Номенклатуры дел составляются:
? на дела всей организации (сводная номенклатура дел);
? на дела каждого структурного подразделения (п. 152 (https://normativka.by/lib/document/500063426/rev/20191023) Инструкции № 4)
Номенклатура дел структурного подразделения
Сводная номенклатура дел
Составляется по форме согласно приложению 11 (https://normativka.by/lib/document/500063426/rev/20191023) к Инструкции (https://normativka.by/lib/document/500063426/rev/20191023) № 4 (ч. 1 п. 158 (https://normativka.by/lib/document/500063426/rev/20190322) Инструкции № 4)
Составляется службой документационного обеспечения управления (далее – служба ДОУ) на основе номенклатур дел структурных подразделений по форме согласно приложению 10 (https://normativka.by/lib/document/500063426/rev/20191023) к Инструкции (https://normativka.by/lib/document/500063426/rev/20191023) № 4 (ч. 1 п. 153 (https://normativka.by/lib/document/500063426/rev/20191023) Инструкции № 4)
Согласовывается заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив), экспертной комиссией этого подразделения (при ее наличии), а после подписывается руководителем подразделения (ч. 2 п. 158 (https://normativka.by/lib/document/500063426/rev/20191023) Инструкции № 4)
Подписывается руководителем службы ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ), согласовывается с заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив), экспертной комиссией или Центральной экспертной комиссией организации и утверждается руководителем организации до 1 января года, на который составлена (ч. 2 п. 153 (https://normativka.by/lib/document/500063426/rev/20191023) Инструкции № 4)
После утверждения сводной номенклатуры дел из нее делаются выписки по разделам. Заверенные в установленном порядке выписки передаются в структурные подразделения организации для использования при формировании и учете дел, заводимых в этих структурных подразделениях (п. 157 (https://normativka.by/lib/document/500063426/rev/20191023) Инструкции № 4)
Примечание. При составлении номенклатуры дел используются:
? устав организации (положение о ней);
? положения о структурных подразделениях;
? штатное расписание;
? планы и отчеты о работе организации и структурных подразделений;
? должностные инструкции работникам;
? типовые и примерные номенклатуры дел;
? номенклатуры дел за предыдущие годы;
? регистрационные формы;
? справочные картотеки;
? перечни документов с указанием сроков хранения.
Также при составлении необходимо изучить состав, количество и содержание документов и дел, образующихся в процессе деятельности организации (п. 160 (https://normativka.by/lib/document/500063426/rev/20191023) Инструкции № 4)
Документы, включаемые в номенклатуру дел
В номенклатуру включаются
В номенклатуру не включаются
? заголовки дел постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения;
? учетно-регистрационные формы (журналов, книг) и справочных картотек;
? документы, образующиеся в деятельности временно действующих коллегиальных органов (комиссий, советов и т.п.) и общественных организаций (ч. 1 (https://normativka.by/lib/document/500063426/rev/20191023), 2 п. 161 (https://normativka.by/lib/document/500063426/rev/20191023) Инструкции № 4)
? Национальный реестр правовых актов и другие сборники НПА;
? печатные издания (брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы и т.д.);
? указатели и другие вспомогательные документы (ч. 3 п. 161 (https://normativka.by/lib/document/500063426/rev/20191023) Инструкции № 4)
Графы номенклатуры
Графа 1 «Индекс дела»
Указываются индексы дел, которые состоят из условного обозначения (индекса) раздела (подраздела) номенклатуры дел и порядкового номера дела в пределах данного раздела (подраздела) (подп. 165.1 п. 165 (https://normativka.by/lib/document/500063426/rev/20191023) Инструкции № 4), например, 1-1, 1-2.
При необходимости составные части индекса могут дополняться цифрой «0», например, 01-01, 01-02
Графа 2 «Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части)»
Указываются названия разделов (подразделов) и заголовки дел
Оформление заголовков
1
Заголовки дел должны соответствовать содержанию и составу включаемых в них документов, быть краткими, конкретными и доступными для восприятия, а также содержать указание рода заводимого дела (документ, переписка, дело) или разновидности документов (приказы, протоколы, планы, отчеты, акты и др.) и название темы (содержания дела)
2
В заголовки определенных категорий дел могут дополнительно включаться:
? указание автора документа (полное, сокращенное или видовое наименование организации, структурного подразделения или должностного лица);
? указание адресата или корреспондента документов;
? географическое название населенного пункта или территории, с которой связано содержание документов дела;
? даты (период), к которым относится содержание документов дела;
? указание на копийность документов, включенных в дело
3
Термин «Документы» используется в заголовке:
? при группировке в дело различных видов документов по одному вопросу, не связанных последовательностью делопроизводства. В конце заголовка в скобках указываются 2–3 основных вида документов, включенных в дело;
