Организация и управление финансовым аутсорсингом

1.1. Краткая история аутсорсинга

Ученые и специалисты сходятся во мнении, что аутсорсинг является одним из величайших открытий бизнеса последних десятилетий и феноменом XX в, поскольку действительно широкое распространение аутсорсинг получил в восьмидесятые годы XX в [8].

В литературе приводится достаточно много версий происхождения аутсорсинга и времени его появления, например, Сафарова Е. Ю. описывает 5 версий [143]. Исследователи Сайфиева С. Н. и Быкадоров М. А. [141] считают, что аутсорсинг появился задолго до разумной жизни: в природе это не редкость. В муравейнике, например, есть муравьи-солдаты, «аутсорсящие» у муравьев-рабочих услуги по охране.

Представляется, что разнообразие версий происхождения аутсорсинга во многом объясняется большим количеством его определений, в которых недостаточно четко обозначены его границы с экономической и юридической точек зрения. Если исходить исключительно из экономической сути аутсорсинга, которая заключается в передаче процессов и ответственности за результат управления функциями и процессами на сторону, то можно согласиться, что происхождение аутсорсинга настолько далеко уходит вглубь веков, что определить точную дату не представляется возможным. При этом юридические формы аутсорсинга имеют историческое развитие. Если смотреть строго с точки зрения юриспруденции, то в России аутсорсинга нет до сих пор, поскольку его определение и описание содержания отсутствуют в действующем законодательстве. Отсутствие правовых основ аутсорсинга затрудняет поиск ответов на сугубо практические вопросы, например, считать ли аутсорсингом передачу финансовых процессов фрилансеру или нет?

С экономической точки зрения фрилансер и оказывает услуги, и несет ответственность за результат перед заказчиком. Соответственно, это аутсорсинг. При этом законодатель юридически существенно ограничил ответственность физического лица. Делает ли это ограничение сделку между заказчиком и фрилансером не относящейся к аутсорсингу? А если фрилансер зарегистрирован как индивидуальный предприниматель? Его ответственность в этом случае существенно расширяется и при этом он остается физическим лицом. Пока ответа на эти вопросы нет.

Наиболее полно теория и история развития аутсорсинга раскрыта в работах российских ученых Аникина Б. А., Календжяна С. О., Лактионовой О. Е., Рудой И. Л. и Сафаровой Е. Ю., а также упоминается в работах других ученых: Анохина А. М, Быкадорова А. А., Демяхиной Е. В., Котлярова И. Д., Сайфиевой С. Н., Широковой А. В. и др.

Изучение трудов выше перечисленных авторов позволило выделить 8 основных причин возникновения и развития аутсорсинга, включая финансовый:

• разделение труда;

• углубляющаяся специализация;

• межфирменная кооперация;

• применение процессного подхода (для финансового аутсорсинга);

• стремительно нарастающая глобализация экономики;

• быстрое развитие информационных технологий;

• нарастающая конкуренция;

• поиск дополнительных преимуществ в конкурентной борьбе через оптимизацию процессов.

Возникновение финансового аутсорсинга многие зарубежные экономисты связывают с тем временем, когда процесс управления финансами стали рассматривать как бизнес-процесс [97]. За рубежом развитие финансового аутсорсинга тесно связано с юридическими компаниями, которые постепенно расширяя спектр услуг, превратились в консалтинговые, а потом в аутсорсинговые. Среди них – гиганты «большой восьмерки»[1], созданные в период с 1849 до 1913 гг., в итоге ставшие «четвёркой»[2] в 2002 году после массового ухода клиентов от Arthur Andersen.

Лактионова О. Е. [90] приводит схему генезиса финансового аутсорсинга от передачи на ведение учета отдельных участков с начала ХХ в., развития общих центров обслуживания (далее по тексту – ОЦО) в США, Индии, Бразилии, Аргентине в период с 60-х гг. до конца 80-х гг. XX в. и описывает современное состояние финансового аутсорсинга за рубежом до начала XXI в.

Становление и развитие финансового аутсорсинга в нашей стране также достаточно детально описано указанным автором. [90].

