Кадровое делопроизводство
Пример.
Начальник юридического отдела
Подпись И.П.Кирилов
01.08.2022
С проектом не согласен.
Замечания прилагаются
Реквизит «Печать»
Печать может не проставляться организациями, которые в соответствии с законодательными актами вправе не использовать печати, за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь (ч. 3 п. 18 Инструкции № 4).
3.4. График работ (сменности)
Разработка графика работ (сменности)
Законодательством не определена форма графика работ (сменности), т.е. наниматель вправе самостоятельно утвердить форму графика, в т.ч. установить условные обозначения, применяемые при его заполнении.
Примечание. График сменности разрабатывается для работников, которые работают в сменном режиме, а график работ – для работников, режим работы которых не предусматривает сменности. На практике такие ЛПА называются график работ либо график сменности
Шапка документа
Включает полное наименование организации, код формы, название, номер и дату документа, место составления и гриф утверждения
Реквизит «Код организации»
1
Код организации проставляется на верхнем поле справа на первом листе документа (п. 38 Инструкции № 4)
2
Органы государственной власти и управления проставляют код по ОКРБ 004-2014
3
Иные организации проставляют код по ОКРБ 018-2003
Примечание. Необходимость проставления кода по ОКРБ 004-2014 или ОКРБ 018-2003 на бланках определяется организацией (п. 38 Инструкции № 4)
Реквизит «Код документа»
1
Код документа проставляется на верхнем поле справа под кодом организации
2
При составлении конкретных документов код проставляется на тех из них, унифицированные формы которых включены в ОКРБ 010-95 (п. 39 Инструкции № 4)
3
При необходимости организации могут самостоятельно разрабатывать унифицированные формы документов, не разработанные на общегосударственном уровне, осуществлять кодирование этих форм с последующим включением их в локальные классификаторы и использовать разработанные коды унифицированных документов при оформлении реквизита «Код документа»
Примечание. Необходимость проставления кода документа определяется организацией (п. 39 Инструкции № 4)
Реквизит «Наименование организации»
1
Наименование организации обозначает автора документа, которым является юрлицо, создавшее документ, и указывается в точном соответствии с уставом, положением о ней
2
Сокращенное наименование организации может указываться в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации, – помещается ниже полного и заключается в скобки
Примечание. Документ, подготавливаемый совместно 2 и более организациями, оформляется на чистом стандартном листе бумаги, и наименования организаций располагаются в соответствии с их полными официальными наименованиями в верхней части документа на одном уровне (п. 41 Инструкции № 4)
Реквизит «Название вида документа»
Название вида документа печатается прописными буквами без разрядки (п. 45 Инструкции № 4).
Пример.
ГРАФИК СМЕННОСТИ
Реквизит «Дата документа»
1
Датой документа является дата утверждения (абз. 2 п. 46 Инструкции № 4)
2
Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются 2 парами арабских цифр, разделенными точкой, год – 4 арабскими цифрами (например, 08.01.2023) (п. 46 Инструкции № 4)
Реквизит «Место составления»
Место составления графика работ (сменности) указывается ниже реквизитов «Дата документа» (п. 49 Инструкции № 4)
Реквизит «Гриф утверждения»
График работ (сменности) утверждается нанимателем по согласованию с профсоюзом (ч. 5 ст. 123 ТК)
1
Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу графика работ (сменности)
2
Слова «УТВЕРЖДАЮ» и «УТВЕРЖДЕНО» печатают прописными буквами без кавычек и пробелов
3
Дата (день месяца) утверждения в грифе «УТВЕРЖДАЮ» проставляется должностным лицом, утвердившим документ. Месяц и год допускается печатать с помощью технических средств (п. 52 Инструкции № 4)
4
Документ может утверждаться 2 способами:
1-й способ
2-й способ
проставление должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи
издание распорядительного документа
(приказ об утверждении графика сменности)
гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, включая видовое (институт, предприятие, комитет и т.п.) или сокращенное наименование организации, его собственноручной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения.
Пример.
УТВЕРЖДАЮ
Директор ООО «Успех»
Подпись А.И.Свиридов
01.08.2022
гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа в именительном падеже, его даты и регистрационного индекса.
Пример.
