Современный руководитель: идеал и реальность. Энциклопедия по формированию личности
С ужасом продавцы и покупатели произносят слово «бронь», да и по поводу слова «акция» думают почти то же самое! В разгар акции позвонили из офиса и сказали, что определенная позиция, на которую уже заключили много договоров, снята с производства. Кто разрабатывал сценарий акции, кто ее организовывал, проводил? Кто – то берет на себя ответственность за явную ложь, которую выдали продавцы покупателям? А, сколько возмущений, когда, простояв в очереди три часа, подойдя к кассе в магазине, человек узнает, что этой позиции уже нет! А ее и было всего три экземпляра, хотя покупатели об этом не знали.
Могут ли продавцы обеспечить высокое качество обслуживания покупателя? Безусловно, нет! Поскольку, это зависит не только от умения продавцов улыбаться. А продавцы могут и улыбаться, и унижаться, и льстить покупателям, и сглаживать их бурные негативные реакции. Только, это, вовсе, не прописано в их должностных обязанностях. И это, к сожалению, не решает проблем, в которых они погрязают. Понимая это, продавцы, тем не менее, не знают других способов устранения или недопущения конфликтов с покупателями. И только фиксируют: «В последнее время стало очень много конфликтов», «Чем дальше, тем хуже магазин обслуживает покупателей», «С каждым днем конфликтов становится все больше!» И, даже, если быть «патриотом» фирмы, в которой работаешь, и ничего не говорить о недовольстве покупателей, тем не менее, реально это недовольство само собой не исчезнет. Если не хотим, чтобы начались суды и выплата неустоек, необходимо осмыслить положение, в котором в настоящее время находится фирма. Каждому сотруднику необходимо научно осмыслить сущность деятельности предприятия в целом, осознать цели, которыми должен руководствоваться каждый сотрудник предприятия, отобрать таких сотрудников, которые желали бы реализовать эти цели, хотели бы приобрести знания о средствах реализации этих целей и умели бы реализовать цели предприятия.
Полагаем, что сотрудники фабрики, складов и магазина располагают еще большей информацией о причинах возникающих с покупателями конфликтов. Поэтому, если задаться целью устранить эти причины, то это можно будет сделать с помощью самих же сотрудников, но, возможно, могут быть использованы рекомендации, которые мы предлагает ниже.
Рекомендации по дальнейшему совершенствованию деятельности фирмы
Необходимо так организовать работу, чтобы все звенья предприятия работали, как единое целое, а не в разнобой, как это имеет место в настоящее время. Для этого необходимо поставить работу фирмы на научную основу. Необходимо разработать научно обоснованную модель фирмы, как развивающейся системы, с тем, чтобы потом постепенно, по этапам, воплощать ее в жизнь.
Необходимо всем сотрудникам фирмы осознать, что главными целями предприятия, как развивающейся системы, являются наилучшее удовлетворение потребностей покупателей (у которых – деньги) и создание условий для наилучшего удовлетворения потребностей (в том числе и материальных, а также потребностей в самосовершенствовании, в развитии – интеллектуальном, физическом) сотрудников, которые должны уметь забрать деньги у покупателей для фирмы, а, значит, и для себя тоже.
Необходимо, первым долгом, подобрать таких сотрудников, которые хотели и могли бы наилучшим образом удовлетворять цели покупателей, то есть, подобрать людей нравственных, высоко профессиональных. Для этого необходимо на ту или иную должность назначать не по степени родства с руководителями, а по реальному уровню развития человека, как личности – проводить человека по конкурсу, проверяя уровень развитости его интеллекта, нравственности и профессиональных качеств. Чтобы определить, кто по этим критериям из работающих в настоящее время сотрудников подходит для фирмы, необходимо провести диагностическое (психологическое) обследование всех сотрудников офиса, складов, магазинов и производства, и освободить от занимаемой должности тех, кто неадекватен целям и требованиям предприятия (если, даже, это будут близкие родственники руководителей).
