Организация и управление финансовым аутсорсингом

Объективность и независимость. Сотрудники, работающие на проекте заказчика, не подчиняются последнему, поэтому у них значительно меньше причин для субъективного отношения к выполняемой работе, чем у штатных сотрудников. Данное обстоятельство позволяет сотрудникам проектной команды отражать информацию максимально объективно.

Доступ к дополнительным ресурсам, включая редкие. Время от времени в хозяйственной деятельности каждой компании возникают нестандартные ситуации и вопросы, решение которых требует наличия узкоспециализированных знаний, которыми сотрудники заказчика, как правило, не обладают. В этом случае сотрудничество с аутсорсером дает доступ к такого рода ресурсам, что позволяет заказчику оперативно решать нестандартные ситуации и узкоспециализированные вопросы без найма дополнительного персонала.

Пример 1:

Руководством компании, бухгалтерский и налоговый учет которой находился на аутсорсинге и занимающейся оптово-розничной торговлей продуктами питания, было решено запустить производство собственной линии продуктов. Компания обратилась к аутсорсеру за разъяснением схемы бухгалтерского учета и налогообложения строительства завода собственными силами и последующего производства продуктов питания, поскольку подобным опытом не обладала. Помимо этого, потребовались юридические консультации по вопросу требований, предъявляемых российским законодательством к производству продуктов. Аутсорсер оперативно оказал консультацию силами своих специалистов.

Пример 2:

Компания заключила крупный контракт, вследствие чего за последующие 3 месяца объем первичных документов вырос на 40 %. Аутсорсер оперативно добавил в проектную группу необходимое количество специалистов и задержек в обработке документов не произошло.

Адаптивность. Если заказчик использует почасовую модель формирования стоимости услуг аутсорсера, то он получает преимущество в виде высокой адаптивности расходов при колебании размеров собственной выручки, поскольку переводит постоянные затраты на поддержание финансовой службы в переменные, которые будут зависеть от объема документов, снижающегося при снижении выручки. Данная модель особенно выгодна стартапам и небольшим западным представительствам, которым дорого нанимать бухгалтера на полный рабочий день ввиду отсутствия полной загрузки.

Непрерывность. Аутсорсинговая компания обеспечивает непрерывность оказания услуг финансового аутсорсинга независимо от увольнений, болезней и отпусков ее сотрудников. Это снимает проблему подбора кадров и распределения нагрузки на штатных сотрудников заказчика во время отсутствия одного из специалистов.

При использовании услуг финансового аутсорсинга, контролирующие органы по всем вопросам, связанным с проверками, контактируют с ответственными сотрудниками аутсорсинговой компании напрямую, не отвлекая заказчика от основной деятельности. Учитывая российскую специфику, такой подход позволяет упростить процедуру прохождения налоговых проверок и снизить риски незаконной выемки документов, которая может привести к полной остановке деятельности компании. Контролирующие органы, оценивая профессионализм сотрудников аутсорсера, сопровождающих проверку, не злоупотребляют своими полномочиями, а действуют исключительно в рамках закона.

Преемственность. Если заказчик решает по каким-либо причинам покинуть текущего поставщика услуг финансового аутсорсинга, то сотрудники аутсорсинговой компании окажут полную поддержку по переходу к ведению учета собственными силами или к другому провайдеру услуг, что сделает переход максимально комфортным, поскольку у всех сотрудников поставщика услуг есть инструкции, описывающие работу вверенных участков, и нет личностного отношения к такого рода фактам. В дополнение к этому, расторгнуть договор с поставщиком услуг значительно проще, чем уволить штатного сотрудника.

Использование инноваций. Аутсорсеры постоянно ищут пути для развития своего бизнеса и первыми начинают использовать передовые технологии, повышающие эффективность и качество оказываемых услуг, что позволяет заказчиками без дополнительных вложений пользоваться последними достижениями науки и техники.

Оперативность реагирования. Этот фактор зависит от количества клиентов, которых ведет один консультант аутсорсинговой компании. Чем выше количество, тем ниже оперативность реагирования на запросы заказчика, однако при этом и ниже стоимость услуг, поскольку заказчик оплачивает только необходимое количество часов работы консультанта. Если оперативность реагирования является критически важной, то необходимо оплачивать полный месяц работы консультанта, который в этом случае будет заниматься только одним клиентом и сможет максимально оперативно отвечать на запросы.

