Транспортная логистика. Правила профессионалов
По базису поставки DPU Инкотермс 2020 (Delivered Named Place Unloaded / Доставка на место выгрузки) продавец и покупатель теперь могут согласовать любое место выгрузки, а не только терминал. DPU единственный термин Инкотермс 2020 в котором обязанности по выгрузке товара лежат на продавце.
Изменение уровня страхового покрытия для термина CIP
Условия поставки CIF (Cost Insurance and Freight / Стоимость, страхование и фрахт) и условия поставки CIP (Carriage and Insurance Paid to / Перевозка и страхование оплачены до), являются двумя правилами Инкотермс, которые обязывают продавца приобрести страховку в пользу покупателя для экспорта товаров.
В Инкотермс 2020 для условий поставок CIF требуется минимальное страховое покрытие, но стороны контракта по взаимному согласию могут договориться о более высоких ставках.
Для условий поставки CIP продавец обязан застраховать груз не менее, чем на 110%, при этом стороны контракта по взаимному согласию могут договориться о более низких ставках.
1.5. Комплект документов для перевозки груза различными видами транспорта
По территории Украины: товарно-транспортная накладная (ТТН), типовой договор, заявка на перевозку, сертификаты на груз.
В международном сообщении: СМР (TIR carnet), типовой договор, заявка на перевозку, инвойс, упаковочный лист, сертификаты.
Морские перевозки: коносамент, инвойс, упаковочный, сертификаты, доверенность на получение груза.
Перечень документов для сопровождения груза:
– Договор и заявка на перевозку;
– Товарно-транспортная накладная;
– Счет фактура;
– Акт загрузки транспортного средства (карта загрузки);
– Маршрутный лист (если в машине находится груз нескольких клиентов и они должны получить товар в определенной последовательности);
– Сертификат качества;
– Сертификат происхождения;
– Карантинный сертификат, если груз имеет растительное происхождение;
– Ветеринарный сертификат, если груз имеет животное происхождение;
– Сводные ведомости (перечень мест, поштучный перечень продукции с заводскими номерами, спецификации);
– Доверенность на перевозку.
Приложение №1. Образец договора на транспортно-экспедиторское обслуживание.
Приложение №2. Образец заявки на перевозку грузов.
Приложение №3. Образец договора на перевозку грузов.
Приложение №4. Договор-заявка на перевозку грузов.
Товарно-транспортная накладная (ТТН)
Товарно-транспортная накладная (ТТН) – это основной документ, который нужно оформлять для перевозки груза внутри страны. Всего вышеперечисленного пакета документов может не быть – достаточно только ТТН. Но если все документы есть, а ТТН нет, то этого комплекта документов не достаточно для осуществления перевозки грузов, и у транспортной полиции, остановившей машину, могут быть дополнительные вопросы к водителю.
ТТН обычно оформляется в четырех экземплярах, но если в организации перевозки задействована и экспедиторская фирма, то ТТН может оформляться в пяти экземплярах.
Экземпляры ТТН между участниками перевозки распределяются следующим образом.
Первый экземпляр с подписью водителя о получении груза остается у грузоотправителя. Водитель в обязательном порядке должен подписать ТТН – этим он подтверждает тот факт, что принял ответственность за доставку груза. Как правило, после погрузки транспортного средства у грузоотправителя остаются следующие документы, заверенные подписью водителя: складская накладная, ТТН, карта загрузки и маршрутный лист. Но основной документ из этого перечня – это ТТН. Если груз не будет доставлен грузополучателю в результате аварии или хищения, то подписанный водителем экземпляр ТТН, который остался у грузоотправителя будет документом, подтверждающим факт передачи груза и перехода ответственности за доставку груза от грузоотправителя к транспортной компании.
Водитель получает в дорогу четыре экземпляра ТТН, так как рассматриваем вариант, что в организации перевозки задействована и экспедиторская компания. После выгрузки и пересчета товара грузополучатель подписывает все четыре экземпляра ТТН. Ставит подпись и печать в подтверждение того, что груз доставлен в полном объеме и без замечаний. Если есть претензии по качеству и количеству груза, то об этом составляется акт, который подписывает водитель и делается запись в ТТН в графе о получении груза: составлен акт о недостаче №1 от 11.02.2018. Один экземпляр акта остается у грузополучателя, второй отдается водителю. Второй экземпляр ТТН остается у грузополучателя.
