Бизнес как часы: Руководство по настройке операционки
7. Вы плохо представляете себе, как использовать поступающую к вам информацию, и не доверяете ей. Вас заваливают документами: отчетами, приказами, регламентами, инструкциями. От вас требуют ответов, согласований и решений. При этом структура и содержание документов не позволяют вам понять, о чем идет речь, какую проблему пытаются решить, какова цель и при чем тут вы. Если же вам предоставляют данные, то вы не знаете, каким путем они получены, насколько этот метод правильный и, соответственно, можно ли на эту информацию опираться.
8. Вам приходится постоянно возвращаться к решению уже, казалось бы, решенных вопросов. Ваши подчиненные раз за разом спрашивают у вас одно и то же. Это может быть связано с тем, что они на всякий случай хотят уточнить, не изменилось ли чего у вас в голове. Или же они не согласны с принятым вами решением, поэтому упорно пытаются вынудить вас от него отказаться. И да, возможно, что вы делегировали им полномочия, но они все равно не хотят решать вопросы самостоятельно. Причина может быть в том, что параллельно с передачей полномочий с ними не согласовали алгоритмы и критерии принятия решений, а решения, которые они принимали самостоятельно, вы объявляли неправильными. В общем, как поет Лолита Милявская: «Каждый раз у нас как в первый раз». К примеру, вас постоянно вынуждают снижать отпускные цены на продукт, разрешать давать необоснованные скидки и мириться с ростом дебиторской задолженности.
9. Вы смутно представляете себе, что происходит на самом деле в структурных единицах (департаментах/отделах) компании. У вас и у подчиненных руководителей нет корректного, информативного и актуального описания деятельности структурных единиц. Поэтому вы вынуждены полностью полагаться на устное описание или трактовку подчиненных. При этом вы замечаете, что эти описания могут существенно меняться в зависимости от их интересов. Например, вам говорят, что «сотрудники очень устали, так как перегружены», при том, что, с вашей точки зрения, задачи решаются недопустимо медленно. Из моего диалога с собственником: «Он (подчиненный руководитель) говорит, что свободных ресурсов нет, этот проект начинать нельзя». Я спрашиваю: «А что происходит на самом деле? Есть ли точные данные или хотя бы общая информация? Чем конкретно кто занят?» Собеседник разводит руками.
10. Вы сталкиваетесь с тем, что часть существенной информации о событиях либо вообще не поступает, либо поступает слишком поздно. Например, вы узнаете, что один из ключевых поставщиков разорвал контракт, поскольку, как стало известно только сейчас, последние полгода с ним развивался вялотекущий конфликт. При изучении его причин вы понимаете, что все началось с деструктивного взаимодействия двух рядовых менеджеров, но и руководитель отдела, и руководитель департамента вашей компании либо были не в курсе, либо проигнорировали проблему. Сейчас они, конечно, готовы все объяснить и говорят, что с поставщиком давно все было плохо и его нужно менять, но вам кажется, что они подгоняют задачу под ответ. Если поставщика в самом деле надо было менять, что вовсе не выглядит очевидным, то непонятно, почему заблаговременно не начали поиск и переговоры с другими поставщиками.
11. Вы не уверены в том, что можете полагаться на подчиненных вам руководителей. Возможно, вы сомневаетесь в их экспертной или управленческой квалификации, личностных качествах или не уверены в их этических принципах.
12. Вы не видите возможности избавить компанию от тех подчиненных, которых считаете слабыми, и от тех, которые позволяют себе систематические нарушения. При переговорах с собственниками я часто слышу примерно следующее: «Эти хоть как-то работают, мы их давно знаем, ну, избавимся мы от них, а где взять лучших?» Или: «Да мы бы давно их уволили, но других же нет, сколько раз пробовали, что толку менять шило на мыло». Или: «Сейчас дикий дефицит кадров, вообще невозможно никого найти».
