• объясняя задание, сочетать устную информацию с письменной (письменная информация менее подвержена искажению);
• тактично проконтролировать, правильно ли подчиненный понял задание (например, вопросом: «Что собираетесь предпринять?»);
• письменно фиксировать сроки, ответственных исполнителей, форму исполнения работы и отчета о ней;
• получив задание, подчиненному стоит проверить себя вопросом к руководителю: «Если я правильно понял, я должен сделать…»
Несоблюдение этих требований препятствует удовлетворительному исполнению поручений, что, в свою очередь, порождает у руководителя тенденцию опираться только на собственные силы. Так возникает пресловутая текучка – лавина мелких вопросов, из-за которых не получается заняться действительно важными делами, достойными времени руководителя.
При возрастании объема работы руководителю естественно перейти от разовых поручений к делегированию части своих полномочий (о делегировании полномочий – далее в соответствующем разделе).
Правило 10 вполне применимо и для домашних дел. Родители в семье руководят своими детьми и могут вырастить себе неплохих помощников, если будут с раннего детства поручать им какие-то (вначале несложные) дела: убрать игрушки, помыть тарелку, навести порядок в комнате, протереть пыль, полить цветы, сходить в магазин и т. д.
Правило 11. Оптимизируйте контроль.
При отсутствии контроля уровень исполнительской дисциплины неминуемо падает, что в итоге делает усилия руководителя бесплодными, а результаты его деятельности – плачевными.
Чрезмерный контроль также не годится, так как отнимает слишком много времени у руководителя. При этом последний превращается в надсмотрщика, не имеющего времени на осуществление таких важнейших функций, как принятие стратегических решений, прогнозирование, нововведения, совершенствование организации производства и управления, повышение производительности труда и заинтересованности исполнителей, улучшение условий труда, профилактика и разрешение конфликтов. Чрезмерный контроль, кроме того, неизбежно приводит к свертыванию инициативы подчиненных, к привычке не делать ни шага без санкции руководителя. А это еще больше увеличивает его нагрузку.
Таким образом, в постановке контроля необходимо найти некую золотую середину. В качестве таковой можно рекомендовать следующую двухзвенную систему.
1. Систематический контроль каждого подчиненного осуществлять по ключевым точкам: выделить ключевые моменты в действиях подчиненного и обязать его регулярно информировать о них.
2. Раз в месяц проверять исполнительность и ответственность каждого подчиненного путем дотошной ревизии выполнения им одной из его основных функций. Это позволит:
• составить объективное мнение о работе подчиненного;
• быть в курсе всех наиболее важных дел;
• держать подчиненного в состоянии уверенности, что любой крупный просчет не укроется от руководителя;
• своевременно помочь ему конструктивной критикой.
Экономьте на совещаниях. Совещания необходимо собирать только при наличии двух условий:
• без него не обойтись;
• оно подготовлено.
Совещания – один из наиболее дорогостоящих видов управленческой деятельности, и отнимают они значительное время.
Совещания станут менее продолжительными и более эффективными при выполнении, в частности, следующих условий:
• конкретно сформулированы цели, повестка заблаговременно доведена до всех участников;
• круг участников по возможности минимальный;
• каждому приглашенному руководителю разрешено присылать вместо себя своего заместителя (или специалиста) по рассматриваемому вопросу;
• заранее определена общая продолжительность совещания и отведено время на рассмотрение каждого пункта;
• назначены ответственные за подготовку и прохождение каждого вопроса повестки совещания;
• подготовлены и заранее розданы участникам проекты решения по всем обсуждаемым вопросам;
• пункты, оказавшиеся неподготовленными, снимаются с рассмотрения безоговорочно, причем в протокол совещания записывается замечание лицу, готовившему этот вопрос;
• председательствующий строго следит за регламентом, не допускает отклонений от темы, обеспечивает активность участников.
Более подробно об организации и проведении совещаний см. далее в соответствующем разделе.
