Личная эффективность: думать долгосрочно и действовать точно
Фёдор и Иван могут начать возражать, но вы не давайте увести себя в сторону:
– Нет, не пытайтесь меня убедить, что это не так. Вы должны меня выслушать, я говорю важные вещи.
Помните, что ваша ролевая позиция выше, чем у обоих подчиненных, и в данной ситуации вам стоит этим воспользоваться.
Дальше – очень значимый момент. Побудите каждого из присутствующих высказаться положительно о другом.
– Иван, скажи, пожалуйста, какие ты видишь у Фёдора сильные стороны?
Обратите внимание на формулировку вопроса: вы не спрашиваете Ивана, есть ли вообще какие-нибудь сильные стороны у Федора. Подразумевается, что они конечно же есть, и Ивану предлагается их назвать. Также и наоборот.
– Фёдор, назови самые, на твой взгляд, сильные стороны Ивана.
Да, кто-то из них может возразить, что никаких сильных сторон у оппонента нет – в этом случае сразу остановите его:
– Секунду, Иван. Смысл нашего разговора – в улучшении продуктивности работы. В нашей компании работают хорошие специалисты. Вспомни, в чём твой коллега хорош.
Называя сильные качества своего коллеги, каждый из них уже начнёт относиться к другому лучше – это закон психологии, и мы здесь его используем. И не забудьте поблагодарить обоих за хороший отзыв о товарище.
Шаг четвёртый
Обратная связь.
На этом этапе беседы главное – добиться от каждого конструктивных предложений.
– Фёдор, как ты думаешь, что нужно улучшить Ивану, чтобы тебе с ним работалось легко / комфортно / спокойно / уверенно?
Внимание: не позволяйте разговору на этом шаге превратиться во взаимные обвинения. «Детское» эго Фёдора может заставить его сказать, например:
– Лучше всего, если он перестанет учить меня работать / издеваться надо мной / лезть в мои дела / рыться в моем столе – и т. д.
Помогите сотруднику переформулировать фразу с позиций взрослого эго:
– Лучше всего, если он доверит мне самому выполнять мои обязанности / будет относиться ко мне с таким же уважением, как к другим / будет помогать мне, только когда я попрошу о помощи / будет держать в своём столе всю необходимую канцелярию… и так далее.
Аналогичный вопрос задайте Ивану и также фокусируйте его на конструктивных, «взрослых» высказываниях.
Шаг пятый
Согласование действий.
После того, как обратная связь получена, оба высказались и были услышаны, необходимо наметить дальнейшие шаги:
– Давайте согласуем наши действия и договоримся о том, как работать дальше слаженно и эффективно.
Нужно еще раз проговорить, что будет делать каждый из участников, чтобы их совместная работа не омрачалась больше никакими конфликтами. Убедитесь, что каждый понял свои задачи правильно.
Шаг шестой
Повторение и заключение.
Имейте в виду: далеко не всегда удаётся уладить ситуацию с одного раза. Зачастую требуется повторение беседы. И можно об этом сразу сказать, чтобы и коллеги это понимали и не забывали о достигнутых договоренностях.
– Я буду присматривать за вашим взаимодействием и предлагаю вернуться к этому разговору недели через две. Соберёмся и снова подумаем, как сделать совместную работу еще более эффективной.
В конце нужно подвести итог и сказать короткое заключительное слово, например:
– Я призываю вас извлечь ценный опыт из этого урока. Конфликтовать нам следует не друг с другом, а со слабыми местами в нашей компании, чтобы делать компанию сильнее и полезнее для наших клиентов.
Итак, самые важные точки данной схемы:
• Никогда не закрывайте глаза на конфликты внутри коллектива. Будьте внимательны к своим сотрудникам и старайтесь «обнулять» конфликт в зародыше.
• Во время разговора контролируйте и моделируйте его ход на каждом шаге. Именно вы своим авторитетом направляете его в нужное вам русло.
• Фокусируйте внимание сотрудников на позитивном разрешении ситуации и на их позиции взрослого.
• Будьте беспристрастным и не позволять втягивать себя в препирательства.