Третий, четвертый и пятый экземпляры ТТН водитель сдает в бухгалтерию после окончания перевозки. Бухгалтерия транспортной компании заверяет печатью своей фирмы подписи водителя о приеме и сдаче груза. Третий экземпляр ТТН бухгалтерия транспортной компании оставляет у себя в архиве. Четвертый экземпляр ТТН вместе со счетом и актом выполненных работ высылается заказчику перевозки. Заказчиком перевозки могут выступать: грузоотправитель, грузополучатель или экспедиторская компания. Если в схеме организации перевозки задействована экспедиторская компания, то пятый экземпляр ТТН высылается ей.
ТТН является основным действующим документом перевозки. Бланк ТТН (форма №1-ТН) утвержден приказом Министерства инфраструктуры Украины от 05.12.2013 г. №983
На основании ТТН продавец списывает товар со своего баланса в момент перехода права собственности, который согласован в договоре поставки и описан согласно Инкотермс 2020. Грузоотправитель на основании ТТН списывает товар со склада, грузополучатель на основании ТТН приходует товар на свой склад. Транспортная компания на основании ТТН рассчитывает стоимость своих услуг. Водитель предъявляет ТТН сотрудникам дорожной полиции, как основание осуществления перевозки.
Если грузоотправитель в одно транспортное средство грузит товар нескольким грузополучателям, например, автомобиль доставляет товар по маршруту: Харьков – Житомир – Ровно – Луцк, то грузоотправитель должен оформить отдельный комплект ТТН на каждого клиента. Грузоотправитель обязан указать в ТТН следующую информацию:
– Наименование транспортной компании;
– Фамилию, имя, отчество водителя;
– Марку, номер автомобиля и номер прицепа;
– Серию, номер и дату выдачи прав водителя;
– Полное наименование компании грузоотправителя, заказчика перевозки и грузополучателя с указанием полных юридических адресов этих компаний;
– Какой вид перевозки, обычно автомобильным транспортом;
– Соответствует ли груз правилам перевозки грузов;
– Полное наименование груза, количество, вес перевозимого груза;
– Способ определения веса (взвешивание, по трафарету, стандарту, обмеру);
– Род упаковки;
– Способ погрузки и разгрузки;
– Время подачи автомобиля под погрузку и время окончания погрузки;
– Стоимость груза, в том числе и НДС;
– Полные адреса погрузки и выгрузки;
– Указываются документы, которые передал грузоотправитель вместе с ТТН. Это могут быть сертификаты, расходные накладные, договор перевозки и так далее.
Грузоотправитель и грузополучатель несут ответственность за правильное оформление ТТН и за достоверность указанных в ней данных. Транспортная компания, водитель и экспедитор, контролирующий процесс погрузки товара в транспортное средство, имеют право проверять достоверность этих данных.
Обычно ТТН выписывает бухгалтерия грузоотправителя, если иное не предусмотрено договором перевозки груза. Со стороны грузоотправителя ТТН подписывает директор компании в графе: отпуск разрешил, затем подписывает бухгалтер и последним в графе «Сдал» ставит свою подпись заведующий складом или кладовщик, который непосредственно контролировал погрузку товара в транспортное средство.
Водитель автотранспортного предприятия также расписывается во всех экземплярах ТТН, подтверждая, что принял груз к перевозке и забирает свои экземпляры ТТН.
CMR (КДПГ)
КДПГ – Конвенция о договоре международной перевозки грузов автомобильным транспортом. CMR – международная товарно-транспортная накладная, регламентирующая договорные отношения, которые возникают в процессе международных перевозок грузов автомобильным транспортом. Конвенция была принята в 1956 году в Женеве и может быть применена к любому договору международной перевозки грузов автомобильным транспортом, когда места принятия к перевозке и доставки груза, указанные в договоре, находятся в разных странах, из которых, по крайней мере, одна является участницей Конвенции.
CMR выписывается для подтверждения заключения договора перевозки, который определяет ответственность грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя.
Конвенция CMR (КДПГ) применяется к договору международной грузоперевозки, в случае выполнения всех четырех условий:
– Перевозка осуществляется автомобильным транспортом;
– За доставку груза перевозчик получает оплату;
– Перевозка осуществляется в международном сообщении;
– Страна грузоотправителя или грузополучателя, обе или хотя бы одна из них, являются участниками Конвенции CMR.
Правила заполнения CMR.
Графа 1 «Отправитель» – указывается полное наименование отправителя груза и его полный юридический адрес
Графа 2 «Получатель» – указывается полное наименование получателя груза и полный юридический адрес.
Графа 3 «Место разгрузки груза» – указывается фактический адрес выгрузки груза.
Графа 4 «Место и дата погрузки груза» – указывается город, страна и дата погрузки.
Графа 5 «Прилагаемые документы» – указываются документы, прилагаемые к CMR: инвойс, упаковочный лист, TIR Carnet, сертификаты и так далее.