О применимости рекомендуемых правил
Просмотрев перечень приведенных выше правил, вы, думается, согласитесь, что все они (исключая специфические производственные) применимы и вне работы, в повседневной жизни. В ней тоже не хватает времени, а то, что нам отпущено, мы часто расходуем не лучшим образом.
Применительно к домашним условиям формулировки некоторых правил претерпевают изменения. Например, правило 10 может прозвучать так: «Как можно больше дел поручайте детям и супругу». Польза от этого (как и в случае с работой) двойная – и экономия времени, и воспитание.
Рекомендуемые принципы годятся как для руководителей, так и для подчиненных. Поскольку руководитель заинтересован в наибольшей отдаче своей команды, то целесообразно внедрить эти принципы в своем подразделении. К тому же и самому руководителю легче совершенствоваться в более организованной среде.
Пожелания
• Время от времени просматривайте данные рекомендации, освежайте их в памяти – до тех пор, пока они не станут для вас постоянно действующими правилами.
• Фиксируйте любые, даже на первый взгляд незначительные успехи, выразившиеся в выигрыше времени, – это ускорит усвоение вами приемов управления временем.
Убедительное свидетельство
С удовольствием привожу письмо, полученное от одной из слушательниц проводимых мною семинаров по технике управления временем.
«Данную методику я опробовала на практике. Первое, что надо было сделать, – записать важнейшие дела в порядке их важности. И здесь возникла первая проблема: какое дело является действительно важным и насколько (все дела мне казались самыми важными). Кроме того, у меня было достаточно уже “горящих” дел, которые не терпели отлагательства, но браться за них мне совсем не хотелось. Включила и их в список. После решения этой задачи добавила в список характеристику срочности и т. д. В результате список получился довольно длинным.
Весь день я старалась действовать по плану, не отвлекаясь на мелочи. Записывала примерное время, которое у меня ушло на выполнение каждого дела.
Этот рабочий день я закончила с потрясающим результатом! Кроме того, что очень много успела сделать, я выполнила работу, которая давно “висела” надо мной. Окрыленная этим успехом, на следующий день я составила новый список: он был не такой большой, как первый, я легче определила важность своих дел, их срочность, поэтому и времени на его составление мне потребовалось меньше. Кроме основных дел, я закончила то, которое должно было, по моему мнению, умереть вместе со мной. Мне даже страшно было записывать его в список срочных дел. (Но я помнила, что вчера мне все удалось.) И первую половину нового дня я посвятила этому делу.
Так я работала в течение всей недели. В субботу вечером я села и попыталась, не глядя в свои записи, вспомнить и записать то, что я сделала за всю неделю, хотя бы самое значимое, большое по объему и т. д. Когда сравнила этот список со своими записями, то увидела, что сделала намного больше, хотя на первый взгляд это казалось нереальным.
В течение этой рабочей недели я не ощущала себя участником “бешеной гонки”, когда всегда торопишься, но ничего не успеваешь. В конце рабочего дня я чувствовала приятную усталость – это не было тем полным истощением сил, как когда я ранее ощущала хроническую усталость и с нетерпением ждала выходных.
Всю неделю я сама задавала темп работы, не разрывалась между двумя делами сразу, выполняла все четко по своему плану. Это было просто здорово!
Я продуктивно поработала в течение всей недели, а значит, в воскресенье с чистой совестью смогла отдыхать.
Следующим моим шагом было составление списка домашних обязанностей для всех членов семьи и примерных сроков выполнения дел. В результате у меня появилось свободное время и дома.
У меня действительно высвободилось время для решения всех моих дел, которые я запланировала. Я научилась определять, сколько примерно времени необходимо для выполнения конкретной работы, и теперь точно планирую ее. Отработав день по плану, вечером теперь не задумываюсь над проблемами на работе и тем, как мне завтра успеть еще и то и то, а просто отдыхаю».
О. Е. Скребко, преподаватель Белорусского государственного университета культуры
