Бизнес с нуля. Советы практика
Рассмотренный нами финансовый план создания бизнеса услуг, несомненно, можно отнести к разряду супероптимистичных. Это следует из того, что ожидается получение полной предоплаты на два мероприятия вперед, что в феврале удастся не только закупить оборудование, арендовать помещения под офис и склад, набрать персонал, но еще и провести первый праздник. В жизни так не бывает. Оборудование поставят позже, людей найти не удастся, поиски помещения затянутся. Еще мои друзья указали мне, что снять офисное помещение в Санкт-Петербурге за 6 000 руб. в месяц нереально. Но, тем не менее, это уже план. Он уже показывает, что как минимум один раз понадобятся заемные средства в размере 48 000 руб., какие месяцы точно будут провальными, какими будут неснижаемые затраты. Теперь необходимо переработать данный план в духе соцреализма – посчитать, что произойдет, если администрация будет делать не предоплату, а оплату по факту проведения праздников, если не сделают предоплату на два мероприятия сразу. Подумать над возможными трудностями и постараться их учесть. Это будет нормальный вариант. Плохой – как долго удастся протянуть до получения первой оплаты от администрации и что вы будете делать, если будет только оплата по факту проведения мероприятий, а денег на закупку оборудования вообще не дадут.
В финансовом плане все строки являются вашим личным делом. Только вам решать, что вы туда внесете или не внесете. В представленном образце нет строки «Налоги» (налог на прибыль, НДС и др.). Подразумевается, что налоги будут отражены в строке «Разное». Лучше выделить для них отдельную строку. Налоги – это убытки, об этом иногда забывают. Можно отдельно вынести строку «Мобильная связь». Делайте как вам удобнее.
Отнеситесь к финансовой части бизнес-плана максимально скрупулезно и ответственно. Деньги – бензин бизнеса, без них не поедешь. Кроме всего прочего, финансовый расчет покажет вам ожидаемый уровень дохода от бизнеса. Он может оказаться слишком низок для вас. Одна моя знакомая занялась бизнесом в сфере услуг. Составила превосходный бизнес-план, но не просчитала зарплату персонала. Процент был взят без расчета, «на глазок». В результате полугодовой деятельности дело пошло неплохо, но ее доходы от бизнеса оказались несоизмеримо малы по сравнению с вложенными усилиями. Она слишком много отдавала рабочим. А платить меньше, как оказалось, было нельзя. Бизнес пришлось закрыть. Позже она сказала, что на момент планирования примерные цифры зарплат ей показались нормальными, и именно их она и не посчитала. А начинать второй раз всегда труднее (но эффективнее).
При составлении финансового плана помните, что бизнес вы строите не на год-два, а на десятилетия. Первоначально подробный финансовый план с разбивкой по месяцам составляется на два года исходя из того, что эти два года самые трудные для бизнеса. В это время идет его становление, вы набираетесь опыта, и в этот период бизнес особенно уязвим. Это будет краткосрочное планирование. Но уже в самом начале рассмотрения бизнеса желательно представлять себе, как он будет выглядеть через много лет, десятилетия, и каждый год пересматривать этот долгосрочный десятилетний план. Будете ли вы в дальнейшем составлять детальный финансовый план на каждый месяц или сделаете его укрупненным – дело ваше. Размер бизнеса и ваш опыт сами укажут вам степень подробности финансового плана.
В финансовом плане рекомендую ограничиться размером в тысячах рублей с округлением до одного знака после запятой. И при ведении реальной деятельности также не ставьте целью внести абсолютно точные суммы. Все равно в жизни цифры по остатку денег и расчетная величина не совпадут. Будет разница. Она возникает из-за мелких сумм. Например, начисление процентов на остаток на расчетном счете. Сумма рублей триста. Или какой-нибудь товарный чек на сумму 50 руб. Эти мелочи дают погрешность. Чем больше обороты организации, тем больше процент погрешности. При обороте в 50 000 руб. в месяц допустимо несовпадение на 1 000-1 500 руб., при обороте 1 млн руб. возможно расхождение на 5 000-7 000 руб. Величина определяется интуитивно. Если расчетная и действительная величины более или менее совпали, то вписываете фактический остаток по деньгам в графу остатка по счету и не тратите время и нервы. Если расхождения велики, необходимо разбираться. Некоторым педантичным натурам такой подход дается тяжело. У них все должно совпадать. Им трудно, но необходимо работать над собой и относиться к таким расхождениям как к неизбежности.