Графы 6—9 – указываются количество грузовых мест, наименование груза и род упаковки.
Все данные этого раздела должны точно соответствовать данным, указанным в инвойсе и упаковочном листе. При приеме груза к перевозке водитель обязан проверить совпадают ли данные о грузе фактически загружаемому товару. Если есть повреждения грузовых мест, то водитель в обязательном порядке должен об этом факте сделать запись в CMR в графе 18, иначе ответственность за бой товара ляжет на него.
Графа 10 «Статистический код» – указываются коды ТН ВЭД по каждой группе товаров.
Графа 11 «Вес брутто» – указывается вес брутто, заявленный в инвойсе.
Графа 12 «Объем» – заполняется обычно в случае перевозки сборных грузов. В остальных случаях – необязательно.
Графа 13 «Указания отправителя» – указываются полные реквизиты таможенного терминала, на который должен быть доставлен груз для таможенной очистки.
Графа 14 «Возврат» – заполняется при контейнерных перевозках. Указывается адрес контейнерного депо, куда должен быть возвращен контейнер после таможенной очистки и разгрузки груза.
Графа 15 «Условия оплаты» – указываются условия поставки товара по ИНКОТЕРМС 2020 согласованные в договоре поставки между продавцом и покупателем.
Графа 16 «Перевозчик» – указываются полные реквизиты транспортной компании. Обычно транспортная компания в этой графе ставит квадратный штамп, с указанием названия своей компании и юридического адреса.
Графа 17 «Последующий перевозчик» – заполняется в случае, если перевозка осуществляется с перегрузом товара с одного транспортного средства на другое. Обычно указываются реквизиты экспедитора, который контролирует данную перевозку.
Графа 18 «Оговорки и замечания перевозчика» – могут быть указаны любые замечания или уточнения перевозчика относительно груза (качество упаковки, температурный режим и другое).
Графа 22 «Прибытие под погрузку» – указываются точное время и дата прибытия транспортного средства под погрузку.
Графа 24 «Прибытие под разгрузку» – указываются точное время и дата прибытия транспортного средства под разгрузку. В этой графе грузополучатель своей подписью и печатью подтверждает факт получения груза. Если при выгрузке была обнаружена недостача или бой груза, то составляется акт и об этом делается запись в графе 24.
Графа 25 – указываются марки и номера автомобиля и прицепа.
ТIR carnet (книжка МДП)
ТIR carnet (книжка МДП) – это документ, который дает право перевозить грузы через таможни государств по упрощенной системе контроля. На Украине книжки МДП выдает АСМАП (Ассоциация Международных Автомобильных Перевозчиков), которая в свою очередь является членом МСАТ (Международного Союза Автомобильного Транспорта). Эта ассоциация выдает книжки МДП и следит за их учетом и оборотом. Книжки МДП состоят из шести или четырнадцати листов. Каждая транзитная таможня оставляет у себя по два листа из книжки МДП, поэтому перевозчик берет в АСМАП книжку МДП с тем количеством листов, в зависимости от количества стран, которых он будет пересекать. Книжка МДП максимально уменьшает административные и финансовые затраты, одновременно предоставляя национальным таможням международную гарантию уплаты таможенных сборов. Если что-то случится с грузом в процессе перевозки, то МСАТ гарантированно выплатит таможенным органам страховой платеж в шестьдесят тысяч евро. В некоторых странах согласованный размер страхового платежа составляет сто тысяч евро. Важно понимать, что страховой платеж выплачивается не перевозчику, а национальным таможенным органам странам участникам конвенции МДП. Каждая книжка МДП имеет уникальный номер, который состоит из двух букв латинского алфавита и семи цифр. Срок действия каждой книжки МДП ограничен. Дата окончания действия указывается штампом на обложке блокнота. Под сроком действия понимается последняя дата, когда можно открыть ТИР и начать перевозку по процедуре МДП. Грузы, перевозимые с оформлением книжки МДП, освобождаются от таможенного контроля на всех этапах перевозки, за исключением случаев, когда у сотрудников таможни есть обоснованные подозрения к грузу. При перевозке с оформлением книжки МДП транспортное средство обязательно пломбируется таможенной пломбой. Сотрудники таможни при въезде в таможенную зону проверяют правильность оформления TIR carnet и состояние пломб. Каждая отдельная книжка МДП может быть использована только для одной перевозки МДП. По завершению перевозки книжка МДП возвращается водителю, заверенная надлежащим образом таможенными органами назначения. Таможенные органы должны немедленно подтвердить в электронном виде прекращение перевозки МДП через SAFE TIR. Книжка МДП возвращается в АСМАП, а затем передается в МСАТ для окончательного контроля и архивирования.