УТВЕРЖДЕНО
Приказ
01.08.2022 № 3
Основная часть графика
Указываются сведения о режиме рабочего времени
Сведения, которые вносятся в график сменности
Сведения, которые вносятся в график работ
1
Должности (профессии) работников, для которых установлен сменный режим работы
Должности (профессии) работников
2
Время начала и окончания смены
Время начала и окончания рабочего времени
3
Время перерывов для отдыха и питания, а также технологических перерывов в течение рабочей смены
Продолжительность рабочего времени
4
Количество и продолжительность смен
Время перерывов для отдыха и питания, а также технологических перерывов в течение рабочего дня
5
Последовательность чередования работников по сменам
Количество рабочих и выходных дней (дней отдыха) в календарном месяце
6
Количество рабочих и выходных дней (дней отдыха) в календарном месяце
7
Дополнительная информация для определения режима рабочего времени
Примечание. Установленный режим рабочего времени доводится до ведома работников не позднее 1 мес. до введения его в действие (ч. 6 ст. 123 ТК), поэтому факт ознакомления работников может быть подтвержден 2 способами:
● проставление подписи работника на самом графике (включение графы «ознакомление») или отдельном листе ознакомления (с указанием фамилий работников, граф «подпись» и «дата»);
● ознакомление работников с приказом об утверждении графика работ (сменности) на тот или иной отчетный период, к которому прилагается утвержденный график
Заключительная часть
Проставляются подпись руководителя подразделения, ответственного за разработку графика, гриф согласования
Реквизит «Подпись»
Располагается после текста и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности (ч. 3 п. 57 Инструкции № 4).
Пример.
Начальник участка Подпись П.С.Иванов
Реквизит «Гриф согласования»
1
Внешнее согласование оформляется грифом согласования (ч. 2 п. 60 Инструкции № 4)
2
Согласование графика работ (сменности) производится коллегиальным органом (профсоюзом) (при его наличии в организации)
3
Реквизит располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа и состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования коллегиального органа, с которым согласовывается документ, и даты
4
Гриф согласования печатают от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля (ч. 4 п. 57 Инструкции № 4). Слово «СОГЛАСОВАНО» печатают прописными буквами без кавычек и пробелов (ч. 5 п. 60 Инструкции № 4).
Пример.
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
выборного профсоюзного органа
01.08.2022 № 8
Реквизит «Печать»
Печать может не проставляться организациями, которые в соответствии с законодательными актами вправе не использовать печати, за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь (ч. 3 п. 18 Инструкции № 4).
3.5. График трудовых отпусков
Разработка графика трудовых отпусков
Законодательством не определена типовая форма графика трудовых отпусков, т.е. наниматель вправе самостоятельно утвердить форму графика трудовых отпусков. График трудовых отпусков разрабатывается с учетом рекомендаций УСОРД
Шапка документа
Включает полное наименование организации, код формы, название, номер и дату документа, место составления и гриф утверждения
Реквизит «Код организации»
1
Код организации проставляется на верхнем поле справа на первом листе документа (п. 38 Инструкции № 4)
2
Органы государственной власти и управления проставляют код по ОКРБ 004-2014
3
Иные организации проставляют код по ОКРБ 018-2003
Примечание. Необходимость проставления кода по ОКРБ 004-2014 или ОКРБ 018-2003 на бланках определяется организацией (п. 38 Инструкции № 4)
Реквизит «Код документа»
1
Код документа проставляется на верхнем поле справа под кодом организации
2
При составлении конкретных документов код проставляется на тех из них, унифицированные формы которых включены в ОКРБ 010-95 (п. 39 Инструкции № 4)
3
При необходимости организации могут самостоятельно разрабатывать унифицированные формы документов, не разработанные на общегосударственном уровне, осуществлять кодирование этих форм с последующим включением их в локальные классификаторы и использовать разработанные коды унифицированных документов при оформлении реквизита «Код документа»
Примечание. Необходимость проставления кода документа определяется организацией (п. 39 Инструкции № 4)
Реквизит «Наименование организации»
1
Наименование организации обозначает автора документа, которым является юрлицо, создавшее документ, и указывается в точном соответствии с уставом, положением о ней
2
Сокращенное наименование организации может указываться в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации, – помещается ниже полного и заключается в скобки
Примечание. Документ, подготавливаемый совместно 2 и более организациями, оформляется на чистом стандартном листе бумаги, и наименования организаций располагаются в соответствии с их полными официальными наименованиями в верхней части документа на одном уровне (п. 41 Инструкции № 4)
Реквизит «Название вида документа»
Название вида документа печатается прописными буквами без разрядки (п. 45 Инструкции № 4).
