Корпоративный стандарт жизненного цикла системы SAP
Предприятие ОАО «Формула» — в рамках данного документа Исполнительный аппарат, структурные подразделения, дочерние и зависимые общества ОАО «Формула».
Владельцы бизнес-процессов – руководители подразделений, деятельность которых проходит в рамках определенных целей предприятия и поставленных вышестоящим руководством задач, управляющие ходом бизнес-процесса, используя имеющиеся в их распоряжении ресурсы, и несущие ответственность за его результаты и эффективность.
ИА — Исполнительный аппарат ОАО «Формула».
Исполнительный комитет (ИК) – коллективный орган, осуществляющий текущее управление проектом, в рамках прав и обязанностей, определяемых Уставом проекта. ИК создается приказом о старте проекта, в случае необходимости по представлению Руководителя проектов SAP; отвечает за подготовку и продвижение решений по устранению организационных, методологических и информационно-технологических проблем, возникающих в ходе реализации проекта.
Председатель Исполнительного комитета (Председатель ИК) – должностное лицо ОАО «Формула», назначаемое Генеральным директором из состава высших руководителей, имеющее право решать все вопросы управления проектом, в том числе вопросы выделения внутренних ресурсов для работы над проектом.
Заместитель начальника управления информационных технологий – руководитель проектов SAP и систем управления корпоративными ресурсами (Руководитель проектов SAP) – единоличный исполнительный орган управления проектами внедрения продуктов SAP AG. Формирует и контролирует соблюдение стратегии внедрения проектов SAP на предприятиях ОАО «Формула». Подчиняется Управляющему совету и осуществляет свою деятельность в соответствии с «Временным положением о руководителе проекта SAP и систем управления корпоративными ресурсами ОАО «Формула».
Служба руководителя проектов SAP (Служба проектов SAP) – организационные структуры и/или отдельные специалисты, находящиеся в административном или функциональном подчинении Руководителя проектов SAP. Служба согласовывает календарный план, кандидатуры подрядчиков, методологию выполнения проекта, необходимый объем и содержание (наполнение) проектной документации, контролирует выполнение утверждённых проектных задач, ведет архив проектов. Служба несет ответственность за разработку методических рекомендаций по управлению проектами в ОАО «Формула», предоставление Руководителю проектов SAP регулярной ежемесячной отчетности по результатам всех проектов.
Служба заказчика по ИТ Группы компаний «Формула» — служба, являющаяся центром компетенции по информационным технологиям предприятия, осуществляющая планирование, выявление потребностей предприятия в ИТ-услугах, обеспечение ИТ-услугами на принципах аутсорсинга.
Управляющий совет SAP — управляющий совет по проектам SAP Business Suite и прочим системам управления корпоративными ресурсами ОАО «Формула», коллегиальный орган управления проектами внедрения систем управления корпоративными ресурсами. Управляющий совет подчиняется Правлению и Совету директоров ОАО «Формула» и осуществляет свою деятельность в соответствии с Положением «Об управляющем совете по проектам SAP Business Suite и прочим системам управления корпоративными ресурсами ОАО «Формула».
Методологический совет SAP — методологический совет по стандартизации решений SAP и прочих систем управления корпоративными ресурсами ОАО «Формула».
Куратор проектов SAP — заместитель генерального директора по экономике, заместитель председателя управляющего совета по проектам SAP Business Suite и прочим системам управления корпоративными ресурсами ОАО «Формула», обеспечивает организационную поддержку проектов и выполнение проектов в области планирования, прогнозирования и анализа финансово-хозяйственной деятельности.
Генеральный подрядчик в области внедрения системы SAP (ГПВ) – Формула, оказывающая услуги генерального подрядчика по внедрению решений SAP в Исполнительном аппарате, структурных подразделениях, дочерних и зависимых обществах ОАО «Формула», работающих с программными продуктами SAP AG. Генеральный подрядчик отвечает за стандартизацию и взаимосвязанность проектных решений в проектах, интеграцию функциональных подсистем и управление, как отдельными проектами, так и общим процессом внедрения системы. Генеральный подрядчик, с согласия предприятия может привлекать к выполнению своих обязательств отечественные и иностранные фирмы, отвечает перед Предприятием за выполнение всего комплекса работ, установленных договором подряда.