Еще один совет по финансовому планированию. Конечная цель плана, то есть предполагаемая прибыль, должна быть несколько выше гарантированной. Это не позволит вам расслабиться.
1.3.4. Выбор варианта решения
В процессе планирования и работы могут возникнуть какие-либо потребности – например, в транспорте, обслуживании компьютеров, компьютерных сетей и оргтехники, уборке помещений, питании коллектива, юридических услугах, обеспечении охраны и режима, снабжении офиса канцелярией и расходными материалами. Все указанные проблемы можно решить либо своим персоналом и своими силами, либо воспользоваться услугами сторонней организации, специалиста. Для меня более правильным является привлечение людей со стороны. Меньше штат – легче работать. Идеальная фирма – фирма без персонала. Выбрать оптимальное решение можно, например, при помощи сравнительного анализа. Несмотря на очевидную простоту и наглядность, этот метод используется редко. Вместо него применяется способ «на глазок», а то и вообще выбор осуществляется «на основании интуиции». Это неправильно, слишком дороги ошибки.
Разберем следующий пример. Допустим, вам необходимо произвести доставку товара от поставщика из другого города на свой склад, а затем нужно осуществить развозку по вашим покупателям.
Груз от поставщика (производителя) можно либо возить на своей машине, либо заказывать попутную машину, либо заказывать машину полностью для себя. При этом можно купить новую машину, можно б/у, можно взять в лизинг. Выбор есть, попробуем просчитать варианты. При подсчете часть данных загрубляем, чем-то пренебрежем. Рассмотрим покупку новой машины (в случае сб/у резко возрастают затраты на ремонт и обслуживание, что значительно усложнит расчет, а финансовый эффект не улучшит, просчитать лизинговую схему – главы не хватит). Кому необходимо уменьшить начальные вложения, тому придется самостоятельно просчитать вариант покупки б/у техники или лизинга. Исходные данные:
• период расчета – один календарный год;
• машина для расчета – КамАЗ с тентом грузоподъемностью 11 тонн;
• маршрут – Москва – Петербург протяженностью 750 километров в одну сторону.
Приступим:
Разовые затраты:
1. Покупка новой машины.
♦ покупка машины – 1 700 000 руб.;
♦ ОСАГО на один год – 6 000 руб.;
♦ Регистрация в ГИБДД – 2 500 руб.
Итого: 1 708 500 руб.
2. Ежемесячные затраты:
♦ Зарплата начальника автохозяйства – 25 000 руб./мес;
♦ Зарплата медицинского работника (совместитель) – 5 000 руб./ мес;
♦ Зарплата водителя (с учетом командировок) – 40 000 руб./ мес;
♦ Амортизационные отчисления (61 месяц) – 27 870 руб./ мес;
♦ Техническое обслуживание – 25 000 руб./мес.
Итого в месяц: 122 870 руб.
Итого за год: 122 870 х 12 мес = 1 474 400 руб.
Примечание. Техническое обслуживание взято весьма усредненно и не является базовым показателем. Реальные данные могут достаточно сильно отличаться, причем в меньшую сторону.
3. Затраты на один рейс по маршруту Москва-Петербург. Водитель выезжает в понедельник, во вторник встает под загрузку, в среду возвращается, в четверг разгружается, в пятницу производит техническое обслуживание машины или осуществляет развозку товара по клиентам, а чаще занимается какой-нибудь ерундой.
♦ 1500 км туда и обратно при расходе топлива 35 л на 100 км: 525 л по цене 20 руб./л с округлением в большую сторону – 10 500 руб.;
♦ командировочные по 500 руб. за три дня – 1 500 руб.;
♦ стоянка автомобиля две ночи по 150 руб. – 300 руб.
Итого один рейс: 12 300 руб.