Необходимо проанализировать штатное расписание персонала, и изучить особенности организации деятельности предприятия – возможно, на предприятии работают «лишние» люди, существуют «лишние» служебные места. На них можно сэкономить средства фирмы. Или употребить эти средства на развитие предприятия, на обучение сотрудников.
На руководящие должности людей надо принимать по конкурсу. Руководитель должен быть человеком творческим, интеллектуальным, высоко нравственным.
Необходимо провести социологическое исследование с целью определения состава покупателей, потребностей, с которыми они приходят в магазин, что позволит найти способы наилучшего удовлетворения их потребностей.
Необходимо начать применять методы обслуживания, удобные для покупателей: а) обеспечивать доставку всех товаров (по желанию покупателя), а не только стоимостью выше полутора миллионов. Возможно, для этого фирме надо будет иметь больше собственного грузового транспорта, или поддерживать связь с фирмами, занимающимися автоперевозками; б) сделать в магазине реальные квартиры – одно, двух и т.д. комнатные, и, варианты этих квартир, например, однокомнатные квартиры – для молодоженов, для молодоженов с ребенком, для пожилых людей – для одного человека, для супругов и т.д. В различных вариантах квартир необходимо предусмотреть мебель разной стоимости (для покупателей с различным материальным достатком), разного дизайна – с учетом возраста, интересов, уровня развития. Необходимо, чтобы покупатель мог сразу выбрать и купить все, что ему понравилось. Для этого необходимо иметь на складе мебель, которая пользуется у покупателей повышенным спросом; в) чтобы покупатель имел возможность заказать мебель по собственным эскизам – тогда станет интересней и насыщенней, целенаправленней работа дизайнеров; г) чтобы покупатель мог заказать мебель по Интернет; д) чтобы покупатель имел возможность заказать мебель по каталогу, реально отражающему наличие мебели в данном магазине (в магазине есть каталоги, которые не удовлетворяют этому требованию). Может быть, в каталогах дать более полную информацию для покупателей – о сроках изготовления, о сырье, из которого могут быть изготовлены изделия, о стоимости не только самой мебели, но и ее доставки и т.д.; е) чтобы покупатель имел возможность приобрести мебель не в сроки, удобные магазину (фабрике), а в удобное для него время; ж) расставить мебель в магазине по-другому: отдел кухни – для разных покупателей, разной стоимости и разного дизайна – все в одном месте, в другом месте – мебель другого назначения (по квартирам с разным количеством комнат).
Чтобы иметь возможность так обслуживать покупателей, необходимо на складах иметь в определенном количестве ту мебель, которая пользуется постоянным и повышенным спросом. Возможно, необходимо создать бригады по изготовлению мебели разной сложности, или «завязать» друг на друге «магазин-склад-производство» по отдельным видам мебели. Это будут блоки, которые смогут работать значительно успешней, чем сейчас работает фирма, разделенная на отдельные «ведомства» – магазины, склады, фабрика. В настоящее время нет единства, и нет заинтересованных, ответственных за брак людей, и, даже, если все знают, что брак создает помеху развитию предприятия в целом, никто его устранять не торопится. В каждом блоке необходимо иметь директора, который и будет ответственен за весь путь товара от покупателя – заказчика к фабрике и от нее – к реальному покупателю, который и будет ответственен за прибыль. Тогда, такой человек и будет регулировать взаимодействие магазина со складами и изготовителями. Возможно, надо сократить ассортимент, это позволит наилучшим образом удовлетворять потребности покупателей. И не нужно будет продавцам, администратору видеть во сне, как к ним приходит разъяренный покупатель. И они смогут выполнять свои реальные обязанности, прописанные в должностных инструкциях. И смогут не только оформлять договора покупателя с фирмой, но и формировать вкус, прививать модные тенденции покупателю. Информация об этом непременно пойдет по всем городам, где созданы магазины фирмы.