Генеральный подрядчик в области поддержки и сопровождения системы SAP (ГПС) – Формула, оказывающая услуги генерального подрядчика по аутсорсингу поддержки функционирования продуктивных систем SAP и внедрения проектов. Согласно приказу Генерального директора ОАО «Формула» № от ДД.ММ.ГГГГ функции внедрения, сопровождения и технической поддержки систем SAP переданы в ЗАО «Элемент» (ЭКТ), в состав которого входят участники Стандарта:
• Департамент SAP (департамент, отвечающий за внедрение, тиражирование и развитие системы SAP) и департамент сопровождения и эксплуатации системы SAP (департамент СиЭС – департамент, отвечающий за поддержку пользователей и управлением изменениями системы SAP):
– консультант по направлению – специалист, оказывающий консультационные услуги по работе в системе SAP участникам процесса;
– администратор системы SAP – сотрудник, осуществляющий администрирование приложений и базы данных системы SAP;
• Отдел ведения нормативно-справочной информации (отдел НСИ) – отдел, отвечающий за ведение нормативно-справочной информации в системе SAP;
• Служба поддержки – 1-я и 2-я линии поддержки пользователей системы SAP:
– 1-я линия поддержки – группа сотрудников, выполняющая регистрацию обращений и оперативное решение несложных обращений пользователей системы SAP;
– 2-я линия поддержки – группа сотрудников, отвечающая за решение обращений пользователей системы SAP повышенной сложности;
Подрядные организации – организации, являющиеся исполнителями договоров подряда на оказание услуг в области внедрения решений и сопровождения системы SAP ОАО «Формула».
Руководитель проекта со стороны ОАО «Формула» (РП от ТН) – сотрудник ОАО «Формула», назначенный приказом по предприятию ОАО «Формула» для управления проектом, отвечающий за результаты проекта, исполнение бюджета, качество и сроки проекта.
Руководитель проекта со стороны генерального подрядчика в области внедрения системы SAP (РП от ГПВ) – сотрудник генерального подрядчика в области внедрения системы SAP, отвечающий за результаты проекта, исполнение бюджета, качество и сроки проекта, выполнение контрактных обязательств генерального подрядчика.
Руководитель проекта со стороны генерального подрядчика в области поддержки и сопровождения системы SAP (РП от ГПС) – сотрудник генерального подрядчика в области поддержки и сопровождения системы SAP, отвечающий за результаты проекта, исполнение бюджета, качество и сроки проекта, выполнение контрактных обязательств генерального подрядчика.
Руководители служб ИА и/или СП – руководители служб исполнительного аппарата и/или структурных подразделений ОАО «Формула».
Руководитель функциональной службы (структурного подразделения, дочернего общества) ОАО «Формула» – в рамках проекта формирует проектную команду из сотрудников своего структурного подразделения (ключевые пользователи), осуществляет регулярный ежемесячный контроль хода проекта. Несет ответственность за соответствие целей и задач проекта целям и задачам ОАО «Формула» по направлению деятельности своей службы (подразделения, предприятия), обеспечивает активное участие сотрудников подразделения в проекте на всех этапах внедрения, своевременную и содержательную приемку окончательных результатов проекта.
Администратор проекта от Заказчика – обеспечивает эффективную реализацию и коммуникацию всех участников проекта в совместном выполнении работ; отвечает за: управление коммуникациями проекта, ведение архива проектных документов, организацию и регламентацию документооборота по управлению проектом, планирование совещаний и подготовку вопросов для ИК.
Единая проектная команда – состоит из представителей Службы проектов SAP, ключевых пользователей системы SAP, руководителей функциональных служб представителей генерального подрядчика по внедрению решений SAP, представителей генерального подрядчика по сопровождению SAP и других подрядчиков. Члены проектной группы отвечают за практическое выполнение работ, предусмотренных планом-графиком проекта.
Проектная группа от ОАО «Формула» (проектная группа ТН) – сотрудники ОАО «Формула», входящие в проектную команду и выполняющие работы по проекту.
Проектная группа от Генерального подрядчика по внедрению решений SAP (проектная группа ГПВ) – сотрудники генерального подрядчика в области внедрения системы SAP, входящие в проектную команду и выполняющие работы по проекту.
Проектная группа от Генерального подрядчика по сопровождению системы SAP (проектная группа ГПС) – сотрудники генерального подрядчика в области поддержки и сопровождения системы SAP, входящие в проектную команду и выполняющие работы по проекту.
Администратор системы SAP – сотрудник генерального подрядчика в области поддержки и сопровождения системы SAP, осуществляющий администрирование приложений и базы данных системы SAP.
