Тайм-драйв. Как успевать жить и работать

Миссия – это в первую очередь ваша уникальность. Что изменится в мире, если вас не будет? Что останется от вас, когда все закончится?

Именно в силу такой постановки вопроса отвечать на него удобно в форме эпитафии. Упражнение это не для слабонервных. Попробуйте нарисовать красивый надгробный камень и сочинить собственную эпитафию. «Иван Иванович Петров родился… скончался… достигнув выдающихся высот в… Безутешные родственники особенно любили его за…»

Представьте, что какой-то человек прогуливается по кладбищу. Остановится ли он у вашей могилы, заинтересуется ли надписью на ней? Захочет ли прочитать ваши мемуары или книгу о вас?

Мне очень нравится эпитафия одного из отцов-основателей американской нации: «Здесь лежит Томас Джефферсон, автор американской Декларации независимости, автор Закона о свободе вероисповедания, отец-основатель Университета Виргинии». То, что он был еще и президентом Соединенных Штатов, Джефферсон не счел нужным упомянуть. Занимал такую должность, много и других должностей занимал – какая разница. Обратите внимание: упомянуты вещи, которые он дал миру, которые до сих пор действуют и продолжают его жизнь уже после смерти.

Если эпитафия представляется вам слишком жестким методом – сочините прощальную речь при вашем выходе на пенсию или тост от важного для вас человека в день вашего юбилея. Смысл все тот же: очень кратко сформулировать, «что же останется, когда все закончится».

Призвание

Личная миссия или эпитафия – инструмент не быстродействующий. Эпитафию обычно приходится не торопясь «выкристаллизовывать», время от времени пересматривая и корректируя. Дело это непростое, но чрезвычайно полезное, помогающее за суетой текучки найти более высокий смысл и создать фундамент для постановки «родных» целей.

Иногда миссия превращается в призвание. Отличие простое: миссию мы можем менять по своему усмотрению, а призвание – уже нет. Призвание – это когда понимаешь, что, кроме тебя, эту телегу не вывезет никто. И что если ты сломаешься, расслабишься и бросишь ее тащить – простить себе этого никогда не сможешь и жизнь станет пуста и бессмысленна.

Призвание – вещь тонкая. Для верующего источник призвания – Бог, для неверующего – некий «общий порядок вещей», в котором каждому из нас отведена своя роль. Интересно, что мы обычно стремимся к большей свободе и независимости в жизни. Но призвание как то, от чего ты уже не можешь отказаться, – это высшая степень несвободы человека. При этом дающая высшую степень осмысленности жизни, счастье, силы и энергию на достижения.

Призвание – это не обязательно совершить революцию в медицине, изобретя лекарство от СПИДа; это может быть и жизненная задача простой сельской женщины «вывести сына в люди». Главное в призвании – не материальный масштаб, а некий резонанс личности и «общей гармонии мироздания». Это достаточно тонкие и мало исследованные вопросы, поэтому пока я не могу предложить вам готовые технологии «поиска призвания». Просто имейте это в виду – и призвание будет постепенно проясняться само.

Часто меня спрашивают – как получилось, что тайм-менеджмент стал делом вашей жизни?

Я работал в банке помощником председателя правления по стратегическому планированию. Помню, мы прорабатывали инвестиции в проект производства шампиньонов, на котором мне стало очень скучно. Я пришел к председателю правления прощаться: так, мол, и так, чувствую, не мое это, не знаю, как дальше быть, мотивации никакой. Банкир сказал: «Хорошо, давайте забудем про этот проект, расскажите – что вообще вам по жизни интересно?»

Надо сказать, что к тому моменту я уже год как вел хронометраж, учился больше успевать, более эффективно сочетать учебу в вузе, работу и многочисленные курсы. Поэтому сказал: «Да вот, например, система учета и анализа времени».

Председатель правления – человек весьма эмоциональный. «Времени?! Что ж вы молчали?? Я отчетность подписываю через полчаса после крайнего срока отправки! Рабочий день у всех по двенадцать часов и больше! Забудьте про тот проект, давайте исследовать рабочее время!..»

