Эффективное делопроизводство
Храним и готовим
Купить хорошую бумагу недостаточно. Ее необходимо правильно хранить и подготовить к использованию, от чего работоспособность техники зависит не меньше, чем от производственных параметров бумаги.
Как и любой качественный продукт, офисная бумага капризна при хранении. Необходимо соблюдать следующие правила:
• бумагу не нужно хранить непосредственно на полу, так как при этом она может намокнуть или, во всяком случае, увеличится ее влажность; лучше всего хранить бумагу на полках или в шкафах на некоторой высоте от пола, можно подкладывать деревянную паллету;
• если в помещении высокая влажность, начатые пачки бумаги лучше упаковать в полиэтиленовые пакеты;
• если разница температур в складском и в рабочем помещении велика, то перед использованием бумагу нужно выдержать в рабочем помещении несколько часов или даже суток; время выдержки зависит от разницы температур и от количества хранимых вместе коробок, что описано ниже (табл. 4.1).
Таблица 4.1. Время выдержки бумаги, часы
Бумага формата A4 обычно поставляется в коробках из фибрового картона. В каждой коробке упаковано 5 или 10 пачек бумаги по 500 листов. Картон обеспечивает достаточную жесткость, если обращаться с коробками правильно, то есть не бросать и не ронять. При неправильном обращении с бумагой ее можно повредить, причем это необязательно будет заметно, а может проявиться позже в виде проблем ее подачи в технике. Во избежание повреждения при хранении рекомендуется, чтобы высота стопки не превышала пяти коробок.
Заранее открывать пачки не следует. Это лучше делать непосредственно перед загрузкой бумаги в аппарат. Так сохраняется рабочая влажность – упаковочный материал защищает бумагу; если его снять, листы могут скрутиться, сцепиться кромками и прочее. Оптимальная влажность в помещении, где хранится бумага, должна составлять от 35 до 55 %. При увеличении влажности кромки бумаги могут стать волнистыми. Это происходит потому, что края поглощают влагу, а бумага в середине пачки остается сухой. Волнистые кромки вызывают застревание и пропуск подачи бумаги. При пониженной влажности кромки листов высыхают быстрее, чем середина, и листы сцепляются, последствиями чего будет то же застревание бумаги в тракте аппарата, и к тому же сцепленные листы будут заминаться при печати.
При загрузке в лоток желательно проверить, что бумага не деформирована и не загрязнена бумажной пылью. Не нужно распушать листы, если только вы не заметили, что они сцеплены (как уже упоминалось, такое случается при механической резке) или что на кромках скопилась бумажная пыль. При загрузке в лоток больше одной пачки бумаги нужно выровнять пачки друг относительно друга. Часто при подаче листа, расположенного на границе пачек, он застревает, если пачки плохо выровнены. В лотке есть отметка максимального уровня загрузки – выше нее бумагу загружать нельзя.
На этом можно было бы закончить сагу бумаге. Желтоватый, хрустящий полупрозрачный чжи к возрасту в 2000 лет значительно изменился. Однако в главном бумага осталась неизменной – на ней по-прежнему пишут и рисуют.
Глава 5
Требования к оформлению документов
Правила составления документов
Правила составления документов устанавливает Государственный стандарт РФ из Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД) ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов». Стандарт разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 года №65-ст. Важное замечание: требования стандарта являются рекомендуемыми, то есть при необходимости документы могут оформляться по правилам, отличным от предложенных стандартом.
Формат бумаги и размеры полей
Стандарт устанавливает следующие форматы бланков документов:
• A4 размером 210 x 297 мм;
• A5 как половина A4, размером 148 x 210 мм.
Каждый лист документа, оформленный на бланке либо без него, должен иметь следующие размеры полей:
• левое – не менее 20 мм;
• правое – не менее10 мм;
• верхнее и нижнее – не менее 20 мм.
Бумага для документов, как и бланки, должна быть белой или светлой.
Основные реквизиты документов
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает 30 реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении документов.
1. Государственный герб РФ. Его помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации».
2. Герб субъекта РФ. Его помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.
3. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). Ее помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).