13. Вы вынуждены сами нарушать субординацию и фактически поощрять нарушение субординации на всех иерархических уровнях компании. Вам хочется или вы считаете правильным/оправданным/необходимым по собственной инициативе вмешиваться в работу подчиненных ваших подчиненных: давать им задания, сообщать информацию, контролировать их работу, вмешиваться с коррекциями, отвечать на вопросы, касающиеся выполнения их непосредственных обязанностей. Обоснование: так быстрее, их руководители не в курсе, я не могу доверять поступающей от них информации, подчиненные говорят, что не могут получить ответов. В порядке вещей и обратный поток: к вам могут обратиться подчиненные ваших подчиненных. Это может быть оправдано и такими соображениями: «А что делать, если они ко мне приходят? Не выгонять же»
14. Вам часто приходиться брать на себя решение вопросов, которыми, по вашему представлению, должны заниматься ваши подчиненные. Для чего вы нанимаете на работу людей? Видимо, вы рассчитываете, что они будут самостоятельно принимать определенные решения и совершать определенные действия. Но сотрудник вместо решения предпочитает обратиться к руководителю, тот – к своему руководителю, а уже тот – к вам. И, возможно, после передачи принятого вами решения на уровень источника первоначального вопроса все равно ничего не делается, а в качестве оправдания приводятся многочисленные и очень «убедительные» доводы. И у вас возникает вопрос: а для чего, собственно, нужны эти люди? Когда-то, начиная бизнес, вы решали все вопросы сами, и сейчас непонятно: зачем вам весь этот цирк, если все по-прежнему висит на вас?
15. Вам кажется, что некоторые департаменты и отделы работают не столько на компанию, сколько на себя. Есть понятие «ведомственный эгоизм»: специалисты, принимая решения или устанавливая порядок их согласования, опираются не на интересы компании в целом, а на свои «представления о прекрасном». Например, при проведении семинара в конференц-отеле график уборки туалетов не изменили в соответствии с направленным расписанием мероприятий. Участники семинара не могли в перерыве попасть в туалет, так как уборка совпала с перерывом. Или такая ситуация: финансовый департамент, формируя график оплат, своевременно не оплатил счет и не сообщил об этом в отдел закупок, в результате поставщик задержал отправку, и компания осталась без нужных товаров. Вопрос: а должен ли сотрудник отдела закупок отслеживать оплату счета? Если компания управляется в ручном режиме, то должен, и его накажут за то, что «не обеспечил». Но в правильно настроенной системе корпоративного управления именно из финансового департамента должны были проинформировать о приоритетах оплаты и невозможности своевременной оплаты счета до того, как все оплаты были произведены. Это позволило бы либо все согласовать с поставщиком, либо своевременно обсудить вопрос на уровне руководителей и только в случае непримиримых противоречий вынести вопрос на уровень генерального директора.
16. У вас неоднозначное отношение к регламентам. С одной стороны, вы знаете, что регламенты способствуют упорядочиванию бизнес-процессов. С другой стороны, вы слышали, что регламенты приводят к избыточной бюрократии. С третьей стороны, «регламенты-то разработаны, а что толку? Их никто не соблюдает». С четвертой стороны, сотрудники могут отказаться выполнить задания под предлогом, что это не входит в их обязанности. При этом регламенты различных видов разрабатываются, проходят процедуру согласования, утверждаются, а их количество растет.
17. Вам постоянно приходится разруливать споры между подчиненными руководителями. С одной стороны, в бизнесе всегда может возникнуть необходимость обсудить возникшие противоречия. Выше я привел пример того, как вопрос приоритета платежей при нехватке денег на оплату всех поступивших счетов может быть вынесен на уровень генерального директора. Понятно, что каждый руководитель будет отстаивать приоритет оплаты своих счетов, и только генеральный директор сможет реально оценить все негативные последствия и сопоставить различные риски. Но допустим, счета ИТ-департамента можно было без всякого риска оплатить на два дня позже. Однако ИТ-директор по каким-то причинам встал в позу и, запугивая негативными последствиями, ответил категорическим отказом на попытку директора по закупкам обсудить возможность отсрочки платежей. Кроме того, финансовый директор был заинтересован в скорейшем решении нужных ему ИТ-задач, поэтому, выбирая, чьи счета придержать, определил в качестве жертвы именно департамент закупок и не попытался сам прояснить уровень срочности оплаты. И вся эта картина развернулась перед вами после долгого обсуждения, отягощенного перекрестными попреками и полосканием старых историй.