Ключевые пользователи системы SAP – делегируемые представители в проектную группу от Исполнительного аппарата, структурных подразделений или дочерних обществ ОАО «Формула», включенных в организационный объем конкретного проекта. Ключевые пользователи несут ответственность за достоверность и актуальность бизнес-требований настраиваемых в системе процессов, а также за своевременную и содержательную приемку результатов проекта в части бизнес-требований своего подразделения.
Конечный пользователь системы SAP – пользователь, который привлекается к процедурам тестирования с целью оценки результатов изменения, выполняемых в среде тестирования.
Пользователь системы SAP – сотрудник предприятия, имеющий собственную учётную запись в системе SAP.
Управление безопасности ОАО «Формула» (УБ) – Управление экономической безопасности, защиты информации, гражданской обороны и чрезвычайных ситуаций.
СП – структурное подразделение ОАО «Формула».
ОУС – отдел управления сервисами ОАО «Формула».
Отдел РиЭКИС – отдел развития и эксплуатации корпоративных информационных систем Управления информационных технологий ОАО «Формула».
Отдел СУКР – отдел организации систем управления корпоративными ресурсами Управления информационных технологий ОАО «Формула».
Отдел SAP – отдел внедрения и сопровождения SAP Управления информационных технологий ОАО «Формула».
Группа компаний «Состав» (ГК «Состав») – группа компаний, в рамках данного документа сферой деятельности которых является обеспечение услуг по техническому сопровождению программно-аппаратных средств, обслуживание компьютерной, копировально-множительной техники, оказание услуг связи, метрологическое обеспечение производства.
В состав ГК «Состав» входят участники Стандарта:
• ООО «Элемент»;
• ООО «Реакция»;
• Диспетчерская служба – служба ГК «Состав», отвечающая за прием и распределение по системе Service Desk обращений пользователей.
Формула SAP AG – головная Формула SAP в Германии, Вальдорф. Является разработчиком программного обеспечения интегрированной системы управления SAP. Оказывает услугу поддержки SAP Max Attention как производитель системы.
SAP-поддержка – глобальная служба поддержки SAP (SAP Active Global Support), предоставляющая широкий спектр услуг, направленных на поддержание процессов планирования, внедрения, обеспечения функционирования, поддержки и оптимизации решений SAP.
2. Регламент планирования и инициации внедрения решений SAP
2.1. Общие положения
Настоящий регламент определяет порядок планирования развития и сопровождения системы SAP, а также порядок инициации внедрения решений SAP в ОАО «Формула».
Данный регламент действует на основании существующих документов:
• Стандарта «Система сценарного планирования финансово-хозяйственной деятельности ОАО «Формула» на трехлетний период»;
• Положения «О бюджетном управлении в ОАО «Формула;
• Временного положения «О руководителе проектов SAP и систем управления корпоративными ресурсами ОАО «Формула»;
• Положения об Управляющем совете по проектам SAP Business Suite и прочим системам управления корпоративными ресурсами ОАО «Формула»;
• Положения о порядке отражения в бухгалтерском и налоговом учете расходов по приобретенным правам пользования и расходов на техническое сопровождение программного обеспечения SAP.
Целями документа являются:
• определение участников процесса планирования развития и сопровождения системы SAP;
• регламентация взаимодействия и разграничение ответственности участников процесса планирования развития и сопровождения системы SAP;
• регламентация инициации внедрения решений SAP.
Исходными целями планирования развития и сопровождения системы SAP в ОАО «Формула» являются:
• своевременное обеспечение развития системы корпоративного управления с использованием программных продуктов компании SAP на предприятиях Группы компаний «Формула» необходимыми ресурсами и средствами;
• обеспечение соответствия направлений развития системы корпоративного управления с использованием программных продуктов компании SAP на предприятиях Группы компаний «Формула» общей стратегии развития ОАО «Формула»;
• определение приоритетных направлений развития системы корпоративного управления с использованием программных продуктов компании SAP на предприятиях Группы компаний «Формула»;
• повышение качества принимаемых управленческих решений на всех уровнях развития системы SAP;
• своевременное документирование работ по планированию внедрения решений SAP и сопровождения системы SAP.
На этапе планирования развития и сопровождения системы SAP решаются следующие задачи:
• проведение обследования предприятия, описание действующих бизнес-процессов по направлениям деятельности и разработка ТЗ по планируемым проектам;
• оценка необходимых инвестиций и ресурсов для реализации стратегии развития системы SAP в ОАО «Формула» и общее бизнес-обоснование, в том числе:
• определение и количественная оценка затрат на реализацию решений SAP;
• составление бюджета развития и сопровождения системы SAP;
• описание результатов внедрения решений и обоснование их экономической эффективности;
• разработка подхода к реализации стратегии ОАО «Формула» в области развития и сопровождения системы SAP;
• разработка плана-графика реализуемых и планируемых к реализации решений в области развития и сопровождения системы SAP.
