• с помощью корпоративных банковских пластиковых карт;
• по топливным картам с магнитной полосой;
• по топливным смарт-картам (микропроцессорным пластиковым картам).
Аудитор должен убедиться в правильности оформления и отражения в учете указанных операций.
При приобретении топлива на АЗС с помощью талонов транспортной организации следует использовать счет 50/3 «Денежные документы». В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов денежный документ – это документ, удостоверяющий право на оказание услуги, стоимость которой отражена в самом документе. Поскольку топливные талоны полностью отвечают этим требованиям, то операции с ними должны быть отражены следующим образом:
Д-т 76 К-т 51 – предоплата талонов;
Д-т 50/3 К-т 76 – оприходование талонов;
Д-т 71 К-т 50/3 – выдача талонов водителю;
Д-т 10 К-т 71 – оприходование топлива.
При получении организацией корпоративной банковской пластиковой карты организацией открывается специальный карточный счет. Поэтому операции с подобной картой должны отражаться на счете 55 «Специальные счета в банках»:
Д-т 55 К-т 51 – зачислены денежные средства на корпоративную карту;
Д-т 71 К-т 55 – денежные средства сняты держателем карты; Д-т 10 К-т 71 – оприходовано топливо либо:
Д-т 10 К-т 55 – оприходовано топливо, оплаченное корпоративной картой (в том случае, если на АЗС имеются соответствующие считывающие устройства). Для использования топливных карт с магнитной полосой или топливных смарт-карт транспортная организация заключает с топливной компанией (либо с процессинговым центром) договор на поставку топлива, по которому компания передает транспортной организации указанные карты.
Транспортная компания осуществляет предоплату предусмотренной договором суммы (Д-т 60 К-т 51). При заправке автомобилей топливная карта держателя идентифицируется на учетном терминале АЗС, после чего водитель получает чек. Ежемесячно топливная компания предоставляет транспортной организации отчет (реестр) операций по картам, акт сдачи-приемки, счет-фактуру. На основании чеков приходуется топливо (Д-т 10 К-т 60), по получении счета-фактуры предъявляется НДС к вычету (Д-т 19 К-т 60).
Списание топлива в транспортной организации должно осуществляться на основании надлежаще оформленных путевых листов (Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 г. № 78):
• путевой лист легкового автомобиля (форма № 3);
• путевой лист специального автомобиля (форма № 3 спец.);
• путевой лист легкового такси (форма № 4);
• путевой лист грузового автомобиля (форма № 4-С, форма № 4-П);
• путевой лист автобуса (форма № 6; форма № 6 спец.).
Путевой лист, согласно указанному выше Постановлению, должен выдаваться на один день или на одну смену. На более длительный срок путевой лист может быть выдан, если водитель выполняет задание в течение более одной смены (междугородние перевозки).
Для контроля за движением путевых листов транспортная организация должна вести журнал учета движения путевых листов (форма № 8).
Для учета пробега автомобиля (величина пробега подлежит отражению в путевом листе) транспортные организации должны вести журналы учета показания спидометров и составлять акты снятия показаний спидометров.
Кроме того, для контроля за расходованием топлива ежемесячно должны составляться акты замера остатков топлива в топливных баках автомобилей. Эти документы не являются унифицированными, их форма должна быть установлена учетной политикой организации. Необходимость составления указанных (неунифицированных) документов предусмотрена Инструкцией по учету поступления и расходования горюче-смазочных материалов и единых талонов на отпуск нефтепродуктов на отпуск на предприятиях, в организациях, колхозах и совхозах (утв. Госкомнефтепродуктом ССС 03.02.1984 г. № 01/218-72), действующей в части, не противоречащей законодательным и нормативным актам РФ.
Учет автомобильных шин. Обслуживание и эксплуатация автомобильных шин должны осуществляться в соответствии с Правилами эксплуатации автомобильных шин АЭ 001-04, утв. Распоряжением Минтранса РФ от 21.01.2004 г. № АК-9-Р, являющегося обязательным для всех владельцев транспортных средств (утратило силу 31.12.2007 г., в связи с чем может применяться транспортными организациями как методическая основа при разработке собственных правил). Согласно указанным выше Правилам, на каждую шину, установленную на автомобиль, должна вестись карточка учета по форме, установленной Правилами (в приложении № 12).
В соответствии с ПБУ 5/01 Минфина РФ «Учет материально-производственных запасов» и Инструкцией по применению Плана счетов приобретенные автомобильные шины подлежат учету в составе материально-производственных запасов.
Замену изношенных шин на новые транспортные организации отражают как ремонт основного средства, при этом новые шины списываются со счета 10 на счет затрат и на них заводятся указанные выше карточки.
Кроме того, в транспортных организациях имеет место такая операция, как сезонная замена шин (летних на зимние и наоборот). Следует отметить, что действующие нормативные акты Минфина РФ не предусматривают такой операции, как оприходование материально-производственных запасов, временно выведенных из эксплуатации. Поэтому на практике транспортные организации применяют следующие варианты учета:
• новые шины списываются со счета 10 на счет 20 при замене изношенных шин. Сезонная замена шин отражается внесистемно в специальной оборотной ведомости;
• новые шины при замене ими изношенных списываются с субсчета счета 10 (например, «Шины на складе») на субсчет счета 10 (например, «Шины, установленные на транспортные средства»). При сезонной замене шин имеет место обратная проводка. А на счет 20 списываются изношенные шины при их замене новыми.