Коносамент (Bill of Lading)
Коносамент (Bill of Lading) – документ, который выдается судовладельцем грузоотправителю и служит подтверждением принятия груза к перевозке. Он выполняет три функции:
– свидетельствует о заключении договора морской перевозки;
– подтверждает получение груза судовладельцем;
– является документом сопровождающим товар, на основании которого владелец груза может его получить в порту назначения.
Коносамент – это ценная бумага, которая выражает право собственности на указанный в ней товар. В коносаменте указывается следующая информация:
1. Наименование судоходной компании.
2. Номер коносамента.
3. Наименование грузоотправителя.
4. Наименование грузополучателя.
5. Адрес, имя экспедитора в порту назначения, который должен организовать приемку доставленного груза.
6. Наименование судна.
7. Наименование порта погрузки.
8. Наименование порта выгрузки.
9. Порт, где оплачивается фрахт. Перевозка может быть оплачена как в порту отправления, так и в порту назначения.
10. Коносаменты издаются несколькими экземплярами, в зависимости от требований грузополучателя. Например, при отправке груза из Китая на Украину для проведения таможенных процедур грузополучателю требуется три оригинала коносамента и три его копии.
11. Дата, имя и подпись экспедитора или подпись лица, уполномоченного подписать от его имени.
12. Условие перевозки.
Коносамент может быть трех видов:
1. Ордерный – коносамент, в котором грузовладелец может быть назначен приказом грузоотправителя или грузополучателя, о чем делается соответствующая запись на бланке коносамента.
2. Коносамент на предъявителя – любое лицо, предъявившее данный коносамент в порту выгрузки может получить этот груз.
3. Именной – по этому коносаменту груз в порту назначения может получить компания, указанная в самом коносаменте или уполномоченный ее экспедитор, который должен предъявить вместе с коносаментом соответствующим образом оформленную доверенность.
1.6. Внутренние документы компании, регламентирующие работу отдела логистики
1. Утвержденная структура отдела логистики. Пример структуры отдела логистики приведен на рисунке ниже.
2. Список утвержденных и согласованных должностных инструкций на каждую должность
– директор по логистике;
– заведующий складом сырья;
– заведующий складом готовой продукции;
– менеджер по транспортной логистике;
– начальник отдела снабжения;
– таможенный декларант;
– грузчик;
– водитель грузового транспорта;
– начальник отдела снабжения;
– менеджер по снабжению.
3. Согласованное с другими подразделениями и собственниками компании положение об отделе логистики;
4. Инструкции по технике безопасности для заведующих складом, грузчиков и водителей автомобилей;
5. Утвержденные и согласованные регламенты:
– регламент доставки готовой продукции клиентам компании;
– регламент учета продукции на складе готовой продукции;
– регламент учета на складе сырья;
– регламент таможенного оформления продукции компании при экспортных поставках;
– регламент закупки сырья для производственных нужд компании.
6. Утвержденная мотивация для всех должностей отдела логистики
Важно: образцы всех вышеперечисленных документов есть в свободном доступе в интернете, но их нужно вдумчиво доработать под специфику работы своей компании. Обязательно с этими документами необходимо ознакомить исполнителей под подпись. Периодически, раз в квартал или раз в полгода эти документы необходимо актуализировать под изменившиеся нужды компании. На современных предприятия эти документы хранятся в электронном формате, и каждый новый сотрудник получает к ним доступ, согласно списка документов, утвержденных для его должности.
1.7. Функции транспортной логистики
Менеджеры по транспортной логистике компаний отвечают за перемещение всех грузов: как за входящее сырье и материалы, так и за доставку готовой продукции клиентам. У многих компаний расходы по этим операциям значительны, поэтому менеджеры по транспортной логистике участвуют в принятии как тактических, так и стратегических решений компании.
1. Выбор вида транспорта. Морской контейнер из порта на расстояние семьсот километров можно доставить автомобильным транспортом за сутки или на железнодорожной платформе за пять – семь дней. Двадцать тонн груза из Англии в Украину автомобильным транспортом можно доставить за пять дней, а морским контейнером за тридцать. Менеджеры по транспортной логистике постоянно просчитывают варианты доставки грузов, учитывая два важных фактора: стоимость доставки и как срочно нужен груз. Если срочности в доставке нет, то выбирается более дешевый вариант перевозки.