4. Код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица.
6. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
7. Код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
8. Наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации при наличии таковой. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации, и помещают в скобках ниже полного или за ним.
9. Справочные данные об организации. Они включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и другое).
10. Наименование вида документа должно быть определено уставом (положением об организации) и соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).
11. Дата документа. Она оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 8 марта 2007 года следует оформлять как 08.03.2007. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 08 марта 2007 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например 2007.03.08.
12. Регистрационный номер документа. Он состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и т. д.
13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
14. Место составления или издания документа. Его указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации».
15. Адресат. Это организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресации документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.
16. Гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.
17. Резолюция. Она включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.
18. Заголовок к тексту. Он включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы «о чем (о ком)?».
19. Отметка о контроле над исполнением документа. Она обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль».
20. Текст документа составляется в соответствии с языком управленческих документов (см. далее).
21. Отметка о наличии приложения; оформляется следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если приложение направляют не по всем указанным в документе адресам, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу (постановлениям, приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, решениям) на его первом листе в правом верхнем углу пишут Приложение № с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.
22. Подпись. В состав этого реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
23. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.
24. Визы согласования документа. Согласование документа оформляют визой согласования документа, включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.
25. Оттиск печати. Он заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации.
26. Отметка о заверении копии. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.
27. Отметка об исполнителе. Она включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Она включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты). Допускается проставлять в виде штампа.
30. Идентификатор электронной копии документа. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Обязательные реквизиты бланка
Бланки в зависимости от расположения реквизитов могут быть угловыми или продольными.
Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.
Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из следующих способов:
• центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
• флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:
• общий бланк;
• бланк письма;
• бланк конкретного вида документа.
Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.
Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и при необходимости ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и при необходимости ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.
Язык управленческих документов и деловая переписка
В ГОСТ Р 6.30-2003 достаточно четко прописаны требования и к языку, которым должны составляться документы. Текст документа составляют на государственном языке РФ или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, владеете или были, находились и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания и цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения и рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма и заявления – просьбу без пояснения).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю, прошу).
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа (постановляет, решил).
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа (приказываем, решили).
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, постановили, решили).
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа (отдел осуществляет функции, в состав объединения входят, комиссия установила).
В письмах используют следующие формы изложения:
• от первого лица множественного числа (просим направить, направляем на рассмотрение);
• от первого лица единственного числа (считаю необходимым, прошу выделить);
• от третьего лица единственного числа (министерство не возражает, секретариат считает возможным).
Глава 6
Виды документов
Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, уставам организации и другим нормативным документам. По месту составления документы делятся на внутренние (составляемые работниками организации) и внешние (поступившие извне организации).
Внутренние документы создаются в подразделениях и циркулируют внутри организации. Они бывают организационно-распорядительные, то есть обязательные для исполнения, и информационно-справочные, то есть содержащие информацию о положении дел в организации. К организационно-распорядительным относятся приказ и протокол. Информационно-справочные – это справки, акты, письма, телефонограммы и факсограммы. Информация, содержащаяся в этих документах, может как побуждать к действию, так и просто быть принятой к сведению.
Документы состоят из отдельных элементов, реквизитов. Чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен по форме, принятой для данного типа документов. Перечень реквизитов устанавливается Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД) ГОСТ Р 6.30-2003.
Текст документов на бланках формата A4 печатается через полтора межстрочных интервала, на бланках формата A5 – через один интервал. Реквизиты, состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал.
Приказ
Приказ издается по важнейшим вопросам деятельности организации. Это правовой акт, издаваемый руководителем, действующим на основе единоначалия, для решения основных производственных задач. Приказ может быть как нормативным актом, так и актом применения норм права в сфере производственных отношений, например приказ о назначении на должность.
Приказом руководитель ставит задачи и указывает на пути их решения. Он обязателен для исполнения всеми работниками подотчетной структуры или отрасли.
Приказ оформляется на общем бланке формата A4. Основные реквизиты:
• название документа (приказ);
• дата;
• индекс (номер);
• место составления;
• заголовок;
• текст;
• подпись.