Как и в предыдущих главах, призываю вас заранее подготовиться к этому нелёгкому разговору: представьте себя на месте одного и другого сотрудника; порепетируйте перед зеркалом; подготовьте сильные фразы, которые вы затем используете.
Разговор будет не из приятных, но вы теперь знаете, как его вести. А результат может многократно превзойти ваши ожидания: хороший климат в коллективе, облегчение у всех от прекращения скрытой войны; благодарность и преданность сотрудников, которым вы помогли выбраться из замкнутого круга недоброжелательства. И как следствие – рост продуктивности.
Добавляйте этот инструмент в свой арсенал и удачи вам!
Глава 4
Почему важно создать систему внутреннего обучения в компании и как это сделать?
Из урока вы узнаете:
– Как вдохновить сотрудников на самообучение и стремление быть профессионалами своего дела.
– Как руководителю повысить авторитет в компании посредством обучения своих сотрудников.
Нужно ли профессионалу учиться?
Если он хочет оставаться профессионалом – да, обязательно. Профессионал потому и является таковым, что постоянно повышает свои компетенции и стремится к овладению новыми знаниями и навыками. Противоположность ему – дилетант, человек, не обучающийся и не развивающийся.
Хотите ли вы иметь в своей команде дилетантов? Полагаю, что нет. Поэтому в данной главе мы и поговорим о внутреннем обучении в компании, ибо это один из принципов успешного бизнеса.
Итак, перед вами стоит задача: внедрить в своем коллективе практику самообразования сотрудников. Как инициировать этот процесс?
Начните с себя! Ответьте честно сами себе на такие вопросы:
– А как я сам занимаюсь своим развитием? Читаю ли я профессиональную литературу? Смотрю ли я видео лекции ведущих специалистов в моей области? Участвую ли я в профессиональных семинарах и других мероприятиях? Применяю ли я прочитанное / услышанное / увиденное в своей работе?
И если вы делаете что-то из вышеперечисленного, то знаете, насколько полезно получение новых знаний, и насколько этот опыт обогащает вашу деятельность. В таком случае пора вводить новую практику в своем коллективе.
Хороший момент для этого – одно из ежедневных (или еженедельных) коротких совещаний (смотрите главу 2). После обсуждения актуальных вопросов выступите перед сотрудниками с такой речью:
– Коллеги, не секрет, что одна из ключевых предпосылок к профессионализму – это постоянное обучение. Я уверен, что нам оно тоже необходимо, и хочу предложить следующее: ежемесячно каждый из нас будет изучать книгу по своей теме и делиться идеями, которые он вынес из этой книги. И разрешите, я начну с себя.
Назовите книгу, которую вы выбрали для изучения. Объясните, каким образом вы собираетесь ознакомить с ее содержанием остальных: это может быть, например, короткое выступление перед коллективом с рассказом о ключевых идеях книги. Или конспектирование прочитанного и рассылка конспекта сотрудникам по электронной почте.
Как откликнутся на это нововведение ваши коллеги? Скажу сразу: не ждите хора восторженных голосов. Вероятнее всего, кому-то это вообще не понравится («И так работы невпроворот, еще и книжки читать заставляют!»). Кто-то воспримет безразлично («Ладно, если босс настаивает, почитаем…»). Но обязательно найдётся хотя бы один человек, кто поддержит вашу идею.
Пусть он будет следующим выступающим. А дальше постепенно втянутся и остальные.
Вот самая простая – и проверенная на практике – схема:
• Один из сотрудников выбирает и читает какую-либо книгу по своей теме в течение месяца и делает конспект.
• В конце месяца он на общем собрании презентует прочитанную книгу и рассказывает о своих открытиях и о полезных для вашей компании идеях. Можно сразу же обсудить, какие из идей вы хотите взять на вооружение.
• Подготовленный конспект рассылается всем коллегам, а также добавляется в общую внутреннюю учебную базу. Любой из членов коллектива может перечитать конспект, а может быть, будут желающие прочитать и саму книгу.
