Корпоративный стандарт жизненного цикла системы SAP
Со стороны Заказчика и Исполнителя назначаются сотрудники, ответственные за проведение обследования и сбор информации.
Сотрудники подрядных организаций проводят интервью с ключевыми пользователями ОАО «Формула», владельцами бизнес-процессов, и на основе полученной информации формируют:
• отчет об обследовании, содержащий выводы по текущему уровню автоматизации рассмотренных функциональных областей, выводы о целесообразности автоматизации;
• ТЗ, в котором фиксируются:
– назначение и цели внедрения решения;
– характеристика объекта автоматизации;
– требования к системе:
требования к системе в целом (к структуре и функционированию системы; требования к пользователям системы; требования к надежности; требования к эксплуатации и техническому обслуживанию системы; требования к защите информации от несанкционированного доступа и т. д.);
требования к функциям (задачам), выполняемым системой;
– требования к видам обеспечения;
– содержание и состав работ по настройке системы;
– порядок контроля и приемки системы (виды тестирования, состав и объем тестирования, методы тестирования и фиксация результатов проведения тестирования, состав рабочей группы тестирования);
– требования к составу и содержанию работ по подготовке объекта автоматизации и вводы системы в действие;
– требования к документированию;
– источники разработки ТЗ;
– реестр бизнес-процессов (бизнес-операций) по функциональным областям с указанием ключевых пользователей и владельцев бизнес-процессов, ответственных за постановку задач по соответствующим бизнес-процессам, а так же согласование и приемку результатов по проектированию данных бизнес-процессов.
Отчет об обследовании и ТЗ по планируемым проектам являются основанием для разработки ТКП. Также при разработке пакета ТКП используется информация, полученная в результате:
• обсуждения имеющихся требований к совершенствованию и оптимизации системы SAP с ключевыми бизнес-пользователями;
• проведения интервью и рабочих встреч с Генеральным подрядчиком в области поддержки и сопровождения системы SAP;
• изучения материалов по аудиту действующих систем SAP, проведенному компанией SAP AG, аналитических статьей о текущем и перспективном развитии ОАО «Формула» и информации официального web-сайта ОАО «Формула».
ТКП должно содержать верхнеуровневое описание проекта, архитектурные решения, описание предлагаемой организации всех работ по проекту в рамках Концепции, в том числе:
• общую информацию о Генеральном подрядчике;
• основания для разработки ТКП/подготовки тендерной документации;
• объем проекта (функциональный, организационный, географический);
• методологию внедрения;
• описание результатов услуг по этапам;
• проектные роли и обязанности;
• требования к проектной команде со стороны ОАО «Формула»;
• условия, ограничения и риски;
• сроки проекта;
• стоимость проекта;
• предварительный план-график реализации проекта;
• шаблон типового договора (если требуется);
• иную, требуемую в рамках тендера, документацию.
Дополнительно для анализа и оценки предоставляются резюме предполагаемых членов проектной команды.
Подрядчики представляют пакет ТКП Службе проектов SAP в виде презентации, который оценивается Службой на предмет глубины проработки и соответствия потребностям компании. Кроме того оценивается компетенция проектной команды подрядчиков (оценка резюме), при анализе стоимости в т. ч. учитываются ставки консультантов.
Для согласования и утверждения пакета ТКП Служба проектов SAP организует совещание с участием подрядных организаций, по итогам которого фиксируются с разбивкой по каждому проекту:
• организационно-географический и функциональный объемы проектов;
• этапы и сроки проектов;
• организационная структура проектов, общее количество консультантов по проектам;
• квалификация и источник людских ресурсов от Заказчика и Исполнителя;
• предварительная оценка стоимости проектов;
• состав исполнительного комитета для координации работ по проектам;
• лицо, ответственное за проведение подготовительных работ;
• решение о подготовке приказа «Об организации проекта».
На основании:
• пакета предложенных подрядными организациями ТКП;
• ежегодного сводного календарного плана-графика проектов и систем SAP;
• бюджета Службы проектов SAP на развитие и сопровождение системы SAP, сформированного в предыдущем периоде;
• предложений по приобретению лицензий;
• внутренних пожеланий служб исполнительного аппарата
Служба проектов SAP в срок до 30 марта формируют годовой бюджет развития и сопровождения SAP (Приложение 3.4).