Хотите качественно протестировать уровень настройки системы корпоративного управления своей компании? Если да, то по каждому из 17 пунктов дайте одну из предложенных оценок:
1: описанное бывает, но крайне редко и может объективно рассматриваться как случайность;
2: описанное происходит нечасто, но правильно считать это уже не случайностью, а тенденцией, вызывающей у меня тревогу;
3: описанное случается часто, создавая мне и компании ощутимые проблемы;
4: описанное, увы, можно считать неотъемлемой частью культуры нашей компании, иной сценарий можно считать исключением.
Посчитайте суммарное количество баллов. Чем больше цифра, тем выше уровень энтропии (отклонения от оптимума) и больше опасности для благополучия вашего бизнеса. Насколько объективной будет такая оценка? Думаю, что вы прекрасно понимаете, какая из предложенных четырех оценок соответствует каждому из симптомов. Рекомендую учитывать: стоит ли обманывать других людей – вопрос этики, но обманывать себя неразумно всегда. Будьте честны с собой.
После диагностической оценки у вас, скорее всего, возник неизбежный вопрос: а что с этим делать?
Вопрос «кто виноват?» можно не задавать, так как ответ, пусть и неприятный, очевиден: собственник, как и любой руководитель, отвечает за все, что происходит в подчиненной ему структуре, так как все определяется либо его действиями, либо его бездействием.
К сожалению, у вас может возникнуть такая психологическая модель: это мой бизнес, и, естественно, я желаю ему процветания. Поэтому все, что я делаю, происходит из благих намерений и – внимание – должно оборачиваться исключительно добром, вне зависимости от того, что я делаю и как, а также от того, что я не делаю. Ну а все реальное зло от сотрудников, внешних контрагентов, рынка, конкурентов и государства (список можно продолжить). Это, наверное, похоже на некую родительскую модель: я хочу ребенку добра, поэтому все, что я делаю с ним, оправданно и должно в итоге принести добро. Папа лучше знает.
Если ситуация в вашем бизнесе вам не нравится, значит, вы не делаете того, что нужно, и так, как нужно, и/или делаете то, что не нужно, и так, как не нужно. Статус собственника ничего не меняет. Я описываю ситуации, в которые попадает собственник, если он нормальный, достойный человек с оптимальным уровнем интеллекта. Естественные причины возникновения перечисленных выше проблем мы с вами обсудим в следующих главах. Да, я назвал эти причины естественными и, увы, неизбежными, если вы управляете компанией интуитивно. Я не буду уделять внимание проблемам, которые возникают, если компанией руководит барин-самодур с несколько, скажем так, неадекватным характером. За 31 год в профессии я сталкивался и с такими ситуациями, но зачем об этом писать? А что происходит, если в компании не один, а два или больше собственников? Это не только не устраняет описанные выше симптомы, но и может их усугубить.
Так вот, остается вопрос «что делать?». По моему мнению, все рекомендации, которые существуют в информационном поле менеджмента, можно разделить на четыре сценария.
Четыре сценария решения проблем
Сценарий № 1. Передача дел наемному директоруИдея вкратце: полный или частичный выход собственника из оперативного управления, при этом он продолжает выполнять функции стратегического менеджмента. Более радикальный вариант: выход из управления компанией вообще при сохранении права собственности. Собственник перестает заниматься навязшей в зубах операционкой, привлекает с рынка труда профессионального директора или выбирает достойного из уже работающих в компании руководителей. Новый директор принимает оперативное управление, устраняет организационные проблемы, по мере чего компания начинает более успешно развиваться в нужных направлениях и с нужной скоростью.