• Выступления можно записывать на видео – тогда кроме текстовых конспектов у вас соберётся и видеотека. Знакомьте с видеозаписями новых сотрудников, чтобы они включались в эту систему само – и взаимного обучения и приобщались к вашей корпоративной культуре.
Таким образом, в процессе чтения, обсуждения идей и создания базы возникнет ещё один фактор объединения людей, работающих под вашим руководством. Каждый из них становится для других источником новых знаний, стимулом для роста и развития. Появляются новые точки соприкосновения, общие идеи. Поверьте, это очень сильный рычаг нематериальной мотивации коллектива.
В дальнейшем, планомерно внедряя эту систему, вы превратите внутреннее обучение в преимущество вашей компании перед другими. Ведь это не что иное, как забота руководителя о развитии своих сотрудников, о поддержании высокого уровня их профессионализма и высоких стандартов компании.
Обратите внимание на важные моменты:
• Ни в коем случае нельзя насаждать обучение силой («Ты обязан прочитать вот эту книгу к четвергу и сделать доклад!»). Только убеждение и собственный пример.
• Вы, в качестве инициатора, должны точно придерживаться своего плана: начали вводить систему обучения – не бросайте. Если вы пообещали презентовать прочитанную вами книгу, сделайте это в назначенный день и время. Если объявлено, что кто-то из коллег проведет свою презентацию такого-то числа – не отменяйте и не переносите ее.
Что вы получите в итоге?
Благодарность сотрудников. Укрепление и повышение вашего авторитета. Растущий профессионализм коллег и ваш собственный. Сплоченную команду. Собственную учебную базу. Конкурентное преимущество.
Не так уж и мало, правда?
Как говорится: «Нет победы, есть шаг к победе». Сделайте этот шаг, и вы еще больше приблизитесь к успеху!
Глава 5
Как восстановить желание сотрудника создавать выдающиеся результаты?
Из урока вы узнаете:
– Как преодолеть сопротивление и нежелание сотрудника раскрывать причины затруднений в работе.
– Как помочь сотруднику вернуть высокую работоспособность и трудовой энтузиазм.
Дмитрий проработал у меня почти четыре года, и всё это время я не мог на него нарадоваться – всегда энергичен, активен, полон энтузиазма и идей, глаза горят, дела спорятся. Но к концу четвёртого года я стал замечать, что он изменился. Глаза потухли, идеи исчезли. Вроде бы и пожаловаться на него нельзя – не опаздывает, не прогуливает, все задания вовремя сдаёт… А я вижу, что с человеком явно что-то происходит, и это уже начинает сказываться на результатах его работы.
Бывало ли такое в вашей компании? Как вы действовали в такой ситуации? И действовали ли вообще?
В третьей главе мы с вами уже говорили об одном из главных принципов работы мудрого руководителя – быть внимательным к своим сотрудникам, стараться видеть скрытые конфликты и напряжённость в коллективе, и по возможности быстрее сглаживать их.
Здесь мы возвращаемся к этой теме, но в другом ракурсе.
Итак, вы замечаете, что один из ваших давних, хорошо проверенных сотрудников стал работать с неохотой и ходит с кислым лицом. Должно ли это вас обеспокоить? Да, безусловно. Своим недовольным видом ваш сотрудник, сознательно или подсознательно, подаёт вам сигнал: не всё гладко между вами. Нужно ли вам разобраться в возникшей ситуации? Обязательно.
И опять вам, как руководителю, придется инициировать разговор с коллегой наедине.
– Дмитрий, я вижу, что в последнее время тебя что-то тревожит. Ты постоянно думаешь об этом в ходе рабочего дня, и у тебя нет такого желания трудиться, как раньше. Давай обсудим, могу ли я тебе помочь справиться с твоими тревогами.
Начало этого разговора очень важно: нужно сразу дать вашему собеседнику понять, что это не наезд и не выговор; что вы на его стороне и искренне хотите ему помочь. Если он этого не почувствует, то скорее всего ещё больше надуется, закроется, и разговора не выйдет.
Поэтому – подготовьтесь к диалогу, продумайте, как и что вы скажете. Ваша задача – мотивировать сотрудника раскрыть причины его состояния:
– Скажи мне, в чём дело? Что тебя расстраивает? Давай разберёмся вместе.
