Гибкий тайм-менеджмент. Как быть максимально производительным во времена тотального выгорания

Я не первый, кто увлечен временем, его неумолимым движением, эфемерной стороной его постоянного присутствия. Многие законы вам известны, а некоторые могут сдать откровением. Вот два основных закона, которые вы должны знать.

Закон Паркинсона: замедление времени

Сирил Норткот Паркинсон был эссеистом в ХХ веке. В дополнение к своей деятельности в качестве учителя истории в Сингапуре он написал три эссе, в том числе «Законы Паркинсона» (1957).

Самый интересный закон Паркинсона – это закон замедления времени. Он формулируется так: «Вся работа имеет тенденцию расширяться, чтобы заполнить все доступное время». Я уверен, некоторые из ваших нейронов взорвались, когда вы прочли это предложение. Уверяю: у вас их осталось от 68 до 100 миллиардов, не паникуйте!

Я могу сказать, что это одна из главных опор моей постоянной производительности (текущей, конечно). Я даю себе короткие сроки для выполнения каких-либо действий, а мой мозг, в свою очередь, приспосабливается, находит стратегии для достижения этого, немедленно устраняет лишнее, несвоевременное и добирается до сути. Он становится моим союзником, и я более эффективен в соблюдении сроков. Я заметил, что видео, которые я пишу, снимаю, а иногда редактирую и публикую в один и тот же день, часто бывают наиболее успешными.

Когда я снимал одно видео в день для блога с понедельника по пятницу в течение года, мой друг Пьер Крос также поддерживал этот темп. Обсуждая это, мы договорились об одном: независимо от того, есть ли у нас день или неделя для подготовки видео, мы используем все доступное время для эквивалентного результата.

Несколько лет назад в двух группах проводился эксперимент: каждая должна была выполнить одну и ту же задачу с одной и той же целью. Первая группа имела вдвое больший срок, чем вторая. Эксперимент показал, что обе группы по закону Паркинсона израсходовали все доступное время… и достигли одинакового результата.

Так что в своем планировании или ретропланировании[2] никогда не смотрите слишком широко… Всегда будет возможность добавить время, если возникнет такая необходимость, если возникнет такая необходимость. Например, путем увеличения сроков или просто делегирования. Поэтому ваши сроки должны также учитывать, что иногда вам нужно больше времени для достижения своей цели, чтобы не оказаться в тисках дедлайна.

! Не закладывайте слишком много времени, когда вы хотите чего-то достичь. Лучше добавить время, чтобы закончить, когда это необходимо.

Закон Лабори: закон наименьших усилий

Анри Лабори – это человек, у которого, кажется, была тысяча жизней в одной. Врач, хирург, нейробиолог, этолог, философ… Без сомнения, его время было бесконечным! Он произвел революцию в психиатрии и анестезии, а также написал множество справочных публикаций по нейробиологии. У него был секрет? Да! Но он не держал его при себе… По словам Лабори, у всех есть небольшой голос на дне наших генов, заставляющий нас выбирать то, что потребует наименьших усилий. Неестественно заставлять себя делать то, что тебя беспокоит. Но мы игнорируем этот голос… и страдаем.

Целью наших клеток является получение дофамина – гормона, доставляемого нам мозгом, когда мы делаем что-то приятное или работаем для удовлетворения основных потребностей. Эта химия мозга была полезна на заре человечества, чтобы стимулировать людей к выживанию, но сегодня у нас меньше трудностей с поиском пищи или укрытия. К сожалению, мы всегда запрограммированы, чтобы искать эту компенсацию другими способами… часто бесполезно.

Знание этого закона – закона наименьших усилий – и объяснение его существования позволяет вам бороться с ним. Решение существует, я опишу его с помощью великолепного видеопримера из интернета[3].

Профессор ставит большую банку на стол перед своими студентами. В нее он кладет как можно больше мячей для гольфа и спрашивает, заполнена ли банка. Те отвечают: да, больше ничего нельзя туда положить.

Затем он насыпает в банку гальку. Она попадает в оставшееся между мячами пространство, заполняя банку. Профессор задает тот же вопрос студентам, которые еще более убежденно утверждают, что теперь места действительно не осталось.

Затем он достает большой стакан с песком и полностью высыпает в банку. Песок находит место между камешками, пока не достигает горловины. На этот раз, студенты, улыбаясь, говорят, что банка на самом деле заполнена. Они правы!

Но профессор достает две бутылки пива и наливает их в банку, пока пиво не достигнет края. Вошло полторы бутылки!

Эта история прежде всего о приоритетах. Но я вижу дополнительный образ – метафору двадцати четырех часов суток. Если банка представляет собой целый день, то всегда можно использовать это время для создания нового… при условии, что вы боретесь с естественным побуждением стремиться к наименьшему усилию!

Если мячи для гольфа – большие задачи, тяжелые, редко приятные, а иногда и трудные для начала, то вы должны делать их первыми в течение дня. У вас все еще будет время для мелочей (галька), затем для вашего не-времени (песок) и даже для вещей, которые отвлекают от существенного (пиво).

Но если вы начнете свой день с мелочей и ненужных забот, а затем добавите моменты, когда вас отвлекают электронные письма и телефонные звонки, как вы сохраните место для самого главного?

Конечно, теперь вам кажется очевидным, что ваш день будет выстроен в правильном порядке. Мелочи могут подождать, пока вы не заставите себя начать с существенного. Знать закон Лабори – значит действовать по приоритетам, а не слушать этот тихий голос, который хочет только развлечений.

! Чтобы иметь время, нужно всегда начинать с самых сложных задач.

Время… Я должен признаться, что был полностью очарован этим понятием с дошкольного возраста! У меня есть три конкретных и очень подробных воспоминания о моем отношении ко времени. Когда я расскажу о них, вы полностью поймете основы моей философии и мы сможем начать работать с вашим временем.

Открытие относительного времени

Помню, когда мне было четыре или пять лет, я терпеть не мог дневной сон. Этот ужасный перерыв мешал мне заниматься тем, чем я действительно хотел. Я абсолютно не понимал, почему должен идти на этот чертов сон. Не воспринимал это как несправедливость – поэтому мудро повиновался матери, – но не понимал обязательства, которое все считали столь важным. Я не спал, ожидая с небольшим раздражением того момента, когда смогу вернуться к своим игрушкам. Но однажды случилось озарение! У меня возникла гениальная идея…

Если попытаться заснуть, то когда я проснусь, мне покажется, что сон длился всего секунду. Сам того не зная, я обнаружил базовое понятие относительного времени в зависимости от того, какое действие мы совершаем и какой у нас интерес к нему.

Давайте проясним: я знал, что сон – это время для отдыха, но я спал только для того, чтобы не скучать.

! Ощущение прошедшего времени зависит от того, чем вы занимаетесь. Будьте последовательны между тем, что вы делаете, и временной категорией, в которой находитесь.

Осознание эфемерности

Мое второе воспоминание где-то с семи лет. Я сильно заболел ветряной оспой. У меня были прыщи по всему телу – во рту, на нёбе и даже в интимном месте, где ни один мужчина не хочет ветряной оспы.

Эти симптомы вынуждали меня проходить болезненные процедуры несколько раз в день. Я откладывал их прибегая к множеству хитростей, более или менее законных и заслуживающих доверия.

Вопреки предположению, каждая минута, оттягивающая начало лечения, не была победой. Наоборот, я переживал долгое испытание – ожидание. Дамоклов меч неумолимо опускался три раза в день. На самом пике заболевания ко мне пришла детская мудрость: я понял, что в любом случае мне придется лечиться.

Но прежде я осознал: даже когда я отодвигаю лечение, время на часах в спальне продолжает идти. Из этого я сделал вывод: лечение начиналось в тот момент, когда оно должно было уже стать воспоминанием, если бы я смирился сразу. Настоящий момент эфемерен и пережит только в настоящем; в следующий раз это уже не что иное, как бесчувственное воспоминание, простая информация о том, что было. С того дня я всегда спешил с неприятными вещами, чтобы больше не бояться их и сделать частью моего прошлого как можно скорее.

! Быстро делая то, чего вы больше всего боитесь, вы выигрываете по двум позициям: меньше умственной нагрузки и больше свободного времени.

Начальная сингулярность

Для моего третьего воспоминания давайте сделаем прыжок назад во времени. Мы оказываемся перед колледжем Жан Гиттон, к северу от Ла-Рошели. Бесполезно искать меня на игровой площадке, я, вероятно, нахожусь в Центре документации и информации, посреди книг и рядом с первым компьютером в моей жизни.

Именно здесь у меня возникнет глубокий интерес ко Вселенной, физике и астрофизике. Я обнаружил увлекательную теорию Большого взрыва (происхождение Вселенной), которую так высмеивали в 1950-х годах. Тридцать лет назад Эдвин Хаббл, однако, обнаружил, что Вселенная не статична, потому что галактики двигаются, удаляясь. Это было начало доказательства того, что Вселенная действительно расширялась и обязательно был нулевой момент, когда все было сосредоточено в более ограниченном пространстве: Большой взрыв, иначе называемый «начальной сингулярностью».

Позже я узнал, что время, кажущееся нам сегодня таким повседневным, появилось именно тогда! Я должен говорить: «реальное время», неумолимо текущее, как на картинах Сальвадора Дали. До Большого взрыва реального времени, каким мы его знаем, не существовало. Это время как механизм вне себя самого, который движется без пауз, и его невозможно возвратить. Это время, воспринимаемое нами на часах, отличающееся от «воображаемого», еще более удивительного.

«Воображаемое время» существовало до Большого взрыва. Это время, которое не «течет» и воспринимается только в математике. Мы не можем представить его мысленно. Оно существует в комплексной плоскости, управляется комплексными числами и решает много проблем (включая проблемы квантовой физики и действие бесконечно малого). В воображаемом времени лежат прошлое, настоящее и будущее… одновременно. С Большим взрывом появилась энергия, являющаяся сущностью реального времени. Воображаемое время существует вне энергии. Я мог бы написать целую книгу на эту захватывающую тему…

Я объясняю вам все это, чтобы вы могли наблюдать, глядя в окно моей эпизодической памяти, откуда происходит это увлечение временем. Оно кажется настолько знакомым, что мы забываем – время волшебное, настоящее, сложное.

Мы все бежим за ним… но почему? Главным образом чтобы «успеть сделать все» или «уметь занять время». Но в отличие от песочных часов Горация Слизнорта в «Гарри Поттере» оно течет быстрее, когда задача нам интересна, и медленнее, если утомительна.

! Реальное – это время, связанное с энергией. Если вы тратите реальное время, то тратите свою энергию. Воображаемое время существует вне энергии, и, по сути, не может быть потрачено впустую.

Резюме

Эта книга – обещание предложить вам бесконечное время, не касаясь сути вашей деятельности. Обязуюсь это сделать. Я должен был и смог сделать это для себя в силу обстоятельств, а также проанализировать и эффективно помочь своему окружению теми же методами. Вы получите доступ к реальному времени, имеющему ту же глубину, что и воображаемое.

Первое, что нужно помнить: в этом методе борьбы со временем нет страданий. Конечно, цель не в том, чтобы стать более продуктивным любой ценой – каждый делает со своим временем то, что хочет, и производительность является чем-то субъективным.

Во-вторых, вы измените свои отношения со временем: будете играть с ним, скользить по нему и перестанете быть его жертвой.

Вы, должно быть, открыли эту книгу, чтобы:

→ получить больше времени для выполнения профессиональных проектов;

→ иметь больше времени для личной деятельности;

→ находить время на заботу о себе;

→ больше не чувствовать себя отстающим;

→ по нескольким из этих причин.

! Вы найдете все это по мере чтения, а также узнаете о гораздо большей силе, ведущей к независимости и свободе.

Вот еще одно простое упражнение, приносящее пользу: рассчитать финансовую ценность вашего времени. Этот раздел предназначен для того, чтобы помочь вам в этом. Речь пойдет, конечно, об оценке, смешивающей эмоциональные (или неосознанные) ощущения с фактическими данными.