Это был «момент истины». То, что было всего лишь личным инструментом, хобби, – неожиданно оказалось полезной и востребованной технологией, недостаточно представленной на тот момент на российском рынке. Причем интересной и с коммерческой, и, как выяснилось впоследствии, с мировоззренческой стороны. Я увидел, как инструменты тайм-менеджмента помогают людям осознать свои жизненные цели, внести больше смысла и счастья в свою жизнь, а в наше общественное сознание – больше культуры отношения к времени. Тогда я понял, что тайм-менеджмент для меня не просто бизнес, а призвание.

Что самое удивительное, судьбоносный разговор с банкиром произошел 2 февраля, в мой день рождения. И только через несколько лет мне на день рождения подарили тайм-менеджерский фильм «День сурка», в котором все действие происходит в этот же день.

Ключевые области жизни

Когда сделаны первые шаги в определении долгосрочного видения вашей жизни (ценности, эпитафия), полезно определить ключевые области, на которые вашу жизнь можно условно разделить. Это поможет увидеть четкую структуру в общем хаосе дел и двигаться в жизни более сбалансированно, поддерживая гармонию различных направлений вашей деятельности.

Ключевые области – это несколько (рекомендую 5–9) основных направлений деятельности. Это главные русла, в которых развивается ваша жизнь. Например:

• Личное развитие / Профессиональное развитие / Учеба / Образование.

• Семья / Дети / Родственники.

• Друзья / Знакомые / Профессиональное сообщество / Общественная деятельность.

• Хобби / Увлечения.

• Работа / Бизнес / Клиенты / Подчиненные / Проекты.

• Спорт / Здоровье.

• Благосостояние / Карьера и т. д.

Сформированную карту ключевых областей можно сравнить с деревом. Вместо листопада хаотичных мелких дел – ясные ветви, на которых расположены листья-дела. Ключевые области помогут нам не потеряться в хаосе дел и более точно поставить жизненные цели.

Мой клиент, ректор одной из российских бизнес-школ, при обсуждении задач личного бизнес-коучинга говорил: «Дел слишком много, за всем не уследишь. У меня и школа, и наука, и поездки в дружественные европейские университеты, и серьезный проект реструктуризации госкомпании, и жене надо помочь с диссертацией…» Если даже доктор наук и серьезный специалист в менеджменте не всегда может сориентироваться в хаосе задач, то что говорить о нас, простых смертных. Первым шагом в проекте консультирования естественным образом стало «прописывание» ключевых областей – например, «Наука / Вуз / Консалтинг/…». Далее – постановка четких целей в каждой из этих областей.

Если сразу создать список ключевых областей трудно – возьмите 30–40 бумажных карточек и выписывайте на них ваши обычные ежедневные дела. Например, «пишу отчет», «провожу интервью», «отвечаю на звонок клиента», «разговариваю с другом по телефону» и т. д. Дальше раскладывайте эти бумажки на 5–7 групп, в каждую группу – близкие по смыслу задачи. Когда нарисуется логичная структура этих групп, достаточно будет придумать им простые названия. Ваши ключевые области готовы.

Менеджер по продажам, Нижегородская металлургическая компания, у флипчарта на тренинге: «…Мои ключевые области… Пожалуй, так. 1. Личное развитие. 2. Профессиональное развитие. 3. Семья. 4. Женщины…»

Life management и жизненные цели

«Управление временем», «тайм-менеджмент» – термины не очень точные. Временем мы управлять не можем, реально мы подразумеваем «управление собой». Управление нашими целями, задачами, сроками, планами… В конечном итоге – управление нашей жизнью. Термин life management, «управление жизнью», впервые прозвучал на первой ТМ-конференции в Москве в 2003 году. С тех пор он используется все более широко, поскольку хорошо отражает эволюцию современного тайм-менеджмента: от узких технологических вопросов планирования времени – к более глубоким темам поиска жизненных целей, целеполагания и целедостижения.

Мы уже сделали много предварительных шагов к тому, чтобы сформулировать долгосрочные жизненные цели. «Один день из моей жизни в будущем», эпитафия, ценности, ключевые области сформировали фундамент нашего целеполагания. Теперь предстоит самое сложное и интересное – сформулировать собственно цели.