Мои комментарии: действительно существует мысль о том, что собственник по мере развития бизнеса должен отходить от непосредственного (без особой детализации этого определения) управления компанией. За это высказываются многие авторитетные эксперты, в том числе Ицхак Кальдерон Адизес. Обоснование этой мысли: для создания бизнеса нужны предпринимательские качества, а для управления уже выращенным бизнесом – организаторские способности. Чем больше у человека предпринимательских качеств, тем вероятнее, что организаторские навыки не будут его столь же сильной стороной. Именно поэтому распространено и такое утверждение: если собственник является генеральным директором и, следовательно, продолжает непосредственно управлять бизнесом, то компания еще не вышла из «детского возраста» и нельзя считать этот бизнес устойчивым, состоявшимся. Скорее всего, система управления там пребывает в хаосе и все держится на самом собственнике. Отсюда и логика потенциальных покупателей такой компании: мы получаем не механизм, а «эфемерное нечто», с которым еще работать и работать, прежде чем можно рассчитывать на устойчивый доход. И риски, конечно, велики.
А должен ли собственник в самом деле выходить из управления по мере развития бизнеса? Сложный вопрос, не имеющий единственно верного ответа. Учитывая упомянутую выше дихотомию «предпринимательство – организаторские способности», да, в целом скорее согласен, обычно так, хотя бывают исключения.
Попробую объяснить свою точку зрения без претензии на профессиональный психологический анализ. Предпринимательские способности – комплекс качеств. Во-первых, как рождается идея для бизнеса – интуитивно или на основании анализа и последующего синтеза, то есть в результате последовательных логических рассуждений? Во-вторых, на что опирается готовность идти на риск: мы не боимся неизвестности, «если упремся – разберемся», будем решать проблемы по мере их поступления или изучаем возможные риски, степень их вредоносности и вероятности, разрабатываем и реализуем профилактические меры? Если предприниматель опирается больше на логику, чем на интуицию, то он может обладать и организаторскими способностями тоже. Это не значит, что в его компании не будет ни одного из описанных выше 17 симптомов, так как и собственнику с логическим мышлением, наделенному организаторскими способностями, может банально не хватить знаний для разработки и сборки эффективной системы корпоративного управления.
Я согласен с тем, что для обеспечения эффективного оперативного управления с опорой не столько на себя, сколько на систему могут понадобиться совершенно иные подходы, чем для запуска бизнеса с последующим рулением в период попутного ветра в экономике или при использовании окон возможностей.
Готов ли собственник менять подходы к управлению компанией и сотрудниками по мере развития бизнеса, параллельно развивая в себе те качества, которых изначально не было среди его сильных сторон? Готов ли реально, не только на словах, но и на деле? Такие изменения в себе требуют упорства и последовательности. Да, это возможно, характер – не приговор. Но нелегко. Не будем забывать о том, что новые подходы не сразу обеспечат желаемый результат, неизбежны ошибки, перекосы. Кроме того, вашим подчиненным, которые привыкли к вам прежнему, тоже теперь придется переучиваться. В общем, будет интересно всем.
Некоторые собственники, успешно продав крупный и плохо структурированный бизнес, организовали себе небольшой бизнес с высокой стоимостью одной сделки: продажа яхт, элитных вилл и тому подобных продуктов. Так они обеспечили личное участие и избежали необходимости снова балансировать, управляя неведомо как работающими частями неизвестного науке механизма. Но знаю и людей, которые, продав крупный и плохо отрегулированный бизнес, попытались создать другой крупный бизнес и потерпели неудачу: рынок изменился, а подходы вместе со склонностью к ранее успешным интуитивным действиям остались. Как говорится, не прокатило.
Есть и такие рекомендации: не нужно менять себя, используйте свои сильные стороны, а для компенсации условно слабых нанимайте подчиненных, у которых эти стороны сильнее. Что ж, можно и так. Но и для этого вам придется хорошо поработать над собой, чтобы понять: этот подчиненный будет действовать совсем не так, как вы. И вам нужно как следует изучить разницу в ключевых подходах, чтобы осознанно делегировать ему полномочия идти своим путем и получать нужные вам результаты другим способом.
