Управление работоспособностью

Господи, я прошу не о чудесах и миражах, а о силе каждого дня… научи меня искусству маленьких шагов.

Начну с простого вопроса: «Зачем?»

Зачем вы решили тратить своё время на методы тайм-менеджмента?

Не «почему», а именно «зачем»?

Популярные ответы звучат примерно так:

– хочу научиться управлять своим временем;

– для лучшей организации своей жизни;

– чтоб не залипать в Интернете;

– чтоб успевать больше;

– чтобы не было лишних дел;

– чтобы хватало времени ещё на что-то, кроме работы;

и т. д.

А что мешает уже иметь то, что было перечислено? Сразу вспоминают про лень, наличие текучки и отсутствие воли. Но все причины можно свести к одной – нам мешают привычки. Мы просто привыкли жить так, как живём. И именно для наших привычек эта книжка очень опасна. Поэтому они будут вам всячески вредить на пути изменений. Мешать выполнять задания, идущие в тексте после слов «Практика». Будут объяснять, почему выполнять эти упражнения не стоит.

Подкидывать аргументы в обоснование заранее заготовленного вывода: «Ничего менять не нужно. Всё и так хорошо». А если ситуация не хороша и это очевидно, в ход может пойти другая отговорка: «Это у других оно сработало, а у меня всё по-другому». Не верьте, это тоже лукавство.

Следующая в рейтинге типичных отмазок такая: «У меня нет времени на выполнение упражнений по ходу прочтения, как рекомендуется. Я потом начну делать упражнения, когда всё прочитаю. Одно за одним. Уже завтра».

Друзья. Не обманывайте себя! Завтра не бывает. Завтра снова будет сегодня.

Без упражнения не бывает достижения. Пробовать нужно.

Чтение о любви не заменяет любовь! Чтение кулинарных рецептов не добавляет мастерства повару. Чтение о приёмах рукопашного боя не поможет в реальной схватке. И вообще, вы не высокую литературу держите в руках, а «методичку». То есть инструкцию. Делай раз, делай два… тогда сработает.

И хоть она и писалась (с перерывами) больше четырех лет, самым ценным в этой книге будет то, что своей собственной рукой напишите именно вы. Именно это ляжет в основу позитивных изменений вашей жизни. Поэтому, когда увидите слово «Практика», приготовьте пишущий предмет и ответьте на выделенные вопросы. Но для начала самый важный вопрос: «Какой вы?»

Какой вы человек: «реактивный» или «проактивный»?

Реактивный человек – это не тот, кто летает по жизни на реактивной тяге, а тот, чья жизнь всего лишь реакция на внешние раздражители. Вечный вратарь, постоянно отбивающий удары судьбы.

Из самых ярких персонажей подобного типа потом получаются прототипы для сериалов-ситкомов. Не успевает такой человек выбраться из одной… ямы, тут же попадает в другую, ещё более глубокую. (Сериалы «Ольга», «Ивановы», например.)

Менее яркие реактивные персоны просто плывут по течению, не предпринимая никаких усилий, кроме как себя развлечь. Пока есть с ними рядом любящие люди или заинтересованные руководители – их всё время куда-то подталкивают. И бывает, что и доталкивают именно туда, куда реактивный персонаж и сам хотел бы попасть. Есть ведь любимчики судьбы, у которых «всё само собой случается», лично знаю одну такую даму, но, правда, всего одну. Про остальных только читал или смотрел. Но гениев удачи не много, чаще человек реактивный – это неудачник, реализовавшийся на одну десятую своего потенциала. Одинокий, обиженный на то, что «судьба не дала ему шанса».

А человек проактивный… (немножко бесит этот англицизм – «проактивный», но что поделать, слово «активный» в данном контексте перевод логичный, но не точный. Среди реактивных персонажей тоже могут быть активные люди. Только их активность суетливая, с часто меняющимися направлениями движения. И сумма их векторов легко может давать ноль.)

Человек проактивный не обязательно гиперактивен. Он деятельный, но не суетливый. Он не гребёт против течения. Хотя умеет и это. Скорее, это тот, кто умеет вовремя поставить парус, но, если нужно, готов и на вёсла сесть. Главное – он не выпускает из рук штурвал и сам задаёт вектор движения своей жизни. Это нападающий, который в ожидании мяча не стоит на месте, он всё время маневрирует по полю жизни, чтобы судьбе было проще дать ему пас.

Человек проактивный – это человек целеустремлённый. Он умеет удерживать внимание на цели, умеет держать курс. Это выражается не в том, что он не видит ничего, кроме цели, а в том, что удерживает своё внимание на одном виде деятельности в одну единицу времени. Простое правило «делай за раз одно дело» тут как нельзя кстати.