Протокол
Протокол служит для утверждения решений, принятых коллегиально: на совещаниях, собраниях, конференциях. Это документ, в котором фиксируются фактические обстоятельства. Он ведется либо непосредственно во время заседания коллегиального органа, либо после расшифровки стенограммы заседания. Протокол ведет секретарь заседания.
Протокол оформляется на общем бланке формата A4. Основные реквизиты:
• указание вида документа (протокол);
• дата заседания либо через тире даты начала и окончания заседания;
• номер протокола;
• место заседания;
• гриф утверждения;
• заголовок;
• текст;
• подписи.
В заголовке указывается название коллегиального органа в родительном падеже (протокол собрания трудового коллектива). Текст включает вводную часть, где указывается состав коллегии и повестка дня, и основную, где отмечаются события и решения заседания согласно повестке дня. В каждом пункте повестки могут быть подразделы «Слушали», «Выступили», «Постановили» или «Решили».
Протокол подписывают председатель заседания и секретарь.
Акт
Акт – это документ, составленный несколькими лицами и фиксирующий событие, действие или свершившийся факт. Акты составляются как сформированными комиссиями, так и отдельными должностными лицами. Существует несколько разновидностей актов:
• сдачи-приемки;
• ликвидации организаций;
• приема объектов;
• инвентаризации;
• уничтожения товаров и т. д.
Все они составляются по общей схеме. В акте должны отражаться только факты, установленные лицами, подписывающими документ.
Акт оформляется на общем бланке. Применяются также унифицированные формы актов по разным поводам. Текст предваряется заголовком, например «О приеме-передаче».
В общем случае текст делится на три части: введение, констатация и выводы. Содержание введения формализовано: в нем указывается основание для составления акта и перечисляются составляющие его лица. В констатирующей части излагаются цели и задачи составителей акта и результаты их работы. Констатирующая часть может быть одновременно заключительной. Заключительная часть также может быть оформлена отдельно. В ней делаются выводы и даются рекомендации. После текста может указываться количество экземпляров акта и их местонахождение.
Акт подписывает председатель комиссии и все ее члены.
Докладная записка
Докладная записка – это документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий о сложившейся ситуации, выполненной работе или содержащий предложения. Этот документ может быть подготовлен как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель докладной записки – побудить руководителя к принятию решения. Текст делится на две части: описательная, где излагаются обстоятельства, побудившие к написанию записки, и собственно предложение или просьба. Тексту предшествует заголовок, который начинается с предлога «О» или «Об». Внутреннюю докладную записку подписывает только сам составитель. Если докладная записка отправляется выше по инстанции, ее подписывает руководитель структуры.
Справка
Справка – это документ, подтверждающий определенные факты. Справки бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях и выдаваемые гражданам и учреждениям для удостоверения или подтверждения какого-либо факта (с места работы, о размере заработной платы и т. д.). Справка подписывается руководителем подразделения, которое ее подготовило.
Внешние документы
Для осуществления оперативных связей с организациями и гражданами в случае невозможности бездокументного обмена (личного или по телефону) составляются письма. При необходимости срочной передачи информации составляются телефонограммы или факсы, реже в настоящее время – телеграммы.
Письмо
Деловое письмо – это самый популярный документ в системе делопроизводства. О том, как правильно составить письмо, написаны и еще будут написаны объемные книги, поэтому далее приведено только краткое описание такого типа документов.
По содержанию письма принято разделять на директивные (инструкционные), информационные, гарантийные, запросы, приглашения и др.
Для писем используется бланк письма. За исключением гарантийного письма, название вида документа (письмо) не указывается.
Письмо имеет следующие реквизиты: дату, номер, ссылку на регистрационный номер и дату документа, если письмо является ответом, и заголовок к тексту, изложенный одной фразой. Текст письма должен быть кратким и информативным. Объем письма обычно не превышает одной страницы. Обычно текст состоит из вводной и основной частей. Во вводной части указывают причины составления письма, ссылки на факты, даты и документы. В основной части письма излагается основная цель: предложение, согласие на предложение, отказ, гарантия и т. д.