Прозрачность. Прозрачность – это важнейшая составляющая инвестиционной привлекательности компании, позволяющая принимать верные инвестиционные решения. Использование услуг финансового аутсорсинга позволяет заказчикам пользоваться лучшими практиками, основанными на многолетнем опыте поставщика услуг и методиками, позволяющими сделать данный блок работ максимально понятным и прозрачным для руководства заказчика и инвесторов.

Пример:

Инвестор принимал решение о покупке компании, производящей бытовую химию, выбирая из двух наиболее подходящих вариантов. В процессе проверки ведения бухгалтерского и налогового учета объектов потенциального инвестирования с целью оценки рисков, аутсорсер компании «А» предоставил детальную информацию об учетных процессах: перечень работ, нормативы, распределение сотрудников по участкам, количество обрабатываемых документов, стоимость, регламент взаимодействия, описания рабочих мест, схему контроля качества и обучения специалистов, а также отчеты внешних и внутренних аудиторов, и другие. Компания «В», ведущая учет собственными силами, ограничилась предоставлением штатного расписания бухгалтерской службы и отчетом о проведении внешнего аудита. Формат подачи информации, который продемонстрировала компания «А», показал высокопрофессиональное отношения к вопросу финансов в целом и ведению бухгалтерского и налогового учета, в частности, поэтому инвестору было значительно проще проводить анализ компании «А» в части управления финансами.

Высокий уровень профессионализма. Поскольку ключевая компетенция, которую продают аутсорсинговые компании – это экспертиза специалистов, то серьезное внимание уделяется поддержанию высокого уровня профессионализма работников, оказывающих услуги клиентам. В крупных компаниях существуют корпоративные центры обучения, в которых на основании специально разработанных программ повышают свою квалификацию специалисты разных уровней. Контроль соответствия требуемой квалификации производится, как правило, на ежегодной основе с помощью аттестации. Помимо этого, сотрудников поддерживают методологи, в задачи которых входит изучение действующего законодательства, контроль качества и поддержка в сложных узкоспециализированных практических вопросах. Поскольку работники аутсорсинговой компании сталкиваются с проектами в разных отраслях бизнеса, то спектр их знаний и навыков значительно шире, чем у специалистов, работающих в штате заказчика. Все это в совокупности позволяет поддерживать профессионализм на уровне, недоступном для собственных штатных работников.

При приеме на работу в мелкие и средние компании типична ситуация, при которой профессионализм главного бухгалтера (финансового директора) проверяют очень условно, в основном полагаясь на интуицию и косвенные признаки, такие как: окончание дневного факультета известного ВУЗа и большой опыт работы в определенной области. Однако такой подход не защищает от ошибок, последствия которых при определенных обстоятельствах могут быть достаточно масштабны. В случае использования финансового аутсорсинга этот риск несет аутсорсер.

Финансовая ответственность. При ведении бухгалтерского и налогового учета собственными силами все штрафные санкции контролирующих органов компания будет уплачивать за счет собственных средств. Возместить такой ущерб с главного бухгалтера или иных работников бухгалтерской службы крайне затруднительно, поскольку это можно сделать только на основании решения суда и, в любом случае, ответственность будет ограничена размером одной месячной оплаты труда. Ясно, что для компании это будет экономически невыгодным, поскольку на подготовку и сам судебный процесс будет потрачено гораздо больше средств, чем возможная компенсация понесенного ущерба со стороны сотрудников. Иначе дело обстоит в случае использования финансового аутсорсинга. Крупные аутсорсинговые компании, заботясь о своей репутации, возмещают заказчикам штрафные санкции, полученные в случае неквалифицированных действий своих сотрудников, как правило, не доводя дело до суда. Даже в случае возникновения судебной тяжбы, значительно проще будет решать данный вопрос с поставщиком – юридическим лицом, чем с собственным штатным сотрудником – физическим лицом.

Соблюдение конфиденциальности. Относительно соблюдения конфиденциальности существуют среди исследователей и практиков противоречивые мнения. Одни считают, что финансовый аутсорсинг повышает риски утечки конфиденциальной информации, другие – что снижает.

Теоретически, конфиденциальная информация может быть передана третьей стороне в результате официального запроса компетентных органов, с помощью подкупа должностных лиц, взлома мест хранения информации извне и по неосторожности.

В первом случае и аутсорсинговая компания, и штатные сотрудники заказчика обязаны предоставить информацию.