За месяц можно сделать четыре рейса. Считаем, что машина новая и ломаться не будет, поэтому коэффициент простоя не вводим.
Итого за месяц: 49 200 руб.
Подводим итог.
4. Разовые вложения составят 1 474 400 руб.
5. Ежемесячные затраты, с учетом четырех рейсов в месяц составят 172 070 руб.
При этом есть альтернативная возможность – перевозка чужой машиной попутным грузом. Просматриваем газету в разделе «Грузоперевозки», обзваниваем часть фирм, получаем стоимость и графики перевозок. Определенную проблему представляет доверенность на получение груза у поставщика, но ее чаще всего удается решить. Кроме доставки попутным грузом есть еще доставка сборным грузом через экспедиторскую фирму. Этот способ наиболее эффективен при небольших объемах – терпимо по цене, безналичная оплата, есть все документы на перевозку. Замечательный вариант, однако рассматривать будем попутный груз на всю машину. (Но свой вариант вы можете просчитать.)
• стоимость попутного груза по маршруту Москва – Санкт-Петербург при оплате наличными – 18 000 руб.;
• за месяц (четыре рейса) – 72 000 руб.;
• при оплате безналичным расчетом дороже на -18 % (НДС) = = 21 240 руб. Разница при расчете наличными или безналичными деньгами возникает из-за НДС. Наличные вы платите неучтенные (черные);
• при четырех рейсах с оплатой с НДС в месяц получается – 84 960 руб./мес.
Подводим итог. Ежемесячные затраты на содержание собственной машины составляют 172 070 руб., наемной машины с попутным грузом – 84 960 руб. с учетом НДС. Ежемесячные затраты можно немного снизить, но незначительно. В данном варианте намного выгоднее пользоваться услугами по доставке попутного груза. Если удается загрузить машину более эффективно, то выбор может поменяться.
При оплате наличными на данном маршруте машину найти не проблема. При безналичной оплате возникают небольшие временные трудности, но если вы пользуетесь этой услугой регулярно, данная проблема вас минует.
В небольших городах либо если на необходимом маршруте нет регулярного сообщения, попутный груз может оказаться проблемой. Иногда таких вариантов просто нет. Остается экспедирование груза или заказная машина. Для сравнения: машина по маршруту Санкт-Петербург – Москва – Санкт-Петербург обойдется уже примерно в 28 000 руб. наличными или 33 000 руб. по безналичному расчету. Итого за месяц – 112 000 руб. наличными или 132 160 руб. по безналичному расчету.
Кроме разницы в цене есть дополнительные сложности:
• Необходимость открытия и содержания автохозяйства. Эту проблему мы рассмотрим отдельно в главе 13 «Автомобиль на балансе организации».
• Определенное усложнение работы организации и бухгалтерского учета, связанное со списанием запасных частей, различных расходных материалов, дополнительных расходов по командировкам и авансовым отчетам.
• Необходимость содержания отдельного сотрудника, ответственного за автохозяйство, что при наличии одной машины неэффективно, либо более квалифицированного главного инженера с соответствующим окладом.
• Машину необходимо где-то ставить и обслуживать.
• Осознание того, что данный автомобиль стареет, дешевеет, затраты на его содержание возрастают. Если он новый, то после интенсивной эксплуатации необходимо от него вовремя избавиться и снова купить новый.
• Несение всех рисков, связанных с владением собственной техникой: вероятность поломки, аварии, угона, болезни водителя.
Последний пункт нельзя недооценивать. Заболел водитель, и ваша машина встала. А авария – выброшенные на ветер деньги. Грузовую технику страхуют не все.
Обобщим вышеизложенное. На мой взгляд, если затраты примерно одинаковы либо затраты на наемный автомобиль чуть выше, не следует покупать собственный. Оценивать надо затраты по году (затраты за 3–5 лет еще более показательны), дополнительных проблем достаточно много. Из-за одной машины заводить автохозяйство чаще всего невыгодно.