Годовой бюджет развития и сопровождения SAP согласовывается Руководителем проектов SAP и утверждается Куратором проектов SAP.
Показатели утвержденного годового бюджета развития и сопровождения SAP включаются в процессы формирования годового бюджета Службы проектов SAP, формирования плана затрат и заявки на включение в БДПС.
2.3.2. Годовое планирование развития технической инфраструктуры системы SAP
Для определения потребности в совершенствовании технической инфраструктуры системы SAP в ОАО «Формула» на планируемый год, в соответствии с утвержденным ежегодным календарным планом-графиком проектов и систем SAP, Служба проектов SAP направляет Генеральному подрядчику в области поддержки и сопровождения системы SAP запрос на проведение sizing-экспертизы технической архитектуры системы.
Если для выполнения экспертизы необходимы дополнительные сведения, отсутствующие в плане-графике проектов и систем, ГПС инициируют и отправляют в Службу проектов SAP запрос на предоставление требуемой информации.
После проведения экспертизы технической архитектуры системы (без увеличения оборудования или с увеличением оборудования), ГПС отправляет в Службу проектов SAP график предоставления оборудования (Приложение 3.5).
На основании полученного графика Служба проектов SAP формирует и отправляет в отдел управления сервисами ОАО «Формула» запрос на развитие инфраструктуры системы SAP.
Для реализации запроса на развитие инфраструктуры отдел управления сервисами:
• формирует план мероприятий по совершенствованию инфраструктуры;
• осуществляет планирование и расчет необходимых вычислительных мощностей, для обеспечения реализации новых проектов и поддержки систем, находящихся в промышленной эксплуатации;
• проводит аудит технических характеристик каналов передачи данных и их соответствия техническим условиям проекта (по запросу Службы проектов SAP);
• проводит аудит технических характеристик оборудования рабочих мест и их соответствия техническим условиям проекта (по запросу Службы проектов SAP).
Срок исполнения полученного запроса не должен превышать 30 дней.
Отдел управления сервисами оформляет все принятые решения отчетом о выполнении запроса на развитие инфраструктуры и вместе с указанием суммы, определенной по проектам SAP (с уточнением направлений расходования) в бюджете отдела, передают Службе проектов SAP для согласования.
Обсуждение и определение текущих возможностей и дополнительной потребности в вычислительных ресурсах может происходить в рамках технических совещаний по вопросам обеспечения вычислительными мощностями Центра обработки данных системы SAP на планируемый год.
2.3.3. Формирование плана списания затрат и заявки на включение в БДПС
Утвержденный годовой бюджет развития и сопровождения SAP является основанием для планирования экономики Службы проектов SAP, в том числе для формирования плана списания затрат (Приложение 3.6).
План списания затрат формируется ежегодно в срок до 15 апреля года, предшествующего планируемому году.
Общие затраты по внедрению и сопровождению решений SAP рассчитываются путем консолидации затрат по проектам и системам.
Списание затрат на услуги по внедрению и сопровождению системы SAP осуществляется следующим образом:
• затраты на внедрение решений SAP относятся на расходы будущих периодов до передачи проекта в промышленную эксплуатацию. Списание данных расходов будущих периодов на затраты производится с 1 числа месяца, следующего за месяцем издания приказа о вводе в промышленную эксплуатацию проекта SAP. Списание производится равными долями в течение 5 лет;
• затраты на приобретение лицензий, задействованных в решениях SAP по исполнительному аппарату ОАО «Формула» (ИА), относятся на расходы будущих периодов на балансе ИА. Списание данных расходов будущих периодов на затраты производится с 1 числа месяца, следующего за месяцем издания приказа о вводе в опытно-промышленную эксплуатацию проекта SAP. Списание производится равными долями в течение 5 лет;
• затраты на приобретение лицензий, задействованных в решениях SAP по структурным подразделениям, относятся на расходы будущих периодов на балансе ИА до передачи проекта в опытно-промышленную эксплуатацию. Передача структурным подразделениям и списание данных затрат производится с 1 числа месяца, следующего за месяцем издания приказа о вводе в опытно-промышленную эксплуатацию проекта SAP в данном структурном подразделении. Списание производится равными долями в течение 5 лет;
• расходы на сопровождение и управление изменениями действующих систем, затраты на SAP Support списываются единовременно.