2.2. Долгосрочное планирование развития и сопровождения системы SAP
2.2.1. Формирование/ корректировка Концепции развития системы SAP
Основой долгосрочного планирования развития и сопровождения системы SAP в ОАО «Формула» является формирование Концепции развития системы SAP и бюджета развития и сопровождения SAP на № лет, показатели которых включаются в базовый прогноз финансово-хозяйственной деятельности Компании на трехлетний период.
Концепция является основополагающим документом при организации и ведении решений внедрения и сопровождения системы SAP.
Концепция разрабатывается и изменяется в соответствии со стратегией развития ОАО «Формула».
На основе Концепции в ОАО «Формула» осуществляется стратегическое планирование работ по внедрению и сопровождению системы SAP с горизонтом планирования 3 года, а также оперативное годовое планирование.
Результаты работ по внедрению и сопровождению системы SAP оцениваются с точки зрения достижения целей и выполнения задач, сформулированных в Концепции.
Концепция развития системы SAP состоит из:
• текстового описания, включающего описание:
• принципов построения и развития системы SAP;
• целевой модели и архитектуры системы;
• программы развития системы;
• карты решений;
• план-графика реализации проектов и ввода систем в промышленную эксплуатацию.
Карта решений и план-график реализации проектов и ввода систем в промышленную эксплуатацию актуализируются и обновляются ежегодно в срок до 28 февраля текущего года.
Внесение изменений в Концепцию осуществляется в следующем порядке.
В ходе реализации решений SAP в Группе компаний «Формула» текст и разделы Концепции могут изменяться и дополняться по согласованию с Управляющим советом по проектам SAP.
Ежегодно сотрудники Службы проектов SAP осуществляют сбор предложений по внесению изменений в Концепцию и замечаний по изменению стратегии в области развития системы SAP от:
• генерального подрядчика в области внедрения системы SAP;
• генерального подрядчика в области поддержки и сопровождения системы SAP;
• компании SAP AG.
При формировании (обновлении) Концепции также учитываются план реорганизации компании и предложения служб исполнительного аппарата и/или структурных подразделений ОАО «Формула» и, сотрудников Службы проектов SAP, которые формируются в ходе выполнения работ по реализации Концепции развития SAP.
Сотрудники Службы проектов SAP подготавливают запрос о необходимости внесения изменений в Концепцию развития SAP, который направляют по электронной почте или САДД и ЭД «Дело» Генеральному подрядчику в области внедрения и генерального подрядчика в области поддержки и сопровождения системы SAP. Которые в свою очередь организуют разработку предложений по внесению изменений в Концепцию развития SAP и направляют их по электронной почте или САДД и ЭД «Дело» сотрудникам Службы проектов SAP. Изменения могут быть внесены как в общую структуру Концепции, так и в каждый ее раздел в частности.
Предложенные изменения обсуждаются совместно сотрудниками Службы проектов SAP и специалистами подрядных организаций:
• если предложенные изменения не вызывают противоречий ни одной из сторон, то Генеральный подрядчик в области внедрения системы SAP обновляет Концепцию и передает ее Службе проектов SAP;
• если предложенные изменения вызывают противоречия, то организуется совещание, на котором принимается согласованное решение о необходимости доработки Концепции Генеральным подрядчиком в области внедрения. Обновленная Концепция проходит повторное обсуждение, и далее передается Генеральным подрядчиком в Службу проектов SAP, которая обеспечивает ее согласование Управляющим советом SAP и утверждение Председателем Управляющего совета SAP.
Утвержденная обновленная редакция Концепции развития SAP публикуется в библиотеке нормативных документов компании.
Согласно сетевому графику разработки прогноза финансово-хозяйственной деятельности, инвестиционной программы и бюджета ОАО «Формула» Служба проектов SAP формирует бюджет развития и сопровождения системы SAP и представляет в экономическое управление прогнозные показатели, разработанные с учетом утвержденной Концепции.
2.2.2. Формирование/ корректировка бюджета развития и сопровождения системы SAP на № лет
Целью формирования бюджета развития и сопровождения системы SAP на № лет является предварительная оценка стоимости выполнения работ по реализации проектов и сопровождению систем.
