Бизнес в порядке! Самоучитель для менеджеров и бизнесменов по внедрению CRM и других «эм»

• Вспомните, как вы утомляетесь. Через какое время непрерывной работы ваша производительность падает? 30 минут или час? А может быть, вы умеете работать непрерывно по 2 – 3 часа? Возьмите это время, добавьте запас на переключение между делами от 5 до 15 минут. Это будет ваш один слот задачи. В зависимости от продолжительности, у вас на рабочий день выйдет от 4 до 10 эффективных слотов.

• Определите слот для работы с электронной почтой и уведомлениями в чатах, мессенджерах, таск-трекерах. В зависимости от вашей нагрузки поставьте слот от 10 минут до часа. Если почты и уведомлений очень много, поставьте два-три слота по 15-30-45 минут.

• Оставшееся время распределите между конкретными задачами по имеющимся слотам. Ставьте их вплотную друг к другу, потому что время на переключение вы заложили в слот. При планировании сразу представляйте, какой результат вы хотите получить в конце слота.

• Если ваша работа связана с входящими обращениями: к вам приходят люди, чтобы что-то обсудить или получить совет, договаривайтесь с ними на конкретное время. Задайте себе вечерний слот, чтобы согласовать планы с другими людьми. «Тебе нужно что-то от меня, помощь, совет? Давай запланируем время на завтра».

• Начинайте дело с включения таймера на заданное время. Так вы поможете себе сосредоточиться и оградить свое время от вмешательства. Если кто-то приходит без предупреждения с вопросом или поговорить, заготовьте ответ: «Я сейчас занят вот таким делом. Сегодня все время расписано. Сколько тебе времени нужно обсудить вопрос? Давай запланируем на завтра?». Конечно же, если вы можете ответить на вопрос навскидку или отвлечься на пять минут, то лучше сделать это, не отходя от кассы.

Все сотрудники компании должны видеть пример эффективного управления рабочим временем, чтобы им хотелось получить такие же результаты.

В 2019 году я провел эксперимент открытого ведения своего плана. Каждое утро я делал скриншот календаря в телефоне со всеми делами: от подъема до отбоя. Готовый снимок я выгружал в сторис своего Инстаграма. В течение дня я сразу подводил итоги запланированных задач и корректировал время выполнения задачи в календаре. Если появлялась незапланированная задача – добавлял. Если отменялось запланированное – освобождал место, занимал другой задачей. А вечером делал второй скриншот и сравнивал, как факт совпал с планом.

Возможно, что я и сейчас продолжаю этот эксперимент. А может быть, и придумал что-то новое. Загляните в @apometun в Инстаграме – проверьте. Если понравится, подписывайтесь, чтобы понаблюдать за экспериментами в личной систематизации. Или отправьте письмо на andrey@pometun.ru с темой «Плотный календарь», и я вышлю в ответ архив со сравнительными скриншотами плана за текущий год.

Если у вас будет открытый календарь, вы всегда сможете сказать: посмотри, когда у меня ближайшее окно и забронируй его. Если вопрос срочный, то скажи, я посмотрю, что можно перенести или сдвинуть. Два важных момента в личном ведении календаря и планировании:

• Стая копирует вожака.

• Вы не можете требовать от людей того, чего не делаете сами.

Не хотите показывать, чем именно вы заняты? Можете настроить разные уровни доступа к вашему календарю. Сотрудники увидят, что вы просто заняты или чем именно вы заняты. Но есть важный момент: вопрос доверия. Когда вы скрываете суть своей занятости, вы уходите от открытости. Люди начинают копировать действия, которые они видят, – просто занимать в календаре время, не указывая цели бронирования. А когда вы показываете, что именно вы делаете, люди начинают понимать, какие задачи вы решаете. Если ваша деятельность действительно продуктивна, то в коллективе растет уважение к вам и к вашим решениям.

Конечно же, у вас, как у любого другого руководителя, будут дела, о которых не стоит распространяться раньше времени: подготовка к увольнению какого-то сотрудника или сокращению целых отделов, обсуждение непопулярных мер, стратегические задачи, которые пока стоит держать в секрете. В таких случаях я в календаре писал название задачи общими словами: кадровые вопросы, админвопросы или актуализация стратегии, а детали задачи выносил в скрытые примечания.

Чтобы научиться эффективно управлять своим временем и своими действиями, рекомендую прочитать книгу Максима Дорофеева «Джедайские техники. Как воспитать свою обезьяну, опустошить инбокс и сберечь мыслетопливо».

