Кадровое делопроизводство
2
Для регистрации внутренних документов можно завести отдельный журнал или при небольшом количестве документов регистрировать в одном журнале с исходящими документами
3
Регистрационные формы могут заводиться на каждый из внутренних типов документов:
● журнал (книга) учета личных дел;
● журнал регистрации должностных инструкций;
● журнал регистрации договоров и др.
Регистрация распорядительных документов
1
Распорядительные документы по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам регистрируются отдельно от других внутренних документов (подп. 142.3 п. 142 Инструкции № 4)
2
Распорядительные документы по личному составу, для которых законодательством установлены разные сроки хранения, регистрируются отдельно:
● приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет – порядковый регистрационный номер, дополненный литерой «к»;
● приказы по личному составу со сроком хранения 3 года – порядковый регистрационный номер, дополненный литерой «л»
7.2. Табель учета использования рабочего времени
Требования к оформлению табеля учета использования рабочего времени
В соответствии с ч. 1 ст. 133 ТК наниматель обязан организовать учет явки работников на работу и ухода с нее. Как правило, учет явок на работу и ухода с нее ведется в табелях учета использования рабочего времени. Законодательством не определена форма табеля учета использования рабочего времени, поэтому наниматель вправе самостоятельно утвердить форму, в т.ч. установить условные обозначения, применяемые при его заполнении, путем издания приказа об утверждении унифицированной формы табеля учета использования рабочего времени
Шапка документа
Включает полное наименование организации, наименование структурного подразделения, код формы, название, дату документа и гриф утверждения
Реквизит «Код организации»
1
Код организации проставляется на верхнем поле справа на первом листе документа (п. 38 Инструкции № 4)
2
Органы государственной власти и управления проставляют код по ОКРБ 004-2014
3
Иные организации проставляют код по ОКРБ 018-2003
Примечание. Необходимость проставления кода по ОКРБ 004-2014 или ОКРБ 018-2003 на бланках определяется организацией (п. 38 Инструкции № 4)
Реквизит «Код документа»
1
Код документа проставляется на верхнем поле справа под кодом организации
2
При составлении конкретных документов код проставляется на тех из них, унифицированные формы которых включены в ОКРБ 010-95 (п. 39 Инструкции № 4)
3
При необходимости организации могут самостоятельно разрабатывать унифицированные формы документов, не разработанные на общегосударственном уровне, осуществлять кодирование этих форм с последующим включением их в локальные классификаторы и использовать разработанные коды унифицированных документов при оформлении реквизита «Код документа»
Примечание. Необходимость проставления кода документа определяется организацией (п. 39 Инструкции № 4)
Реквизит «Наименование организации»
1
Наименование организации обозначает автора документа, которым является юрлицо, создавшее документ, и указывается в точном соответствии с уставом, положением о ней
2
Сокращенное наименование организации может указываться в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации, – помещается ниже полного и заключается в скобки
Примечание. Документ, подготавливаемый совместно 2 и более организациями, оформляется на чистом стандартном листе бумаги, и наименования организаций располагаются в соответствии с их полными официальными наименованиями в верхней части документа на одном уровне (п. 41 Инструкции № 4)
Реквизит «Наименование структурного подразделения»
Наименование структурного подразделения указывается на документе в том случае, если документ издается (составляется) от имени этого подразделения
Реквизит «Название вида документа»
Название вида документа печатается прописными буквами без разрядки (п. 45 Инструкции № 4).
Пример.
ТАБЕЛЬ УЧЕТА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ
Реквизит «Дата документа»
1
Датой документа является дата утверждения (абз. 2 п. 46 Инструкции № 4)
2
Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются 2 парами арабских цифр, разделенными точкой, год – 4 арабскими цифрами (например, 08.12.2023) (п. 46 Инструкции № 4)
Реквизит «Гриф утверждения»
1
Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу табеля учета использования рабочего времени
2
Слова «УТВЕРЖДАЮ» и «УТВЕРЖДЕНО» печатают прописными буквами без кавычек и пробелов
3
Дата (день месяца) утверждения в грифе «УТВЕРЖДАЮ» проставляется должностным лицом, утвердившим документ. Месяц и год допускается печатать с помощью технических средств (п. 52 Инструкции № 4)
4
Документ может утверждаться 2 способами:
1-й способ
2-й способ
проставление должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи
издание распорядительного документа (приказ об утверждении табеля учета использования рабочего времени)
гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, включая видовое (институт, предприятие, комитет и т.п.) или сокращенное наименование организации, его собственноручной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения.