Если пренебречь этим, казалось бы, очевидным условием, проскочить его – мол, что там анализировать, и так все понятно, – то я гарантирую вам проблемы. Передав подчиненному свои прежние функции и делегировав ему полномочия, вы тут же начнете его одергивать за то, что он… действует не так, как вы. Что я неоднократно наблюдал, когда собственник передавал дела привлеченному профессиональному (!) директору. То есть задача неосознанно ставится так: делай, как делал я, но результаты должны быть намного лучше, хотя я тебя нанимаю вроде бы для того, чтобы ты делал все по-другому. Вот такое раздвоение сознания…
И еще один нюанс. К сожалению, идея о том, что надо передавать дела наемному директору, успешно овладевает предпринимательскими массами. Об этом начинают грезить и собственники небольших бизнесов. Но действительно профессиональный директор, которому можно передать дела без ущерба для этих самых дел, стоит достаточно дорого. В бизнесе с одним/двумя иерархическими уровнями лишней суммы для оплаты его труда просто нет, да и быть не может. Предположим, что мы ужимаемся, нанимаем дорогого директора, чтобы он развил наш бизнес и мы все заработали гораздо больше. Чтобы план сработал, нужно счастливое стечение многих обстоятельств, к примеру: бизнес действительно очень перспективный, не развивался раньше именно в связи с вашим неумением, и тут дорогой профессиональный директор это оценил, решил рискнуть и не прогадал. Например, как в фильме «Кто убил BlackBerry». Конечно, бывает и так… Собственник небольшого бизнеса тоже не обязан тащить его на себе и вполне может часть своих дел делегировать подчиненным. Но это иной сценарий, отличающийся от привлечения профессионального директора и полного выхода из оперативного управления.
Есть и еще один критерий для ответа на вопрос «выходить или не выходить?». Определитесь, чем для вас является ваш бизнес?
1. Дело вашей жизни и способ самореализации: вам нравится то, чем вы занимаетесь, и если суметь наладить управление и устранить изматывающие симптомы пробуксовки, то вы с удовольствием продолжите в нем работать. Ну, может быть, сбалансируете количество рабочих часов и продолжительность отпуска в пользу иных жизненных интересов: семья, рыбалка, искусство, путешествия – нужное подчеркнуть, недостающее добавить.
2. Наказание за тяжкие грехи. Да, мне приходилось слышать и такое: «Ну сколько же можно работать, когда уже можно будет отойти от дел?», «Начать свой бизнес – это так круто… Кто же знал, что все вот так обернется?». В этом случае, конечно, нужно выходить. Но с учетом всех ранее обозначенных условий.
3. Источник доходов. В этом случае, если вы уже достигли своих целей (купили недвижимость, обеспечили детей, внуков и т. п.), наверное, можно и нужно выходить.
Конечно, возможны и другие варианты: счастье в виде бизнеса привалило случайно либо бизнес представляет собой сочетание самореализации с доходом.
Итоги обсуждения первого сценария: мне кажется рискованной передача дел кому бы то ни было, если в вашей компании система корпоративного управления пребывает в хаотичном состоянии. К примеру, желание поскорее выйти из операционки может привести к неправильному выбору кандидата в преемники. Кроме того, поиск профессионального директора с должным уровнем квалификации и одновременно подходящего по стоимости может занять много времени, а выживет ли ваш бизнес в его сегодняшнем состоянии в условиях высокой турбулентности?
