Тайм-менеджмент фрилансера. 35 советов как успевать всё!

Составляя план на день, не планируй более 60% времени.

Но вернемся к плану на день. Мы уже убедились, что план дня должен быть обязательно написан. И, соответственно, осознан. Но теперь я расскажу Вам про ошибку, которую делают 99% фрилансеров, меняющие свою жизнь к лучшему с помощью тайм-менеджмента. Они начинают планировать свой день по минутам, не оставляя даже пробелов на обеденный перерыв. Жизнь очень непредсказуема, и в ней постоянно что-то меняется. То позвонит с уточняющим вопросом клиент с предыдущего проекта, то жена попросит помочь на кухне. Вы можете отвлечься на входящий запрос по бизнесу в Instagram и обнаружить себя бесцельно листающим ленту через час. И всё. Весь план на день коту под хвост. После этого большинство начинающих осваивать тайм-менеджмент людей сдаются и говорят сакраментальное «Тайм-менеджмент не для меня» или «Ой, это не про моё ремесло, я слишком творческий».

А всё потому, что планировать день нужно грамотно. Оставляя зазоры между делами на день как раз на тот случай, если что-то пойдёт не так, как Вам бы хотелось.

План дня для фотографа Юли.

Давайте вместе разберем типичный день фрилансера Юли, которая занимается свадебной фотографией.

1. Две встречи с клиентом вечером. Клиент встретится днём не может, так как работает. Чтобы подтвердить две встречи на этот день, нужно прозвонить клиента, а Юля звонить ой как не любит.

2. Отретушировать первую часть детского дня рождения.

3. Сходить в спортзал.

4. Положить на карточку денежные средства, полученные с предыдущей съемки.

5. В WhatsApp написала Маша, попросила прислать ей примеры своих работ для отправки корпоративному заказчику.

6. Давно хотела посмотреть обучающий фильм по приданию фотографиям «особого плёночного вида».

7. Отвести сына в детский сад.

8. В ванную комнату нужно купить маленькие полотенчики из ИКЕА и специальную плетёную вазу. В четверг ждём гостей, не розовым же полотенчиком, доставшимся от свекрови, им руки вытирать. Также муж просил закупить три пачки фрикаделек и мюсли.

9. Необходимо уменьшить фотографии обработанной свадьбы и отправить клиенту весь материал через Яндекс. Диск.

10. Позвонить в хоккейную школу и уточнить условия приёма малышей 2015 года рождения.

На первый взгляд кажется, что дел очень много, и за весь день не справиться. Но давайте распланируем день в стандартном приложении «Календарь» телефона iPhone.

Сначала разберем дела по приоритетности. Две жёсткие встречи с клиентом из задач под номером 1, а также задание под номером 7 назначить на конкретное время.

Просмотр обучающего видео, отправку своего портфолио Маше и звонок в хоккейную школу можно сделать в течение дня.

Полотенчики из ИКЕА можно и не покупать. А вот обработанные и уменьшенные фотографии нужно, кровь из носу, но отправить сегодня. Потому что в договоре указано, что фото отдаются через 60 дней. Но чтобы прослыть крутым исполнителем, решено отдавать готовый материал уже через 15 дней.

Для начала нужно спланировать важные встречи и уточнить время. Звонить, как мы помним, Юля не любит, да и делать это в 22:00 не этично. А вот написать сообщение – в самый раз. Поэтому напишем сообщение в WhatsApp, подтверждающее встречи в 19:00 и в 20:15 в одном и том же кафе в центре города.

Пока ждём подтверждения встреч, делегируем задачу “Отвести сына в детский сад” мужу. Если муж уезжает на работу раньше обычного, то отводим сына сами.

Первую жестко привязанную ко времени задачу ставим на 8:00, помечаем её желтым цветом календаря “Домашние дела” (как создать отдельные цветные календари для каждого вида задач, читайте в примечании). Время на дорогу не указываем, так как оно занимает всего 15 минут. Заодно заводим будильник на 7:00, чтобы успеть собраться. И фиксируем, что лечь сегодня нужно не позднее 23:15, чтобы проспать полноценные семь с половиной часов.

Тем временем приходит первое подтверждение от клиента на 20:15. Записываем встречу в календарь на конкретное время, расставляем геометку. Расставляя геотег в iPhone, нужно всегда указать город Вашего проживания. А уже потом написать адрес. Этот баг в iPhone до сих пор не исправлен, поэтому, находясь в Москве и указывая ул. Клары Цеткин, Вы не получите «кликабельную» ссылку и построение автоматического маршрута.

Переходим в раздел «Заметки» и вписываем туда телефон человека, с которым необходимо встретиться, и его имя. Не забудьте расставлять действенные формулировки, которые сразу настроят Вас на то, что конкретно нужно сделать на встрече. Не пишите “Встреча с клиентом 19-го сентября”. Если на встрече нужно получить предоплату за это число, продав себя как фотографа, то так и напишите: “Забрать предоплату по съемке 19.09», и поставьте в конце «эмодзи» с долларом.

Если Вы пользуетесь Calendars 5 от Readdle, то в нём есть некоторые моменты, которые нужно учитывать. С одной стороны, он облегчает работу. Например, если Вы напишите «Встреча по поводу договора поставки 13.06 в 17:00», то он автоматически поставит эту встречу в календаре на 13 июня в 5 часов вечера. Но если вбить «Встреча по поводу съемки 13 июня», то он Вашу майскую встречу тоже захочет поставить на 13 июня. А Вам это не нужно. Поэтому просто пишите цифру и месяц слитно: «Встреча по поводу съемки на 13июня».

Также необходимо поставить в календаре на 19.09 заметку на любое свободное время, что 26.06 у Вас встреча по этому числу. И если Вам позвонят и спросят, свободна ли эта дата, Вы сможет ответить: «Подождите пожалуйста, вечером 26-го у меня встреча, и утром 27-го я смогу дать ответ, свободен ли я в эту дату». Вдруг на встрече Вы не сойдётесь финансово или поймете, что «клиент не ваш». Тогда возьмёте другое число. Не пометив встречу с клиентом, Вы рискуете назначить две встречи на одно и тоже число. и не только прослывёте невнимательным фрилансером, но и поставите себя в неловкую ситуацию.

Этот пример для тех фрилансеров, которые не могут клонировать себя и быть в двух местах одновременно в один день. Фотографы, видеографы, преподаватели, тренеры, репетиторы и гадалки. Специалисты, которые не имеют морального права заменить себя кем-то без потери качества выполняемой работы.

Продолжим заполнение календаря. Задача под номером 9. Клиент ждёт уже давно, и, как и задача под номером 5, она тоже не терпит отлагательств. Маша отправит клиенту Ваше портфолио, поэтому о спортзале после детского садика и речи быть не может.

Оставляем 45 минут на красивый завтрак, 15 минут – на его приготовление и выкладывание в Instagram. А полчаса – на принятие всей этой красоты в пищевод и одновременный просмотр обучающего видео из задания номер 6 про наложение на фотографии плёночного фильтра.