Пример.
ГРАФИК ТРУДОВЫХ ОТПУСКОВ
Реквизит «Дата документа»
1
Датой документа является дата утверждения (абз. 2 п. 46 Инструкции № 4)
2
Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются 2 парами арабских цифр, разделенными точкой, год – 4 арабскими цифрами (например, 08.01.2023) (п. 46 Инструкции № 4)
Реквизит «Место составления»
Место составления графика трудовых отпусков указывается ниже реквизитов «Дата документа» (п. 49 Инструкции № 4)
Реквизит «Гриф утверждения»
График трудовых отпусков утверждается нанимателем по согласованию с профсоюзом, если такое согласование предусмотрено коллективным договором (ч. 1 ст. 168 ТК)
1
Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу графика трудовых отпусков
2
Слова «УТВЕРЖДАЮ» и «УТВЕРЖДЕНО» печатают прописными буквами без кавычек и пробелов
3
Дата (день месяца) утверждения в грифе «УТВЕРЖДАЮ» проставляется должностным лицом, утвердившим документ. Месяц и год допускается печатать с помощью технических средств (п. 52 Инструкции № 4)
4
Документ может утверждаться 2 способами:
1-й способ
2-й способ
проставление должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи
издание распорядительного документа
(приказ об утверждении графика трудовых отпусков)
гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, включая видовое (институт, предприятие, комитет и т.п.) или сокращенное наименование организации, его собственноручной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения.
Пример.
УТВЕРЖДАЮ
Директор ООО «Успех»
Подпись А.И.Свиридов
01.08.2022
гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа в именительном падеже, его даты и регистрационного индекса.
Пример.
УТВЕРЖДЕНО
Приказ
01.08.2022 № 3
Основная часть графика трудовых отпусков
Указываются сведения о времени распределения отпусков работниками всех структурных подразделений организации
Сведения, которые вносятся в график трудовых отпусков
1
Должности (профессии) работников
2
Месяц предоставления трудового отпуска
Примечание. Требований об указании в графике трудовых отпусков даты начала и окончания трудового отпуска законодательство не содержит, определена лишь норма, которая гласит, что дата начала трудового отпуска определяется по договоренности между работником и нанимателем (ч. 3 ст. 168 ТК). Это позволяет предположить, что в графике трудовых отпусков может указываться месяц предоставления отпуска или конкретная дата начала отпуска на усмотрение нанимателя
Заключительная часть
Проставляются подпись руководителя подразделения, ответственного за его разработку, гриф согласования и визы
Реквизит «Подпись»
Располагается после текста и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности (ч. 3 п. 57 Инструкции № 4).
Пример.
Начальник отдела
кадровой службы Подпись О.А.Лазарева
Реквизит «Гриф согласования»
1
Внешнее согласование оформляется грифом согласования (ч. 2 п. 60 Инструкции № 4)
2
Согласование графика трудовых отпусков производится коллегиальным органом (профсоюзом) (при его наличии в организации)
3
Реквизит располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа и состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования коллегиального органа, с которым согласовывается документ, и даты
4
Гриф согласования печатают от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля (ч. 4 п. 57 Инструкции № 4). Слово «СОГЛАСОВАНО» печатают прописными буквами без кавычек и пробелов (ч. 5 п. 60 Инструкции № 4).
Пример.
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
выборного профсоюзного органа
01.08.2022 № 8
Реквизит «Виза»
1
Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом (ч. 2 п. 61 Инструкции № 4)
2
Реквизит «Виза» включает наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату (ч. 3 п. 61 Инструкции № 4).
Пример.