Пример.
УТВЕРЖДАЮ
Директор ООО «Успех»
Подпись А.И.Свиридов
01.08.2022
гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа в именительном падеже, его даты и регистрационного индекса.
Пример.
УТВЕРЖДЕНО
Приказ
01.08.2022 № 3
Основная часть табеля учета использования рабочего времени
Сведения, включающиеся в табель учета использования рабочего времени
1
Наименование организации и ее структурных подразделений
2
Год и месяц, за который учитывается рабочее время
3
Норма часов рабочего времени за указанный месяц
4
Фамилии, инициалы, должности работников организации, рабочее время которых подлежит учету, и их табельные номера
5
Фамилия, инициалы, должность и подпись лица, составившего табель учета использования рабочего времени
Заключительная часть
Проставляется подпись руководителя подразделения, ответственного за его разработку
Реквизит «Подпись»
Располагается после текста и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности (ч. 3 п. 57 Инструкции № 4).
Пример.
Табельщик Подпись О.И.Иванова
Реквизит «Печать»
Печать может не проставляться организациями, которые в соответствии с законодательными актами вправе не использовать печати, за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь (ч. 3 п. 18 Инструкции № 4).
8. Формирование и хранение кадровых документов
8.1. Номенклатура дел
Составление номенклатуры дел
1
Номенклатура составляется ежегодно в каждой организации независимо от формы собственности
2
Номенклатуры дел составляются:
● на дела всей организации (сводная номенклатура дел);
● на дела каждого структурного подразделения (п. 152 Инструкции № 4)
Номенклатура дел структурного подразделения
Сводная номенклатура дел
Составляется по форме согласно приложению 11 к Инструкции № 4 (ч. 1 п. 158 Инструкции № 4)
Составляется службой документационного обеспечения управления (далее – служба ДОУ) на основе номенклатур дел структурных подразделений по форме согласно приложению 10 к Инструкции № 4 (ч. 1 п. 153 Инструкции № 4)
Согласовывается заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив), экспертной комиссией этого подразделения (при ее наличии), а после подписывается руководителем подразделения (ч. 2 п. 158 Инструкции № 4)
Подписывается руководителем службы ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ), согласовывается с заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив), экспертной комиссией или Центральной экспертной комиссией организации и утверждается руководителем организации до 1 января года, на который составлена (ч. 2 п. 153 Инструкции № 4)
После утверждения сводной номенклатуры дел из нее делаются выписки по разделам. Заверенные в установленном порядке выписки передаются в структурные подразделения организации для использования при формировании и учете дел, заводимых в этих структурных подразделениях (п. 157 Инструкции № 4)
Примечание. При составлении номенклатуры дел используются:
● устав организации (положение о ней);
● положения о структурных подразделениях;
● штатное расписание;
● планы и отчеты о работе организации и структурных подразделений;
● должностные инструкции работникам;
● типовые и примерные номенклатуры дел;
● номенклатуры дел за предыдущие годы;
● регистрационные формы;
● справочные картотеки;
● перечни документов с указанием сроков хранения.
Также при составлении необходимо изучить состав, количество и содержание документов и дел, образующихся в процессе деятельности организации (п. 160 Инструкции № 4)
Документы, включаемые в номенклатуру дел
В номенклатуру включаются
В номенклатуру не включаются
● заголовки дел постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения;
● учетно-регистрационные формы (журналов, книг) и справочных картотек;
● документы, образующиеся в деятельности временно действующих коллегиальных органов (комиссий, советов и т.п.) и общественных организаций (ч. 1, 2 п. 161 Инструкции № 4)
● Национальный реестр правовых актов и другие сборники НПА;
● печатные издания (брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы и т.д.);
● указатели и другие вспомогательные документы (ч. 3 п. 161 Инструкции № 4)
Графы номенклатуры
Графа 1 «Индекс дела»
Указываются индексы дел, которые состоят из условного обозначения (индекса) раздела (подраздела) номенклатуры дел и порядкового номера дела в пределах данного раздела (подраздела) (подп. 165.1 п. 165 Инструкции № 4), например, 1-1, 1-2.