Для этого можно воспользоваться простым по форме, но очень непростым по содержанию инструментом – картой ваших долгосрочных целей. По горизонтали она содержит две оси: годы, начиная с текущего, и ваш возраст. По вертикали – ваши ключевые области. На пересечении лет и ключевых областей – примерные целевые ориентиры.

Карта долгосрочных целей

В некоторых ключевых областях перспектива может просматриваться на более долгий срок в будущее; в некоторых – только на ближайшие несколько лет. Какие-то цели могут быть четкими, какие-то – неопределенными и размытыми. Ничего страшного: лучше пользоваться не очень точной картой местности, чем брести наугад вообще без карты.

Рассказывает предприниматель, в советское время директор завода: «Когда я второй раз женился, как инженер и человек системный сел и стал рисовать простой календарный график. Сейчас – такой-то год. Через столько-то лет вырастут мои дети от первого брака, и им нужно будет давать образование. Через столько-то лет – твои дети от первого брака. Примерно в такие-то годы состарятся наши родители. В такие-то – появятся внуки…

Для жены это было настоящим шоком – как это можно так планировать жизнь? Но ведь если мы хотим чего-то достигнуть в будущем, многое для этого нужно делать уже сегодня. И нужно четко представлять, что именно делать сегодня, ведь завтра может быть уже поздно».

Конечно, многое в нашей жизни зависит не от нас, многое быстро меняется. Но если вы управляете автомобилем, вы ведь тоже ни в чем не уверены на 100 % – что-то может сломаться, а что-то даже взорваться. Так и управление жизнью. Полной уверенности нет, но управлять – нужно. Тем более что «тест-драйва» тут не дают. Жизнь – дорога с односторонним движением. Так что лучше заранее представлять, куда едешь и, главное, зачем.

Что удивительно, читая препринт книги, даже серьезные топ-менеджеры, люди вроде бы успешные и развивающиеся, отмечали как новую для себя идею планирования жизни. Один из них показал свой ежедневник и его первую страницу – график года (когда конференции, когда отпуск и т. д.). «Вот в этих рамках я и живу».

Сделать обзор жизненных целей бывает непросто. Во-первых, не всегда понятно, чего хочешь. Что ж, пишите примерно, оставьте прочерки, добавьте вопросительные знаки. В конце концов, вместо графика просто рисуйте картинки желаемого. Не бойтесь фантазировать о будущем, это вас ни к чему не обязывает. И желания, и обстоятельства будут меняться – меняйте обзорный график целей вслед за ними. Это займет несколько минут, но даст вам более ясное представление о будущем, карту местности и маршрут движения. Карта никоим образом не сковывает свободу движения. Направление вы выбираете сами, карта лишь помогает двигаться.

Во-вторых, страшно привязывать цели к срокам. Приходится честно и реалистично смотреть на свою жизнь. И сталкиваться с неприятными истинами. Например, если сейчас мне 35 и я хочу стать таким-то директором к 40 годам, а не к 80, то английский язык мне нужно учить не «вообще», а «уже вчера».

В-третьих, страшно брать на себя ответственность. А вдруг не получится, а вдруг не смогу… Гораздо приятнее тешить себя мечтами о лучшей жизни, чем честно и ясно прописать, чего я хочу и собираюсь добиться. И впоследствии честно признаться, что не достиг чего-то – если, конечно, не достигнешь.

Однако примите для себя простую истину – это ваша жизнь и ничья другая. Это ваши цели, и в их достижении вы даете отчет только себе. Наедине с собой и своими целями вы можете себе позволить быть абсолютно честным, трезвым и реалистичным.

Измеримые цели и надцели

В классическом менеджменте и тайм-менеджменте рекомендуют ставить цели с помощью техники SMART – от слов specific, measurable, achievable, relevant, time-bound – конкретные, измеримые, достижимые, релевантные, привязанные к времени. Например, не просто «я хочу занимать хорошую должность», а «хочу стать топ-менеджером в телекоммуникационной компании, с годовым доходом не менее … руб., не позднее чем в ближайшие три года».