Вы получите наилучшую оценку стоимости вашего времени, которой у вас никогда не было. Я сделал это упражнение в своей жизни слишком поздно, в 2016 году, во время учебного курса, предложенного мне Google в качестве партнера YouTube. Я разработал с несколькими людьми специальную внутреннюю программу, которую возглавляли лондонские команды Google. Мы выполнили это упражнение, которое вскоре не раз помогло мне более четко видеть свой выбор. Вы скоро узнаете, насколько излишне длительным может быть процесс принятия решений просто из-за отсутствия инструментов.

Поэтому отвечайте максимально искренне и следуйте инструкциям. Чтобы упростить упражнение, вы должны представить результаты в чистом виде, а не в общем.

Подарочная карта

Представьте, что я предлагаю вам провести час на телефоне, ничего не делая, кроме ожидания своей очереди, чтобы выиграть подарочную карту, которой вы можете рассчитаться где угодно. Каким должен быть номинал этой подарочной карты, чтобы вы терпеливо ждали результата в течение 60 минут?

Сумма 1: _____________________

Легкая задача

Вы должны выполнять простое повторяющееся задание в течение часа. Это задание не дает вам ничего особенного ни в одной сфере жизни, но оно должно выполняться целый час. Какую максимальную сумму вы готовы заплатить, чтобы я выполнил за вас это задание?

Сумма 2: _____________________

Ваш реальный доход

→ Возьмите сумму своего дохода от работы за один месяц (если она непостоянна, вычислите среднемесячное значение за год).

→ Теперь подсчитайте, сколько времени вы потратили на труд, чтобы заработать этот доход (точное количество или среднемесячное значение).

→ Наконец, рассчитайте время, проведенное в транспорте, чтобы получить эти доходы (точное количество или среднемесячное значение).

→ Введите следующую операцию на калькуляторе: ДОХОДЫ / (ВРЕМЯ РАБОТЫ + ВРЕМЯ В ДОРОГЕ).

Сумма 3: _____________________

Ваш порог удовлетворения

Теперь вы будете оценивать – это самый сложный шаг. Подумайте, сколько вы хотели бы получить за час работы, чтобы чувствовать себя удовлетворенным. Речь не идет о минимальной сумме, и тем более о фантастической. Вы должны назвать сумму, которую считаете разумной. Например, когда я впервые выполнил это упражнение, написал 12 евро.

Сумма 4: _____________________

Сложите суммы 1, 2, 3 и 4 и разделите на 4. Получилась реалистичная оценка стоимости часа вашего времени. Результат может быть удивительным, и я предлагаю вам сравнить его с суммами 1, 2, 3, 4 в отдельности. Сравните различия и посмотрите, соответствуют ли ваши ответы тому, сколько вы действительно стоите.

→ Если стоимость часа вашего времени превышает номинал подарочной карты: вы принимаете решения эмоционально. Руководствуясь рациональным анализом, вы будете направлять затраты времени на то, что действительно важно для вас.

→ Если стоимость часа меньше номинала подарочной карты: вы знаете, что важно. Будьте осторожны, чтобы не ставить нереальных целей, рискуя потерять энергию перед недостижимым, особенно если разница существенна между стоимостью, назначенной вашему времени, и номиналом, назначенным для подарочной карты.

→ Если стоимость часа превышает сумму легкой задачи: вы должны делегировать задачи, в которых ваше присутствие не является необходимым. Чем больше разрыв, тем больше вы тратите свое время на выполнение этих задач.

→ Если стоимость часа меньше суммы легкой задачи: в настоящий момент вы не заинтересованы в делегировании задач. Вы в состоянии независимости по отношению к текущим проектам.

→ Если стоимость часа превышает сумму дохода: вы согласны с тем, кто вы есть и к чему стремитесь. Это отличная новость для вашего бесконечного времени.

→ Если стоимость часа меньше суммы дохода: это означает, что вы неорганизованны. Будьте уверены, что при любом разрыве это не катастрофа. Работая над своими профессиональными амбициями, а также над своим представлением об удовлетворенности, вы сможете достичь успехов.

Ваше время имеет значение в любой момент дня, даже вне вашей профессиональной деятельности. Вы когда-нибудь думали об этом?

! Знание средней стоимости своего времени поможет вам принять решение.

Принцип работы фильтров

Различайте приоритеты и срочность