При необходимости составные части индекса могут дополняться цифрой «0», например, 01-01, 01-02
Графа 2 «Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части)»
Указываются названия разделов (подразделов) и заголовки дел
Оформление заголовков
1
Заголовки дел должны соответствовать содержанию и составу включаемых в них документов, быть краткими, конкретными и доступными для восприятия, а также содержать указание рода заводимого дела (документ, переписка, дело) или разновидности документов (приказы, протоколы, планы, отчеты, акты и др.) и название темы (содержания дела)
2
В заголовки определенных категорий дел могут дополнительно включаться:
● указание автора документа (полное, сокращенное или видовое наименование организации, структурного подразделения или должностного лица);
● указание адресата или корреспондента документов;
● географическое название населенного пункта или территории, с которой связано содержание документов дела;
● даты (период), к которым относится содержание документов дела;
● указание на копийность документов, включенных в дело
3
Термин «Документы» используется в заголовке:
● при группировке в дело различных видов документов по одному вопросу, не связанных последовательностью делопроизводства. В конце заголовка в скобках указываются 2–3 основных вида документов, включенных в дело;
● при объединении в одном деле документов-приложений к какому-либо документу или группе документов
4
Термин «Дело» используется в заголовке при объединении в деле различных видов документов по одному вопросу, связанных последовательностью его решения, а также в названиях личных, судебных, арбитражных дел
5
В заголовках дел с перепиской указываются корреспондент или корреспонденты, если переписка ведется с одним, двумя или тремя корреспондентами, и содержание вопроса, по которому ведется переписка.
Если переписка ведется с более чем 3 однородными корреспондентами, они могут быть названы в заголовке обобщенно.
Если переписка ведется с более чем 3 разнородными корреспондентами, их названия в заголовке, как правило, не указываются.
В заголовках, содержащих плановую или отчетную документацию, указываются число, месяц, квартал, год, на (за) который составлены документы
6
Заголовки в разделах (подразделах) номенклатуры дел систематизируются по группам в зависимости от значимости и взаимосвязи дел в следующем порядке:
● НПА (декреты и указы Президента, законы, постановления Совета Министров и др.);
● учредительные документы организации (уставы, положения, свидетельства о регистрации и др.);
● распорядительные и методические документы вышестоящих организаций (постановления, приказы, указания и др.);
● распорядительные документы организации (приказы, распоряжения и др.);
● организационные документы (штатные расписания, положения, инструкции, правила и др.);
● протоколы;
● планы;
● отчеты;
● договоры;
● справочно-информационные документы (акты, справки, информации, сводки и др.);
● переписка;
● учетно-регистрационные формы
7
В процессе формирования дел заголовки могут уточняться
ВАЖНО!
Не допускается использовать в качестве заголовков формулировки, не отражающие состав и содержание документов, включенных в дело («Материалы», «Документальные материалы», «Разные документы», «Финансовые документы», «Общая переписка» и т.п.), и определения, в которых вид документа заменен действием («Исследование …», «Рассмотрение …», «Обеспечение …» и т.д.) (подп. 165.2 п. 165 Инструкции № 4)
Графа 3 «Количество дел (томов, частей)»
Заполняется в конце делопроизводственного года, указывается количество дел (томов, частей), заведенных в организации в течение года под соответствующим заголовком (подп. 165.3 п. 165 Инструкции № 4)
Графа 4 «Срок хранения дела (тома, части) и номера пунктов (статей) по перечню»
Указываются сроки хранения дел, номера пунктов и (или) статей согласно НПА, ЛПА (подп. 165.4 п. 165 Инструкции № 4)
Примечание. Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях документов с указанием сроков хранения, определяются Центральной экспертной комиссией, экспертной комиссией организаций по согласованию с органами архивного дела и делопроизводства и государственными архивами (для организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов) или Центральной экспертной комиссией вышестоящих организаций (для иных организаций)
Графа 5 «Примечание»
Проставляются отметки:
● о переходящих делах;
● о незаведении дел;
● о передаче дел в другую организацию или структурное подразделение для продолжения;
● о выделении дел к уничтожению;
● об утрате дел;
● о лицах, ответственных за формирование дел;
● о передаче в архив организации дел временного (до 10 лет) хранения;
● о датах и индексах протоколов заседаний Центральной экспертной комиссии, экспертной комиссии организации, в соответствии с которыми установлены сроки хранения документов, не отраженных в перечнях типовых документов, и др. (подп. 165.4 п. 165 Инструкции № 4)
1
В конце сводной номенклатуры дел перед реквизитом «Подпись» указываются названия НПА, использованных при определении сроков хранения дел
2
По окончании делопроизводственного года службой ДОУ организации в конце сводной номенклатуры дел составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел по форме согласно приложению 12 к Инструкции № 4. Итоговые записи к номенклатурам дел структурных подразделений (общественной организации) составляются по этой же форме и подписываются руководителями этих подразделений (общественной организации) (п. 167 Инструкции № 4)
8.2. Формирование дел
Правила формирования распорядительных документов
1
Приказы и распоряжения по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам группируются в отдельные дела и систематизируются в порядке возрастания их номеров
2
Приказы и распоряжения по личному составу группируются в отдельные дела в зависимости от сроков их хранения
Правила формирования других документов
1
Протоколы в делах систематизируются по хронологии в порядке возрастания номеров
2
Планы, отчеты, сметы, титульные списки группируются отдельно от расчетов к ним.