Во втором (подкуп должностных лиц) – обнаружить, кто является лицом, которого необходимо подкупить при ведении учетных функций собственными силами, значительно легче, чем выявить специалиста, непосредственно отвечающего за проект заказчика. Однако, от подкупа не застрахованы ни аутсорсинговые компании, ни их клиенты и факт передачи на аутсорсинг учетных процессов рисков утечки информации не добавляет.

В третьем (взлом мест хранения) – в крупных аутсорсинговых компаниях уровень защиты информации находится на одном уровне с банковскими системами, поскольку оглашение факта утечки информации может привести к краху всего аутсорсингового бизнеса.

В четвертом (по неосторожности) – от влияния человеческого фактора не застрахован никто. Вероятность наступления этого события примерно равна в обоих случаях.

Таким образом, если подходить к оценке возможности утечки информации с теоретической точки зрения, то возможность примерно одинакова и при ведении учета своими силами, и при финансовом аутсорсинге. Если смотреть реалистично, вероятность утечки информации со стороны штатных сотрудников выше, чем от специалистов аутсорсинговой компании.

Увеличение прибыльности и капитализации. Передача второстепенных функций, к которым относятся учетные процессы, на аутсорсинг позволяет руководству компании сосредоточить внимание и усилия на развитии бизнеса и повышении капитализации. Управление учетными процессами само по себе не увеличивает ни выручку, ни капитализацию компании, при этом для качественного управления требуется время и объемные специализированные знания. При таких исходных данных этот процесс выгоднее передать на аутсорсинг профессионалам и освободить время руководства для управления процессами развития, которые в конечном итоге приведут к увеличению прибыльности и (или) капитализации, в зависимости от того, на что будут направлены высвободившиеся ресурсы: на наращивание прибыли или увеличение капитализации.

Возможность зачета НДС. Если поставщик услуг финансового аутсорсинга применяет общую систему налогообложения, то возникает возможность осуществить налоговый вычет по НДС со стоимости услуг аутсорсинговой компании, оплачиваемой заказчиком и, таким образом, уменьшить сумму налога, перечисляемого заказчиком в бюджет.

Пример:

Компания решила передать бухгалтерию на финансовый аутсорсинг.

Себестоимость содержания собственной бухгалтерской службы до передачи на аутсорсинг составляла 450000 рублей в месяц с учетом всех: и прямых, и косвенных затрат, включая страховые взносы с фонда оплаты труда. Ежемесячная сумма НДС 18 % составляла – 7 866 000 р., налог на прибыль 20 % – 5 650 000 р.

Аутсорсер предложил стоимость услуг 295000 рублей в среднем в месяц, включая НДС 18 % в размере 45000 рублей.

Таким образом, воспользовавшись услугами аутсорсинга, заказчик получит ежемесячную экономию в размере 200 000 рублей до налогообложения налогом на прибыль и, как следствие, дополнительную прибыль после налогообложения в размере 160 000 рублей в месяц. Помимо этого, заказчик будет ежемесячно платить НДС на 45 000 рублей меньше, чем до передачи на аутсорсинг.

Таблица 1.3.1.

Снижение объема инвестиций. При передаче учетных процессов на аутсорсинг отпадает необходимость инвестировать в развитие непрофильных процессов, что создает дополнительное конкурентное преимущество в виде снижения объема денежных средств, требуемых для поддержания текущей деятельности и развития.

Снижение зависимости от наемного менеджмента. Одной из проблем собственников является вопрос снижения рисков, связанных с деятельностью наемного менеджмента. Это особенно актуально, когда собственник находится в другой стране и не имеет возможности часто посещать подведомственную компанию. Одним из таких инструментов является финансовый аутсорсинг, с помощью которого собственники ограничивают доступ наемного менеджмента к финансовой информации, снижая таким образом риски вывода активов и кражи денежных средств с расчетных и валютных счетов.

Пример:

Некоторые западные компании, открывающие представительства в России, самостоятельно выбирают аутсорсинговую компанию, специалистам которой запрещается общаться напрямую с сотрудниками российского представительства. Все финансовые вопросы решаются с головной компанией напрямую.

Таким образом, использование преимуществ финансового аутсорсинга вносит вклад в повышение конкурентоспособности и инвестиционной привлекательности предприятия в целом, облегчает получение кредитных ресурсов и делает компанию более устойчивой и эффективной при прочих равных условиях, что особенно важно в условиях кризиса и жесткой конкуренции. Такой подход к управлению способствует развитию предпринимательства как среди представителей реального сектора экономики, так и среди фирм, занимающихся аутсорсингом учетных функций.

