоря, – различные стеллажные конструкции и то, как они используются, как в них хранятся и обрабатываются ТМЦ.
Есть группа простых критериев, которые позволяют зафиксировать проблемы с использованием стеллажных конструкций:
1. Каждая стеллажная система предназначена для хранения согласно определенным принципам.
не эффективно хранить и обрабатывать единицы продукции или комплектующие на паллетных стеллажах;
не эффективно размещать в тоннель въездных стеллажей различный ассортимент;
не эффективно хранить единицы товара или комплектующие в блочно-напольной системе без проходов для трехсторонней обработки.
2. Каждая стеллажная система предназначена для обработки специальной техникой (гидравлической или комплектовочной тележкой, штабелером, погрузчиком и пр.).
не эффективно проводить ручной отбор грузов со стеллажных систем, предназначенных для обработки техникой;
не эффективно допускать работу персонала на высоте с грузами, хранящимися на стеллажных конструкциях;
не эффективно использовать один тип техники для работы со всеми видами стеллажных систем.
3. Каждая стеллажная система – это дорогая конструкция, не менее ценная, чем оборудование или хранимый на ней товар. Она также требует к себе бережного отношения, потому недопустимы:
