Управление временем: как успевать больше, а уставать меньше
Рене Кетч
В этой книге содержатся проверенные полезные советы о том, как больше успевать во всех сферах: в жизни, на работе и дома. Эти знания тщательно отобраны и проанализированы. Книга подскажет, что вы сейчас делаете не так, в каких сферах можно сэкономить время, которое вы сможете потратить на себя, учебу, самореализацию, семью, хобби. В сутках больше 24 часов, если вы умеете правильно управлять временем!
Рене Кетч
Управление временем: как успевать больше, а уставать меньше
Предисловие
Время – интересное явление. В минуты ожидания или боли оно тянется неимоверно долго, тогда как часы счастья и радости пролетают за один миг. А бывает наоборот, что несколько дней, проведенных вместе с любимыми, заменяет нам годы ожиданий и лишений. Время относительно и многогранно, оттого притягательно научиться управлять им и уметь получить максимум преимуществ из того, что оно нам дает.
У меня, автора этой книги, как и у многих из вас, есть огромное количество дел, забот, работы, людей, и всё это требует времени, времени, времени… Часто мы совершаем одну и ту же ошибку – отдаем всё время другим, забывая про самого главного человека в нашей жизни – себя. Именно для того, чтобы научиться сохранять время на свои чувства, хобби, желания и развитие, написана эта книга.
Мы говорим, что у нас не хватает времени на одно, другое, третье, мы распыляемся на ненужное и неважное, тратим слишком много времени на то, что нас не заряжает и не вдохновляет, мы недосыпаем, едим на бегу, торопимся успеть как можно больше. Постоянная спешка лишает нас вкуса к жизни. А ведь часто это вопрос расставления приоритетов и умение распределять свое время так, чтобы его хватало на все необходимое для качественной и счастливой жизни.
Так, применение этих простых и эффективных советов позволит вам открыть двери для нового и наконец-то осуществить ту свою самую сокровенную мечту, на которую вам так часто не хватало времени. Желаю вам успеха и вдохновения на этом пути!
Введение
Прежде чем мы с вами познакомимся с основными упражнениями и техниками, которые можно применить на работе и за ее пределами, необходимо, чтобы вы четко понимали, что такое тайм-менеджмент.
Простыми словами, тайм-менеджмент – это искусство эффективного управления временем. В наш век перегруженности информацией и стремления к успешности во всем нельзя обойтись без такого полезного навыка. Грамотно распределяя свое время на работе и дома, можно избежать выгорания и усталости, и получать удовольствие от каждого дня.
Изначально тайм-менеджмент применялся только к бизнесу и трудовой деятельности, однако сейчас актуально использовать тайм-менеджмент и в личной жизни, и в быту. Здесь не помогут общие советы вроде «проводите меньше времени в социальных сетях», или «высыпайтесь», так как они не дают четкого руководства к действию. А тайм-менеджмент достаточно точная наука и любит конкретику. Но и от вашей силы воли и настойчивости тоже многое зависит.
Не пугайтесь – всё не так плохо, сухо и строго! Тайм-менеджмент упорядочивает все дела по полочкам, раскладывает по местам, дает подсказки, что и как нужно выполнять в первую очередь. Искусство тайм-менеджмента дает свободу уделять время тому, что вам хочется делать, и проводить больше времени там, где вы действительно хотите быть.
Эта книга станет хорошим подспорьем в изучении и применении тайм-менеджмента в вашей жизни, все методы опробованы и проверены автором на себе.
Удачи вам! Управляйте своим временем и сами решайте, сколько часов в вашем дне!
Часть 1. Управление временем на работе
Важной задачей является уметь управлять своим временем на работе, ведь именно благодаря этому можно стать успешным и успевать больше. Работать нужно не 24 часа в сутки, а головой, чего невозможно добиться без грамотного построения своего рабочего расписания и списка задач.
Суть состоит в том, что вам необходимо разбить свой рабочий день на задачи, которые мы структурируем и анализируем, разбираем мозайку и снова собираем пазлы своего рабочего процесса, только уже более вдумчиво и разумно.
Хаотичность не имеет ничего общего с креативностью. Пусть говорят, что муза не приходит по расписанию, но, если не приглашать ее на встречу в назначенное время, можно долго сидеть и ждать ее прихода. Иногда ее действительно стоит позвать. Так что независимо от того, вы финансовый аналитик, или работаете в творческой профессии, знания и применение основ тайм-менеджмента пойдут вам только на пользу.
1.1. Расстановка приоритетов
Основа, на которой строится управление временем – это расстановка приоритетов. Неправильная расстановка вносит хаос и может только усугубить положение.
Существует несколько методов расстановки приоритетов. Приоритизация целей и ценностей, карта ассоциаций, колесо баланса, оценочный метод, квадрат Эйзенхауэра, квадрат Декарта, метод АВС, и многие другие. Предлагаю вам ознакомиться с некоторыми из них и решить, который из методов вам ближе и будет эффективней именно для вас.
Нет лучшего и худшего метода, есть наиболее и наименее эффективные именно в ваших условиях на вашем отрезке жизни. То есть тот метод, который вы с успехом применяете сейчас, может утратить свою новизну и эффективность в будущем. Помните, что нужно быть гибким и уметь подстраивать методы тайм-менеджмента под свою жизнь, а не наоборот, пытаться подстроить жизнь в четкие рамки тайм-менеджмента.
Вне зависимости от того, какой из методов вы будете использовать, начальный подход всегда одинаковый – наблюдательный. Не начинайте распределение всех дел сразу, займитесь сначала подготовкой и наблюдением. Рекомендую для начала на протяжении 2-3 недель следить за своим графиком, записывать точную хронологию вплоть до 5 минут. Например: 07.00-07.25 – проснулась, приняла душ; 07.25-08.00 – позавтракала, проверила почту, и т.д. Исходя из этого, вы сможете понять, на что и сколько времени вы тратите, и решить, что приоритетней, а что менее важно и от чего можно отказаться.
После того, как у вас будет четкий график своей жизни с разбивкой по времени, можно приступать к следующим шагам. Выделите себе некоторое время в одиночестве и тишине, чтобы написать списки задач и оценить свою жизнь. Это время вам окупится очень быстро!
Вам очень поможет, если вы знаете свои приоритеты и ценности в жизни. Если нет, то постарайтесь ответить на вопрос «Что для меня самое важное в моей жизни?». Это может быть стабильность, безопасность, счастье, путешествия, любовь, честность, финансовое благосостояние, комфортный дом – вариантов множество. Обычно у человека несколько основных ценностей, которые определяют его уровень комфорта и удовлетворенности в жизни, вдумчиво определите свои.
Ценность – это то, без чего вам точно будет плохо и неуютно, та составляющая вашей жизни, убрав которую, вы уже перестанете быть собой. Сочетания ценностей делают нас уникальными, а людей с похожими ценностями – родственными душами. Пусть определенные вами ценности станут вашей основой и подспорьем, вашим внутренним стержнем, который питает силу воли и стойкость.
Определив свои «глобальные» ценности, можно переходить к менее масштабным. Теперь вы будете понимать, как именно видите себя в этом мире, и вам станет проще распределять приоритеты.
Далее возьмите определенную сферу своей жизни, пусть на данном этапе это будет «работа». Напишите это слово на листке бумаги и запишите по пунктам все ассоциации, которые возникают у вас с этим словом, те слова, какой вы бы хотели видеть свою работу. Список может быть настолько длинным, насколько у вас это получится.
Затем внимательно посмотрите и определите, можно ли соединить некоторые слова под одним похожим значением. Например, соберите все синонимы в одну группу слов. Из тех слов, которые у вас остались, предлагаю составить одно предложение, описывающее вашу работу мечты. Начинаем со слов «Моя идеальная работа – это …» и запишите, что у вас получится. Само собой, вы не сможете вместить все слова в одно предложение, что и поможет вам определить главное и отбросить лишнее. У меня получилось «Моя идеальная работа – это гармоничная работа с гибким графиком и стабильным заработком, которая приносит мне удовольствие и пользу людям». А что получилось у вас?
Таким образом, мы узнали, какой вы видите такую важную сферу своей жизни, как работа. Теперь можно смело записывать список задач, разбивать его на приоритеты и составляющие задачи поменьше. Определяя приоритеты и значимость, обращайтесь к своему определению работы мечты и ценностям, задавайте вопросы «Является ли это приоритетом для меня?», «Эта задача вписывается в мое понимание идеальной работы?». Само собой, мы не можем просто отбросить и забыть (а может быть, забить) те задачи, которые нам кажутся неинтересными, скучными, которые нам может быть просто лень делать. В долгосрочной перспективе они могут как раз и оказаться звеном к осуществлению нашей идеальной деятельности, тем приоритетом, который мы могли случайно пропустить.
Давайте рассмотрим подробнее техники работы с задачами, которые помогут вам быстро и эффективно «разделываться» с делами на работе.
1.1 Техника «слон по частям»
Эта замечательная техника применима не только в профессиональной сфере, но и при достижении личных успехов.
«Слон» – это дело, задача, цель, настолько большие, что их нельзя выполнить за один день. Часто наше избегание дела или недостижение цели разбивается именно о психологический аспект – большая многодневная задача кажется сложной и невыполнимой. И чем больше мы о ней думаем, тем труднее нам заставить самих себя приступить к выполнению намеченного дела. Выход один: разделить этого большого «слона» на части поменьше, и их в свою очередь раздробить еще на более мелкие задачи там, где это применимо. Лучше зафиксировать наглядно в блокноте, схематично (если вы кинестетик или визуал, так вы больше вникните в положение дел).
Например, вам поручили крупный проект на работе, руководитель определил ваш конечный показатель эффективно выполненной задачи. Вам остается записать ее и разбить на составляющие детали. Есть задача «оптимизировать затраты на логистику к концу года». Подумайте, что вы можете с этим сделать, какие маленькие шаги стоят за выполнением этой большой задачи. Это может быть «анализ затрат по логистике за квартал», «составление базы данных поставщиков», «определение оптимального варианта заказа и доставки», «заключение договора», «проведение сделки», и прочее. Если каждый пункт можно разбить еще подробнее на пункты поменьше, обязательно это сделайте. Так задача из большого «слона» постепенно превратится в маленького «слоненка», и так задачу можно выполнять одну за другой ежедневно понемногу, не отвлекаясь от основной работы, и не уставая от монотонности действий.
Лучше делать каждый день, но немного, чем за один день «Х» пытаться сделать все сразу. Вы будете более выносливы и сильны, если, к примеру, каждый день по 15 минут будете заниматься спортом, чем если вы за один день переделаете все упражнения. Маленькие шаги не дают нам устать на пути к большой цели, а еще повышают нашу уверенность в себе и наполняют смыслом.
Как уже говорилось ранее, эта техника применима и в личной сфере. Например, ваша цель – поехать в путешествие в Грецию. Подумайте, что именно для этого нужно, какие шаги. Это может быть: 1. Собрать финансовые средства. 2. Определить маршрут путешествия. 3. Приобрести билеты, визы, другие разрешительные документы. 4. Освободиться от основных дел и обязанностей. И далее каждый из этих четырех пунктов также разбиваем на составные части. Например, пункт 3 можно дополнить подпунктами * определить время путешествия, * выбрать вид транспорта, * выбрать агентство или фирму, * договориться об условиях, * оплатить билет, и т.д. Распишите каждый подпункт при необходимости, также напишите сроки выполнения. Логично, что прежде чем искать билеты, нужно выбрать удобные вам даты, написать заявление на отпуск, пристроить кота соседям, и т.д.
Прописанное таким образом большое дело разбивается на много мелких, постепенно выполняя которые вы будете шаг за шагом подходить к намеченной цели. Каждое выполненное маленькое дело будет давать вам чувство удовлетворения и мотивировать на большее, а «съев» всего «слона», вы зарядитесь чувством гордости и будете с удовольствием наслаждаться результатом!
1.2 Техника «съесть лягушку»
Продолжаем нашу кулинарную программу, блюдом которого на этот раз является «лягушка». Если вы не французских кровей, или не имеете достаточно экзотические вкусы, то «лягушка» для вас будет означать что-то неприятное, чего вам делать не хочется.
Этой «лягушкой» может быть что угодно, это достаточно индивидуально. У кого-то «лягушка» – это «позвонить маме», «оплатить коммуналку», или «вымыть полы», а у кого-то «написать отчет», «провести совещание», «зайти к начальнику».
«Есть лягушек» необходимо именно с утра, потому что вы бодры и полны сил и энергии, вас еще не отвлекли другие, более «важные», а по факту более «приятные», дела. К тому же, выполнив что-то вас раздражающее с утра, после вы будете свободны весь день. Худшее уже позади, и заставлять себя что-то выполнять, мучиться от чувства вины за несделанное вам уже не придется.
Составьте список своих «лягушек» и пропишите, сколько времени уйдет на «съедение» каждой из них. Так вы будете лучше понимать ценность этого времени, и еще больше ценить свои усилия, направленные на преодоление утомительной для вас задачи.
Можно даже придумать себе дополнительную награду за сделанное дело – например, не пить кофе на работе, пока не выполните это маленькую нежеланную «лягушку». Или дать себе 15-минутный перерыв. Или накормить себя зефирками, чтобы подсластить «лягушку». Радуйте себя! И не забывайте хвалить за каждое выполненное дело.
1.3 Квадрат Эйзенхауэра
Квадрат Эйзенхауэра – незаменимая методика, которая позволяет грамотно расставлять приоритеты, чтобы не отвлекаться на бесполезные дела и не откладывать важные. Эта матрица работает не только в бизнесе, но и в личных делах.
Перед применением данного метода рекомендуют несколько дней понаблюдать и проанализировать свои дела. Вы можете их записать, а затем рядом с каждым из дел написать ответы на уточняющие вопросы: была ли задача для меня срочной? Была ли она для меня важной? Я единственный, кто мог это сделать? Это поможет понять, что важно и срочно лично для вас, а еще что из списка дел можно отложить или передать на выполнение другому сотруднику.
Затем возьмите листок бумаги и разделите его на четыре квадрата. Рассортируйте свои дела по важности и срочности, и распределите по квадратам. Для уточнения: срочные и важные – это дела, которые доставляют наибольшее беспокойство, горящие дедлайны, сроки. Это дела, похожие на лечение больного зуба, вылечить который – вопрос жизненной необходимости. Например, «сдать квартальный отчет до 10 декабря». Это и срочно, так как есть сроки отчетности, при несоблюдении которых может грозить штраф или выговор, и важно одновременно, так как от аналитических данных этого отчета может зависеть постановка дальнейших задач, определение стратегии и финансовое планирование.