Составление БДПС на год предполагает планирование будущих денежных операций с учетом возможных изменений условий деятельности Службы проектов SAP в следующем году и принятие мер по нейтрализации будущих негативных явлений.
Формирование заявки на включение в годовой БДПС осуществляется согласно «Положению о бюджетном управлении в ОАО «Формула». Заявка представляется в отдел финансового планирования в срок до 10 ноября года, предшествующего планируемому году. Форма заявки приведена в Приложениях 3.7, 3.8.
В рамках утвержденного БДПС Службы проектов SAP на год составляются текущие БДПС (на квартал, на месяц) (Приложения 3.9, 3.10) и в срок до 15 числа месяца, предшествующего планируемому периоду (квартал, месяц), представляются в отдел финансового планирования ОАО «Формула».
Текущее планирование позволяет оперативно реагировать на изменения внешних и внутренних факторов финансово-хозяйственной деятельности Службы проектов SAP.
2.4. Инициация работ по внедрению решений SAP
2.4.1. Общие положения
На основании утвержденного Управляющим советом SAP ежегодного плана-графика проектов и систем, бюджета Службы проектов SAP и отчета о выполнении запроса на развитие инфраструктуры Служба проектов SAP инициируют проект.
2.4.2. Формирование ТЭО
Начало работ на фазе инициации осуществляется формированием Службой проектов SAP запроса на создание Генеральным подрядчиком в области внедрения системы SAP технико-экономических обоснований проектов согласно утвержденному пакету ТКП.
ТЭО содержит информацию о причинах выбора предлагаемых к реализации процессов и решений, принятых в проекте, результаты от их внедрения и экономические расчеты эффективности.
Примерная структура технико-экономического обоснования содержит следующие разделы:
• исходные положения ТЭО;
• описание потребности во внедрении решения и функциональных возможностях каждой компоненты, которые будут использованы в проекте;
• обоснование расчета стоимости проекта;
• обоснование выбора технологии, программного обеспечения, вычислительных мощностей, количества лицензий;
• выводы и предложения, в которых дается общая оценка экономической целесообразности и перспектив от внедрения решения SAP.
ТЭО согласуется Руководителем проектов SAP, утверждается Куратором проектов SAP и является основанием для формирования проекта договора и приказа Генерального директора «Об организации проекта».
2.4.3. Приказ Генерального директора «Об организации проекта»
Если проект затрагивает только ОАО «Формула», то Приказ Генерального директора «Об организации проекта» оформляется по форме, приведенной в Приложении 3.11. Приказ готовится Службой проектов SAP, согласовывается с Руководителями служб исполнительного аппарата и/или структурных подразделений участвующих в проекте, и должен содержать следующую информацию:
• краткое описание целей и задач, которые должны быть решены в рамках проекта;
• определение объема проекта и подразделений, в которых будет реализован проект;
• определение Руководителя проекта со стороны ОАО «Формула»; определение состава Исполнительного комитета (если требуется) и генерального подрядчика (подрядчика); определение состава проектной группы;
• определение ответственных лиц, за постановку задачи, приемку работ, техническое обеспечение проекта;
• определение сроков выполнения проекта;
• определение лица, отвечающего за контроль исполнения приказа.
Если решение о реализации проекта касается структурных подразделений ОАО «Формула», то структурными подразделениями ОАО «Формула», входящие в организационный объем проекта, издаются внутренние приказы о старте проекта внедрения корпоративной информационной системы управления предприятием на базе программных продуктов компании SAP.
2.4.4. Договор на оказание консультационных услуг
Основанием для подготовки проекта договора является ТЭО, утвержденное Куратором проектов SAP.
Генеральный подрядчик в области внедрения системы SAP формирует и передает в Службу проектов SAP проект договора с приложением оценки (расчета) стоимости проекта и укрупненного календарного план-графика работ по проекту.
Проект договора согласовывается Службой проектов SAP и утверждается Главным инженером ОАО «Формула».
На данном этапе Генеральным подрядчиком в области поддержки и сопровождения системы SAP по согласованию с Руководителем проектов SAP назначается администратор проекта, выполняющий подготовку рабочих встреч по проекту, ведение протоколов совещаний, контроль исполнения принятых решений, оповещение ответственных лиц об их исполнении и т. д.
