Примечание. При смене руководителя организации составляется акт приема-передачи документов и дел (абз. 1 п. 7 (https://normativka.by/lib/document/500063426/rev/20191023) Инструкции № 4)
2
На руководителя структурного подразделения организации возлагается ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в соответствующих подразделениях, их сохранность. Приказом руководителя организации назначается работник, ответственный за ведение делопроизводства, который осуществляет в структурном подразделении учет и контроль прохождения документов в установленные сроки, информирует руководителя структурного подразделения о состоянии их исполнения и др. (абз. 2 п. 7 (https://normativka.by/lib/document/500063426/rev/20191023) Инструкции № 4)
3
Работники организации должны быть ознакомлены с установленным порядком работы с документами в организации, а также несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов. Об утрате документов необходимо немедленно сообщать руководителю подразделения и в службу документационного обеспечения управления
4
При переводе, перемещении или увольнении работника имеющиеся у него документы и дела передаются по решению руководителя организации или соответствующего структурного подразделения другому работнику по акту приема-передачи документов и дел (п. 7 (https://normativka.by/lib/document/500063426/rev/20191023) Инструкции № 4)
5
Контроль состояния делопроизводства в организациях осуществляется органами архивного дела и делопроизводства, государственными архивными учреждениями и вышестоящими организациями (п. 8 (https://normativka.by/lib/document/500063426/rev/20191023) Инструкции № 4)
2.2. Общие правила (требования) к оформлению документов
Правила оформления
1
Для придания документу юридической силы необходимо наличие таких обязательных реквизитов, как:
? наименование организации и (или) структурного подразделения – автора;
? дата документа;
? регистрационный индекс;
? подпись.
Для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии (п. 18 (https://normativka.by/lib/document/500063426/rev/20191023) Инструкции № 4)
2
Документы должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.
Примечание. Отдельные документы (внутренние документы структурных подразделений, совместные документы и др.) допускается оформлять не на бланках, но с обязательным воспроизведением соответствующих реквизитов
Требования к тексту документов
1
Должен быть достоверным, объективным, максимально кратким с сохранением полноты информации и точности ее изложения, не допускать различных толкований (п. 67 (https://normativka.by/lib/document/500063426/rev/20190322) Инструкции № 4)
2
Излагается простым и ясным языком, с соблюдением норм официально-делового стиля литературного языка (п. 68 (https://normativka.by/lib/document/500063426/rev/20191023) Инструкции № 4)
3
Предложения строятся согласно общепринятым грамматическим и орфографическим правилам белорусского и русского языков, преимущественным является употребление простых распространенных предложений (п. 70 (https://normativka.by/lib/document/500063426/rev/20191023) Инструкции № 4)
4
Применяются термины и определения, установленные действующими стандартами и терминологическими словарями, многозначные термины в каждом конкретном случае должны употребляться только в одном из своих значений (п. 71 (https://normativka.by/lib/document/500063426/rev/20191023) Инструкции № 4)
5
В тексте документа не допускается употребление:
? просторечий и экспрессивных форм разговорной речи;
? иноязычных заимствований при наличии равнозначных слов и терминов в белорусском или русском языке;
? нечетких словосочетаний, обобщенных рассуждений, восклицаний и призывов, образных сравнений, эпитетов, метафор;
? аббревиатур, кроме общеизвестных или расшифрованных в тексте документа;
? ненормативной лексики (п. 72 (https://normativka.by/lib/document/500063426/rev/20191023) Инструкции № 4)
6
Не допускаются текстовые выделения в виде подчеркивания и печатания вразрядку (ч. 1 п. 90 (https://normativka.by/lib/document/500063426/rev/20191023) Инструкции № 4)
7
Текст документов и многострочных реквизитов оформляется без переноса слов (ч. 2 п. 90 (https://normativka.by/lib/document/500063426/rev/20191023) Инструкции № 4)
8
Тексты сложных по содержанию документов делятся на пункты, пункты могут подразделяться на подпункты, подпункты – на абзацы, а в больших по объему документах пункты могут объединяться в главы (п. 73 (https://normativka.by/lib/document/500063426/rev/20191023) Инструкции № 4)
9
Текст документов на бланках формата А4 печатается на пишущей машинке через полтора межстрочных интервала или одинарный на компьютере, на бланках формата А5 – через один межстрочный интервал или точно 14 пт на компьютере (п. 77 (https://normativka.by/lib/document/500063426/rev/20191023) Инструкции № 4)
10
При наборе текста с использованием технических средств применяется гарнитура шрифта Times New Roman (Times New Roman Cyr) в обычном начертании, размер шрифта – не менее 13 пт, или шрифты, устанавливаемые НПА. Выравнивание текста производится по ширине листа (п. 78 (https://normativka.by/lib/document/500063426/rev/20191023) Инструкции № 4)
11
При оформлении документа на компьютере реквизиты, состоящие из нескольких строк (кроме реквизита «Текст»), печатают с интервалом точно 14 пт.
Составные части реквизитов «Гриф утверждения», «Гриф согласования» отделяются друг от друга одинарным интервалом или дополнительным межстрочным интервалом 6 пт.
