Приказы и распоряжения по личному составу группируются в отдельные дела в зависимости от сроков их хранения
Правила формирования других документов
1
Протоколы в делах систематизируются по хронологии в порядке возрастания номеров
2
Планы, отчеты, сметы, титульные списки группируются отдельно от расчетов к ним.
Планы и отчеты группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления, а планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в дела по начальному году их действия, отчеты о выполнении таких планов формируются в дела по последнему году действия плана
3
Дела с перепиской, поручениями и документами об их выполнении формируются по вопросно-логическому принципу, предусматривающему расположение документов в логической последовательности решения вопроса: первым помещается инициативный документ (запрос или поручение), за ним – документ-ответ
4
Лицевые счета группируются в самостоятельные дела в пределах года и систематизируются по алфавиту фамилий
8.3. Хранение документов
Порядок хранения документов
1
Дела хранятся в структурных подразделениях (у должностных лиц) по месту формирования с момента заведения и до передачи в архив организации или уничтожения после истечения сроков временного хранения дела (п. 213 (https://normativka.by/lib/document/500063426/rev/20191023) Инструкции № 4)
2
Дела хранятся в рабочих комнатах и (или) специально отведенных для этой цели помещениях в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света
3
Личные дела хранятся в кадровой службе отдельно от других дел по порядку номеров либо в алфавитном порядке (п. 19 (https://normativka.by/lib/document/500043453/rev/20180130) Инструкции № 2). Оперативному хранению подлежат личные дела только на работающих сотрудников, личные дела уволенных хранятся в архиве в алфавитном порядке
4
Трудовые книжки (вкладыши к ним, дубликаты) хранятся в специально оборудованных местах (в несгораемых шкафах, сейфах) (п. 80 (https://normativka.by/lib/document/500063426/rev/20191023) Инструкции № 40)
5
Документы и дела, находящиеся на оперативном хранении, могут выдаваться в пользование в пределах организации другим структурным подразделениям организации, сторонним организациям и в случаях, определенных действующим законодательством, гражданам (п. 215 (https://normativka.by/lib/document/500063426/rev/20191023) Инструкции № 4)
Примечание. Изъятие документов из дел постоянного хранения производится с обязательным включением в дело заверенной копии изъятого документа
6
Текущее хранение документов осуществляется в подлинниках. Копии приказов по личному составу, в свою очередь, дополнительно помещаются для хранения в личные дела работников
Сроки хранения некоторых обязательных кадровых документов
Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (п. 12 (https://normativka.by/lib/document/500168380/rev/20210709) примечаний к Перечню (https://normativka.by/lib/document/500168380/rev/20210709) № 140)
1
ПВТР
1 год после замены новыми (п. 491 Перечня № 140)
2
Трудовые договоры (контракты)
3 года после окончания срока действия трудовых договоров, контрактов (контракты с госслужащими – 55 лет) (п. 676 Перечня № 140)
3
Штатное расписание
? в госорганах, иных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организациях, у ИП – постоянно;
? в госорганизациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, – 10 лет (п. 33 Перечня № 140)
4
Приказы (распоряжения)
По основной деятельности:
? постоянно (в госорганах, иных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организациях, у ИП);
? 10 лет (в госорганизациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов).
По личному составу – 3 года, 55 лет.
По административно-хозяйственным вопросам – 3 года (п. 21 (https://normativka.by/lib/document/500168380/rev/20210709) Перечня № 140)
5
Трудовые книжки работников
До востребования, а невостребованные – не менее 50 лет (п. 646 (https://normativka.by/lib/document/500168380/rev/20210709) Перечня № 140)
6
Табель учета использования рабочего времени