Приказ Генерального директора «Об организации проекта» и согласованный участниками договор являются основанием для реализации проекта.
3. Регламент реализации внедрения решений SAP
3.1. Общие положения
Настоящий регламент разработан согласно единой методологии управления проектов. В соответствии с данной методологией все работы, выполняемые в ходе процесса внедрения решений системы SAP, состоят из 6 этапов:
• 1 Этап – «Подготовка проекта»;
• 2 Этап – «Концептуальное проектирование»;
• 3 Этап – «Реализация»;
• 4 Этап – «Подготовка системы к опытно-промышленной эксплуатации»;
• 5 Этап – «Опытно-промышленная эксплуатация системы»;
• 6 Этап – «Переход к промышленной эксплуатации системы».
Регламент определяет порядок реализации проекта внедрения решений SAP в ОАО «Формула».
Целями документа являются:
• определение участников процесса реализации проекта внедрения решений SAP в ОАО «Формула»;
• регламентация процесса взаимодействия и разграничение полномочий участников в ходе реализации проекта внедрения решений SAP в ОАО «Формула».
3.1.1. Детализированный план-график работ по проекту
РП от ГПВ на основании календарного плана-графика работ по проекту детализирует и уточняет план-график выполнения работ в части сроков и ресурсов проекта согласно Регламенту ведения проектов в многопользовательской системе мониторинга проектов.
Полученный детализированный план-график работ по проекту является основой для более детального контроля содержания проекта, результатов, сроков и трудозатрат по проекту.
Уточнение ДПГ работ по проекту осуществляется в начале работ каждого этапа. Согласованный ДПГ и дальнейшие его изменения публикуются на едином информационном ресурсе МСМ.
3.1.2. Ведение журнала регистрации проблем проекта
На каждом этапе проекта ведется журнал регистрации проблем проекта, на основании которого оценивается работа проектной команды в процессе внедрения решений SAP, оценивается работа системы SAP, проводится корректировка несоответствий/дефектов и решение спорных вопросов. Журнал ведется в виде таблицы в соответствии с шаблоном (Приложение 3.12).
На этапе ОПЭ системы и последующих за ним этапах журнал регистрации проблем заполняется пользователями системы. Доступ к журналу регистрации проблем для фиксации ошибок и замечаний должен быть обеспечен ключевым пользователям системы SAP.
Ответственным за организацию ведения журнала регистрации проблем на этапах 1–4 является РП от ГПВ. Ответственным за организацию ведения журнала регистрации проблем на этапах 5–6 является РП от ТН. Ответственным за ведение журнала регистрации проблем является администратор проекта.
3.1.3. Проведение экспертной оценки документов этапа проекта
На каждом этапе проекта специалистами ГПС проводится экспертная оценка документов этапа. Экспертная оценка проводится по степени готовности варианта документа/ов. Сроки проведения экспертной оценки определяются планом-графиком по проекту.
Специалисты ГПС вносят замечания по документам в листы изменений и через администратора проекта передают их проектной группе ГПВ для внесения изменений или корректировки документов. Результаты экспертной оценки включаются в журнал регистрации проблем проекта.
В заключение каждого этапа РП от ГПВ формирует пакет документов этапа (в зависимости от перечня документов, зафиксированного в договоре) и вместе с листами изменений по результатам экспертной оценки ГПС через администратора проекта передает на согласование членам проектной команды.
3.1.4. Согласование пакета документов этапа проекта
На каждом этапе проекта формируются проектные документы, согласование которых может происходить как в конце каждого этапа пакетом документов, так и в течение этапа отдельными, готовыми к согласованию документами:
• в случае если замечания к документу/ пакету документов могут быть реализованы в рамках стандартной функциональности внедряемого объема системы, в документ/ пакет документов вносятся необходимые исправления и доработки. Новая версия документа должна быть утверждена в течение 2 рабочих дней после получения, если исправления соответствуют замечаниям, переданным ранее;
• в случае если замечания не могут быть реализованы в рамках стандартной функциональности внедряемого объема системы, ситуация выносится на статусное совещание по проекту. Участниками совещания являются сотрудники Службы проектов SAP, представители Служб ИА и/или СП, специалисты ГПВ и ГПС.
