Не будем медлить!
Одним из свойств человеческой психики является медлительность. Наиболее заметно она выражена у флегматиков. Однако трудно найти человека, который не помедлит, не отложит трудное или неприятное дело, вместо того чтобы сразу приступить к нему.
Специальные исследования показывают, что на счету этой нашей слабости – медлительности – больше потерянного, растраченного на мелочи времени, чем у любого другого фактора. Надежным противодействием ей служит неукоснительное следование изложенному выше правилу: «Беритесь прежде всего за самые важные и срочные дела».
У медлительности есть два главных союзника: привычки и инерция.
Привычки и инерция управляют нами
Изменить свои привычки трудно. Начать надо с их осознания. Это можно сделать, например записав дела и обязанности, которые мы привыкли делать сразу, не задумываясь, и делаем это легко, как бы между прочим.
Подобный список составляется в процессе деятельности. Многие ваши привычки назовут вам близкие, друзья, сослуживцы, чем значительно облегчат вашу задачу.
Обратите внимание на привычку откладывать – какого сорта дела вы стремитесь отложить?
Медлительности способствует и присущая нам инерция, которая проявляется в том, что продолжать дело легче, чем начинать новое.
Поэтому можно облегчить подход к новому делу тем, что начинать его с самого легкого шага.
Если дело большое, а тем более общественно значимое, можно применить еще один способ – психологический: приучать себя к мысли, что не начать новое дело, откладывать его – просто нельзя. Достигается это сообщением всем окружающим о том, что вы начинаете новое большое дело. После того как все кругом об этом узнают, не начать уже неудобно перед людьми – прослывешь болтуном.
Этот способ (как и все другие, здесь рекомендуемые) я многократно проверил на себе. В частности, последний прием использую постоянно, когда чувствую, что оттягиваю момент начала написания новой книги. Или когда ее создание затягивается и конца книги не видно, а надо ускорить завершение работы. Результат: это уже 30-я книга, написанная за последние 15 лет.
Наиболее распространенные случаи откладывания: неприятное дело, сложное дело и неопределенная ситуация. Рассмотрим каждый из них.
Неприятное дело
Такие дела чаще всего откладываются в надежде, что «обойдется».
Однако, как правило, не обходится, а усугубляется. Например, промедление с повышением оплаты труда приводит к конфликтам и уходу наиболее ценных работников. Откладывание мер по разрешению конфликта ведет к его разрастанию и углублению.
Порой достаточно задуматься об отрицательных последствиях не принятых своевременно должных мер, как ощутишь решимость действовать.
Проанализировав свою работу, вы, вероятно, получите подтверждение тому, что 80 % конфликтных ситуаций дают 20 % подчиненных, а 80 % неприятностей вы имеете от 20 % дел. Именно этим подчиненным и этим делам необходимо уделить больше внимания. Тем самым значительно уменьшится вероятность возникновения негативных ситуаций.
Полезно установить себе реальный срок исполнения неприятного дела, записать его таким образом, чтобы эта запись постоянно попадала в поле вашего зрения. Например, подчеркните в своем плане «нелюбимый» пункт красным карандашом. Сообщите окружающим о назначенном сроке.
Если дело особенно неприятное, можно в качестве «приманки» установить себе приз за его исполнение. Им может быть то, о чем вы мечтаете, но все время себе отказываете (посвятить целый вечер чтению, побездельничать, купить наконец то, что очень хочется, но жалко денег, и т. п. – у каждого найдется приз для себя).
Один из способов откладывать неприятное дело – заниматься тем, что вам нравится. В этом случае любимое занятие – просто удобный предлог, чтобы оттянуть решение остальных вопросов, возможно слишком сложных и неприятных. Вот почему вы уверяете и себя, и остальных, что пока слишком заняты, что у вас нет времени и пр. Естественно, человек всегда будет охотно заниматься тем, что ему по душе. Более того, такое дело спорится, работа приносит удовлетворение, результаты превосходные, душа поет и все прекрасно.