В настоящее время продавцы и администратор работают не по тем инструкциям, с которыми они знакомились, когда их принимали на работу. Необходимо либо изменить инструкции, либо изменить реальность – то есть, перестать обманывать покупателей, начать наилучшим образом реализовать их потребности в приобретении качественной мебели. Если предприятие и впредь предполагает «гнать» «брак», то необходимо ввести новую штатную единицу в магазин – человека, который будет заниматься «браком». Необходимо создать условия для наилучшего выполнения своих обязанностей администратору и продавцам.
Видимо, работников фабрики и складов надо брать на работу по договору, в котором предусмотреть ответственность за совершенный «брак»: штрафы, увольнение с работы, другие наказания. При таком подходе, не нужен будет штат ОТК.
Продавцы должны чувствовать о себе заботу руководства фирмой, они хотят похвалы за свою работу, и, действительно, ее заслуживают. Но, их только ругают. Может быть, в отдельных случаях, они и заслуживают этого, но, в основном, работают хорошо. Коллектив в магазине слаженный, все поддерживают друг друга, сопереживают, если у кого возникает очередной конфликт с покупателем, стараются помочь, как могут. Необходимо было бы продавцам ввести четкий график работы. Они работают четыре дня и один день отдыхают – это очень тяжелая нагрузка. Но, об этом, видимо, должна позаботиться профсоюзная организация, если она есть на фирме. Но, если, будут созданы нормальные условия их работы, то, не мешало бы, почитать им лекции о специфике межличностных отношений, провести семинар о трудовой дисциплине, провести тренинг продаж. Постоянное обучение способствовало бы развитию у них потребности в приобретении новых знаний, приводило бы к повышению качества обслуживания покупателей.
Только такой подход и может помочь вывести фирму на другой уровень приобретения прибыли. Только заинтересованные в работе продавцы, которые ощущают заботу о себе, смогут помочь фирме приобретать, как можно больше, денег.
Безусловно, фирма сможет так работать, если будет иметь, как образец, модель фирмы, как развивающейся системы. И такую модель должны разработать специалисты – ученые и практики. Только такая фирма и сможет выжить. В таком же виде, как фирма создана и функционирует сейчас, она, скорее всего, долго не «протянет».
Модель фирмы, как развивающейся системы
Любая фирма, которая предполагает развиваться, должна быть создана, как материально-энергетически-информационное единство («Я») с «другими». Именно поэтому, главной целью фирмы должно быть: наилучшее
удовлетворение потребностей «других» – покупателей, людей, которые приходят в магазин, чтобы приобрести мебель. Только за счет «других» фирма может развиваться, приобретая от них материальное, положительные эмоции, знания, необходимые для совершенствования деятельности фирмы. Если не соблюдается это условие (то есть, фирма не рассматривает «других», как средство своего развития), фирма идет к самоуничтожению.
В последнее время в магазине фирмы стало возникать много конфликтов с покупателями – теми «другими», от которых зависит процветание фирмы. Это настораживает. И если не принять меры, то фирма может погибнуть. Какие меры надо принять? Мы об этом написали выше.
Но, заботой руководства должны быть и сотрудники фирмы, которые обеспечивают условия удовлетворения потребностей покупателей. Поэтому, забота о сотрудниках – вторая главная цель, которую, непременно, фирма должна реализовать. Забота – это создание условий для удовлетворения материальных, физических, эмоциональных, интеллектуальных, духовных потребностей сотрудников фирмы. Каждый сотрудник фирмы должен чувствовать свою причастность к тому делу, которым занимается фирма. Каждый сотрудник должен иметь, в качестве главной цели, заботу о покупателях, для удовлетворения потребностей которых он и находится в фирме. Такое сознание и руководства фирмы, и сотрудников фирмы необходимо формировать. Ибо, без этого понимания фирма успешно работать не может. Если все сотрудники, в том числе и руководители, стремятся к удовлетворению только своих личных, материальных потребностей, целостность фирмы, как системы, нарушается. С разрушенной структурой фирма долго прожить не сможет.