Вместе с тем, как отмечалось выше, у финансового аутсорсинга есть свои ограничения и недостатки.

Ограничения. К ограничениям относятся:

Отсутствие организационной вовлеченности как следствие независимости. Обратной стороной объективности и независимости как преимущества финансового аутсорсинга является отсутствие организационной вовлеченности сотрудников компании исполнителя по отношению к заказчику. С одной стороны, независимость – это положительный момент, обеспечивающий объективность коммуникаций и предоставляемой информации, с другой – отрицательный, поскольку не стоит ожидать от специалистов, которым платит деньги другая компания, приверженности бренду и такого уровня лояльности, которого можно добиться от штатного сотрудника. Особенно, если специалист одновременно обслуживает нескольких клиентов, не находясь в офисе заказчика. Однако, бывают и обратные ситуации, когда проектная команда настолько сплачивается с сотрудниками заказчика, что они чувствуют себя единым коллективом. В этом случае страдает объективность и независимость.

Стратегию взаимоотношений с сотрудниками аутсорсинговой компании следует выстраивать исходя из важности одного и другого критерия, поскольку быть одновременно объективным и независимым и в то же время вовлеченным крайне затруднительно.

Зависимость качества полученных услуг от действий сотрудников заказчика и контрагентов заказчика. Одна из особенностей финансового аутсорсинга заключается в том, что качество оказываемых услуг зависит в том числе и от действий сотрудников и контрагентов заказчика. Самыми распространенными причинами снижения качества от действий сотрудников заказчика являются непонимание сути финансового аутсорсинга и особенностей оказания данной услуги, саботаж по причине навязывания финансового аутсорсинга со стороны руководства, несвоевременное предоставление первичных документов и информации, предоставление неполной информации по сделкам, отсутствие ответственного контактного лица, отвечающего за процесс взаимодействия, нежелание / отсутствие возможности улучшать процессы. На рисунке 1.3.1. изображен пример обработки корректно и некорректно оформленных документов. В случае, если аутсорсеру поступил документ, соответствующий всем требованиям, для обработки документа требуется четыре действия, в противном случае – двенадцать. Обработка некорректных документов увеличит не только стоимость оказания услуг, но и замедлит сроки обработки. Поэтому количество некорректно оформленных документов, поступающих на обработку к аутсорсеру, необходимо снизить до минимально возможного уровня.

Рис. 1.3.1. Увеличение объема работ в случае поступления некорректно оформленного документа

Полнота финансовой ответственности исполнителя. Аутсорсинговая компания берет на себя возмещение штрафных санкций со следующими ограничениями:

• Наличие доказанной вины аутсорсера. Это означает возможность судебного процесса с сопутствующими судебными издержками, если аутсорсер не урегулирует конфликт в досудебном порядке;

• Размер возмещения. Как правило, размер возмещения ограничивается суммами счетов за несколько месяцев обслуживания либо возмещение привязывается к факту выплаты возмещения страховой компанией. Если штрафные санкции превысят оговоренную в договоре или страховке сумму, то остаток заказчику придется погашать за свой счет.

• Несовершенства и несостыковки в действующем законодательстве. Если финансовая ответственность заказчика наступит в результате несовершенства и несостыковок в действующем законодательстве, оплату штрафных санкций в этом случае будет производить заказчик за счет собственных средств.

Аутсорсер будет оказывать только те услуги, которые прописаны в договоре. Для заказчика это означает, что необходимо обратить внимание на два важных аспекта:

Тщательный выбор поставщика услуг. Крайне важно в договоре прописать границы оказания услуг, что далеко не всегда очевидно, особенно для заказчика, который не обладает необходимым набором компетенций. Поэтому чем менее профессионален заказчик, тем меньше у него возможностей для правильной оценки набора услуг, и тем более важно передавать финансовые функции на аутсорсинг наиболее профессиональным провайдерам, которые смогут подсказать и определить самый оптимальный набор услуг, подходящих конкретному заказчику и будут подсказывать в процессе взаимодействия как следует изменить набор услуг в случае изменения потребностей заказчика.

«Провалы на стыке». В любом случае ответственность за некорректное определение границ услуг будет лежать на заказчике. Это означает, что все проблемы нечетких границ и провалов на этих границах потенциально могут создать заказчику дополнительные трудности. Должен ли исполнитель информировать заказчика о значимых изменениях в действующем налоговом законодательстве, например, при увеличении налогов, заблаговременно, давая заказчику возможность принять необходимые меры для правильных управленческих решений? По сути – да, однако, если в договоре это не прописано в явном виде – ответственность за последствия будет лежать на заказчике.