Чем ближе цель по времени, чем она для вас очевиднее – тем полезнее детализировать ее с помощью техники SMART, найдя подходящий измеритель и привязав достижение цели к четкому сроку. Чем дальше от вас цель по времени, чем менее она очевидна – тем меньше необходимости в такой жесткой конкретизации. Краткосрочные SMART-цели подобны маяку: есть огонь, четко показывающий, куда плыть, при этом берег, на котором он стоит, достижим. Долгосрочные надцели больше похожи на Полярную звезду: они указывают путь, но могут быть недостижимы.

Александр Мондрус, управляющий группой компаний MC-Bauchemie-Russia, в ходе ТМ-проекта сформулировал следующие надцели, структурированные по основным значимым группам (публикуется с любезного разрешения клиента).

Семья. Обеспечить стабильный высокий уровень жизни. Находить разумное сочетание между семьей и работой. Предоставить сыну шанс в будущем работать на собственном предприятии. Оставить будущим наследникам налаженный бизнес – как источник получения денег

Клиенты. Клиенты должны с радостью и благодарностью платить деньги за наш товар и услуги на наших условиях. Они должны быть приверженцами нашей компании

Собственники других предприятий. Подпитываться их опытом и энергией, взаимообразно

Топ-менеджеры. Сделать так, чтобы они с удовольствием делали то, что необходимо мне. Дать каждому из них возможность развиваться, получать достойную оплату, принося при этом хорошую прибыль фирме. Добиться того, чтобы каждый из них был суперпрофессионалом, способным самостоятельно решать любые задачи – без меня, но в рамках принятых в компании правил

Друзья-теннисисты. Доставлять удовольствие себе и друзьям, постоянно совершенствуя свою игру и помогая совершенствоваться им. Иметь возможность пригласить на спарринг и получить согласие от любого из них. Получать такие приглашения самому

Другие акционеры компании. Получить ожидаемую прибыль. Выполнить запланированное. Увеличить стоимость компании

Масштабность целеполагания

Проверьте ваши цели на масштабность. Какими горизонтами планирования вы мыслите в своей жизни? Месяцами? Годами? Десятилетиями? Веками?

Обратите внимание – чем крупнее «калибр» человека, тем более долгосрочными результатами и мотивациями он способен оперировать.

• Раздатчику листовок у метро платят в конце дня. «Поденная оплата», упоминаемая еще в Библии, на протяжении тысячелетий была уделом представителей социальных низов, обстоятельства жизни которых не способствовали долгосрочному планированию.

• Домработницам принято платить понедельно.

• Обычный наемный работник живет в двухнедельном ритме оплаты – аванс и зарплата.

• Для крепкого профессионала важны месячный или квартальный бонусы.

• Топ-менеджер высокого уровня рассчитывает на годовые результаты и годовой бонус, который может быть сопоставим с размером годовой зарплаты.

• Акционеры и топ-менеджеры, по компетенциям приближающиеся к акционерам, имеющие опционы или доли в бизнесе, мыслят горизонтом в несколько лет. Для них основной заработок – не текущая прибыль или бонусы, а продажа бизнеса или вывод его на биржу.

• Великие ученые, государственные деятели, писатели, богословы создают результаты, актуальные на протяжении десятилетий и столетий, зачастую получая признание только после смерти. Как писал Николай Васильевич Гоголь, «в виду нас должно быть потомство, а не подлая современность».

Способны ли вы ставить цели, в которых вознаграждение отложено на годы, а то и десятилетия? Подкрепляется ли ваше целеполагание только приземленными, сиюминутными, эгоистическими стимулами или для вас важны долгосрочные, в том числе нематериальные, мотивы? Подчинились ли вы диктатуре клипового мышления, нацеленного на удовольствие «здесь и сейчас», или можете работать на долгосрочный результат, жертвуя сиюминутными вознаграждениями?

Нет никакой «нормы», предписывающей кому-либо степень долгосрочности, масштабности целеполагания. Каждый выбирает для себя эту норму сам. Что можно сказать точно: чем масштабнее цели, чем долгосрочнее горизонты – тем труднее ваша жизнь. Но тем она глубже, осмысленнее, полнее.

Когда вокруг штормит – очередной экономический или политический кризис, трудности в собственном бизнесе и у клиентов… – я читаю сам и рекомендую клиентам жизнеописания великих людей и исторические романы.