Фирма, как материально-энергетически-информационная целостность с «другими» (не только с покупателями, но и с природой, и с другими людьми, в том числе с конкурирующими фирмами, руководством области, города и т.д.) должна иметь следующую структуру: Учредитель; директор; главный бухгалтер; отдел развития; отдел социальной защиты; отдел экономики, при котором должна быть научная лаборатория, социологическая служба, аналитический отдел; отдел по организации мероприятий и развитию культуры, здоровья, отдыха.
Целями фирмы являются: создание условий для удовлетворения потребностей покупателей и других форм Жизни – в том числе, создание условий для наилучшего удовлетворения потребностей сотрудников.
Оплату труда всем сотрудникам, в том числе и руководителям, необходимо осуществлять не за должность, а за реально выполненную работу, за реальную пользу, которую сотрудник принес «другим» – людям, государству, Жизни в целом. Чем выше уровень развития и проявления творчества, тем выше качество выполненной работы, тем больше польза, тем выше оплата труда.
Между отдельными звеньями предприятия (фирмы) должно осуществляться постоянное взаимодействие, поскольку только во взаимодействии может осуществляться процесс развития, как фирмы в целом, так и каждого ее сотрудника. В процессе взаимодействия различные отделы, службы, люди могут оказывать помощь друг другу, обмениваться информацией, необходимой, могущей пригодиться в развитии, в жизни. Информация эта может быть о том, как работают службы, чего достигли, какие испытывают трудности, на какую помощь и поддержку рассчитывают, как видят перспективы дальнейшего развития предприятия (фирмы), как видят перспективы взаимоотношений с другими фирмами, в том числе и за рубежом, с другими людьми, между цехами, отделами предприятия, между отдельными сотрудниками предприятия, с государством, партнерами, конкурентами и т.д.
Необходимо подготовить планы поэтапного (этапов всего шесть – от Хаоса, к осознанию, к постановке цели, к подбору средств, к овладению средствами, к реальному удовлетворению потребности) развития – как каждого отдела, так и предприятия, в целом.
Стремление предприятия и каждого сотрудника к совершенствованию – главное условие развития любого предприятия. Реализацию этой цели может обеспечить только творческий, развитый, духовно богатый человек, смыслом жизни которого, безусловно, не является «приобретение «материального» лично для себя».
Отчёт о проделанной работе в мебельном магазине частной фирмы
В исследовании было поставлено три группы задач: 1) осуществить изучение претендентов на должность заведующего магазином и отобрать кандидата на эту должность; 2) изучить микроклимат в коллективе сотрудников склада; 3) изучить микроклимат в мебельном магазине.
Результаты изучения претендентов на должность заведующего магазином
Критерием отбора претендента на должность заведующего магазином являлся стиль руководства трудовым коллективом, который претендент предполагал использовать в работе по созданию коллектива сотрудников магазина. На изучение стиля руководства претендентов и было направлено исследование. Именно представление претендентов о целях и средствах взаимодействия с коллективом сотрудников и выступило основанием для отбора претендента на вакантную должность.
Изучение претендентов на должность заведующего магазином осуществлялось с помощью наблюдения; беседы; создания ситуаций, предполагающих выбор претендентом средств взаимодействия с вышестоящим руководством, подчиненными, разрешения конфликтов, могущих возникнуть в коллективе или во взаимодействии с покупателями.
Анализ полученных в исследовании материалов позволил составить психологические характеристики на всех претендентов на должность заведующего магазином, осуществить отбор претендента на вакантную должность.
На должность заведующего мебельным магазином претендовало четыре человека.