Согласно проведенным исследованиям, в начале ХХ в. в крупных городах стали передавать отдельные участки учета на аутсорсинг специализированным фирмам. Примерно в это же время за рубежом появляются консалтинговые компании, в том числе «большая восьмерка».

Хотя термин «аутсорсинг» появился в нашей стране относительно недавно[3], похожее явление существовало еще в СССР в период плановой экономики и называлось субподрядом. Календжян С. О. [56] определяет основное отличие аутсорсинга от субподряда, которое состоит в том, что аутсорсинг «является частью стратегии управления компанией, а не просто видом партнерского взаимодействия или кооперации. Аутсорсинг предполагает определенную реструктуризацию внутрикорпоративных процессов и внешних отношений компании».

В 50-е гг. ХХ в. в СССР на субподряд стали передавать расчет заработной платы.

В 60-е гг. ХХ в. когда в США стали появляться первые общие центры обслуживания, в СССР при крупных предприятиях и общественных организациях были созданы «централизованные бухгалтерии», которые позволяли оптимизировать затраты на выполнение бухгалтерских функций.

В 90-е гг. ХХ в. после распада СССР на российский рынок с услугой финансового аутсорсинга стали выходить западные компании.

Одними из первых на российском рынке аутсорсинга появились финская компания Accountor (1992 год), американская – Интеркомп (1994 год) и французская – Mazars (1995 год). «Большая шестерка»[4] также открыла свои представительства.

В это же время зарождается российский аудит. Параллельно с выходом на рынок западных аутсорсинговых компаний, в недрах российского аудита начинают формироваться услуги финансового аутсорсинга. Юридические компании, оказывающие услуги по регистрации юридических лиц, также начинают интересоваться этим рынком. На фоне широкомасштабного внедрения автоматизированных систем управления компаниями финансовый аутсорсинг стал развиваться все более быстрыми темпами.

В 90-е гг. ХХ в. и в России, и в мире происходит передача на аутсорсинг большинства направлений бухгалтерского учета и составление отчетности. Сформированы гибкие системы клиент – сервер, позволяющие управлять ОЦО, расположенными в благоприятных географических точках. Организация операций благодаря стандартизации, рационализации и экономии на масштабах позволила добиться существенной экономии затрат при обработке трансакций.

Западные компании стали драйверами и практически единственными пользователями финансового аутсорсинга в России по 2000-е гг. XX в. Среди российских компаний финансовый аутсорсинг в тот период не нашел широкого применения. Это связано с рядом причин, среди которых и дороговизна услуг для российских компаний, и использование «серых схем», и страх потери конфиденциальности и др.

В 2000-е гг. XXI в. крупные российские предприятия стали ставить первые опыты по переводу вспомогательных функций в общие центры обслуживания. Сибур, Ситроникс, Ростелеком, предприятия сферы ЖКХ и др. создали собственные ОЦО.

Новые возможности для развития финансового аутсорсинга предоставили Интернет и веб-технологии. В настоящее время информационные технологии позволяют управлять корпоративными финансами в режиме онлайн без обращения к аутсорсеру. И процесс автоматизации рутинных функций будет продолжаться.

В 2010-х гг. XXI в. IT компании начали выходить на рынок финансового аутсорсинга. Например, несколько лет назад появились онлайн сервисы по финансовому аутсорсингу микропредприятий «Мое дело», «Небо», «Эльба», «Контур. Бухгалтерия» и другие, которые предлагают микро и малым российским предприятием автоматизированный сервис по ведению бухгалтерского учета без участия бухгалтера – аналоги западной компании Intuit.

В 2011 году компания «1С» вышла на рынок финансового аутсорсинга со схемой франшизы, предполагающей использование специализированного продукта «1С: Бухобслуживание» и стандартов оказания услуг финансового аутсорсинга, разработанных внутри компании[5].

На сегодняшний день применение аутсорсинга как принципиально новой стратегии управления активно используется ведущими корпорациями мира, такими как, Ford, British Petroleum, Procter&Gamble, Dell и другие. Эти компании вследствие использования аутсорсинга добились наиболее впечатляющих экономических результатов.