Еще одно важное «закадровое послание» вашего обращения: проблема не в том, что сотрудник стал плох, а в нерешённой ситуации:
– Дмитрий, я знаю, дело не в тебе. Я уверен в твоем профессионализме и в том, что ты тот человек, на которого я всегда могу положиться. Дело в самой ситуации. Скажи, было ли что-то такое, что вызвало у тебя чувство несправедливости? Есть ли что-то, что мешает тебе работать с прежней эффективностью? Мне важно об этом знать и сделать все необходимое, чтобы вернуть твою высокую работоспособность.
Если вы правильно повели разговор, то ваш коллега поддержит его и начнет говорить откровенно.
Внимание: будьте готовы узнать много нового о себе!
Конечно, конечно, – причины у него могут быть самые разные: и неприятности в семье, и проблемы со здоровьем, и личные переживания, и вовсе надуманные беды. Допустим, проблема не связана с работой, но достаточно серьёзна, чтобы влиять на настроение и результативность сотрудника. Сможете помочь ему в решении – вернёте товарища в строй и заслужите его благодарность. Не сможете – будете хотя бы в курсе того, что с ним происходит.
Но всё же чаще случается, что причины в каких-то рабочих моментах. А это уже напрямую касается вас как руководителя. Именно поэтому вам так важно услышать об этом от собеседника и найти способы урегулирования ситуации.
И в зависимости от того, что вы услышите, могут быть только два варианта решения.
Вариант первый:
Есть объективный источник его обиды. Вы устраняете эту причину, восстанавливаете справедливость, и сотрудник снова с энтузиазмом – а может быть, и с удвоенным энтузиазмом – возвращается к работе.
Источники могут быть самые разнообразные, и невозможно перечислить их все.
Например, вы просили его выступить на собрании, он два дня готовился, а вы попросту забыли о своей просьбе.
Или обещали выплатить бонус за досрочное завершение проекта – и не выплатили.
Или собирались отдать ему выгодный заказ – а потом передумали и отдали другому.
Или пообещали поставить ему новый компьютер – а в итоге поставили себе.
Представьте себя на его месте – разве вам самому не было бы обидно? Разве у вас не пропало бы желание отдавать все силы работе?
Любую из этих и подобных им ситуаций можно решить. Вам нетрудно будет придумать, как исправить свою оплошность, чтобы сотрудник увидел, что вы по-прежнему цените и уважаете его. И он в благодарность вам за понимание и хорошее отношение может не только восстановить, но и увеличить свою продуктивность.
Вариант второй:
Ваш собеседник считает, что ему пора делать карьеру в другом месте. Что ж, возможно, он прав! Возможно даже, что он уже предпринял какие-то шаги, но побаивается вам об этом сказать – и поэтому мрачен и напряжён.
В этом случае также будет самым правильным опередить его, первым вывести его на этот разговор. Только так вы сможете держать ситуацию под контролем и регулировать погоду в своём рабочем пространстве.
Если человек не намерен больше быть частью вашей команды, отпустите его с миром и пожелайте удачи.
Как видите, ваша главная цель в разговоре – понять, кто перед вами: соратник, готовый и дальше шагать с вами в ногу, или человек, уже свернувший в другом направлении. Теперь вы понимаете, насколько важно для вас разобраться в происходящем? Вам нужна сильная команда, где между участниками нет недомолвок и скрытых конфликтов, где каждый готов поддержать товарища.
Поэтому главные усилия нужно направить на урегулирование ситуаций первого варианта.
В конце беседы обязательно спросите коллегу:
– Дмитрий, не осталось ли чего-то, что мы еще не обсудили?
Вытаскивайте все его недовольства и обиды; если чувствуете, что собеседник еще не до конца высказался, продолжайте спрашивать. Пусть диалог завершится полным взаимопониманием.