Когда прилетает очередная новость, что все мы скоро разоримся и умрем, я смотрю на бюст Октавиана Августа на своем рабочем столе и думаю: «Фигня война, прорвемся! Ему было намного труднее!»

Представьте, вам 18 лет, вы внучатый племянник великого Юлия Цезаря, он уже дает вам серьезные поручения и воспитывает из вас государственного деятеля. Однако есть одна капитальная проблема: вы астматик. Зацвела полынь, легионы подняли пыль – и всё, вас на носилках тащат к ближайшей воде и откачивают от приступа. Большое неудобство для военной карьеры, которая обязательна для римского патриция.

И вдруг – Цезарь мертв, его убийцы захватили командование страной, Марк Антоний украл казну и архив Цезаря. При этом оглашено завещание Цезаря. «Гаю Октавию завещаю принять мое имя, казну, архив, легионы… всем моим клиентам считать его своим патроном».

Все умные люди вокруг сказали: «Даже не вздумай!» Есть гораздо более влиятельные и важные деятели. Сходи на поклон к сильным мира сего, сиди ровно, делай карьеру тихо, к 40 годам станешь консулом, не лезь на рожон.

Хилый юноша Октавий едет в Рим, где принимает завещание Цезаря во всей полноте. Дальше – 15 лет ожесточенной гражданской войны, в которой он, «римский ботаник», умело и последовательно уничтожает всех политических противников. После – 40 лет образцово-показательного правления, пожалуй, лучшего в истории человечества. Дороги, налоги, мир, безопасность. Первая в истории перепись населения, в которой поучаствовала семья Иисуса Христа.

Представьте себе, какие управленческие задачи и в каких условиях приходилось решать Октавиану Августу. Какая-нибудь оспа или чума выкашивает десятки тысяч человек – и никаких тебе вакцин или инфекционных больниц, их нет и не предвидится. Запаздывание между управленческим воздействием и откликом на него составляет не считаные секунды в WhatsApp, а недели и месяцы конной эстафеты. Для учета и контроля нет Excel и Битрикс, только вощеные таблички и пергамент. Да все наши бизнес-проблемы и управленческие неудобства – просто курорт по сравнению с тем, в каких условиях великие люди делали свои великие дела.

Так что вдохнем, выдохнем, засучим рукава и идем работать.

Новогодняя «зачистка»

В какое время заниматься анализом личных ценностей и целеполаганием? Это постоянный процесс, но есть один особенно удачный момент для постановки годовых целей – «новогодняя зачистка».

Мы живем, окруженные намного большим количеством хлама, чем наши предки. В нашей жизни зашкаливает количество вещей, которые мы покупаем и не носим; документов, которые храним и не используем; информационного мусора, которым заполнены наши компьютеры и головы.

Рекомендую в районе новогодних праздников проводить ритуал «новогодней зачистки». Некоторым комфортно делать ее перед Новым годом, чтобы оставлять хлам в прошлом году. Некоторым – в посленовогодние дни, формально рабочие, но реально расслабленные, когда половина клиентов и деловых партнеров еще не приехала из отпусков.

Что можно делать в рамках новогодней зачистки?

• Подвести финансовые и общие итоги по годовым целям.

• Поставить цели на новый год.

• Убрать в архивы файлы почты и календарей Outlook прошедшего года.

• Завести и настроить новый файл Outlook.

• Убрать все лишнее из «Моих документов» в архивы.

• Сделать большой бэкап (создание резервных копий информации).

• Зачистить бумажные «места хаоса» на работе и дома; что-то выбросить, что-то рассортировать и перенести в бумажный архив.

• Перебрать вещи (одежду, обувь и т. п.): на выброс, на благотворительность, на продажу на «Авито».

• Зачистить традиционные скопления хлама: балконы, шкафы, чуланы, гаражи и т. п.

Интересный эффект – кроме собственно зачистки и «расхламления» жизни и работы этот процесс дает еще и много новых творческих идей. Видимо, новому проще приходить в нашу жизнь, когда этому приходу не препятствует старый хлам, вещественный и информационный.