Аудитор должен убедиться в том, что выбранный организацией способ учета движения шин утвержден в ее учетной политике.
Возмещение расходов, связанных со служебными командировками и служебными поездками водителей. В транспортной организации, осуществляющей междугородние и международные перевозки, могут иметь место:
а) служебные командировки водителей;
б) служебные поездки водителей, постоянная работа которых имеет разъездной характер.
Возмещение расходов водителей в этих двух случаях регулируется различными нормами законодательства, поэтому аудитор должен понять, правильно ли организация квалифицирует условия труда своих водителей.
Согласно ст. 166 Трудового кодекса РФ, служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок в место, находящееся вне места постоянной работы. А разъездной характер работы предполагает постоянную работу в пути (ст. 166 ТК РФ).
В соответствии с этими определениями Минфин в Письме от 01.06.2005 г. № 03-05-01-04 /168 указал следующее:
• если постоянная работа водителя не связана с междугородними перевозками и в каждом случае такая перевозка осуществляется по отдельному распоряжению руководства, то это служебная командировка;
• если водитель постоянно работает на междугородних перевозках, то это работа, имеющая разъездной характер.
При этом указанные условия труда водителя должны быть определены в соответствующих документах (коллективный договор, трудовой договор, локальный нормативный акт), в чем и должен убедиться аудитор. Кроме того, в коллективном договоре, локальном нормативном акте должен быть указан перечень работ, должностей, носящих разъездной характер.
Как при направлении водителя в служебную командировку, так и при его служебных поездках, связанных с разъездным характером работы, водителю, согласно ст. 168 и 168.1 ТК РФ, должны быть возмещены:
• расходы по найму жилого помещения при остановках в пути;
• суточные;
• иные расходы с разрешения или ведома работодателя (плата за въезд, оплата стоянки автомобиля и пр.).
Порядок и размер возмещения расходов определяется коллективным договором, локальным нормативным актом.
При рассмотрении вопроса налогообложения суточных аудитор должен иметь в виду следующее.
При служебных командировка суточные освобождаются от обложения НДФЛ в пределах установленной организацией нормы, но не более 700 руб. за каждый день командировки внутри РФ и не более 2500 руб. за каждый день загранкомандировки (п. 3 ст. 217 НК РФ). Единым социальным налогом суточные при служебных командировках не облагаются. Как указано в ст. 238 НК РФ (п. 1, подп. 2), суточные не облагаются ЕСН в пределах норм, установленных законодательством. Минфином РФ (Письмо от 24.08.2007 г. № 03-04-06-02/164) указано, что в данном случае следует применять нормы, установленные Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 г. № 93 для исчисления налога на прибыль (100 руб.). Суточные, выплаченные сверх этой суммы, также не облагаются ЕСН, поскольку они не уменьшают облагаемую прибыль (п. 3 ст. 236, п. 38 ст. 270 НК РФ, Письмо Минфина РФ от 24.08.2007 г. № 03-04-06-02/164).
При служебных поездках, связанных с разъездным характером работы, предельного размера суточных для цели обложения НДФЛ Налоговым кодексом не установлено. Поскольку служебные поезд ки, связанные с разъездным характером работы, служебными командировками не признаются (ст. 166 ТК РФ), то установленный ст. 217 НК РФ норматив (700 руб.) к ним неприменим. В то же время все выплаты, перечисленные в ст. 168.1 ТК РФ, не облагаются НДФЛ, поскольку это компенсации, связанные с исполнением работником своих обязанностей (ст. 217, п. 3 НК РФ). Следовательно, суточные, выплачиваемые при служебных поездках, связанных с разъездным характером работы, не облагаются НДФЛ в пределах норм, установленных коллективным договором, локальным нормативным актом (Письмо Минфина РФ от 24.04.2007 г. № 03-04-06-01/129). В указанном Письме Минфин РФ подтверждает также, что суточные при разъездном характере в пределах установленной организацией нормы не облагаются ЕНС (ст. 238 НК РФ), и уменьшает налог на прибыль в составе расходов на оплату труда (поскольку Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 г. № 93 не нормирует суточные при разъездном характере работы).
Организация труда водителей. Все транспортные организации в РФ независимо от организационно-правовой формы и форм собственности при организации труда водителей обязаны соблюдать требования Положения «Об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха водителей автомобилей» (утв. Приказом Минтранса РФ от 20.08.2004 г. № 15). Настоящим Положением установлен ряд требований, важнейшими из которых являются следующие:
• транспортные организации обязаны ежемесячно составлять график работы (сменности) на линии, в котором должны быть предусмотрены продолжительность ежедневной работы (смена), время ее начала и конца, время перерывов для отдыха и питания, время междусменного (ежедневного) и еженедельного отдыха. Графики должны доводиться до сведения водителей и учитывать мнение представительного органа работников;
