? при объединении в одном деле документов-приложений к какому-либо документу или группе документов
4
Термин «Дело» используется в заголовке при объединении в деле различных видов документов по одному вопросу, связанных последовательностью его решения, а также в названиях личных, судебных, арбитражных дел
5
В заголовках дел с перепиской указываются корреспондент или корреспонденты, если переписка ведется с одним, двумя или тремя корреспондентами, и содержание вопроса, по которому ведется переписка.
Если переписка ведется с более чем 3 однородными корреспондентами, они могут быть названы в заголовке обобщенно.
Если переписка ведется с более чем 3 разнородными корреспондентами, их названия в заголовке, как правило, не указываются.
В заголовках, содержащих плановую или отчетную документацию, указываются число, месяц, квартал, год, на (за) который составлены документы
6
Заголовки в разделах (подразделах) номенклатуры дел систематизируются по группам в зависимости от значимости и взаимосвязи дел в следующем порядке:
? НПА (декреты и указы Президента, законы, постановления Совета Министров и др.);
? учредительные документы организации (уставы, положения, свидетельства о регистрации и др.);
? распорядительные и методические документы вышестоящих организаций (постановления, приказы, указания и др.);
? распорядительные документы организации (приказы, распоряжения и др.);
? организационные документы (штатные расписания, положения, инструкции, правила и др.);
? протоколы;
? планы;
? отчеты;
? договоры;
? справочно-информационные документы (акты, справки, информации, сводки и др.);
? переписка;
? учетно-регистрационные формы
7
В процессе формирования дел заголовки могут уточняться
ВАЖНО!
Не допускается использовать в качестве заголовков формулировки, не отражающие состав и содержание документов, включенных в дело («Материалы», «Документальные материалы», «Разные документы», «Финансовые документы», «Общая переписка» и т.п.), и определения, в которых вид документа заменен действием («Исследование …», «Рассмотрение …», «Обеспечение …» и т.д.) (подп. 165.2 п. 165 (https://normativka.by/lib/document/500063426/rev/20191023) Инструкции № 4)
Графа 3 «Количество дел (томов, частей)»
Заполняется в конце делопроизводственного года, указывается количество дел (томов, частей), заведенных в организации в течение года под соответствующим заголовком (подп. 165.3 п. 165 (https://normativka.by/lib/document/500063426/rev/20191023) Инструкции № 4)
Графа 4 «Срок хранения дела (тома, части) и номера пунктов (статей) по перечню»
Указываются сроки хранения дел, номера пунктов и (или) статей согласно НПА, ЛПА (подп. 165.4 п. 165 (https://normativka.by/lib/document/500063426/rev/20191023) Инструкции № 4)
Примечание. Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях документов с указанием сроков хранения, определяются Центральной экспертной комиссией, экспертной комиссией организаций по согласованию с органами архивного дела и делопроизводства и государственными архивами (для организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов) или Центральной экспертной комиссией вышестоящих организаций (для иных организаций)
Графа 5 «Примечание»
Проставляются отметки:
? о переходящих делах;
? о незаведении дел;
? о передаче дел в другую организацию или структурное подразделение для продолжения;
? о выделении дел к уничтожению;
? об утрате дел;
? о лицах, ответственных за формирование дел;
? о передаче в архив организации дел временного (до 10 лет) хранения;
? о датах и индексах протоколов заседаний Центральной экспертной комиссии, экспертной комиссии организации, в соответствии с которыми установлены сроки хранения документов, не отраженных в перечнях типовых документов, и др. (подп. 165.4 п. 165 (https://normativka.by/lib/document/500063426/rev/20191023) Инструкции № 4)
1
В конце сводной номенклатуры дел перед реквизитом «Подпись» указываются названия НПА, использованных при определении сроков хранения дел
2
По окончании делопроизводственного года службой ДОУ организации в конце сводной номенклатуры дел составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел по форме согласно приложению 12 (https://normativka.by/lib/document/500063426/rev/20191023) к Инструкции (https://normativka.by/lib/document/500063426/rev/20191023) № 4. Итоговые записи к номенклатурам дел структурных подразделений (общественной организации) составляются по этой же форме и подписываются руководителями этих подразделений (общественной организации) (п. 167 (https://normativka.by/lib/document/500063426/rev/20191023) Инструкции № 4)
8.2. Формирование дел
Правила формирования распорядительных документов
1
Приказы и распоряжения по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам группируются в отдельные дела и систематизируются в порядке возрастания их номеров
2