Более того, уместно будет инициировать подобный разговор и в профилактических целях. Не обязательно ждать недовольных лиц, просто периодически спрашивайте у одного или другого сотрудника:
– Иван, всё ли в порядке? Нет никаких недопониманий? Мне важно получать от тебя обратную связь по работе компании, и твои предложения могут нам помочь.
И тогда вполне вероятно, что до скрытых недовольств дело никогда и не дойдет.
Давайте повторим еще раз ключевые моменты этого мудрого манёвра.
• Смотреть и видеть.
• Брать инициативу в свои руки.
• Помочь сотруднику разобраться в ситуации.
• Понять, кто перед вами.
• Принять целесообразное решение.
Присмотритесь к своим сотрудникам прямо сегодня – может быть, пора применить манёвр?
Глава 6
Как вовлечь сотрудников в создание идей, которые улучшат вашу компанию?
Из урока вы узнаете:
– Как каждый месяц получать от сотрудников предложения по улучшению их работы.
– Как эффективно использовать коллективный интеллектуальный потенциал сотрудников.
Хотите ли вы улучшить работу вашей компании? Смешной вопрос, – скажете вы, – кто же этого не хочет? Даже если дела идут хорошо, всегда есть пространство для движения к совершенству.
А знаете ли вы, что у вас прямо под рукой есть мощный генератор продуктивных идей, которые могут способствовать совершенствованию вашего бизнеса? И этот генератор – ваш коллектив.
Будьте уверены, у каждого из ваших коллег копошатся в голове мысли о том, что и как можно изменить, чтобы им лучше работалось, чтобы эффективность увеличилась и процессы протекали быстрее. Кто, кроме самого сотрудника на его рабочем месте, может лучше знать и понимать это?
Дайте этим мыслям выход – и вы получите неиссякаемый источник идей!
Разберёмся, как упорядочить этот источник таким образом, чтобы он приносил реальную пользу.
Первое, что вам нужно сделать – провести общее собрание и обратиться к коллективу с предложением:
– Товарищи, каждый из вас – важный участник нашей команды. И я хочу, чтобы вы задумались о том, как сделать вашу работу еще эффективнее и полезнее для наших клиентов. Когда у вас будут идеи по улучшению – и вашей работы, и нашей компании в целом – знайте, что мы всегда готовы вас выслушать, принять ваши идеи к обсуждению и внедрить самые ценные из них. Авторы тех идей, которые будут внедрены и дадут позитивные результаты, могут рассчитывать на определённые бонусы.
То есть вы дадите понять своим сотрудникам:
• Что вы их цените,
• Что вам интересны их предложения, связанные с работой,
• Что вы готовы принять эти предложения,
• Что вы готовы вознаградить лучших,
• Что они имеют возможность влиять на работу компании.
Далее расскажите, как именно вы собираетесь организовать рассмотрение их идей:
– Если с вашей позиции вы видите, что есть какие-то узкие места, мешающие вам работать – не бойтесь поделиться этим с нами. Запишите в письменном виде и саму ситуацию, и ваши варианты ее решения, и положите вот в этот почтовый ящик / пришлите вот на эту электронную почту. В конце месяца мы будем изучать все ваши предложения. А самые интересные из них вынесем на общее обсуждение и составим план по их реализации.
И наконец, вам нужно продумать систему поощрений за самые дельные предложения. Может быть, денежная премия. А может быть, что-то другое – подарки, путёвки выходного дня, даже аплодисменты и доска почёта – все это подчеркнёт ценность конкретного человека для всей компании. Или попробуйте сделать из этого игру, соревнование, конкурс! Годится всё, что простимулирует ваших людей подходить к своей работе творчески.
Не забывайте регулярно проводить обсуждение новых идей из почтового ящика. Важна система! Пусть ваши коллеги знают, что раз в месяц вы обязательно озвучиваете их предложения на собрании.
Составьте себе план этой части собрания и ограничьте обсуждение по времени: оно не должно превращаться в растянутые абстрактные разговоры.
1. Зачитали идею.
2. Прикинули преимущества и возможные результаты.
3. Просчитали затраты на внедрение (время, деньги, прочие ресурсы).
4. Проголосовали за или против внедрения.
5. Назначили исполнителя и срок выполнения.