Боритесь с этой вредной привычкой. Расставшись с ней, вы сбережете не только время, но и нервы.
Сложное дело
Есть несколько приемов, облегчающих вхождение в дела, к которым не знаешь как подступиться.
• Первый прием – разбить задачу на подзадачи. Это дробление значительно облегчает поиск первого шага, самого трудного.
• Второй прием – начать с конца. Например, если дело должно завершиться подачей проекта руководству, то можно начать с попытки написать этот проект. Сразу возникнет десяток вопросов: какая информация нужна, где ее взять, какие разделы проект должен включать, каковы логически возможные варианты решения, с кем согласовать, чьи интересы он заденет, какие возможны реакции различных служб на этот доклад и т. д. Запишите все эти вопросы, сгруппируйте их – и первоначальный план действий готов.
• Третий прием – метод десятиминуток. Вы обещаете себе два-три раза в день уделять по 10 минут этому трудному делу. Ясно, что за столь короткое время вы сможете лишь «отщипнуть кусочек» от стоящей перед вами глыбы: заказать в архиве, в отделе информации, в других службах необходимые материалы; поручить сотрудникам подготовить ответы на отдельные вопросы; решить, у кого можно проконсультироваться, кого можно привлечь в помощь, «озадачить их», поочередно поработать с каждым и т. д. (В других случаях алгоритм может быть иным, но идея, по-видимому, ясна.)
Очень часто мы ждем вдохновения. Но, как известно, «вдохновение – это на 90 % потение».
Неопределенная ситуация
Принятие решения часто откладывается из-за неполноты имеющейся информации и опасения совершить ошибку.
Действенным подспорьем здесь может стать «список тревог». Последующие обращения к этому списку показывают, что большая часть тревог оказалась напрасной. Это, с одной стороны, способствует появлению решительности, а с другой – выявляет действительные опасности.
В ситуации неопределенности наилучшие решения – принимаемые интуитивно.
О том, как подключить к делу собственную интуицию, можно прочесть в моей книге «Искусство жить: Творческий подход» (Минск: Харвест, 2004).
«Никак не могу включиться в работу»
Если начало работы представляет для вас значительную проблему, попробуйте следующее:
• убедитесь, что все готово для немедленного старта;
• если вам просто необходимо выпить чашку кофе, поставьте ее перед собой на рабочем столе и попивайте, работая;
• обещайте себе небольшую награду за выполнение каждого этапа работы;
• представьте себе счастливый момент завершения работы;
• сделайте сначала самое простое;
• начните как угодно и с чего угодно, только бы начать (писатели, отчаявшиеся дождаться вдохновения, часто просто берут лист бумаги и пишут на нем все, что придет в голову).
Определим приоритеты
Текущие цели
Один из приоритетов мы обсудили – это приоритет самых важных и срочных дел при выполнении работ. Помогает выделить важнейшие дела такой прием: представьте, что на следующей неделе в вашем распоряжении будут только два с половиной дня.
Правильно определить приоритеты текущего периода можно, сопоставив их с долгосрочными целями.
Лучшее противодействие проблемам управления временем – это способность принимать решения. Если вы научитесь выделять главное и ставить приоритеты, вы сможете решать самые трудные вопросы, даже неразрешимые на первый взгляд!
Долгосрочные цели
В исследовании группы выпускников Йельского университета в 1953 году их спрашивали о планах на будущее. Только у 3 % респондентов планы существовали в виде записей целей, задач и этапов их решения. Через 20 лет эти 3 % были более счастливыми и удовлетворенными жизнью, чем остальные. Доход этих 3 % превысил суммарный доход остальных 97 % сокурсников.
Определите и запишите свои долгосрочные цели
Возьмите каждую из ваших долгосрочных целей и составьте список видов деятельности, которые на протяжении года-двух смогут привести к ее достижению. Сделайте его как можно более подробным. Вот пример того, как может выглядеть ваш список.