Пример:

Инвестиционный фонд заключил договор на полный аутсорсинг учетных функций одной из компаний, в которую были инвестированы денежные средства. Указанная компания являлась налоговым резидентом РФ, поскольку, несмотря на иностранное происхождение, имела на территории РФ постоянное представительство с позиции налогообложения. Деятельность иностранного представительства облагалась налогом на прибыль, получаемую на территории РФ.

С 01.01.2015 года в рамках политики по «деоффшоризации» в Налоговый кодекс РФ были внесены изменения, которыми компании – налоговые резиденты с точки зрения уплаты налога на прибыль приравняли к российским. Это означало, что иностранные компании, имеющие представительства на территории РФ, с 01.01.2015 должны были платить налог на прибыль не только с доходов, полученных на территории РФ, но также и с доходов, полученных на территории других государств, если управление получаемыми на территории других государств доходами осуществляли с помощью постоянного представительства, действовавшего на территории РФ. Аутсорсер не предупредил аутсорси заранее о готовившихся изменениях в налоговом законодательстве, а проинформировал клиента по факту внесения изменений. Как оказалось, обладание аутсорси данной информацией на этапе обсуждения в законодательных органах позволило бы ему более грамотно спланировать свою деятельность и избежать дополнительного налогообложения. С юридической точки зрения аутсорсер не будет нести в данном случае ответственность, поскольку заблаговременное информирование аутсорсера о готовящихся изменениях в действующее законодательства не входило в перечень услуг, оказываемых аутсорси. Однако, с точки зрения теории делегирования полномочий, аутсорси должен нести ответственность, т. к. информирование руководства о нестандартных (особых) случаях, а заказчик в данном случае выступает в роли руководства, является прямой обязанностью исполнителя (аутсорсера).

Снижение возможностей для контроля за учетным процессом. Передача учетных функций на аутсорсинг ведет к потере этого типа компетенций внутри компании, что ограничивает возможности для контроля качества и эффективности оказания услуг исполнителем. Привлечение аудиторской компании для ежегодного аудита и проведение аудита процессов решает задачу только частично и не страхует заказчика от риска получения некачественных услуг.

Необходимость проведения ревизий. При передаче любых, включая финансовые, функций на аутсорсинг нельзя делегировать контроль. Это та функция, которая при делегировании полномочий не передается. Для заказчика это означает, что в структуре компании должен быть сотрудник, ответственный за организацию и проведение контроля за работой аутсорсинговой компании, а также необходима методика проведения контроля по ключевым показателям качества и эффективности, о которой речь пойдет в одной из следующих глав.

Помимо этого, проведение ревизии целесообразно перед передачей финансовых функций на аутсорсинг, чтобы убедиться в корректности ведения учета в предыдущие периоды.

Точность расчета стоимости услуг. Как указывалось, в первой главе, финансовый аутсорсинг характеризуется сложностью расчета точной стоимости услуг, поскольку количество часов, которые тратят сотрудники аутсорсинговой компании на обслуживание проекта, напрямую зависит от количества первичных учетных документов. Это означает, что при росте количества документов будет расти стоимость обслуживания и наоборот. Эта особенность финансового аутсорсинга создает дополнительные трудности в планировании затрат на оказание данного типа услуг и пугает заказчиков. Если речь идет о полном ведении бухгалтерского и налогового учета, то в составе оказываемых услуг есть такие, стоимость которых аутсорсинговые компании не рассчитывают в базовой стоимости проекта, а выносят в дополнительные, рассчитываемые по факту оказания, в связи с невозможностью их предварительной оценки. Например, такие как сопровождение налоговых проверок и ежегодных аудитов.

Экономия не всегда очевидна. В настоящее время не существует общепризнанных методик расчета экономии от использования услуг финансового аутсорсинга, что усложняет и без того непростую задачу. Как правило, при сравнении стоимости услуг аутсорсинга с себестоимостью собственной бухгалтерской службы учитывают только явные расходы, такие как фонд оплаты труда, налоги, прочие прямые и косвенные расходы, но не учитывают последствия от реализации рисков, например, возникновения штрафных санкций или сумм компенсаций увольняемым работникам при сокращении размеров бизнеса. Также не берут в расчет объем дополнительно заработанных компанией денег из-за освобождения времени, выделяемого ранее на управление бухгалтерской службой, выгод от увеличения капитализации и прозрачности для потенциальных инвесторов.