Современные модели организации и управления финансами предприятий по отношению к используемым мощностям авторы разделили на три типа:

1. Классический финансовый аутсорсинг – это финансовый аутсорсинг, при котором заказчик передает учетные функции для ведения на мощностях исполнителя силами последнего;

2. Автоматизированный финансовый аутсорсинг – это финансовый аутсорсинг, при котором заказчик или представитель заказчика получают услуги при помощи специализированного программного продукта, предоставляющего услуги финансового аутсорсинга в автоматизированном режиме, располагающегося на мощностях исполнителя;

3. ОЦО – осуществление учетных функций переносится в собственный расчетный центр, который выделен в самостоятельное юридическое лицо.

Классический финансовый аутсорсинг в основном используют небольшие западные компании, редко – малые российские. Автоматизированный – ИП, микро- и малые российские предприятия.

ОЦО очень популярна среди транснациональных корпораций. Более 75 % компаний, занесенных американским журналом «Fortune» в список 500 крупнейших предприятий мира, используют технологию ОЦО [183]. Для компаний нефтяной отрасли эта цифра оценивается в 90 %. Самые крупные адепты этой технологии – американская нефтяная компания «Exxon-Mobile», англо-голландский концерн «Royal Dutch Shell», британская «British Petroleum». При этом наибольшее распространение имеют центры бухгалтерского учета.

В России модель ОЦО начинает использоваться крупными российскими компаниями, вместе с тем, ОЦО все еще представляют собой инновационный путь управления бизнесом и пока не имеют широкого распространения чаще всего по причине традиционности и консервативности подходов, из-за нежелания (в некоторых случаях невозможности) сделать свой бизнес прозрачным и наличия законодательных барьеров.

Особенности национального налогового законодательства вынуждают территориально распределенные холдинги выстраивать свою структуру децентрализовано, в соответствии со структурой государственных фискальных органов, деятельность которых носит региональный характер.

В странах Европы рынок бухгалтерского аутсорсинга достиг такой степени развития, которая позволила 86 % компаний отказаться от услуг штатного бухгалтера, а в США – 92 %. В США достаточно трудно встретить компанию, в которой есть такая штатная единица как «бухгалтер». Даже обычные граждане прибегают к услугам фирм, оказывающих бухгалтерские услуги. 40 % американцев поручают таким компаниям заполнение налоговых деклараций [127].

По оценке экспертов, крупнейшими компаниями, работающими на рынке финансового аутсорсинга в России, являются БДО Юникон, Intercomp, Schneider group и другие.

Большинство российских аутсорсинговых компаний еще молоды, поэтому, как правило, не обладают отлаженными методиками расчета издержек, стоимости, ценообразования и проверенных годами методик оказания услуг. Также они имеют малую по продолжительности статистику положительного сотрудничества. Однако именно аутсорсинговые компании в наибольшей степени готовы для оказания услуг финансового аутсорсинга надлежащего качества, потому что это их основной вид бизнеса.

Современное развитие финансового аутсорсинга как способа стратегического управления бизнесом способствует развитию предпринимательства как среди компаний, оказывающих услуги по осуществлению учетных функций, так и среди работающих в прочих секторах экономики. Передача финансовых функций на аутсорсинг профессиональным компаниям позволяет последним сосредоточить свое внимание на развитии бизнеса, сокращая время, затрачиваемое на управление рутинными процессами.

Для более эффективного решения стратегической задачи аутсорсинга заказчику необходимо знать модели оказания услуг и ситуации, в которых их использование наиболее эффективно. Эта же информация важна и для аутсорсера, поскольку она является основой как для оказания услуг, так и для организации процесса продаж разным целевым аудиториям.

1.2. Структура и модели услуг финансового аутсорсинга

Информация о структуре услуг освещена достаточно полно в научной литературе в трудах ряда российских ученых.