2. Выбор перевозчика. Очень важная функция, так как выбор перевозчика влияет на качество доставки товаров, а от этого зависит дальнейшее сотрудничество с клиентом. Перевозчик часто выступает представителем компании поставщика, поэтому выбор перевозчика, как постоянного партнера, чрезвычайно важен. Кроме того, перевозчику для доставки покупателю передается товар на большие суммы. А в настоящее время участились случаи мошенничества и кражи грузов. Для определения оптимальной цены на перевозку выбор перевозчика может происходить путем тендерных торгов. Необходимо постоянно вести селекцию транспортных компаний, отбирать лучших и отказываться от работы с теми, кто не соблюдает взятые на себя обязательства.
3. Выбор схемы поставки (прямая схема или через транзитные склады). Небольшие партии грузов от поставщиков можно собирать сборной машиной и доставлять к себе на склады, а можно организовать транзитный склад, куда поставщики будут свозить свои груза и по мере накопления товара по весу и объему на 20-титонный грузовик, ставить машину для доставки товара с транзитного склада. Также при доставке товара с Харькова в Киев двадцати клиентам, можно выбрать два варианта доставки. В первом варианте 20-тонный грузовик развозит товар по Киеву, что может занять до пяти дней, а во втором варианте можно груз из 20-тонного автомобиля перегрузить на складе кросс-докинга на три – четыре автомобиля меньшей грузоподъемности и доставить товар всем клиентам за четыре часа.
4. Выбор правильного времени поставки. В настоящее время развивается доставка JIT (just in time – точно в срок), когда товар доставляется клиенту в точно согласованные сроки, вплоть до минуты. Сейчас многие торговые компании работают над оптимизацией складских запасов, чтобы снизить «заморожены» в складских остатках денежные ресурсы. Поэтому соблюдение сроков поставок становиться жизненно важным фактором для бизнеса. С поставщиком, которые не соблюдает сроки поставок, просто перестают работать.
5. Оформление договора и заявок на перевозку.
При организации доставки необходимо правильно подписать договор и заявку на перевозку. В этих документах необходимо прописать важные положения, такие как: гарантия за сохранность груза, штрафные санкции за опоздание на погрузку на склад или на выгрузку к клиенту, пеню за несвоевременную оплату и так далее. Оформление договора и заявки на перевозку чрезвычайно важный этап. При возникновении спорных моментов между заказчиком и перевозчиком, когда стороны не находят взаимовыгодное решение путем переговоров, то тогда в суде, в первую очередь, потребуют оригиналы подписанных договора и заявки на перевозку.
6. Оформление комплекта документов.
– ТТН (СМР, коносамент);
– упаковочный лист;
– комплект сертификатов;
– счет;
– акты выполненных работ.
7. Учет продукции на транзитном складе. Контролировать поступление товара на транзитный склад нужно по двум информационным каналам. Получение информации от поставщика: какой товар, и в каком объеме он отправил на транзитный склад, и получать информацию со склада, что и в каком объеме они приняли.
8. Организация движения грузопотока и взаимодействия между участниками. Менеджеры по транспортной логистике выбирают условие поставки, согласно ИНКОТРМС 2020, и контролируют движение груза на всем пути следования от грузоотправителя до грузополучателя. Например, при организации поставки товара морским контейнером из Китая в Украину на условиях FOB, менеджер по транспортной логистике контролирует следующие этапы:
– доставка контейнера в порт;
– погрузка контейнера на судно;
– морская перевозка – соблюдение сроков поставки;
– получение от отправителя полного комплекта документов: три экземпляра коносамента, три копии коносамента, по три экземпляра инвойса и упаковочных листов, сертификат происхождения;
– выбрать экспедиционную компанию, которая оформит контейнер в порту;
– передать ей комплект документов и доверенность на получение груза;
– организовать доставку контейнера с порта морским или железнодорожным транспортом;
– организовать выгрузку контейнера и приемку товара по количеству и качеству.
9. Контроль движения товаров в пути. На всех этапах перевозки информировать заказчика о движении транспортных средств и о соблюдении сроков перевозки.
10. Организовать расчеты за доставку товара, работа с претензиями. После доставки груза менеджер по транспортной логистике должен проконтролировать получение от перевозчика: счета, актов выполненных работ и товарно-транспортных накладных с подписью и печатью грузополучателя о принятом грузе. Проверить правильность оформления этих документов и передать их в бухгалтерию для оплаты перевозчику за выполненную работу.
Если часть груза повредилась в пути и транспортная компания отказывается возместить ущерб, то менеджер по транспортной логистике собирает следующий комплект документов:
– договор и заявку на перевозку;
– товарно-транспортную накладную с подписью водителя о получении груза;
– акт о повреждении груза.
После чего передает эти документы в юридический отдел своей компании для оформления претензии к перевозчику.