После того как вы научились подавать личный пример в планировании, можно переходить к требованиям. Но требовать у людей, чтобы они начали планировать, – безнадежное дело. Вам приведут десятки причин, почему планирование – бесполезная трата времени. Возможно, вы уже сами назвали несколько причин, чтобы не затрагивать этот раздел корпоративного портала.

Но если все-таки вы готовы взять время под контроль, введите несколько правил, что вы делаете или регистрируете только через календарь на корпоративном портале:

• Назначение совещаний или собраний.

• Согласование корпоративных или офисных мероприятий.

• Бронирование переговорных.

• Согласование отгулов или ранних уходов с работы.

• Бронирование времени руководителя для обсуждения каких-либо вопросов.

• Прием заявлений на отпуск.

• Регистрация командировок или обучения.

Посмотрите на процессы в своей компании, которые требуют уведомлений коллег о своих планах. Возможно, что вы добавите что-то свое.

После создания личного примера и среды можно попробовать продать планирование с помощью геймификации, нематериального или денежного поощрения.

• Разработайте систему бейджей и наград за развитие навыка планирования.

• Предложите активным пользователям календаря и приверженцам планирования рассказать, как они это делают и каких результатов достигают.

• Отмечайте на корпоративном портале благодарностями тех, кто придерживается аккуратного ведения календаря.

• Назначьте премии или дополнительные отгулы и дни к отпуску за качественное планирование.

И только после всего вышеперечисленного вы можете попытаться ввести карательные меры за халатное отношение к рабочему времени. Но будьте готовы, что любые жесткие правила встретят сопротивление. Лучше подавать пример, создавать среду и вовлекать коллег в осознанное планирование.

Календарь совещаний

Есть еще один способ воззвать к совести коллег и начать пользоваться календарем. Введите правило: любые встречи могут быть назначены только в календаре на корпоративном портале.

Такой подход убьет сразу двух зайцев:

• Сотрудники начнут пользоваться календарем.

• Совещания будут проходить более эффективно.

Первую цель мы преследуем изначально, говоря про внедрение корпоративного портала. Но для бизнеса вторая цель может быть даже более привлекательной. Решайте, что для вас важнее, а что вы будете считать приятным бонусом. Начнем с цели внедрения календаря.

Договоритесь с сотрудниками, что любой подход к коллеге, который требует больше пяти-десяти минут его времени (а в некоторых компаниях можно сократить до одной-трех минут), должен заблаговременно назначаться. Что значит назначить встречу?

1. Загляни в календарь коллеги.

2. Выбери свободный слот времени (можно настроить режим «автопоиск свободного времени»).

3. Назначь встречу: определи цель и перечень вопросов. Если коллега не может помочь с указанными вопросами, то он откажется и (может быть) направит тебя к тому, кто сможет на них ответить.

4. Запланируй, сколько времени нужно на обсуждение. Может быть, коллега не может потратить столько времени, потому что в своем календаре он не обозначил свою занятость.

В современных корпоративных порталах функция назначения совещаний реализована вплоть до выбора переговорных, составления повестки и назначения секретаря. Особенно важен такой подход в небольших компаниях, когда сотрудники стоят в очереди к руководителю, чтобы решить с ним какую-то проблему. В таких случаях нарушается правило эффективности совещания:

Рисунок 14. Формула эффективного совещания.

Например, сотрудник приходит с простым вопросом низкой ценности к руководителю с высокой зарплатой. Соответственно, эффективность такого совещания уменьшается. В то время как рядовой сотрудник сам мог решить этот вопрос, сокращая знаменатель формулы.

Если обозначить всем, что без повестки к руководителю нельзя подходить, то люди начнут формализовать свои вопросы. А как мы все знаем, правильно поставленный вопрос – это половина ответа. Когда сотрудник начинает формулировать конкретный вопрос, он часто сам находит ответ. А если даже не находит, тогда ко времени обсуждения появляется четкий план разговора. Каждый вопрос становится отдельным пунктом повестки, на который нужно найти ответ.

Со списком вопросов (повесткой) появляется возможность более конструктивно фиксировать результаты совещаний: кто что должен сделать и к какому времени. Опять же: на корпоративных порталах есть возможность посмотреть и повестку, и материалы для встречи, и протокол.

Если совещание назначается, то корпоративный портал сам может напоминать ключевые вопросы о необходимости совещания:

• Это сложный вопрос? Действительно ли участникам необходимо вместе смотреть на визуальные материалы, чтобы не выпадать из потока обсуждения? Действительно ли мнение каждого участника может повлиять на выработку конечного решения?

Сноски