Похожие алгоритмы используются и при решении других задач. Кроме финансовых и организационных моментов, влияющих на принятие решения, есть еще более тонкие, нематериальные. Все, что можно отнести к аутсорсингу (привлечение к работам и услугам сторонних организаций, специалистов), должно быть отдано на сторону. Данный подход позволяет избежать дополнительных рисков, связанных с собственной службой. Если на вас работает наемная организация, вы меньше зависите от одного-двух человек. Система становится более устойчивой. Если вас не устраивает качество выполняемых работ, оказываемых услуг, можно найти другого подрядчика. Процесс увольнения сотрудника более сложен и менее комфортен, чем прекращение договора на обслуживание. Кроме того, даже если затраты будут одинаковыми при приеме в штат человека и при заключении договора с организацией, необходимо проанализировать загрузку персонала. К примеру, вам нужен системный администратор для обслуживания компьютерной сети, оргтехники и настройки программного обеспечения. Вы можете нанять человека на работу, а можете заключить договор на обслуживание с организацией. В обоих случаях затраты будут одинаковые. Но вы знаете (неважно откуда), что специалист будет загружен три рабочих дня из пяти. Соответственно два свободных дня он будет болтаться по организации, отвлекать персонал разговорами, дополнительными перекурами, злить людей (они работают, а он получает зарплату неизвестно за что), лазить в Интернет и расходовать трафик, т. е. мешать и приносить косвенные убытки. В этом случае аутсорсинг является более правильным выходом.
Еще одним удобством при работе со сторонней организацией становится возможность закрытия направления в работе в любой момент. Если вы решили прекратить доставку автомобильным транспортом и перейти полностью на железную дорогу и доставку транспортом поставщика, то при найме посторонней машины достаточно расторгнуть договор. Со своей же машиной проблем больше: ее надо продать, водителя уволить, запчасти и расходные материалы куда-то пристроить. И так во всем.
Заключительным доводом является то, что каждый должен заниматься своим делом и делать то, что у него получается лучше, чем у других. Поэтому вам необходимо сконцентрироваться на бизнес-идее, на том, что приносит вам деньги, а все прочее отдать в чужие руки – естественно, в разумных пределах. Разумный предел определяется экономической эффективностью, тем, как тот или иной процесс вписывается в технологический цикл вашего бизнеса, и способностью рынка недорого предоставить требуемую услугу приемлемого качества. Я долго не мог разобраться, почему хлебозаводы Санкт-Петербурга желают уйти от самостоятельной развозки хлеба и перейти на обслуживание. При этом им все равно приходилось содержать свой автопарк, так как качество услуг «ХлебТранса» их не устраивало. Я искренне не понимал, зачем им это надо. Ведь за услугу необходимо платить, транспортные расходы достаточно высоки. Если услуга покупается, то она входит в себестоимость хлеба, и он будет стоить дороже. Мне понадобилось несколько лет и немалое количество шишек, чтобы понять, что дело хлебозавода – печь хлеб, а собственное автохозяйство отвлекает от основного процесса. Также учитывайте, что договорные отношения со сторонними организациями полностью подконтрольны и абсолютно прозрачны по затратам. Внутренние же затраты проконтролировать уже сложнее, а ограничить подчас и невозможно. У своего отдела всегда будут находиться аргументы на то или иное действие. Со сторонней организацией иметь дело проще. Вы договорились на конкретную сумму, и как они будут выполнять обязательства, вас не касается.
Резюмируем.
• Варианты необходимо просчитывать по затратам и экономической эффективности.
• Кроме прямых затрат необходимо учитывать косвенные.
• Затраты необходимо суммировать за длительный период.
• Обязательно необходимо учитывать занятость персонала.
• Работа по аутсорсингу дает большее разнообразие вариантов выбора и возможностей.
• При работе по аутсорсингу затраты на обслуживание полностью понятны, подконтрольны и более предсказуемы.
• Уменьшение загрузки собственной бухгалтерии (меньше обрабатываемой первичной документации, меньше сотрудников для расчета зарплаты и т. д.).