3.1.5. Сохранение документов этапа проекта в МСМ
После утверждения пакета документов этапа сотрудники Службы проектов SAP организуют процесс сохранения документов по проекту на едином информационном ресурсе МСМ согласно Регламенту ведения проектов в многопользовательской системе мониторинга проектов. Ответственным за ведение информации в МСМ является администратор проекта.
3.2. Этап 1 «Подготовка проекта»
Целью данного этапа является решение организационных вопросов и вопросов инфраструктуры, утверждение календарного плана проекта SAP.
Данный этап состоит из следующих работ:
• организация и проведение установочного совещания;
• определение организационной структуры проекта и формирование единой проектной команды;
• формирование Устава проекта, детализированного календарного плана-графика работ по проекту;
• формирование плана обучения проектной команды;
• согласование/утверждение и передача пакета документов 1-го этапа;
• завершение этапа «Подготовка проекта»;
• сохранение документов 1-го этапа «Подготовка проекта» в МСМ;
• организация и проведение совещания по результатам 1-го этапа и планируемым работам на 2-ом этапе.
На данном этапе работ формируются следующие документы:
• протокол установочного совещания;
• Устав проекта;
• детализированный календарный план-график работ по проекту;
• план обучения проектной команды;
• листы изменений к документам проекта;
• журнал регистрации проблем проекта;
• акт приема-передачи проектной документации;
• протокол закрытия выполненных работ по этапу;
• сопроводительное письмо о передаче документов на имя РП от ТН и Руководителя проектов SAP;
• акт выполненных работ 1-го этапа между ГПВ и ОАО «Формула»;
• протокол совещания по результатам 1-го этапа и планируемым работам на 2-ом этапе.
3.2.1. Проведение установочного совещания
На основании утвержденного Приказа Генерального директора «Об организации проекта» (п. 2.4.3 Регламента «Планирование развития и сопровождения, инициация внедрения решений SAP») проводится установочное совещание по проекту внедрения решений SAP.
Участниками совещания являются:
• сотрудники Службы проектов SAP;
• руководители Служб ИА и/или СП;
• специалисты ГПВ;
• специалисты ГПС.
На совещании Руководитель проектов SAP представляет участникам совещания руководителей проекта от Исполнителя и Заказчика, а также администратора проекта.
РП от ГПВ знакомит участников совещания с основными принципами ведения проекта, укрупненной структурой и границами проекта, рассказывает о планируемых на проекте работах.
Результатом совещания являются:
• ознакомление с ключевыми целями, географическим объемом, этапами, сроками и организационной структурой проекта;
• определение принципов взаимодействия участников проекта.
По результатам проведения совещания формируется протокол установочного совещания (Приложение 3.13).
3.2.2. Формирование единой проектной команды
В срок не более 3 рабочих дней после проведения установочного совещания РП от ГПВ формирует:
• перечень требований к составу проектной группы для участия в проекте со стороны ОАО «Формула»;
• перечень требований к составу проектной группы для участия в проекте со стороны ГПС;
• список участников проектной группы со своей стороны с указанием должности и опыта работы в проектах внедрения
и отправляет по электронной почте или факсу сформированные документы администратору проекта для последующей передачи РП от ТН, сотрудникам Службы проектов SAP, в Службы ИА и/или СП.
Формирование проектной группы происходит следующим образом:
• руководителями структурных подразделений и Служб ИА, включенных в организационный объем проекта, и участвующих в определении участников проектной команды, в срок не более 3 рабочих дней готовятся предложения по включению в состав проектной команды тех или иных специалистов. РП от ТН согласовывает и передает предложенный список администратору проекта для последующего согласования;
• ГПС в срок не более 3 рабочих дней после получения требований к составу проектной группы формирует список сотрудников, включаемых в единую проектную команду. Учитывается уровень подготовки каждого члена проектной группы, конкретная сфера деятельности, а также опыт работы сотрудников в проектах внедрения. Сформированные списки членов проектной группы ГПС передаются администратору проекта для последующего согласования;
Конец ознакомительного фрагмента.
Текст предоставлен ООО «ЛитРес».
Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию на ЛитРес.
Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.
Вы ознакомились с фрагментом книги.
Для бесплатного чтения открыта только часть текста.
Приобретайте полный текст книги у нашего партнера:
Полная версия книги