Если бы вы были рядовым сотрудником, вам бы понравилась возможность вносить свой вклад в развитие компании и чувствовать себя причастным к управлению ее деятельностью? Полагаю, скорее да, чем нет. И вероятно, вы уже догадываетесь, что это ещё один очень сильный фактор нематериальной мотивации ваших коллег и увеличения их лояльности.
Возможно, не всё получится с первого раза. Возможно, не каждая принятая к реализации идея действительно окажется плодотворной. Да, вы запускаете непростой механизм, который потребует наладки. Но, начав работать в полную силу, он станет вам прекрасным подспорьем.
Почему важно вовлечь сотрудников в создание идей?
Подумайте сами: вы как руководитель в первую очередь занимаетесь решением стратегических задач. Область вашей ответственности широка и многогранна. Но многие вещи тактического, местного характера могут ускользать от вашего внимания. А в то же время ваши коллеги видят их гораздо ближе и знакомы с ними гораздо подробнее. Поверните эту ситуацию на пользу себе и своей компании – и скорость развития вашего бизнеса удвоится!
Попробуйте – с вашей стороны это будет мудрым шагом!
Глава 7
Как поздравить сотрудника с днём рождения и почему это важно.
Из урока вы узнаете:
– Как поздравить сотрудника с днём рождения так, чтобы вдохновить его на новые победы.
– Как подчеркнуть ценность сотрудника, чтобы повысить его внутреннюю мотивацию.
Спросите любого человека, какие у него два самых любимых праздника. Девять из десяти назовут Новый Год и день рождения.
С Новым Годом все более или менее понятно: общественный праздник, его отмечают во всех компаниях в рамках возможностей – где скромным салатиком и шампанским в офисе, где корпоративным выездом в Дубай.
День рождения – другое дело. Это праздник личный, персональный. И вы как руководитель, возможно, сомневаетесь: поздравлять сотрудников в их дни рождения или нет? Всех или не всех? Как именно поздравлять? Уместно ли это будет?
Давайте обсудим этот тонкий момент.
Во-первых, мой решительный и безусловный совет: да, непременно поздравлять!
Из предыдущих глав вы уже знаете, что руководитель поступает мудро, проявляя внимание к своим подчиненным. И поздравляя сотрудников с днём рождения лично, вы одним этим простым актом сразу поднимаете свой авторитет. Тем более, что теплые слова и пожелания ценятся очень дорого, а вам ничего не стоят.
Представьте, если бы вы были рядовым работником компании, а руководитель в ваш день рождения подошел бы к вам и при всех поздравил и поблагодарил за ваш труд. Было бы вам приятно?
И наоборот, если все коллеги поздравили бы вас, а начальник не обмолвился бы даже словом – что бы вы чувствовали? Как минимум, вас это заденет, а как максимум – вы глубоко обидитесь.
Значит, поздравлять нужно.
Во-вторых, всех или только некоторых?
А это зависит от размеров вашего бизнеса. Если в вашей компании работают 3000 человек в 10 филиалах по всей России – естественно, вы не можете поздравить лично каждого. В этом случае ограничьтесь вашими заместителями, начальниками отделов и директорами филиалов. Может быть, с вашей лёгкой руки такая практика внедрится и в каждом отделе и филиале. И это будет вашей заслугой.
Если же у вас в подчинении 10-20 человек, вам не трудно будет обратиться с поздравлением к каждому из них, от заместителя до курьера.
Так как же это лучше сделать?
Прямо с утра в рабочий день подойдите к имениннику, пожмите ему руку и скажите несколько искренних фраз.
– Алексей Иванович, от всей души поздравляю вас с днём рождения! Желаю здоровья, благополучия в семье. Благодарю вас за ваш ценный труд, я рад, что вы в нашем коллективе, и надеюсь еще долго работать вместе с вами. Всех благ!
– Анна Александровна, с днём рождения! Хочу пожелать вам всего наилучшего и дальнейших успехов в работе! Мне приятно, что вы, такой серьезный профессионал, работаете в нашей компании, и я ценю ваши достижения. Спасибо вам!