1.4. Внешние заимствования. Кредиты, кредитные линии, овердрафты
В процессе развития и существования бизнеса вам так или иначе придется работать с внешними заимствованиями – хотите вы этого или нет. Займы бывают разные. Если вам поставляют товар с отсрочкой платежа, если вам удалось договориться на размещение рекламы, а оплачиваете вы ее в рассрочку, то все это – кредиты. Если вам произвели предоплату, а вы производите отгрузку спустя некоторое время, то и это кредит. Эти виды кредитов мы рассмотрим кратко в конце главы, так как, несмотря на их очевидную простоту и привлекательность, есть некоторые правила, которые необходимо выполнять при работе с товарными кредитами.
Сейчас переходим к денежным кредитам, – достаточно интересному и по-прежнему, для части бизнесменов, пугающему предмету. Многие из нас имели и имеют дело с потребительским кредитованием. При этом с потребительскими кредитами многие работают, совершенно не боясь последствий, невзирая на высокие процентные ставки и запутанные условия предоставления. Но когда заходит речь о кредитовании своего предприятия, ситуация кардинально меняется. До сих пор часть бизнесменов относится к кредитованию своего бизнеса резко отрицательно. Но это не всегда оправданная точка зрения, и они теряют в развитии своего дела.
Почему так важны денежные кредиты? Только они иногда способны спасти предприятие и только они позволяют бизнесу развиваться действительно быстро.
Разберем оба тезиса.
Первый: только кредиты иногда способны спасти ваш бизнес.
Примечание. Приведенные в примере кредитные ставки являются условным ориентиром, так как проценты отличаются по регионам, банкам, залогам, личным договоренностям и прочим параметрам.
Почему кредит может быть спасителем вашего бизнеса? Рассмотрим самую простую ситуацию. Вы отгрузили товар, деньги вовремя не поступили. Вам необходимо закупить новый товар (сырье, материалы, оборудование), оплатить аренду, налоги, выплатить зарплату. Причем, как обычно, все это нужно проделать одновременно. Ваш контрагент задерживает оплату, а вы несете значительные убытки. Резервные средства, может быть, и есть, но трогать их не хочется. Взяв стабилизационный кредит на погашение долгов, вы переживете кризисный период. Естественно, потери будут, особенно при небольшом кредите, когда он нужен срочно и ненадолго – его дадут под достаточно высокий процент.
Предположим, что вы произвели отгрузку (оказали услугу) на сумму 400 000 руб. и ваш должник обещает расплатиться в течение двух месяцев. Брать деньги в долг необходимо с достаточным запасом, как по времени, так и по сумме. Раз дебитор (должник) не отдал сразу, значит, может задержать еще раз. Сумма должна слегка превышать рассчитанные вами затраты, так как они окажутся выше – все учесть невозможно. Исходя из цифры долга в 400 000 руб., берем в банке 500 000 руб. Процентная ставка составит 21 % годовых. Деньги берем на четыре месяца. Если не расплатятся за эту поставку, то можно будет выкрутиться с помощью других клиентов. Данный пример не учитывает того, какими долями и в какие сроки будет производиться погашение кредита, поэтому предполагаем равномерное погашение. За четыре месяца будет насчитано процентов 35 000 руб., по 8 750 руб. в месяц. Это будет ваш чистый убыток. В теории его необходимо возместить через взимание штрафных санкций с должника. В жизни это делается нечасто. Штрафные санкции – это конфликт, не всегда и не все могут давить на покупателей (заказчиков).
Еще раз обратите внимание: ваши потери за четыре месяца составят 35 000 руб. Но заявленная сумма в 500 000 руб. с запасом перекрывает затраты и позволяет выйти из кризиса. Если брать только 400 000 руб., проценты составят 28 000 руб. Экономия в 7 000 руб. за четыре месяца, по 1 750 руб. в месяц, может выйти боком. Если будет понятно, что вы взяли деньги с запасом и он вам не понадобится, возвращайте излишек раньше и экономьте на процентах. Учтите, что если вы не берете кредит и не платите проценты, все равно придется как-то решать проблемы, связанные с выплатой зарплаты, уплатой налогов, оплатой материалов, товаров, сырья. Удается выкрутиться без кредитования – отлично, не удается – берите в долг.
Второй тезис: только кредиты позволяют бизнесу развиваться действительно быстро.