Любите совмещать процессы? Совмещать дело с каким-нибудь удовольствием? Ну, например, еду с книжкой или фильмом. Или выполнение учебных заданий с слушанием музыки? Уборка вместе с параллельным просмотром комедийного контента – вообще классика.

Плохая новость. Совмещение разных видов деятельности может ощутимо вредить результативности. Имеется в виду совмещение дела и удовольствия. Если вы совмещаете два дела, например поездку в транспорте и обучение, то такой случай не подпадает под это правило, а, совмещая дело и удовольствие, мы можем растягивать удовольствие.

Продолжаем. Проактивный ищет возможности, реактивный – отговорки. Проактивный сам идёт и людей за собой ведёт. Ведёт не в смысле тащит, а в смысле показывает дорогу своим примером. И скорость движения не имеет большого значения. Пусть медленно, но постоянно. Глобальные задачи редко решаются быстро. Но у проактивного-то они в конце концов решаются, а у реактивного, как правило, нет.

Реактивный смолоду мечту лелеет, к старости о ней горюет. Но не достигает. Он всё время уклоняется от периодически поджидающих его неприятностей, но вместе с ними и от возможностей.

Насколько вы верите, что какие-то изменения в вашей жизни возможны? Судьба, случай или методичные усилия быстрее приведут вас к результату?

Как вы считаете, кто правильнее распорядится неожиданно найденным кладом или выигрышем в лотерею: человек, который живёт, только «оплачивая счета», или тот, у кого есть долговременный и значимый проект? Например, постройка дома?

Кто из них более склонен к разбазариванию ресурсов?

Наличие цели можно сравнить с течением реки, которое может быть совсем медленным, но тем не менее способным переносить тяжелые брёвна на большие расстояния.

Причём чем глобальнее цель и чем большее количество людей зависит от её реализации, тем более рачительно вынужден человек распоряжаться своими ресурсами. Даже если эти ресурсы подарены судьбой, а не заработаны тяжким трудом.

Попробуйте разделить в течение хотя бы одной недели деятельность и обычно совмещённое с деятельностью удовольствие и замерить, как изменились затраты времени на эту конкретную деятельность по сравнению со временем, когда вы ещё совмещали. Разделить нужно совсем. Если кушать, то только кушать (без музыки/книг/чатов и видео).

Если читать, то только читать. Главное – не забыть записать полученные результаты.

Тайм-менеджмент – это немного философии и много цифр. Поэтому давайте начнём наши оцифрованное исследование вашей личности.

Понимая, что вряд ли существуют на 100 % проактивные и на 100 % реактивные люди, зафиксируйте «самоощущение». Насколько Вы проактивны в процентах. Есть ли области жизни, где Ваша обычная проактивность даёт сбой?

Вообще-то, я человек «проактивный» на ______%

Я человек «реактивный» на ______%

Область, где я в основном реактивен – это_____________________________________

В результате работы с этой книгой Вы сможете проверить эти свои догадки о себе с помощью статистики. В конце концов, соотношение реактивен/проактивен – это о выборе своей функции в театре под названием «Жизнь». Кто Вы? Драматург, который пишет сценарий своей жизни, и режиссёр, который воплощает написанное в действительность, или только актёр, говорящий чужие слова в чужом спектакле? А может, Вы – суфлёр, который удерживает актёра в рамках раз и на всегда прописанной кем-то роли? Или костюмер, который всегда невидим, или осветитель своим вниманием чужих жизней?

Зрителем в жизни тоже можно быть, но всегда быть только зрителем точно не удастся.

Именно проактивность даёт нам надежду на управляемые изменения. Большая же часть людей просто реагируют на внешние обстоятельства. «Все побежали, и я побежал». А надо ли было бежать?

Зачем мне эти цифры? или Что я уже потерял?

Хочу раскрыть вам страшный секрет тайм-менеджмента. В тайм-менеджменте (управлении временем) нет никакого управления временем. Есть управление результатами прожитого временного отрезка. Есть организация времени. То есть администрирование.

А администрирование – работа кропотливая, нудная, а поэтому для многих трудная, а для личностей, именующих себя творческими, – почти невыполнимая. Но именно почти.

И для того, чтобы стимулировать себя к изменениям, нам нужно подвесить себе вкусную морковку. Ещё лучше, чем одна морковка, стимулируют две: одна спереди, другая сзади и ниже. Функцию передней морковки будут выполнять мечта и цель. В виде задней морковки будут выступать воспоминания, чем конкретно вам уже навредило неумение распоряжаться временем.

Вспомните конкретные случаи Вашей жизни, когда временем Вы распорядились неудачно. Несмотря на то что наша память услужливо стирает случаи наших неудач, можно вспомнить, например, три места, куда Вы опоздали, три дела, которые Вы хотели сделать, но не нашли на них времени. В конце концов, три направления развития, в которых Вы так ничего и не достигли. Или хотя бы три удовольствия, которые прошли мимо Вас. Всё, чем хотелось заняться, но оказалось, что: «Сейчас не до этого».