К. ИГОРЬ По типу темперамента – сангвиник, с ярко выраженными элементами флегматика. Доброжелательный, но недостаточно уверенный в своих поступках, действиях, человек. Это положение имеет место потому, что недостаточно широкая эрудиция, интеллект. Мышление тоже развито недостаточно, поэтому, при решении той или иной проблемы, затрудняется найти средства, которые приведут к устранению возникшего конфликта, к снятию проблемы. Кроме того, в качестве основного метода регулирования отношения к работе подчиненных он рассматривает материальное стимулирование – поощрение и наказание «рублём». В то время, как основная функция руководителя – формирование у сотрудников ответственного отношения к работе, создание условий для проявления самостоятельности в решении проблем, возникающих в процессе взаимодействия с покупателями. Управление коллективом с помощью материальных стимулов держит «в узде» процесс развития сотрудников. А именно развитые, широко эрудированные люди только и могут убедить, посоветовать, порекомендовать приобрести покупателю тот или иной предмет мебели, то есть, в конечном счёте, обеспечить увеличение прибыли магазину (в том числе и себе лично).
Возможно, претендент и может с успехом работать с покупателями индивидуально. Но, руководить коллективом сотрудников магазина, основная масса которых имеет высшее образование, высокий уровень интеллекта, развитое мышление, в том числе и развитое самосознание, ему будет трудно.
Я. ИРИНА С явно расстроенной нервной системой. Создать новый коллектив, сплотить сотрудников вокруг идеи ответственного отношения к работе, человеку с таким состоянием нервной системы, будет сложно. Имеет опыт руководящей работы разных уровней, но подходит к вопросу управления коллективом формально, не вникая в сущность каждой ситуации, с которой ей придётся, как руководителю женского коллектива, столкнуться. Имея большое желание получить руководящую должность, но, не имея уверенности в том, что сможет создать коллектив единомышленников, начинает нервничать, покрываться пятнами, беспорядочно двигать телом, начинают появляться нервные тики. Главным стимулом считает материальное вознаграждение. Считает, что основной целью сотрудников магазина является соблюдение дисциплины. При этом, дисциплину понимает, как формальное исполнение сотрудниками своих должностных обязанностей. Не творческому человеку, каковым она является, трудно будет работать с коллективом продавцов, которые подобрались в этом магазине – образованные, с высоким интеллектом, творческие, самостоятельные, ответственные.
П. ОКСАНА По типу темперамента – сангвиник. Доброжелательна, коммуникабельна, с высоким уровнем развития культуры, интеллекта и духовности. Целеустремленная. Имея немалый опыт работы с большими коллективами, владеет средствами управления людьми разных возрастов, категорий. Умеет общаться, достигать поставленной цели. Дисциплину понимает, как осознанное стремление каждого продавца наилучшим образом удовлетворять потребности покупателей. В высшей степени самостоятельна, творчески развита. Подобрать лучшего руководителя, способного сформировать трудовой коллектив из состава, который в настоящее время имеет место в магазине, наверно, и нельзя.
Резюме
Из всех обследованных претендентов на должность заведующего магазином, в ситуации, которая в настоящее время сложилась в магазине, и, исходя из состава продавцов, подобранных в магазин, можно рекомендовать только П. Оксану.
Результаты изучения микроклимата в коллективе магазина
Для получения необходимой информации, которая позволила бы определить проблемы, имеющие место в трудовом коллективе магазина, и разработать рекомендации по их устранению, были применены такие методы исследования, как беседа, наблюдение, тестовые задания, изучение и анализ средств, используемых сотрудниками во взаимодействии с руководителями, членами коллектива, покупателями. Были составлены психологические характеристики на всех сотрудников мебельного магазина.
Полученная в исследовании информация позволила обозначить проблемы, имеющие место в магазине, разработать рекомендации по их устранению.
В магазине нами было обследовано 13 сотрудников. В том числе – администратор магазина.