Уменьшенный аналог «новогодней зачистки» стоит проводить раз в квартал. При этом нужно анализировать квартальный прогресс в достижении годовых целей и, возможно, корректировать сами цели. Делайте эту работу обязательно в письменной форме – в блокноте, программном продукте (например, MindManager) или просто в файле Word.

Рекомендации

Полезные программы и приложения

Наглядную древовидную карту целей, с декомпозицией на задачи и подзадачи, можно создать в программе MindManager. Это достаточно мощный инструмент, хорошо синхронизированный с основными офисными программами от Microsoft. Каждый узел древовидной карты может содержать заметки, приложенные файлы и т. п. Задачи могут быть синхронизированы с задачами Outlook. Карты можно трансформировать в текстовые документы Word, при этом структура карты становится структурой заголовков документа.

С помощью российской программы MyLifeOrganized удобно декомпозировать цели и проекты до уровня конкретных задач, для которых есть большое количество способов сортировки и фильтрации по различным признакам. MindManager хорош для верхнеуровневого целеполагания, MyLifeOrganized – для превращения целей в набор практических действий и распределение этих действий по времени и контексту исполнения.

ТМ-книга

Глеб Архангельский. Время: большая книга тайм-менеджмента. – Москва: АСТ, 2019.

Если книга «Тайм-драйв» – надводная 1/10 айсберга, то «Время» – это те 9/10, которые видны только проницательным исследователям. В книге подробно раскрыты авторские концепции непрожективного подхода к организации деятельности, метода ограниченного хаоса, метода структурирования внимания и т. д., на которых основывается прикладная методика «Тайм-драйв». Дана полная методология не только построения личной системы тайм-менеджмента, но и развития этой дисциплины как части общего менеджмента. Книга будет полезна освоившим базовую методологию «Тайм-драйв» для дальнейшего углубления в тайм-менеджмент, а также ученым, исследователям, бизнес-консультантам.

Бесплатные материалы

Получите готовые электронные формы для ведения «мемуарника» и отслеживания бюджета времени на долгосрочные задачи на странице бесплатных материалов http://webinar.gleb.school.

http://webinar.gleb.school

Третий шаг создания личной ТМ-системы

Сформулируйте личные ценности и поставьте долгосрочные цели для воплощения мечты в реальность.

• Управляйте своей «персональной корпорацией» проактивно.

• Расчистите штампы и нарисуйте «ваш день через несколько лет».

• Определите ваши ценности с помощью «мемуарника».

• Сформулируйте личную миссию в форме эпитафии.

• Ищите ваше призвание.

• Выявите пять-семь ключевых областей вашей жизни.

• Сделайте обзорный график жизненных целей по ключевым областям и будущим годам.

• Наиболее близкие и понятные цели сделайте измеримыми.

• Увеличивайте горизонт вашего целеполагания.

• Включите годовое целеполагание в ритуал «новогодней зачистки».

4. Рабочий день: как организовать его в быстро меняющемся мире

Проза жизни: вчера – рано, завтра – поздно, сегодня – некогда.

Мы говорили о постановке долгосрочных жизненных целей. Но между целями и результатами лежит большое количество рутинной работы. Как ее организовать, как проложить верный путь к достижению результатов, укладываясь при этом в плановые сроки?

Первое, что нужно для этого сделать, – избавиться от нашего традиционного русского самоуничижения на тему, «как мы, русские, не можем ничего планировать, как мы все решаем в последний момент, вечно живем в авралах, ах, какая жалость, что мы не немцы». Полноте, друзья. Когда хотим – мы вполне способны планировать, иначе не победили бы в великой войне и не запустили бы первого человека в космос.

Посмотрите вокруг себя. Я уверен: вы найдете людей организованных, целеустремленных, грамотно и разумно планирующих работу – и при этом открытых к спонтанности и эмоциям, не превратившихся в роботов. Давайте ориентироваться на лучшие образцы, а не на худшие. Укладываться в сроки нетрудно – достаточно перестать себя зомбировать, убеждая в собственной якобы неорганизованности. И – начать планировать, грамотно и вдумчиво. Прямо сейчас, именно в сегодняшний день. Не «с понедельника». Приступим!