Начальник юридического отдела
Подпись А.В.Кузнецов
28.01.2020
3
Визы проставляются ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра документа слева (ч. 5 п. 61 Инструкции № 4)
4
При необходимости оформления нескольких виз они располагаются одна под другой в порядке визирования
5
При отсутствии свободного места визы оформляются на обороте последнего листа документа или на отдельном листе и при размножении документа не воспроизводятся (ч. 7 п. 61 Инструкции № 4)
Реквизит «Печать»
Печать может не проставляться организациями, которые в соответствии с законодательными актами вправе не использовать печати, за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь (ч. 3 п. 18 Инструкции № 4).
3.6. Должностные (рабочие) инструкции
Алгоритм разработки должностных (рабочих) инструкций
1
Назначение ответственного лица за разработку должностной (рабочей) инструкции
2
Разработка должностной (рабочей) инструкции
Примечание. Для определения порядка разработки, согласования, утверждения, введения в действие и хранения должностной (рабочей) инструкции работника наниматель может разработать ЛПА, например, Положение о порядке разработки должностных инструкций в организации
3
Согласование должностной (рабочей) инструкции
4
Утверждение и регистрация должностной (рабочей) инструкции
5
Ознакомление работника с должностной (рабочей) инструкцией
Примечание. В трудовом законодательстве нет единого НПА, устанавливающего оформление должностной (рабочей) инструкции. При разработке инструкции за основу наниматель может взять структуру должностной (рабочей) инструкции, рекомендованную УСОРД
4. Оформление персональной документации
4.1. Личное дело работника
Порядок формирования личного дела работника
Личное дело формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения) о приеме на работу (назначении на должность) (п. 5 Инструкции № 2)
Документы, которые включаются в личное дело
Название документа
Требования к нему
1
Внутренняя опись
● содержит сведения о названиях документов, включенных в дело, их индексах и датах;
● отражает включение в личное дело новых документов;
● отражает в графе «Примечание» изъятие документов, замену их копиями
2
Дополнение к личному листку по учету кадров
Отражает данные о работе и изменения в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка по учету кадров
3
Личный листок по учету кадров
● на все вопросы личного листка по учету кадров должны быть даны исчерпывающие ответы, которые не должны носить односложный характер «да», «нет»;
● не допускается прочеркивание граф, в случае отрицательного ответа указывается: «не имею», «не участвовал» и т.п.;
● фамилия, имя, отчество пишутся полностью в именительном падеже;
● место рождения указывается в соответствии с административно-территориальным делением на момент рождения;
● если учебное заведение не окончено, указывается, сколько курсов окончил или с какого курса ушел, для окончивших неполную среднюю школу указывается, сколько классов окончил;
● наименования высшего и среднего специального заведения пишутся полностью;
● на личный листок по учету кадров наклеивается фотокарточка принимаемого на работу
4
Автобиография
Содержит краткое изложение основных этапов жизни и деятельности его автора в хронологическом порядке:
● ФИО;
● дата и место рождения;
● образование;
● трудовая деятельность;
● профессия;
● общественная работа, участие в выборных органах;
● отношение к воинской службе и воинские звания;
● наличие правительственных и иных наград и поощрений;
● сведения о семейном положении, совместно проживающих родственниках (отце, матери, детях)
5
Копии документов об образовании, повышении квалификации и переподготовке
Копии должны быть заверены в установленном порядке. Отметка о заверении копии документа включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его подпись с расшифровкой и дату заверения (ч. 5 п. 64 Инструкции № 4).
Пример.
Верно
Специалист по кадрам Подпись О.А.Лазарева
01.08.2022
6
Заявление о приеме на работу
Оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 или трафаретном бланке
7
Копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность)
Выписка из документов оформляется на общем бланке организации, при этом слово «ВЫПИСКА» включается в название вида документа (ч. 3 п. 64 Инструкции № 4)
Документы, дополнительно включающиеся в личное дело для отдельных категорий работников
1
Декларация о доходах (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством)
2
Обязательство о выполнении мер по предупреждению коррупции (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством)
3
Контракт (для госслужащих)
4
Справка-объективка
5
Анкета
6
Копия (выписка) протокола заседания ученого совета (для научных работников и преподавателей высших учебных заведений, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных должностей)
7
Копия (выписка) протокола общего собрания трудового коллектива (для руководителей, избираемых на должность трудовым коллективом)
8
Копия (выписка) решения учредителей о назначении на должность руководителя организации
9
Договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц)