• Секретарь-машинистка;
• Секретарь-стенографистка;
• Секретарь незрячего специалиста;
• Секретарь руководителя;
• Корпоративный секретарь акционерного общества.
Необходимо подчеркнуть, что все категории секретарей, за исключением корпоративного секретаря акционерного общества, относятся к техническим исполнителям наряду с дежурным по комнате отдыха, этажу гостиницы, залу; операторам диспетчерской движения и погрузочно-разгрузочных работ; комендантом и т. д., поэтому проанализируем отдельно именно четыре вышеназванные категории.
Ко всем категориям секретарей, за исключением секретаря руководителя, предъявляются почти одинаковые требования к их образованию.
Для наглядности автор составил таблицу, обратимся к ней:
Таким образом, все категории секретарей, за исключением секретаря руководителя, могут иметь начальное профессиональное образование или среднее (полное) общее и специальную подготовку по установленной программе.
Секретарь руководителя должен иметь среднее профессиональное или высшее профессиональное образование.
Требования к статусу также не очень высоки: только секретарь руководителя, имеющий среднее профессиональное образование, должен иметь стаж работы по специальности не менее 2 лет, а секретарь незрячего специалиста при начальном профессиональном образовании – не менее 3 лет.
Требования к знаниям секретарей включают перечень нормативно-правовых актов, положений, инструкций, а также специальных знаний.
Все четыре категории секретарей должны знать:
1. Положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства;
2. Правила орфографии и пунктуации;
3. Правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
4. Правила пользования приемно-переговорными устройствами;
5. Основы организации труда;
6. Основы законодательства о труде;
7. Правила внутреннего трудового распорядка;
8. Правила и нормы охраны труда;
9. Машинопись (в том числе брайлевскую – секретарь незрячего специалиста);
10. Правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов, магнитофонов (за исключением секретаря руководителя);
11. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации (кроме секретаря незрячего специалиста).
Дополнительно к этому различные категории секретарей должны знать:
12. Структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений (кроме секретаря незрячего специалиста);
13. Порядок расположения материала при печатании различных документов (секретарь-машинистка, секретарь-стенографистка);
14. Стенографию (секретарь-стенографистка);
15. Рельефно-точечный шрифт Брайля, а также правила пользования персональными ЭВМ и другими электронными устройствами, используемыми незрячими специалистами (секретарь незрячего специалиста).
Секретарь руководителя к вышеназванному для всех категорий секретарей должен знать:
• Организацию делопроизводства;
• Методы оформления и обработки документов;
• Архивное дело;
• Основы этики и эстетики;
• Правила делового общения;
• Правила эксплуатации вычислительной техники;
• Основы административного права.
В соответствии с изменениями и дополнениями, внесенными в Справочник, в настоящее время имеется должность корпоративного секретаря акционерного общества. Он относится к категории руководящих работников, так как осуществляет деятельность, связанную с подготовкой и документированием основных видов деятельности акционерного общества. Учитывая большую ответственность в работе секретаря акционерного общества, к нему предъявляются соответствующие требования.
Требования к квалификации. Высшее профессиональное (юридическое или экономическое) образование и специальная подготовка по корпоративному управлению, стаж работы по специальности в должностях, замещаемых специалистами с высшим профессиональным образованием, не менее 5 лет, в том числе в должностях руководителей.
Кроме названных категорий секретарей, отнесенных к 1-ой группе, которая представлена в Квалификационном справочнике, 2-ая группа секретарей (значительно более многочисленная) не имеет соответственного нормативного оформления должности, т. к. основывается исключительно на практической деятельности.
Ко 2-ой группе секретарей относятся:
• Секретарь на телефоне;
• Технический секретарь;
• Секретарь приемной;
• Секретарь офиса;
• Секретарь-референт;
• Офис-менеджер;
• Секретарь коллегии.
Секретарь на телефоне выполняет технические функции, связанные с телефонным общением, он:
• Принимает заказы и сообщения;
• Дает необходимые справки о товарах и услугах, предоставляемых фирмой.
Технический секретарь также выполняет технические функции, т. к. работает с оргтехникой.
Секретарь приемной осуществляет бездокументную работу:
• Отвечает на телефонные звонки и переадресует их по назначению;
• Осуществляет прием посетителей;
• Принимает письма, факсы, сообщения по электронной почте.
Секретарь офиса осуществляет работу по документному и бездокументному обслуживанию руководства:
• Принимает и анализирует корреспонденцию;
• Готовит проекты документов и организует работу с ними;
• Выполняет поручения руководителя и его заместителей;
• Координирует работу офиса.
Как видно из перечисленных обязанностей, в его работе присутствует аналитическая функция.
Офис-менеджер наделен административными и хозяйственными функциями, он работает как с первым руководителем, так и со службами фирмы и сотрудниками, фактически является главным администратором, ему подчиняются секретари, водители и другой обслуживающий персонал.