Лактионова О. Е. [97] перечисляет услуги, оказываемые на международном рынке:

• Внутренний аудит

• Управление расходами

• Анализ дебиторской задолженности

• Выставление счетов

• Составление финансовой отчетности

• Налоговый учет

• Составление налоговой отчетности

• Бюджетирование

• Оценка, экономический и финансовый анализ

Наибольшее распространение в отечественной литературе получила структуризация услуг бухгалтерского и налогового учета

А. С. Крамских и соавторы [80] выделяют следующие виды аутсорсинга учетных функций:

• бухгалтерский учет в целом;

• расчет заработной платы;

• документальный кадровый учет;

• подготовка управленческой отчетности или отчетности по международным стандартам;

• подготовка и защита налоговой отчетности;

• учет расчетов с поставщиками;

• товарный и складской учет;

• учет расчетов с покупателями;

• учет расчетов с подотчетными лицами

Васильев А. С. и Миргородская Т. В. [21] считают, что бухгалтерский аутсорсинг включает в себя ниже перечисленные услуги:

• полное ведение бухгалтерского учета в организациях по российским или зарубежным стандартам, в том числе полное или частичное восстановление бухучета;

• разработку системы бухгалтерского учета с учетом специфики деятельности организации;

• разработку учетной политики для целей бухгалтерского учета (включая разработку рабочего плана счетов);

• разработку оптимальной организационной структуры организации;

• разработку методологии по управлению внутренними процессами в бухгалтерии организации, оптимизация документооборота;

• консультационное сопровождение сложных хозяйственных операций;

• информационно-консультационная поддержка деятельности бухгалтерских служб;

• тестирование специалистов бухгалтерских и финансовых служб;

• методологическое сопровождение постановки внутреннего аудита в организации

Зубанов А. Л. [51] дает более дробную классификацию, деля бухгалтерские услуги на:

• учет первичной документации;

• учет заработной платы;

• ведение учета и составление бухгалтерской отчетности;

• ведение налогового учета и составление налоговой отчетности;

• полное ведение бухгалтерского учета

Полубоярова Н. В. [130] пишет, что основными услугами в рамках бухгалтерского аутсорсинга являются:

• ведение бухгалтерского и налогового учета;

• анализ финансово-хозяйственной деятельности организации и оптимизация налогообложения;

• оформление перехода на упрощенную систему налогообложения, учета и отчетности (при необходимости);

• составление трудовых договоров с наемными работниками и регистрация их в ИФНС и внебюджетных фондах;

• осуществление по системе «Банк-клиент» всех необходимых платежей;

• восстановление бухгалтерского учета (в том случае, если он в течение какого-то времени не велся);

• составление и сдача годовой отчетности;

• представление интересов во внебюджетных фондах и государственных органах;

• консультирование по вопросам законодательства;

• информирование об изменениях в налоговом законодательстве.

Джамалдинова М. Д. структурирует услуги финансового аутсорсинга в таблице, выделяя три блока [37]:

• комплексное бухгалтерское сопровождение компаний;

• ведение отдельных участков бухгалтерского учета

• комплексное обслуживание экспортно-импортных операций

В работах Борисовой Г. А. [15], Кривцова А. И. [81], Пустоваловой М. Л.[133], Севастьяновой Е. В. [146], Язева Г. В. [182], С. Клементс и М. Доннеллан [70] предлагается сходное разделение, у которого есть один, на наш взгляд, общий недостаток – неполнота и отсутствие системного подхода.

В настоящее время в литературе не представлен полный перечень услуг финансового аутсорсинга, каждая компания формирует его самостоятельно. Сложность формирования единообразной структуры услуг заключается в большом разнообразии операций бухгалтерского, управленческого и налогового учета, которые определяют объекты приложения услуг финансового аутсорсинга, и вариантов их сочетаний с одной стороны, а также возможности разного уровня детализации услуг – с другой. При таких исходных данных окончательный перечень услуг должен выглядеть достаточно внушительно.

Если компания передает на аутсорсинг весь бухгалтерский и налоговый учет, то услугой будет «полное сопровождение учетных функций», включающей в себя большое количество разнообразных операций. При этом аутсорсинг учетных функций является лишь частью финансового аутсорсинга.

Пример:

Если компания просит обрабатывать только авансовые отчеты, то услугой будет «обработка авансовых отчетов», которая является составной частью услуги «обработка документов и информации» и подразумевает обработку всех первичных документов и информации для корректного ведения бухгалтерского и налогового учета.

Если же потенциальный клиент захочет, чтобы в участке авансовых отчетов аутсорсер проверял авансовый отчет только на предмет комплектности, то услугой будет считаться «проверка авансовых отчетов на предмет комплектности».