Сценарий № 2. Обретение звездной командыИдея вкратце: команду можно вырастить, купить или совместить оба процесса. Поэтому я использую термин «обретение». Сама идея, что должным образом вдохновленная и замотивированная команда может вырастить для вас миллиардный бизнес, порвать рынок, продавать больше всех в России или в мире и самостоятельно разобраться с любыми корпоративными неурядицами, очень популярна. Звездная команда, она же – команда мечты, которая будет развивать ваш бизнес. Правда, эта мысль мне кажется противоречащей идее о том, что собственник должен заниматься стратегией. В моем представлении заниматься стратегией и заниматься развитием – синонимы. Но, видимо, логика таких вбросов такова: чем больше заманух, тем лучше продажи. Высокий спрос на такую идею понятен: все, что нужно собственнику, – это обзавестись командой, отойти в сторону и благостно наблюдать за кипучей плодотворной деятельностью, разве что с должной регулярностью посылая сотрудникам лучи добра. Вам ничего не нужно менять в себе или в компании, команда будет работать на вас, а не вы – на команду. Если, как иногда говорят на научных конференциях, абстрагироваться от сложностей практического воплощения, то все выглядит превосходно.
Мои комментарии: представим, что собственник возвращается с форума или семинара, где с упоением слушал эмоциональные рассказы о том, как это здорово, когда звездная команда уже появилась. Ему остается лишь ответить на простой вопрос: как перейти из точки А (команды нет) в точку Б (команда есть). Правда, существует и не столько практический, сколько сублимационный подход: посещать форумы, где вдохновляют рассказами о суперкомандах, так часто, чтобы поддерживать постоянный уровень эйфории.
Но вернемся к практике. Нанять звездных игроков? А зачем бы им идти к вам? Звездные игроки могут выбирать, предпочитают звездные команды и звездных тренеров, да и стоят дорого. Вырастить из тех, кто уже работает? Мы не будем рассматривать ритуальные танцы, во время которых бубен нужно держать строго в левой руке, чтение заклинаний и использование волшебного порошка Урфина Джюса[3]. Без этого всего точно сумеете? Развитие сотрудников – не яркое событие, а длительный процесс, требующий последовательного применения комплекса методик и определенных личностных качеств руководителя-наставника.
Конечно, теоретически можно нанять звездного HR-директора, чтобы он выращивал звездную команду… Но каждый ли сотрудник хочет и способен развиваться до звездного уровня под вашим управлением? По моему мнению, желания и даже упорства недостаточно, нужен еще и потенциал.
Всегда ли мотивация может заменить квалификацию? Обычно в историях про чудо-команды преобладают мотивационные акценты. Но истошного вопля «ВЕРЬТЕ в себя, вы всё можете!» бывает недостаточно для реального воплощения замыслов, даже если команда действительно настроится на победу. И это очень страшно, когда уверовавшая в свою сверхсилу вдохновленная команда сталкивается с реальными препятствиями, для преодоления которых нужны квалификация и правильно выбранная последовательность действий, а вовсе не кураж.
Итоги обсуждения второго сценария: я ни в коем случае не против планового развития сотрудников компании и привлечения высококвалифицированных кандидатов с рынка труда. Только не упустите из виду, что заранее или уже в процессе вам придется решить вопрос развития себя как человека и руководителя, а также озаботиться разработкой и последовательным внедрением стратегии поддержания конкурентного преимущества компании на рынке труда. Иначе у интересующих вас кандидатов не возникнет желания рассматривать вашу компанию как потенциальное место работы. Пусть в вашей компании будет реализована программа развития управленческой квалификации руководителей и экспертной квалификации рядовых сотрудников. Не забудьте и про набор действий по мотивации выращенных сотрудников для удерживания их в компании, иначе вы рискуете создать кадровую академию для улучшения рынка труда. И по мере реализации этих программ вы с помощью выращенных и привлеченных специалистов, скорее всего, сможете устранить и описанные выше 17 симптомов, и причины, их породившие. Однако без вас, без развития ваших знаний и умений точно не обойдется, отсидеться в стороне или ограничиться ролью вдохновителя, скорее всего, не получится. Продержится ли ваш бизнес, который вы оценили по уровню 17 симптомов, до того момента, когда та самая выращенная команда разберется со всеми корпоративными проблемами? Ответ знаете только вы.