Напишите, пожалуйста, стоимость последствий. С точки зрения физических затрат на исправление ситуации и с точки зрения эмоциональных потерь.

(Я, например, опоздал на самолёт всего один раз – в 2012 г. Это стоило мне около 6000 рублей. Не много. Плюс небольшой скандал в бухгалтерии. Ещё это событие стоило мне потери имиджа безупречного сотрудника. Но самое неприятное – я пережил жуткий стресс неуспевания, совершенно неадекватный сложившейся ситуации. Всего-то немного перенёс начало командировки, и от этого никто не пострадал, а я переживал так, как будто пострадали тысячи человек. С тех пор планирование транспорта – отдельный пункт подготовки.)

Если Вы ни разу никуда не опаздывали, значит, есть другие области, в которых Вы не настолько успешны, как могли бы быть. Например, если дело, которое Вы не сделали из-за отсутствия времени, не из области рутины, а из области развития, то там очень тяжело оценить материальные потери. Они ведь не просчитаны заранее, они относятся к «недополученной прибыли», причём прибыли, на которую особо и не рассчитывали.

В моём случае это недописанный сценарий, недовыученный английский язык, недоосвоенное программное обеспечение, недостроенный камин на даче. Последствия – неудовлетворение и так и не расширившийся коридор карьерных возможностей.

Камин на карьеру не влияет, но вот на самооценку влияет точно. Вместо предмета гордости я создал себе предмет переживаний. Я же помню, что планировал, но до сих пор не сделал так, как хотел!

К чему это упражнение? Есть банальные вещи, которые не престают быть истинными.

Не только у наших действий, но и у нашего бездействия есть цена! И эта цена может быть неожиданно большой.

Практика «Потери»

Заполните таблицу.

Мы сейчас «подсчитали убытки», чтобы больше их не допускать. А для этого нужно что-то добавить в жизнь и от чего-то избавиться.

Для этого более конкретно формулируйте, что хотите изменить в жизни с помощью этого курса.

Продолжите фразы: «В результате этого курса я хочу:

узнать…__________________________________________________

научиться…_______________________________________________

убрать из своей жизни…___________________________________________________

привнести в свою жизнь…___________________________________________________

Мечты и цели, или Как не обмануться

А если посмотреть чуть шире? Каких целей Вы хотите достичь? Какие стремления реализовать? Не цели на курс тайм-менеджмента, а цели по жизни.

Сформулируйте, пожалуйста, какая мечта грет Вам душу и к какой цели Вы стремитесь?

Моя мечта_______________________________________________

Моя цель________________________________________________

Я специально разделил графически эти понятия, чтобы подчеркнуть их принципиальную различность.

Мечта – это что-то не совсем определённое и где-то… там, в прекрасном далёком. Картинка из возможного будущего. Никаких обязательств не накладывает. Действовать не заставляет, энергию даёт. Мечта начинается со слов «хочу, чтобы…» или «вот было бы не плохо, если…» Мечта может быть размыта и не конкретна, как красивое облако.

Цель же, наоборот, максимально конкретна. И требует энергии. Даже для того, чтобы продекларировать что-то в качестве цели, и то нужна решимость. Раз «заявился» на цель – придётся достигать. Как же по-другому? «Пацан сказал – пацан сделал!» Поэтому многим проще не заявлять ничего в качестве цели. Пусть желаемое так и останется мечтой.

Цель предполагает последовательность действий по её достижению, а мечта – всего лишь образ конечного результата.

Сравните высказывания:

1. «Моя цель – автомобиль».

2. «Хочу тачку. «Мерс» или «БМВ», чёрную. 2 литра, не старше трех лет. Не дороже полутора лимонов. К Новому году».

Пусть вас не смущают слова «моя цель» и «хочу».

В первом случае цель – вовсе не цель, а мечта. А во втором случае машина уже не просто хотелка, а сформулированная цель. И стоимость не помеха, главное – уточнить, каких лимонов и к какому именно Новому году.

Первый шаг на пути реализации цели – это правильная её формулировка.

Начну с популярной классики жанра: Питера Друкера и его SMART.

Правильно сформулированная цель должна быть:

S (specific) – конкретной;

M (measurable) – измеримой;

A (achievable) – достижимой;

R (relevant) – значимой;

T (timeboand) – ограниченной во времени.

Возьмём самые популярные мечты-«хотелки» и переведём их в цели.

«Хочу дом у воды».

«Хочу выучить французский».

«Хочу открыть своё дело».

«Хочу диверсифицировать бизнес».