Планы и отчеты группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления, а планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в дела по начальному году их действия, отчеты о выполнении таких планов формируются в дела по последнему году действия плана
3
Дела с перепиской, поручениями и документами об их выполнении формируются по вопросно-логическому принципу, предусматривающему расположение документов в логической последовательности решения вопроса: первым помещается инициативный документ (запрос или поручение), за ним – документ-ответ
4
Лицевые счета группируются в самостоятельные дела в пределах года и систематизируются по алфавиту фамилий
8.3. Хранение документов
Порядок хранения документов
1
Дела хранятся в структурных подразделениях (у должностных лиц) по месту формирования с момента заведения и до передачи в архив организации или уничтожения после истечения сроков временного хранения дела (п. 213 Инструкции № 4)
2
Дела хранятся в рабочих комнатах и (или) специально отведенных для этой цели помещениях в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света
3
Личные дела хранятся в кадровой службе отдельно от других дел по порядку номеров либо в алфавитном порядке (п. 19 Инструкции № 2). Оперативному хранению подлежат личные дела только на работающих сотрудников, личные дела уволенных хранятся в архиве в алфавитном порядке
4
Трудовые книжки (вкладыши к ним, дубликаты) хранятся в специально оборудованных местах (в несгораемых шкафах, сейфах) (п. 80 Инструкции № 40)
5
Документы и дела, находящиеся на оперативном хранении, могут выдаваться в пользование в пределах организации другим структурным подразделениям организации, сторонним организациям и в случаях, определенных действующим законодательством, гражданам (п. 215 Инструкции № 4)
Примечание. Изъятие документов из дел постоянного хранения производится с обязательным включением в дело заверенной копии изъятого документа
6
Текущее хранение документов осуществляется в подлинниках. Копии приказов по личному составу, в свою очередь, дополнительно помещаются для хранения в личные дела работников
Сроки хранения некоторых обязательных кадровых документов
Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (п. 12 примечаний к Перечню № 140)
1
ПВТР
1 год после замены новыми (п. 491 Перечня № 140)
2
Трудовые договоры (контракты)
3 года после окончания срока действия трудовых договоров, контрактов (контракты с госслужащими – 55 лет) (п. 676 Перечня № 140)
3
Штатное расписание
● в госорганах, иных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организациях, у ИП – постоянно;
● в госорганизациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, – 10 лет (п. 33 Перечня № 140)
4
Приказы (распоряжения)
По основной деятельности:
● постоянно (в госорганах, иных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организациях, у ИП);
● 10 лет (в госорганизациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов).
По личному составу – 3 года, 55 лет.
По административно-хозяйственным вопросам – 3 года (п. 21 Перечня № 140)
5
Трудовые книжки работников
До востребования, а невостребованные – не менее 50 лет (п. 646 Перечня № 140)
6
Табель учета использования рабочего времени
3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, при условии завершения проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля (п. 205 Перечня № 140)
7
Расчетные листки
55 лет (п. 204 Перечня № 140)
8
Должностные (рабочие) инструкции
50 лет после замены новыми, типовые – постоянно по месту утверждения (п. 31 Перечня № 140)
9
Договоры о полной коллективной или индивидуальной материальной ответственности работников
3 года, после увольнения материально ответственного лица, проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, при условии завершения проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля (п. 232 Перечня № 140)
10
График работ (сменности)