К. ГАЛИНА – работает администратором. В настоящее время исполняет обязанности директора магазина. В анкете участника конкурса отметила у себя, как положительные, качества: ответственность, работоспособность. Но, эти качества, также, могут проявляться у человека, который стремится
понравиться, завоевать авторитет у начальства, угодить вышестоящим, попасться на глаза тем, от кого зависит продвижение по служебной лестнице. В этом случае считать эти качества положительными, ни в коей мере, нельзя. Поэтому, чтобы понять, что стоит за этими качествами, необходимо понаблюдать за человеком, изучить, как он решает проблемы, возникающие во взаимодействии с подчиненными, побеседовать с ним. Что и было нами сделано. Но, предварительно, мы получили информацию от сотрудников магазина, что К.Г. считает и называет себя, когда ей приходится кому-то представляться, «исполняющим обязанности директора магазина». Это – явный показатель завышенной самооценки человека, и стремления представить себя «другим», как стоящим на ступеньку выше того положения, которое он реально занимает.
Основную информацию о том, что из себя представляет К.Г., как руководитель, мы получили от продавцов. Однако, составить окончательное представление о ней, как о руководителе, позволили методы, которые мы применили во взаимодействии с ней.
Чтобы понять, почему у администратора не сложились отношения почти со всеми членами коллектива, а с некоторыми из них произошла ссора, нам пришлось изучить процесс развития отношений всех работников магазина с вышестоящим начальством. В настоящее время большее количество продавцов собираются увольняться, потому что их обманули. Пообещав платить определенную зарплату в течение двух месяцев, а с третьего – начать начислять добавку к зарплате в размере 1,2% от оборота продукции, в настоящее время руководство фирмой отказалось прибавлять к зарплате процент. Поскольку, кроме К.Г., в магазине нет другого руководителя, для выяснения причин возникшей ситуации и возможности её устранения, продавцы обратились к «администратору – и.о. зав. магазином». Вот тут-то и проявился, в полную меру, стиль руководителя: не умея и не зная, как разрешить возникшую ситуацию, она начала кричать на сотрудников, приказывать, в грубой форме посоветовала самостоятельно звонить руководству фирмой и т.п.. Понять Г. можно – ведь она, давая поступающим на работу продавцам информацию о зарплате, не сама её придумала, и не знала, что эта информация обернётся обманом. Но, в этом случае, она должна была сама обратиться к человеку, от которого изначально получила эту информацию, и предложить ему разрешить возникшую ситуацию. Вместо этого, она стала «срывать зло» на подчинённых. Так как в магазине подобрался коллектив достойных сотрудников – почти все они самодостаточные, творческие, самостоятельные, с высшим образованием, многие из них имеют опыт управленческой, руководящей деятельности, и понимают, что авторитарный стиль руководства – это стиль прошлых лет, то Г. многие из них дали «отпор». В беседе с нами Г. удручённо произнесла: «Я осталась одна! А один в поле – не воин!» В настоящее время ей некем руководить. Должности у неё есть – даже две, а реальных «воинов», которых она хотела бы «строить», командовать ими, приказывать, кричать на них, унижать их – в её представлении именно это и называется «руководить», нет! Сотрудники магазина ждут разрешения ситуации, а пока она не разрешена, работают, «спустя рукава». Г. самостоятельно разрешить ситуацию не в состоянии, но и за помощью к вышестоящему начальству, видимо, обращаться не торопится. Именно поэтому, создать коллектив, который ответственно, добросовестно относился бы к своей работе из нынешних, обманутых в своих ожиданиях, продавцов, не удастся. А, тем более, Галине, которая уже потеряла авторитет. В настоящее время многие продавцы не подчиняются ей, относятся к ней без уважения, не выполняют требований, которые она предъявляет им в грубой, «приказной», форме.
Как отметили многие продавцы, администратор не только не умеет общаться с подчиненными, но и не выполняет, в полной мере, своих должностных обязанностей, порою – нарушает их. На складе много товара, который не имеет цены, поэтому не поступает в продажу; слабо пополняется ассортимент некоторых товаров, хотя продавцы не раз напоминали администратору о её обязанностях; ключ от магазина передаётся посторонним лицам, родственникам или знакомым администратора (в том числе и грузчикам); переучёт производится в то время, когда магазин работает, и в залах много народа и т.п.