Секретарь-референт – высококвалифицированный специалист, одна из основных его функций – реферирование, т. е. сбор, изучение, анализ информации, составление рефератов, отчетов, подготовка докладов. Требования, предъявляемые к секретарю-референту:
• Знание иностранного языка (одного и более);
• Ведение деловой переписки на иностранном языке;
• Аннотированный перевод зарубежной прессы и специальной литературы по вопросам, связанным с целью и задачами деятельности фирмы;
• Ведение деловой беседы на иностранном языке и ее перевод.
В связи с этим встречается должность секретарь-переводчик. При этом к нему сохраняются традиционные требования:
• Быстро печатать;
• Правильно составлять и оформлять документы;
• Редактировать проекты;
• Рационально организовывать прием посетителей;
• Осуществлять телефонное обслуживание;
• Готовить и документировать совещания;
• Самостоятельно решать многие вопросы в соответствии с указаниями руководителя.
Секретарь коллегии осуществляет организационные и технические функции, его обязанности закрепляют такие организационные документы, как Устав или Регламент, а также должностная инструкция.
В современной практике могут встречаться и другие названия секретарской должности:
• Ассистент; секретарь-ассистент;
• Представитель дирекции;
• Помощник по общим вопросам.
Независимо от наименования секретарской должности, на сегодняшний день сформированы требования, которые предъявляются к секретарю руководителя, секретарю-референту при приеме на работу, исходя из специфики их деятельности, которая заключается в том, что работа секретаря отличается:
• Разнообразием поставленных и выполняемых задач и оперативностью их решения;
• Быстро меняющейся ситуацией;
• Многообразием общения (контактов);
• Необходимостью часто вести параллельно несколько видов работ.
Все это требует знаний, навыков и определенных личных качеств, поэтому требования, предъявляемые к этой категории секретарей делятся на 2 группы:
• Деловые качества;
• Личные качества.
К числу 1-х относятся:
• Профессиональные навыки, т. е. высокий профессионализм, обусловленный соответствующим образованием и опытом работы;
• Ответственность, т. е. наличие высокоразвитого чувства долга, добросовестное отношение к своим обязанностям, понимание важности возложенных на секретаря должностных обязанностей;
• Инициативность в пределах своей компетенции, т. е. предприимчивость, способность к самостоятельным активным действиям в соответствии с правами, прописанными в должностной инструкции, а также в соответствии с ней руководящая роль в организации работы подчиненных (напр., курьеров, водителей руководителя и т. д.), т. е. организаторские способности;
• Пунктуальность, т. е. точность, аккуратность;
• Умение хранить служебную тайну, т. к. секретарь владеет не предназначенной для распространения и обсуждения информацией;
• Умение предвидеть напряженную ситуацию и тщательно спланировать работу (действия) в этот момент.
К числу 2-х (личных) качеств относятся:
• Стрессоустойчивость, т. е. умение противостоять напряжению организма на неблагоприятные факторы, связанные в первую очередь с работой в приемной руководителя и ведением телефонных переговоров;
• Умение адаптироваться, т. е. быстро ориентироваться, приспосабливаться к меняющейся обстановке, быстро переключаться с одного вида работы на другой;
• Коммуникабельность – умение легко вступать в общение, налаживать деловые контакты;
• Аккуратность, т. е. склонность к порядку, опрятности, тщательности исполнения;
• Любезность, вежливость, доброжелательность, т. е. обходительность, учтивость, предупредительность, умение проявить доброе отношение, готовность к содействию благополучия, например, посетителей;
• Умение объективно оценивать себя и окружающих;
• Соответствующий деловой внешний вид;
• Стремление к самосовершенствованию, т. е. стремление становиться лучше, выработка в себе все больших достоинств;
• Обучаемость, т. е. способность усваивать какие-либо знания и приобретать соответствующие навыки, связанные в первую очередь с профессиональной деятельностью секретаря руководителя.
Контрольные вопросы1. Что такое квалификационные характеристики, их назначение, структура, содержание?
2. Назовите две группы секретарей и укажите их различия.
3. Назовите и охарактеризуйте категории секретарей 1 группы.
4. Назовите и охарактеризуйте категории секретарей 2 группы.
5. Что понимается под «должностными обязанностями» работника?
6. Что такое «требования к квалификации»? Перечислите их различия в каждой категории секретарей.
7. Назовите и охарактеризуйте деловые качества секретаря.
8. Охарактеризуйте личные качества секретаря.
2.2. Функции и должностные обязанности секретаря в зависимости от категории секретарского обслуживания
Основные понятия: секретарь-машинистка, секретарь-стенографистка, секретарь незрячего специалиста, секретарь руководителя, технические функции, организационно-аналитические функции, самоактуализация секретаря.
Категория секретарского обслуживания определяет функции и должностные обязанности секретаря.
Для каждой из названных категорий характерны:
Конец ознакомительного фрагмента.
Текст предоставлен ООО «ЛитРес».
Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию на ЛитРес.
Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.
Вы ознакомились с фрагментом книги.
Для бесплатного чтения открыта только часть текста.
Приобретайте полный текст книги у нашего партнера:
Полная версия книги