Здесь все достаточно просто. Вы значительно добавляете в свою фирму денег, она увеличивает обороты, и вы получаете дополнительную прибыль. Обернув кредитные деньги многократно за время их пользования, вы приращиваете собственные средства. Самое простое сравнение – это потребительское кредитование. Купили в кредит автомобиль. Постепенно выплатили, а машина осталась, и вы на ней еще долго ездите.
При получении кредита оборачиваемость денег должна быть больше, чем срок возврата займа. Вы берете длинный кредит и многократно оборачиваете его. При этом ваша торговая наценка по году должна быть больше, чем годовые проценты по кредиту. Эта величина показывает, что вы действительно способны расплатиться по кредиту. Больше эта информация ничего не дает.
На удорожание кредита влияет схема выплаты (аннуитетная или с равномерной выплатой тела кредита), оценка залога, страхование залога. Встречается плата за рассмотрение заявки и омиссия за все подряд (открытие счета, сопровождение и пр.). На удешевление может влиять досрочное погашение кредита.
Главная проблема при работе с денежными кредитами состоит в том, что деньги являются универсальным инструментом. С их помощью можно решать почти все проблемы в бизнесе. Поэтому кредит может использоваться не на то, что предполагалось. В результате задачи, под которые брался кредит, не будут выполнены. Кредит можно использовать исключительно по целевому назначению. Деньги по кредиту достаточно дорогие и рискованные. Конечно, каждому банку не нужен ваш залог. Банки работают с деньгами, это их бизнес. Залог для банка – проблема. До той поры, пока вы платите по кредиту и есть вероятность в более-менее реальные сроки погасить его, банк не будет накладывать арест на ваш залог. Исключение составляют очень хорошие залоги, обычно это высоколиквидная дорогая недвижимость, и не самые порядочные банки. Но если банку ясно, что вы, взяв кредит, не сумеете его погасить, ваш залог обречен, – заберут. В ситуации с кредитом рискуют все. Банк рискует своими деньгами, вы – своим залогом.
Поэтому:
1. Прежде чем взять кредит, необходимо хорошо просчитать его экономическую эффективность и оправданность.
2. Срок привлечения кредита должен соответствовать решаемой задаче. Ни к чему брать кредит на год, если необходимо пополнить месячный запас товара. На оборудование со сроком амортизации пять лет кредит на два года может оказаться мал. В первом случае – переплата, во втором – нехватка собственных средств.
3. Кредит тратится только на то, на что берется. Как бы трудно ни было, ни на какие другие цели тратить его нельзя.
4. Выстраивание «кредитных пирамид» недопустимо.
5. Все пункты кредитного договора тщательно изучаются с юристом. Вы должны знать условия досрочного погашения, условия пролонгирования и штрафные санкции, а также какие обременения будут наложены на залог и условия наложения ареста.
6. Все изменения по кредиту необходимо фиксировать письменно в виде приложений к договору. Если вы по каким-либо причинам задержали выплаты и договорились с инспектором кредитного отдела банка об изменении схемы погашения кредита, все должно быть оформлено письменно.
7. Выплаты по кредиту должны тщательно контролироваться. Как налоги.
8. Правильнее, проще и эффективнее выплачивать тело кредита частями в течение срока действия кредита, чем разово в конце.
9. Работу над получением кредита необходимо начинать загодя, так как в первый раз на это может уйти 2–3 месяца.
10. В первый раз лучше взять небольшой кредит для уменьшения риска, связанного с обучением работы с кредитом.
В целом работать с кредитами правильно и выгодно. Если вы получите хорошую кредитную историю, то с каждым следующим кредитом будет легче и легче. Ставки будут снижаться, время на оформление кредита будет уменьшаться, срок пользования кредитом будет увеличиваться. Это достаточно актуально, особенно если у вас плохо с залогом. Охотнее всего банки кредитуют под залог недвижимости. Такое счастье выпадает не всем. Далее идут оборудование, машины, механизмы, товар, чье-нибудь поручительство, деньги на расчетном счете. Последнее тоже реально. Если вы в целом показываете стабильный оборот за длительный период, то вам могут дать до половины месячного оборота на полгода. Мало, но уже лучше, чем ничего, – вас же кредитуют под вероятность.