Формирование бюджета развития и сопровождения системы SAP на № лет осуществляется следующим образом.
На основании утвержденной Концепции развития системы SAP в январе текущего года Служба проектов SAP формирует запрос на проведение стоимостной оценки плана-графика реализации проектов и ввода систем в промышленную эксплуатацию на № лет, и отправляют его в адрес подрядных организаций.
В соответствии с полученным запросом подрядные организации в срок до 28 февраля текущего года производят предварительную оценку стоимости реализуемых и планируемых к реализации проектов и услуг по сопровождению систем, находящихся в промышленной эксплуатации, в формате шаблона бюджета развития и сопровождения SAP на № лет (Приложение 3.1).
Подрядные организации представляют Службе проектов SAP:
• для обоснования стоимости проектов:
– укрупненные планы-графики проектов;
– расшифровки трудозатрат;
• для обоснования стоимости поддержки действующих систем:
– экспертные оценки с учетом развития системы и перевода изменений в промышленную эксплуатацию;
– стоимости поддержки действующих систем за предыдущие периоды.
После экспертизы и согласования полученной документации Служба проектов SAP в срок до 30 марта формирует бюджет развития и сопровождения SAP на № лет, согласовывает его Руководителем проектов SAP и утверждает Куратором проектов SAP.
В марте текущего года Служба проектов SAP включает утвержденные данные бюджета развития и сопровождения SAP в формирование бюджета Службы на № лет и, согласно Стандарту «Система сценарного планирования финансово-хозяйственной деятельности ОАО «Формула» на трехлетний период», в срок до 15 апреля текущего года представляют в экономическое управление рассчитанные прогнозные показатели для формирования базового прогноза финансово-хозяйственной деятельности ОАО «Формула» на № лет.
Бюджет развития и сопровождения системы SAP на № лет уточняется ежегодно с учетом выполненных задач.
2.3. Годовое планирование развития и сопровождения системы SAP
2.3.1. Формирование/ корректировка годового бюджета развития и сопровождения системы SAP
Для формирования годового бюджета развития и сопровождения системы SAP Служба проектов SAP на основании календарного плана-графика реализации проектов и ввода систем в промышленную эксплуатацию на № лет, и с учетом текущего состояния работ по внедрению проектов и сопровождению систем формируют план-график проектов и систем на планируемый год.
Ежегодный план-график реализации проектов и ввода систем в промышленную эксплуатацию включает:
• проекты, инициация которых предполагается в планируемом году в соответствии с утвержденной Концепции развития системы SAP;
• активные проекты, которые к концу планируемого года будут завершены;
• активные проекты, которые к концу планируемого года не будут завершены, с указанием планируемых к достижению на конец декабря следующего года параметров;
• принятые на сопровождение системы SAP.
С целью уточнения календарного плана-графика проектов и систем на планируемый год Служба проектов SAP в срок до 15 февраля текущего года формирует запрос с указанием плановой стоимости, подразделений, участвующих в проектах, предполагаемого количества пользователей и планируемых сроков реализации проектов (Приложение 3.2) и направляет его подрядным организациям по электронной почте или САДиЭД «Дело».
В срок до 28 февраля текущего года подрядные организации формируют и отправляют в Службу проектов SAP укрупненные календарные планы-графики для консолидации в ежегодный календарный план-график реализации проектов и ввода систем в промышленную эксплуатацию. К планам-графикам прикладываются документы с укрупненным описанием технических требований к обеспечению проектов (Приложение 3.3).
Служба проектов SAP консолидирует полученные от подрядных организаций данные и формирует ежегодный сводный уточненный календарный план-график, согласовывает его с Руководителем проектов SAP и утверждает Управляющим советом по проектам SAP.
Далее Служба проектов SAP отправляет утвержденный сводный календарный план-график и документы с описанием технических требований к обеспечению проектов Генеральному подрядчику в области поддержки и сопровождения системы SAP для определения потребности в совершенствовании технической инфраструктуры системы SAP.
Утвержденный ежегодный сводный календарный план-график является основанием для формирования Службой проектов SAP и отправки подрядным организациям запроса на подготовку пакета технико-коммерческих предложений.
Получив запрос на формирование пакета ТКП, подрядные организации проводят экспресс-обследование планируемого функционала или подразделения, на котором планируется внедрение функционала.
В случае планирования проекта, связанного с тиражированием системы, проводится обследование с целью выявления новых бизнес-процессов.