Начнём с конкретности. Дом из какого материала? Кирпич, бревно, брус, сэндвич-панель, тростник и т. д.?

Габариты, полезная площадь? Количество этажей и количество комнат имеют значение? Как выглядит снаружи, чем отделан?

Если вы не компетентны в строительстве и не царское это дело – знать, из чего именно челядь воплотит вашу мечту, то цвет и функцию-то вы в состоянии сформулировать? Какого цвета крыша, в конце концов?

Даже если всё перечисленное для вас не важно, так и напишите: «Материал и внешний вид не имеют значения». Но дальше всё равно остаются вопросы.

Дом у какой воды? Озеро, река, море, океан? В какой стране? В какой климатической зоне хотя бы? Южный берег Баренцева моря устроит?

Пример конкретности цели:

«Кирпич, штукатурка. Весь белый, крыша – натуральная черепица. 200–260 метров, с террасой. Три этажа, гараж или парковочное место. На берегу Средиземного моря. И чтоб до пляжа не более 200 метров. И чтоб эти 200 метров были по горизонтали, а не по вертикали».

А достижимо ли? Чтобы ответить на этот вопрос, нужно добавить ещё как минимум стоимость и время.

В каком году всё это должно реализоваться? А то можно и не успеть воспользоваться построенным. (Хотя наследники всё равно будут рады.)

Далее значимость. Зачем вам этот дом? Дальняя дача? Запасной политический аэродром? Способ сохранить свободу? Способ оздоровить ребёнка? Филиал рая на земле?

Ради чего вы будете тратить ресурсы? А потратиться придётся в любом случае, и как практика показывает, к первоначальной ресурсной смете придётся добавить 60–300 %. И это не только деньги, а ещё и время, силы, здоровье и настроение.

«Выучить французский» – это как? Как вы поймёте, что задача выполнена?

Если хотите объяснится с парижским прохожим, то достаточно знать 500 слов. Если с марсельским, то и этого не потребуется, лучше сразу учить арабский.

Чтобы смотреть попкорновое кино на французском, достаточно 900 слов. Чтобы ставить задачу французским актёрам – даже 5000 слов может оказаться мало. Плюс грамматика и произношение. Достижима ли ваша цель в обозначенные сроки? Хватит мотивации?

«Открыть своё дело». При современном уровне удалённых сервисов это не цель, а рутинный процесс. Час на подготовку бумаг на сайте, час на налоговую, час на банк.

А дальше-то что? Цель – «открыть своё дело» или всё же «сделать его прибыльным?» А как именно это сделать? И вообще, что это за дело, в какой области? В какой отрасли хотя бы?

А «новое направление бизнеса». С какой целью? И опять, в какой области и отрасли? На какие обороты планируете выйти и в какой срок? И ещё десяток вопросов стандартного бизнес-плана.

Тут часто звучит кокетливое возражение, мол, «я не хочу ограничивать Вселенную в исполнении моего желания. Вселенной виднее, как и когда».

SMART – это не про ограничения, а про конкретизацию. Это не про диктат Богу, а про мозги в кучу. Если не указать станцию назначения, а указать только направление движения, заехать можно совсем не туда, куда хотели. Желание перезимовать в домике у моря, где-нибудь на юге, может привести вас на станцию «Восток», что в Антарктиде. Южнее не бывает. SMART – это про то, как «сказку сделать былью», вместо маниловщины. SMART – это про постановку задачи своему подчинённому. И если уж Вселенная у вас в помощницах, так хотя бы упростите ей задачу.

Конечно, правильно сформулированная цель ещё совсем не цель достигнутая. При всех признанных плюсах SMART работает только по отношению к подчинённому, над которым у вас максимальная власть! И тогда энергию для достижения цели может обеспечить и значимость задачи. Если дело привычное и несложное, подчинённого легко заставить действовать под страхом наказания.

А как быть, если задача явно сложнее привычной или нужно добиться чего-то от трудного подчинённого, над которым вы НЕ полновластны? Например, от себя самого, безвольного, или от вашего ребёнка-несмышлёныша? Тут, оказывается, одной значимости мало.

Чтобы решать более сложные задачи, к SMARTу прикрутили ещё две буквы – E и R, получилось SMARTER.

Е (exiting) – цель должна быть не просто значимой, она должна вдохновлять, манить, питать, давать энергию, а не пугать и не «грузить». Если вы ставите задачу себе любимому, то одним кнутом точно уже не отделаться, тут пряник нужен. Причём такой, чтоб включить ваше подсознание на полную катушку. Если цель манит, это убирает не только саботаж подчинённых, но и самосаботаж, который вредит сильнее всех внешних препятствий.

Сумма выгод должна превышать сумму страхов.

R (record) напоминает, что надо бы, барин, ваше приказание как-то записать, а то, не ровён час, перепутаем чаво.